檔案數字化建設讓企業檔案管理更高效

在數字技術飛速發展和廣泛應用的影響下，檔案管理工作正在由紙質化向數字化轉變，該轉變不僅可以有效提高檔案管理工作質量，也有助于企業提升核心競爭力，進而實現高質量的可持續發展。因此，我們對檔案數字化建設與企業檔案管理展開討論，具有重要的現實意義。

檔案數字化建設的現實意義

數字化檔案是基于計算機技術、掃描技術以及存儲技術等發展起來的一種新形式檔案。2020年—2022年，檔案數字化從業人員始終保持增長，人數由1.75萬人增長至1.9萬人，增長率為8.57%。同時，檔案數字化市場規模在此期間也實現了顯著擴張，從2020年的60.03億元增長至2022年的72.64億元，增長率為21.01%。新時期，企業推進檔案數字化建設，具有深遠的現實意義：

滿足新時代企業發展需求。企業利用數字化技術對檔案數據進行分類、上傳和管理，可實現數據信息的共享，為工作的高質量開展奠定良好基礎。同時，數據信息獲取的高效性，也極大地激發了企業員工的工作動力和激情，有利于其持續為企業發展作出貢獻。

有效提升檔案管理質量。將檔案數據信息數字化后，企業員工可以根據自身實際需求，不受時間和空間的限制，隨時隨地獲取檔案數據，從而極大地提升了工作效率。同時，還可以切實解決以往紙質檔案容易破損、丟失的問題，實現了對檔案的永久保存，確保了檔案信息的安全性和可靠性。

企業檔案數字化管理的有效路徑

構建健全的數字化管理體系

針對檔案管理流程煩瑣的問題，企業可以基于檔案數字系統設計不同的功能模塊，包括檔案錄入模塊、檔案保密模塊等，以實現各模塊的獨立運行，從而減輕檔案管理人員的工作量，確保檔案管理人員始終保持工作活力。

針對不同類型的檔案，企業進行分類管理，這不僅有助于實現檔案數據的快速檢索，更能顯著提升檔案管理的效率和準確率。企業應要求檔案管理人員定期對檔案數據信息進行維護、更新，以確保檔案數據信息的完整性、正確性。健全的數字化管理體系，不僅可以滿足員工的查閱需要，更能使檔案管理與企業發展需求契合，進而成為企業持續穩定發展的重要支撐。

打造完善的檔案數據庫

檔案數據庫的有效建設，對于優化檔案管理流程與提高檔案數據利用效能具有顯著作用。因此，企業要從目錄管理與專題分類兩方面入手，構建檔案數據庫。

企業打造目錄數據庫時，強調檔案管理人員需要在將檔案分類的基礎上，根據檔案名稱和具體內容，在計算機系統中錄入關鍵數據，進而形成條理清晰的目錄數據庫。依托此數據庫，企業員工可以快速地對所需要的資料進行檢索，從而為各項工作更加順利開展提供有力支持。

若只打造目錄數據庫，將難以確保檢索定位的時效性，導致企業員工需要檔案資料時，仍需耗費大量時間查閱。因此，構建專題數據庫尤為必要。例如，可打造2023年度企業檔案工作創新二類案例、三類案例等專題數據庫，以便為企業員工在創新工作中提供及時、有效的借鑒與指導。專題數據庫模塊內的目錄數據檢索功能，將助力員工迅速、準確地獲取所需信息，從而實現檔案數據高效利用與全面覆蓋。

夯實檔案管理數字化基礎

檔案管理數字化建設需要以數字化技術為基礎，因此，企業要進一步加大對數字化技術的投資，切實夯實數字技術基礎，確保檔案管理工作能夠高質量落實。首先，企業要引進先進的數字化設備，如打印機、掃描儀等，確保紙質檔案可以順利轉化為數字格式。同時，企業還要加強對人工智能技術、大數據技術等的關注和探索，并主動將其應用于檔案管理之中，以提升檔案管理數字化的整體水平。

企業要提升自身數字化技術應用能力，為此，可定期邀請數字化專家為檔案管理人員授課，幫助其了解最新的數字化管理經驗與技術，為全面實現檔案管理數字化提供有力保障。同時，企業還可以組織檔案管理人員參加研討會和組織培訓等，使其能夠充分地掌握數字化設備的使用技巧、檔案管理信息系統的使用方法等。在培訓時，還可以將企業文化融于其中，引導檔案管理人員主動學習與檔案數字化管理有關的技術和知識，并能全身心地投入檔案管理工作。

做好檔案數字化的保密工作

相較于傳統紙質檔案，數字檔案具有易于復制、傳播的特點，安全隱患較大，因此，企業要做好數字化檔案的保密工作。首先，要構建完善的數字化檔案保密制度。數據庫管理員每日對系統數據作更新備份，每月對系統數據作完全備份；不得越權隨意刪除、修改計算機系統內的數據；對需長期保存的備份數據定期進行檢查并轉儲；不得擅自將處理涉密信息的計算機及移動存儲介質、傳真機、復印機等辦公自動化設備交由外部人員維修。數字化檔案保密制度的構建可以從根本上實現對數字檔案的保護。

強化檔案管理者的保密意識。作為數字化檔案保密工作的核心力量，檔案管理人員的工作具有舉足輕重的地位。因此，企業要積極利用宣傳、培訓等方式，持續提升檔案管理人員的保密防范意識，使其在完成工作的過程中能主動履行數字化檔案的保密職責。此外，提升檔案使用者的保密意識同樣不容忽視。鑒于檔案在使用的過程中存在較大的泄露風險，企業要明確檔案使用者的查閱準則，要求檔案使用者在使用過程中，嚴格遵守既定的規范和制度，準確把握自身需要承擔的法律責任。

加強網絡安全技術的應用。首先，需要采用先進的防火墻技術，以有效阻止非授權的外部訪問，并在源頭上預防計算機病毒的侵入，從源頭上保證數字化檔案的安全性。其次，對于重要的檔案數據信息，企業可以采取加密技術，防止信息泄露問題發生，確保數據的機密性。此外，為規范員工行為，企業可以針對不同層級的員工設計不同訪問權限，避免非檔案管理人員隨意調取或篡改檔案。最后，為降低數字化檔案丟失所產生的負面影響，要加強對備份技術的應用，企業需要定期對檔案數據信息進行備份，并嚴格保護和管理備份載體，以確保在發生意外時能夠快速恢復數據，減少潛在損失。

檔案是企業實現長久發展的重要支撐，數字化管理是提高檔案利用率、推動企業高質量發展的重要手段。新時期，企業應深刻認識到數字化技術的優勢，并積極探索數字化技術和檔案管理的有效融合路徑，以實現檔案管理工作的現代化轉型。