河北省檔案館 （河北省地方志編纂委員會(huì)辦公室）《名人檔案征集管理辦法（試行）》 釋義

為進(jìn)一步加強(qiáng)征集工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、有序化健康發(fā)展，提升征集工作的質(zhì)量和水平，接收征集部以工作需求為導(dǎo)向，按照工作計(jì)劃，在國家和河北省有關(guān)法律法規(guī)框架下，結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)和工作實(shí)際，計(jì)劃出臺(tái)《名人檔案征集管理辦法（試行）》《征集檔案整理細(xì)則（試行）》《檔案征集經(jīng)費(fèi)管理辦法（試行）》等一系列切合河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會(huì)辦公室）征集工作實(shí)際、具有指導(dǎo)性和實(shí)施性的規(guī)章制度。目前，《名人檔案征集管理辦法（試行）》（以下簡稱《管理辦法》）已經(jīng)館務(wù)會(huì)審閱批準(zhǔn)，不日印發(fā)，現(xiàn)對(duì)《管理辦法》內(nèi)容進(jìn)行釋義說明。

《管理辦法》共22條，從收管存用四個(gè)方面對(duì)名人檔案征集和管理進(jìn)行了全流程規(guī)定，其中征集要求和接收流程內(nèi)容涉及1—9條，整理、保存和管理內(nèi)容涉及10—15條，開放利用內(nèi)容涉及16—18條，其他內(nèi)容涉及19—22條。

第一條明確了制定《管理辦法》的依據(jù)。一是國家層面的法律——《中華人民共和國檔案法》，二是地方性法規(guī)——《河北省檔案工作條例》，三是地方規(guī)章——《河北省檔案收集管理辦法》，四是內(nèi)部規(guī)范性文件——《河北省檔案館征集工作辦法》和河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會(huì)辦公室）檔案方志資料征集工作規(guī)范》，多個(gè)層次的依據(jù)全面覆蓋了法律法規(guī)體系，為本辦法的制定提供了有力的政策支撐。

第二條定義了名人的內(nèi)涵和外延。納入《管理辦法》征集范疇的名人應(yīng)包含以下特征：一是在政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等領(lǐng)域得到社會(huì)和歷史認(rèn)可；二是籍貫為河北；三是籍貫雖然非河北，但在河北學(xué)習(xí)、生活過；四是時(shí)間從古至今；五是國籍不限。

第三條確定了征集的范圍。征集范圍最大限度涵蓋了與名人相關(guān)的各門類和載體的檔案資料。一是名人自身形成的紙質(zhì)檔案資料，如筆記、日記、著作、成果等；實(shí)物檔案資料，如證書、獎(jiǎng)?wù)隆⑿藕⒆V牒等；照片和音視頻檔案資料，如日常生活、出席活動(dòng)及口述檔案資料等；二是名人收藏的珍貴圖書、資料、書畫及其他具有歷史和紀(jì)念意義的物品；三是與名人相關(guān)的檔案資料，如社會(huì)對(duì)名人研究、評(píng)價(jià)的材料，如紀(jì)念性、回憶性材料，研究介紹材料等。

第四條明確了征集方式。主要是主動(dòng)爭取和“被動(dòng)”接收兩種，可細(xì)化為五種具體方式。主動(dòng)爭取表現(xiàn)為省館（辦）通過前期搜集線索，掌握符合征集范圍的名人，通過與名人本人、親友接洽溝通宣傳，將其個(gè)人檔案資料征集進(jìn)館，這是我們工作的主要方法，包含第（一）（三）（四）（五）款；“被動(dòng)”接收是我們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)、媒體或者與其他單位發(fā)放征集公告或征集通知后，有捐贈(zèng)者看到相關(guān)內(nèi)容，主動(dòng)與我們聯(lián)系，捐贈(zèng)相關(guān)檔案資料，這也是一條較為有效的工作途徑。

第五條至八條規(guī)定了征集檔案資料的交接流程和交接手續(xù)。一是交接時(shí)對(duì)人員數(shù)量的規(guī)定，館（辦）接收人員不得少于兩人；二是需要和捐贈(zèng)單位或個(gè)人辦理交接手續(xù)，也就是簽署協(xié)議。協(xié)議由于捐贈(zèng)方式的不同，可分為捐贈(zèng)協(xié)議、寄存協(xié)議和購買協(xié)議三種。

第九條對(duì)購買這種征集方式中的特殊流程進(jìn)行了專門規(guī)定。對(duì)于需要進(jìn)行購買的檔案資料，在按照第五、第八條流程實(shí)施之前，需抽取3名及以上專家進(jìn)行鑒定，明確此次購買檔案資料的價(jià)值和真?zhèn)魏螅鼍哞b定意見，報(bào)河北省檔案文獻(xiàn)資料征集委員會(huì)審定批準(zhǔn)，符合征集要求，才能征集進(jìn)館。

第十條明確了名人檔案資料征集進(jìn)館后，首先暫存于接收征集部的臨時(shí)庫房，待整理完成后，分載體類型分別移交保管利用部（后庫管理部）和信息化部。

第十一條、第十二條分別明確了名人檔案整理資料的規(guī)律和原則，并明確整理職責(zé)由接收征集部承擔(dān)。

第十三條強(qiáng)調(diào)了名人檔案資料全宗卷的建立組織工作。對(duì)于全宗卷應(yīng)包含的主要內(nèi)容進(jìn)行了規(guī)定，并明確名人檔案全宗卷的建立由接收征集部承擔(dān)，移交后全宗卷的管理和補(bǔ)充完善工作由保管利用部（后庫管理部）承擔(dān)。

第十四條是對(duì)名人檔案安全保管提出的要求。

第十五條強(qiáng)調(diào)了電子名人檔案應(yīng)納入省館（辦）電子檔案管理體系，進(jìn)行一體化管理。這是由于電子檔案前端控制，全程管理的原則對(duì)進(jìn)館的電子檔案從格式、組織方式等方面都有嚴(yán)格的要求，為避免出現(xiàn)征集的電子名人檔案資料與省館（辦）電子檔案整理和管理要求不一致，造成未來保管和利用的困難，因此特別在《管理辦法》中專門加入相關(guān)內(nèi)容。

第十六條規(guī)定了名人征集檔案開放利用權(quán)限由捐贈(zèng)者確定，最大限度保障了捐贈(zèng)者的利益，也賦予捐贈(zèng)者對(duì)捐贈(zèng)的名人檔案資料提出限制利用的權(quán)力，解除捐贈(zèng)者的后顧之憂。

第十七條明確捐贈(zèng)者確定的開放利用權(quán)限的體現(xiàn)方式。目前，省館（辦）簽署的捐贈(zèng)協(xié)議和寄存協(xié)議能明確體現(xiàn)捐贈(zèng)者利用開放意見，不需另附相關(guān)意見。

在暫存期間，對(duì)于可利用的檔案，各部室可提出利用申請(qǐng)，由所在部室主要負(fù)責(zé)人、分管館（辦）領(lǐng)導(dǎo)審批后提交接收征集部，再由接收征集部主要負(fù)責(zé)人、分管館（辦）領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理查閱、借閱手續(xù)，原則上不能對(duì)外借出，如需借出，則需館（辦）主要領(lǐng)導(dǎo)審批。

移交保管利用部（后庫管理部）后，名人檔案資料的開放利用按國家規(guī)定執(zhí)行。

第十八條明確了名人檔案資料提供服務(wù)形式，可分為兩大類，一是為各界開展學(xué)術(shù)研究提供利用服務(wù)，二是為展覽和宣傳活動(dòng)提供利用服務(wù)。

第十九條強(qiáng)調(diào)了要保持名人檔案征集工作的持續(xù)性，及時(shí)完善補(bǔ)充新的檔案資料，確保名人檔案更完整、更全面。

第二十條至第二十二條明確了罰責(zé)、解釋權(quán)及實(shí)施時(shí)間。

《管理辦法》制定過程中，對(duì)于名人檔案資料的保存、管理和利用這三個(gè)部分，我們根據(jù)相關(guān)部室的職能設(shè)定和工作實(shí)際，秉承著既相互合作、又各司其職的原則，將暫存期和移交后的工作職能進(jìn)行了清晰劃分，包括整理、全宗卷的建立和管理、利用的流程和方式等，以保障名人檔案征集管理工作的連續(xù)性和一致性。

作者單位：河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會(huì)辦公室）