財務共享模式下的費用報銷優化研究

摘 要：隨著全球經濟的迅猛發展，企業集團財務集中管控的趨勢越發明顯，企業集團如何構建財務共享中心，完善企業財務流程，降低運營成本變得日益重要。而費用報銷作為集團企業財務共享中心的核心應用之一，政策性強、涉及面廣、質量難以控制，其管控直接影響企業的財務管理水平與效率。本文以繽特力貿易（蘇州）有限公司財務共享中心為研究對象，分析了財務共享中心費用報銷模塊的流程，了解其在運營實施中的實際情況，挖掘其中存在的問題并提出針對性建議，從而提升財務共享中心的服務水平，也給同行業企業提供借鑒。

關鍵詞：財務共享；財務共享中心；費用報銷；流程優化

一、引言

隨著全球經濟的迅猛發展，企業之間的競爭日益激烈，尤其是人員冗余、結構復雜、分支眾多的大型企業，在面對復雜多變的經濟環境時，提高資源配置效率、降本增效迫在眉睫。傳統的財務管理模式已難以滿足企業管理的需求，企業集團財務集中管控的趨勢越發明顯，標準化、高效率的數據需求愈發強烈。與此同時，信息技術的飛速發展為企業探索財務管理的發展與優化提供了更多的可能性，財務共享中心成了眾多企業的選擇。在取得一些成效的同時，如何提高財務共享中心的運營效果、優化財務共享中心流程成了眾多企業面臨的重要問題。根據2022年中國共享服務領域調研報告顯示，受調研企業共享服務中心覆蓋度最高的業務流程是費用報銷，報銷作為集團企業財務共享中心的核心應用之一，政策性強、涉及面廣、質量難以控制，其效率與企業的財務管理水平與效率息息相關。

20世紀80年代，流程管理阻礙了企業集團發展，許多企業患上“大企業病”導致運營效率低下，而財務管理是企業管理的核心，將流程再造理論用于財務管理，兩者的結合產生了財務共享服務。熊磊（2015）認為財務共享服務是標準化、流程化共享服務的財務工作新模式。楊寅等（2016）認為財務共享服務是將企業集團可標準化和統一化的業務流程進行優化和再造。何瑛、周訪（2013）以流程再造理論為基礎，驗證成功實施財務共享服務的核心因素及相互關系。隨著對財務共享中心的研究逐漸深入，也有一小部分學者將目光聚焦于財務共享模式下的某一模塊來進行探析與優化。費用報銷是財會工作中占用時間最長的流程，重復性較高，業務需求量不斷增加，適合應用財務共享模式。周奇鳳學者在2020年對重慶鋼鐵在財務共享模式下的費用報銷管理進行了探析，結合具體的報銷流程，明確財務共享下費用報銷管控的優勢，并提出了改進建議。深入推進了對財務共享中心的費用報銷模塊的研究。

目前關于財務共享中心的案例大多都集中在理論研究上，僅有少部分學者關注財務共享中心內的某一模塊。而本文的研究從企業財務共享下的費用報銷模塊出發，從費用報銷業務這一微觀角度對企業財務共享中心的報銷模塊中存在的問題提出了具體的優化方案，彌補以往財務共享服務理論研究全而不精不深的缺陷，補充拓展了財務共享服務的內容，為財務共享服務理論研究做出了一定貢獻。

二、財務共享模式下費用報銷管理現狀

1.公司簡介

繽特力（Plantronics）于1990年成立，是一家通信系統設備制造企業。企業是一家綜合性的視頻會議、音頻會議系統制造商，專門開發、制造和銷售高質量音視頻會議系統以及解決方案。在漫長的發展歷程中，繽特力于2019年完成了最后一次合并，在全球形成了75個辦公地點，擁有6500多名員工，僅國內便有多家下屬公司，服務區域遍及中國各地，不僅有蘇州、深圳、北京、西安、濟南、沈陽、上海、成都、廣州、中山共10個辦事處，還在北京、蘇州、深圳、上海、成都以及廣州設有分公司。

繽特力貿易（蘇州）有限公司財務共享中心于2007年在蘇州成立，財務共享中心負責亞太地區的AP、AR等業務，包括報銷審批。其報銷服務范圍包括中國大陸、中國香港、中國臺灣、印度、印度尼西亞、日本、韓國、新西蘭、菲律賓、泰國等區域，服務對象多，服務范圍廣。

2.財務共享中心費用報銷流程

（1） 報銷申請

報銷人員用自己的賬號登錄報銷系統，在報銷系統內新建報銷單。在報銷單內將每筆費用依次添加后保存報銷單并提交審核申請。系統自動生成報銷單封面，包含不同的編號、費用類型、金額總數等信息。報銷單審核成功后，報銷人員需要將其打印裝訂投遞到相應的地點并登記提交；外地分公司的員工則需要將紙質版報銷單郵寄至財務共享中心，由財務人員進行登記提交。

（2） 部門負責人審批

報銷單提交審核后，需要一系列相關人員進行審批。報銷審批主要是在系統內進行。首先進行審批的就是所在部門的負責人，部門負責人需要登錄賬號，在待辦事項中對員工的報銷單進行審批，負責查看此次報銷申請的事由和費用支出是否符合本單位的業務發展需要。

（3） 財務人員審批

部門負責人審批后，經過領導審批同意的原始單據將在系統內被轉到財務部門初審，財務人員在費用報銷系統對單據進行審核，查驗費用類型是否填寫正確，審核發票的信息準確與否、原始單據影像是否清晰完整以及交易時間、交易地點、交易方以及報銷金額的填寫是否與發票顯示一致、報銷金額是否符合規定等。審核無誤后財務人員將報銷單通過，進入下一級財務主管審批，如果信息有誤，將退回至員工重新進行提交。

（4） 財務主管審批

由財務人員審核后的報銷單最后需要由財務主管進行統一審批，財務主管審批通過后，報銷單下一步將會轉移到付款單位，由財務人員進行最后的紙質單據審核。

（5） 紙質版報銷單核驗、付款與檔案整理

財務主管審批通過后，將由財務人員去指定地點收集報銷人員投遞的紙質版報銷單，并在提交表中一一核對報銷單號、金額，填寫接收日期，完成紙質報銷單的交接。將紙質報銷單內粘貼的紙質發票與系統內的影像進行核驗對比，核驗金額等信息，核驗無誤后，準備進行付款。將付款信息發送到相應的付款單位，進行網銀支付。報銷處理完成后，財務共享中心人員負責實物單據的歸檔整理（見圖1）。

三、財務共享中心費用報銷問題分析

在財務共享模式下，企業總部與各個分公司之間建立了統一的費用報銷標準，實行了統一的費用報銷管控，但是在運行的過程中，還存在著一些問題。

1.紙質發票的大量使用浪費大量人力物力

發票作為報銷最主要的憑證，在報銷過程中很多時候都會被使用。例如，提交報銷申請時，員工需要上傳紙質發票的影像以及電子發票，在報銷通過后，員工需要將紙質發票和打印出來的電子發票郵寄回財務共享中心。與此同時，紙質發票的拍照上傳、電子發票的下載與上傳以及電子發票的打印都耗費了大量的人力和物力。發票的報銷、錄入等都需要耗費大量的人力、物力。除此之外，還存在報銷票據造假、運輸中丟失、儲藏破損等問題，煩瑣的手續極大地造成了資源浪費。所以，應當盡量增加電子發票比例，減少紙質發票的使用，這是企業集團實現報銷自動化的關鍵所在。

2.退回修改單據重復審批

本研究統計了2022年9月到2023年2月共6個月的數據，共涉及單據1755張，正常審批通過1452張，退回重新審核的有303張，正常通過率有82.7%，退回單據率達到17.3%。

企業內部資料顯示，被退單的原因主要有：交易日期填寫錯誤、費用類型選擇錯誤、附件影像不清晰、附件影像不全、票據開具有誤與其他共6條原因（見圖2）。由于報銷錄入、拍照上傳等環節都是人工完成的，這些問題難免會出現，但這些問題并不影響這筆支出的合理性，并不是實質性的錯誤，一些問題并不需要部門領導的再次審批，如交易時間填寫錯誤、費用類型選擇錯誤、附件影像不清晰、附件影像不全等問題，僅需要簡單修改就可以通過審核。

3.報銷制度不夠完善

雖然企業對報銷制度進行了統一完善和規范，但是報銷制度和政策未對報銷流程最后的報銷單回收做出規定，出現了報銷單裝訂不統一以及回收時點混亂的問題。一是報銷單裝訂不統一問題，外地分公司郵寄回財務共享中心的報銷單裝訂不統一，時常出現未打印封面、封面與內容不符、多個報銷單內容混合的情況。二是回收時點混亂的問題，為了方便，經常有員工在報銷單還未完成審核的情況下就已經將報銷單郵寄回了財務共享中心。當報銷單被退回或部分退回，報銷單的編號和內容就會發生改變，財務人員不僅要保管報銷單，更要關注報銷單是否被退回或部分退回，再對報銷單進行打印和整理。在這個過程中，耗費了大量的時間和精力。

四、財務共享模式下費用報銷管理改進建議

1.推動影像系統升級，推廣電子發票的使用

對于紙質發票，可以利用OCR技術來識別，光學字符識別（Optical Character Recognition OCR）是離線（Off-line）字符識別。現有技術可以實現多張發票混拍上傳，系統對混拍票據進行自動分割、子圖自動分類和子圖的結構化識別，支持對增值稅發票、火車票、機票、出租車票、定額發票等常見發票的識別，準確率超過99%。借助這項技術，員工可以隨時隨地使用智能手機進行拍照上傳，系統自動識別多個發票，對發票進行切割，提取關鍵文字，自動填寫進系統。另外，考慮到實際操作過程中存在發票墨水印字不清、紅章覆蓋驗證碼等特殊場景導致OCR識別出現錯漏，增設了手工補錄，員工稍加修改，便可以提交報銷申請。這樣可以大大減輕員工的報銷負擔，減少因填寫有誤而造成的退單情況。

2.優化整合報銷流程，簡化二次審批流程

在原來的報銷流程當中，單據到達共享中心后，單據存在交易日期填寫有誤、費用類型選擇有誤等非實質性錯誤會被退回，當修改完單據后，還需要重新經過所有審批，浪費大量時間，因此在二次審批中應取消部門負責人的審核，如圖3所示：

當單據被財務共享中心退回時，修改后的單據可以直接提交到共享中心退單人處，由退單人進行再次審核，該退單人熟悉該筆報銷單的情況，審核效率比其他人員快。因為單據此前已經通過部門負責人的審批，取得了部門負責人的同意，所以直接跳過部門負責人的重復審批，簡化流程，提高效率，不影響對費用報銷風險的把控。經過這樣的優化，縮短了費用報銷的流程，減少了重復勞動，節省了大量的時間，減少了費用報銷所耗費的時間。

3.完善報銷政策，定期開展員工培訓

針對報銷單回收過程中裝訂不統一以及回收時點混亂的問題，需要對報銷單回收方面的制度加以完善。在報銷原始憑證的整理上，模板和報銷要求由財務共享服務中心統一制定，對于特殊的報銷情況說明也要做出統一要求，并且在完善報銷政策后組織財務人員進行座談、培訓，增加對新規定的認識和了解。組織全員進行報銷政策和相關制度的學習，請相關人員對報銷政策進行解讀，提高大家對報銷政策的理解，以提高工作效率。

五、啟示

作為財務共享中心的重要組成部分，報銷管理并不是一步到位的，這是一個循序漸進、持續完善的過程，更需要企業建立動態化的長效優化機制，以實現財務管理的轉型與突破。企業應該對本企業的費用報銷系統進行充分研究，結合自身條件，根據企業實際情況和使用場景減少不必要或重復的流程，新增自動化和智能化的系統和平臺，減少人工干預，從而改造成適合本企業發展的費用報銷流程，降低報銷難度，減少退單，同時減輕財務共享中心員工的負擔，為企業創造更高的價值。

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作者簡介：梁雅婷（1997.09— ），女，漢族，山西臨汾人，本科，桂林電子科技大學南寧研究院，研究方向：會計信息化。