高職院校行政管理效率提升策略研究

摘要：高職院校的高效行政管理，對于學(xué)校有效運作和教育發(fā)展成功具有重要意義。本文探討了行政管理的重要性，指出高職院校面臨的主要挑戰(zhàn)，并提出了提高效率的策略。具體策略包括利用技術(shù)解決方案、優(yōu)化溝通渠道、采用數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策以及優(yōu)先考慮員工的培訓(xùn)和專業(yè)發(fā)展。通過實施這些策略，高職院校可以優(yōu)化其管理流程，有效分配資源，并更好地支持學(xué)生和利益相關(guān)者。

關(guān)鍵詞：高職院校；行政管理；挑戰(zhàn)；提升策略

引言

高職院校作為我國高等職業(yè)教育的重要組成部分，培養(yǎng)出一大批高素質(zhì)應(yīng)用型人才，為社會輸送大量優(yōu)秀的勞動力。行政管理工作效率的提升，對于高職院校的順利運營以及對學(xué)生及教職員工提供大力支持至關(guān)重要。但是，由于高職院校的結(jié)構(gòu)復(fù)雜、職責(zé)多樣、資源有限，這給行政管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)。因此，文章重點探討提出了提高行政管理效率的關(guān)鍵策略，旨在促進高職院校實現(xiàn)運營優(yōu)化和穩(wěn)定發(fā)展。

一、高職院校行政管理的重要性

高職院校的高效行政管理，對于優(yōu)化資源、提高生產(chǎn)力、確保順利運營至關(guān)重要，從而為學(xué)生成功和學(xué)校發(fā)展?fàn)I造有利的環(huán)境。高職院校的行政管理效率提升，對于學(xué)校運作的各個方面發(fā)揮著至關(guān)重要作用，直接影響學(xué)生的成績、教師的效率和整體組織績效。主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）促進資源優(yōu)化

高職院校通常在有限的預(yù)算和資源內(nèi)運作。加強行政管理能夠明智地分配資源，確保最大限度地利用資源，同時又不影響教育和支持服務(wù)的質(zhì)量。通過簡化流程和消除冗余，可以進一步擴展資源，投資于對學(xué)生學(xué)習(xí)和發(fā)展至關(guān)重要的領(lǐng)域。

（二）提高工作效率

高效的行政管理實踐，可最大限度地減少障礙并簡化工作流程，使員工能夠?qū)Ｗ⒂诤诵穆氊?zé)，而不是陷入行政任務(wù)的泥潭，這不僅可以加快決策速度，還可以加快對學(xué)生詢問、教師需求和外部利益相關(guān)者的要求的響應(yīng)時間，高職院校就可以更加無縫地運作，及時提供服務(wù)和支持。

（三）改善學(xué)生體驗

學(xué)校流暢的行政管理流程，可以直接轉(zhuǎn)化為更好的學(xué)生體驗。從入學(xué)和注冊到學(xué)術(shù)咨詢和支持服務(wù)，確保學(xué)生在整個教育旅程中遇到的障礙最小化。及時獲取信息、迅速解決問題以及簡化的溝通渠道，有助于提高學(xué)生的滿意度和參與度，最終促進成才成功。

（四）教師支持和參與

教師在提供優(yōu)質(zhì)教育和塑造學(xué)生的學(xué)習(xí)體驗方面發(fā)揮著重要作用。行政管理通過減輕行政負擔(dān)來釋放教師的時間，使他們能夠?qū)⒏嗟木ν度氲浇虒W(xué)、研究和指導(dǎo)上。此外，高效的課程管理、評分和學(xué)術(shù)支持流程，使教師能夠有效地履行職責(zé)，從而提高工作滿意度和保留率。

（五）促進適應(yīng)性和創(chuàng)新

在當(dāng)今快速發(fā)展的教育環(huán)境中，行政管理效率是適應(yīng)性和創(chuàng)新的代名詞。通過擁抱技術(shù)進步、數(shù)據(jù)驅(qū)動決策和持續(xù)流程改進，高職院校能夠更好地在動態(tài)環(huán)境中應(yīng)對挑戰(zhàn)和抓住機遇，并且通過培育創(chuàng)新文化，成為高職院校可持續(xù)發(fā)展的催化劑[1]。

二、當(dāng)前高職院校行政管理的挑戰(zhàn)

（一）復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)和層級

多數(shù)高職院校通常具有復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)，包括多個部門、項目和行政單位，這些組織結(jié)構(gòu)可能包括學(xué)術(shù)部門、就業(yè)服務(wù)、學(xué)生事務(wù)、經(jīng)濟援助辦公室和行政支持單位。此外，還可能與行業(yè)合作伙伴、監(jiān)管機構(gòu)和認證機構(gòu)建立聯(lián)系，這使組織環(huán)境進一步復(fù)雜化。高職院校的等級性質(zhì)，也會給有效溝通和決策帶來挑戰(zhàn)，決策可能需要經(jīng)過多層審批，從而導(dǎo)致延誤和效率低下。此外，對于學(xué)生、教師和工作人員而言，了解組織層次結(jié)構(gòu)往往是一項艱巨的任務(wù)，這也成為阻礙他們實現(xiàn)跨部門協(xié)調(diào)合作的重要因素。

（二）多樣化的管理任務(wù)和職責(zé)

高職院校負責(zé)廣泛的行政任務(wù)和職責(zé)，包括學(xué)術(shù)事務(wù)、學(xué)生服務(wù)、財務(wù)管理、設(shè)施維護以及遵守監(jiān)管要求。學(xué)校管理人員必須兼顧這些不同的職責(zé)，同時平衡學(xué)生、教職員工和外部利益相關(guān)者的需求。行政管理任務(wù)的多樣性，可能會使資源緊張，并導(dǎo)致工作人員之間的角色模糊。例如，教師也可能負責(zé)招生，由于沒有明確劃分角色和職責(zé)，行政效率就可能會受到影響，工作人員可能會由于相互競爭的優(yōu)先事項而導(dǎo)致不知所措[2]。

（三）有限的資源和預(yù)算限制

資源限制是高職院校面臨的共同挑戰(zhàn)，特別是對于在政府資助模式下運營或面臨入學(xué)人數(shù)波動的學(xué)校。有限的資源，可能會影響人員配置水平、基礎(chǔ)設(shè)施維護、技術(shù)投資和學(xué)生支持服務(wù)的可用性。由于預(yù)算資金限制，可能會阻礙高職院校投資創(chuàng)新解決方案以簡化管理流程或采用新技術(shù)的能力。此外，有限的資源可能會阻礙為全體學(xué)生提供足夠支持服務(wù)的能力，例如職業(yè)咨詢、學(xué)術(shù)咨詢和技術(shù)資源獲取，這會對部分學(xué)生群體產(chǎn)生影響，可能會導(dǎo)致教育和就業(yè)機會不平等。

三、高職院校行政管理效率提升的有效策略

新時期，提高高職院校的行政管理效率需要多方面方法，應(yīng)該注重利用先進技術(shù)、優(yōu)化溝通、采用數(shù)據(jù)驅(qū)動決策流程以及關(guān)注人員培訓(xùn)發(fā)展。通過實施關(guān)鍵戰(zhàn)略，高職院校可以優(yōu)化行政工作流程，改善員工之間的協(xié)作，并做出明智的決策，從而支持學(xué)生的成功學(xué)習(xí)，促進學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展。

（一）實施技術(shù)解決方案

1.引入用于管理任務(wù)的專用軟件

高職院校可以從實施適合其管理需求的專用軟件中受益，通過融合這些軟件解決方案，例如，學(xué)生信息系統(tǒng)（SIS）、學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)（LMS）和企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)，有助于優(yōu)化各種管理流程，包括學(xué)生注冊、課程安排、評分和財務(wù)管理。例如，強大的SIS允許管理員管理學(xué)生記錄、跟蹤學(xué)業(yè)進度并有效生成報告。LMS促進在線課程交付、教師之間的協(xié)作以及學(xué)生的參與；ERP系統(tǒng)將財務(wù)、人力資源和采購等各種管理功能集成到一個統(tǒng)一的平臺中，實現(xiàn)無縫數(shù)據(jù)交換和工作流程自動化。通過投資專業(yè)軟件，高職院校就可以實現(xiàn)行政管理程序標(biāo)準(zhǔn)化，最大限度地減少錯誤，并提高整體運營效率。此外，這些軟件解決方案通常提供可擴展性和定制選項，可以滿足教育機構(gòu)的獨特需求[3]。

2.日常流程自動化減少工作量

自動化是提升行政管理效率的有力工具，通過自動化日常任務(wù)和工作流程，可以釋放員工的時間，降低錯誤風(fēng)險，并加快處理時間。例如，可以使用工作流程管理系統(tǒng)、電子郵件自動化工具和文檔管理軟件，實現(xiàn)自動化數(shù)據(jù)輸入、文檔處理和通信等管理任務(wù)。同樣，自動通知和提醒，可以幫助學(xué)生隨時了解重要的截止日期、活動和學(xué)術(shù)要求。此外，機器人流程自動化技術(shù)可用于跨多個系統(tǒng)自動執(zhí)行重復(fù)的、基于規(guī)則的任務(wù)，如數(shù)據(jù)驗證、報告生成和發(fā)票處理，借助機器人模仿人類行為，更快速、更準(zhǔn)確地執(zhí)行任務(wù)，從而提高管理效率并降低運營成本。通過采用自動化，高職院校就可以優(yōu)化行政管理工作流程，提高生產(chǎn)力，并更有效地將資源分配給有助于學(xué)生成功和學(xué)校發(fā)展的增值活動。

（二） 優(yōu)化溝通渠道

1.改善行政管理人員內(nèi)部溝通

有效地溝通，對于高職院校行政工作人員之間促進協(xié)作、共享信息、協(xié)調(diào)活動至關(guān)重要。然而，孤立的溝通渠道、低效的溝通工具和缺乏透明度，就會阻礙協(xié)作并降低管理效率。為了應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，高職院校可以實施集中式通信平臺，例如，內(nèi)聯(lián)網(wǎng)門戶、協(xié)作軟件和項目管理工具，促進管理團隊之間的實時通信、文檔共享和任務(wù)分配，這些平臺提供了一個集中中心，用于訪問重要信息、參與討論和跟蹤項目進度，從而提高學(xué)校內(nèi)的透明度和問責(zé)制。此外，定期的員工會議、研討會和培訓(xùn)課程，可以為行政工作人員提供交流想法、分享最佳實踐并為實現(xiàn)共同目標(biāo)而努力的機會，通過培育開放溝通與協(xié)作的文化，高職院校就可以提高行政管理效率，并增強運營的整體有效性[4]。

2.加強教職工與學(xué)生之間的溝通

高職院校不僅需要行政人員之間的有效溝通，而且還需要師生之間的有效溝通。清晰及時地溝通，有助于學(xué)生了解學(xué)術(shù)要求、支持服務(wù)和課外機會，從而提高他們的整體經(jīng)驗和成功。為了加強與學(xué)生的溝通，高職院校可以利用電子郵件、社交媒體、移動應(yīng)用程序、門戶網(wǎng)站等多種渠道，傳播信息、征求反饋和提供支持。還可以建立定期的溝通渠道，例如，時事通訊、公告板和學(xué)生論壇，從而保持互動和聯(lián)系。同樣，加強教職員工之間的溝通，可以促進協(xié)作、優(yōu)化行政流程，并改善學(xué)術(shù)項目和支持服務(wù)的交付，比如，教師會議和跨學(xué)科研討會等，可以提供交流想法、共享資源和討論促進學(xué)生學(xué)習(xí)成功策略的機會。通過優(yōu)先考慮所有利益相關(guān)者之間的有效溝通，高職院校可以創(chuàng)造一個更具包容性和支持性的學(xué)習(xí)環(huán)境，促使學(xué)生感到有能力并且充滿信心地追求學(xué)習(xí)和職業(yè)發(fā)展目標(biāo)。

（三）采取數(shù)據(jù)驅(qū)動決策

1.利用數(shù)據(jù)分析工具識別低效問題

在大數(shù)據(jù)時代，采取數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策，對于高職院校優(yōu)化管理流程、識別低效問題、推動持續(xù)改進至關(guān)重要。通過收集和分析相關(guān)數(shù)據(jù)，可以深入了解學(xué)校運營、學(xué)生成果和資源利用情況，從而做出明智的決策，并且戰(zhàn)略性地分配資源。例如，可以使用學(xué)生數(shù)據(jù)來跟蹤保留率、畢業(yè)率和學(xué)業(yè)成績指標(biāo)，從而能夠及早識別有風(fēng)險的學(xué)生，并實施有針對性的干預(yù)措施以支持他們的成功。同樣，財務(wù)數(shù)據(jù)分析可以幫助識別超支領(lǐng)域、創(chuàng)收機會，并采取節(jié)省成本的措施，從而提高財務(wù)可持續(xù)性和資源配置。利用商業(yè)智能儀表板、預(yù)測建模軟件和數(shù)據(jù)可視化平臺等高級分析工具，可以幫助高職院校分析大型數(shù)據(jù)集、識別趨勢和模式，并生成可行的見解，通過利用數(shù)據(jù)的力量，就可以提高行政管理效率，優(yōu)化資源配置，并全面促進學(xué)生的學(xué)習(xí)發(fā)展[5]。

2.實施績效指標(biāo)來跟蹤進度和結(jié)果

高職院校還可以實施績效指標(biāo)和關(guān)鍵績效指標(biāo)，監(jiān)控進度、評估結(jié)果，并衡量管理舉措的有效性。通過定義明確的目標(biāo)和基準(zhǔn)，可以跟蹤一段時間內(nèi)的表現(xiàn)，確定需要改進的領(lǐng)域，并慶祝成功。例如，可以建立與學(xué)生入學(xué)率、保留率、畢業(yè)率、就業(yè)結(jié)果和學(xué)生滿意度調(diào)查相關(guān)的關(guān)鍵績效指標(biāo)，評估在實現(xiàn)教育目標(biāo)和機構(gòu)發(fā)展目標(biāo)方面的整體有效性。再比如，管理一些關(guān)鍵績效指標(biāo)，如處理時間、錯誤率和資源利用率等指標(biāo)，可以幫助識別瓶頸、優(yōu)化工作流程并提高運營效率。此外，定期績效評估、數(shù)據(jù)驅(qū)動的討論以及與同行機構(gòu)的基準(zhǔn)比較，可以為高職院校了解優(yōu)勢、劣勢和成長機會提供有價值的見解，通過營造持續(xù)改進和問責(zé)的文化，可以提高行政管理的效率和水平，最終為學(xué)生和利益相關(guān)者帶來更好的結(jié)果。

（四）人員培訓(xùn)和專業(yè)發(fā)展

1.為行政管理人員提供持續(xù)培訓(xùn)計劃

持續(xù)培訓(xùn)和專業(yè)發(fā)展，對于讓行政管理人員了解各自領(lǐng)域的最佳實踐、新興趨勢和不斷發(fā)展的技術(shù)至關(guān)重要。高職院校可以提供各種培訓(xùn)計劃、講習(xí)班、研討會和網(wǎng)絡(luò)研討會，提高行政管理人員在行政管理流程、客戶服務(wù)、溝通和技術(shù)等領(lǐng)域的知識及技能。例如，專注于專業(yè)軟件應(yīng)用程序（如學(xué)生信息系統(tǒng)、學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析工具）的培訓(xùn)計劃，可以幫助工作人員更加熟練地利用這些工具，從而優(yōu)化管理工作流程并提高效率。同樣，關(guān)于有效溝通、時間管理和解決問題的研討會，可以使工作人員掌握應(yīng)對復(fù)雜行政挑戰(zhàn)所需的技能，并為學(xué)生和利益相關(guān)者提供高質(zhì)量服務(wù)。此外，高職院校應(yīng)該鼓勵員工獲得專業(yè)認證、參加會議和參加針對特定行業(yè)的培訓(xùn)計劃，不斷擴大他們的專業(yè)知識，并跟上行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)。通過重點關(guān)注行政工作人員的持續(xù)培訓(xùn)和發(fā)展，就可以在行政管理實踐工作中培育持續(xù)改進、創(chuàng)新和追求卓越的文化。

2.投資領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展以改善決策過程

有效地領(lǐng)導(dǎo)，對于提高行政管理效率以及指導(dǎo)高職院校實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)至關(guān)重要。投資領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展計劃，有助于培養(yǎng)學(xué)校管理人員的領(lǐng)導(dǎo)技能和能力，確保能夠做出明智的決策、激勵團隊，并充滿信心地應(yīng)對復(fù)雜的挑戰(zhàn)。領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展計劃應(yīng)該涵蓋廣泛的主題，包括戰(zhàn)略規(guī)劃、變革管理、沖突解決、團隊建設(shè)和道德領(lǐng)導(dǎo)力。通過研討會、輔導(dǎo)課程、指導(dǎo)計劃和領(lǐng)導(dǎo)力研究會議，學(xué)校管理人員就可以增強溝通能力，更好地激勵他人，并且做到以身作則。此外，領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展計劃可以幫助管理人員更深入地了解職業(yè)教育發(fā)展趨勢、行業(yè)動態(tài)和新興機會，預(yù)測新變化、抓住機會并推動創(chuàng)新。通過投資于領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展，高職院校可以培養(yǎng)一支高效的領(lǐng)導(dǎo)干部隊伍，從而正確引領(lǐng)整個學(xué)校在競爭日益激烈和充滿活力的環(huán)境中取得發(fā)展成功。

結(jié)語

總而言之，解決行政管理挑戰(zhàn)和實施效率提升策略，對于高職院校有效履行其使命至關(guān)重要。通過擁抱技術(shù)、加強溝通、采用數(shù)據(jù)驅(qū)動決策以及投資員工發(fā)展，有助于更好地應(yīng)對現(xiàn)代教育格局的復(fù)雜性，為學(xué)生和教職員工優(yōu)質(zhì)服務(wù)，最終通過優(yōu)先考慮行政管理效率推動高職院校取得發(fā)展成功。

參考文獻：

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[4]曲斌.新形勢下高校二級學(xué)院黨政綜合辦公室精細化管理思路[J].科教文匯，2020，（10）：20-21.

[5]王迪，范敏敏.淺談高校學(xué)院行政管理人員工作現(xiàn)狀與對策[J].現(xiàn)代辦公，2022，（12）：179-180.

（作者單位：福州軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）