河北省檔案館 （河北省地方志編纂委員會辦公室）《名人檔案征集管理辦法（試行）》 釋義

為進一步加強征集工作規范化、制度化、科學化、有序化健康發展，提升征集工作的質量和水平，接收征集部以工作需求為導向，按照工作計劃，在國家和河北省有關法律法規框架下，結合工作經驗和工作實際，計劃出臺《名人檔案征集管理辦法（試行）》《征集檔案整理細則（試行）》《檔案征集經費管理辦法（試行）》等一系列切合河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）征集工作實際、具有指導性和實施性的規章制度。目前，《名人檔案征集管理辦法（試行）》（以下簡稱《管理辦法》）已經館務會審閱批準，不日印發，現對《管理辦法》內容進行釋義說明。

《管理辦法》共22條，從收管存用四個方面對名人檔案征集和管理進行了全流程規定，其中征集要求和接收流程內容涉及1—9條，整理、保存和管理內容涉及10—15條，開放利用內容涉及16—18條，其他內容涉及19—22條。

第一條明確了制定《管理辦法》的依據。一是國家層面的法律——《中華人民共和國檔案法》，二是地方性法規——《河北省檔案工作條例》，三是地方規章——《河北省檔案收集管理辦法》，四是內部規范性文件——《河北省檔案館征集工作辦法》和河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）檔案方志資料征集工作規范》，多個層次的依據全面覆蓋了法律法規體系，為本辦法的制定提供了有力的政策支撐。

第二條定義了名人的內涵和外延。納入《管理辦法》征集范疇的名人應包含以下特征：一是在政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等領域得到社會和歷史認可；二是籍貫為河北；三是籍貫雖然非河北，但在河北學習、生活過；四是時間從古至今；五是國籍不限。

第三條確定了征集的范圍。征集范圍最大限度涵蓋了與名人相關的各門類和載體的檔案資料。一是名人自身形成的紙質檔案資料，如筆記、日記、著作、成果等；實物檔案資料，如證書、獎章、信函、譜牒等；照片和音視頻檔案資料，如日常生活、出席活動及口述檔案資料等；二是名人收藏的珍貴圖書、資料、書畫及其他具有歷史和紀念意義的物品；三是與名人相關的檔案資料，如社會對名人研究、評價的材料，如紀念性、回憶性材料，研究介紹材料等。

第四條明確了征集方式。主要是主動爭取和“被動”接收兩種，可細化為五種具體方式。主動爭取表現為省館（辦）通過前期搜集線索，掌握符合征集范圍的名人，通過與名人本人、親友接洽溝通宣傳，將其個人檔案資料征集進館，這是我們工作的主要方法，包含第（一）（三）（四）（五）款；“被動”接收是我們在網絡、媒體或者與其他單位發放征集公告或征集通知后，有捐贈者看到相關內容，主動與我們聯系，捐贈相關檔案資料，這也是一條較為有效的工作途徑。

第五條至八條規定了征集檔案資料的交接流程和交接手續。一是交接時對人員數量的規定，館（辦）接收人員不得少于兩人；二是需要和捐贈單位或個人辦理交接手續，也就是簽署協議。協議由于捐贈方式的不同，可分為捐贈協議、寄存協議和購買協議三種。

第九條對購買這種征集方式中的特殊流程進行了專門規定。對于需要進行購買的檔案資料，在按照第五、第八條流程實施之前，需抽取3名及以上專家進行鑒定，明確此次購買檔案資料的價值和真偽后，出具鑒定意見，報河北省檔案文獻資料征集委員會審定批準，符合征集要求，才能征集進館。

第十條明確了名人檔案資料征集進館后，首先暫存于接收征集部的臨時庫房，待整理完成后，分載體類型分別移交保管利用部（后庫管理部）和信息化部。

第十一條、第十二條分別明確了名人檔案整理資料的規律和原則，并明確整理職責由接收征集部承擔。

第十三條強調了名人檔案資料全宗卷的建立組織工作。對于全宗卷應包含的主要內容進行了規定，并明確名人檔案全宗卷的建立由接收征集部承擔，移交后全宗卷的管理和補充完善工作由保管利用部（后庫管理部）承擔。

第十四條是對名人檔案安全保管提出的要求。

第十五條強調了電子名人檔案應納入省館（辦）電子檔案管理體系，進行一體化管理。這是由于電子檔案前端控制，全程管理的原則對進館的電子檔案從格式、組織方式等方面都有嚴格的要求，為避免出現征集的電子名人檔案資料與省館（辦）電子檔案整理和管理要求不一致，造成未來保管和利用的困難，因此特別在《管理辦法》中專門加入相關內容。

第十六條規定了名人征集檔案開放利用權限由捐贈者確定，最大限度保障了捐贈者的利益，也賦予捐贈者對捐贈的名人檔案資料提出限制利用的權力，解除捐贈者的后顧之憂。

第十七條明確捐贈者確定的開放利用權限的體現方式。目前，省館（辦）簽署的捐贈協議和寄存協議能明確體現捐贈者利用開放意見，不需另附相關意見。

在暫存期間，對于可利用的檔案，各部室可提出利用申請，由所在部室主要負責人、分管館（辦）領導審批后提交接收征集部，再由接收征集部主要負責人、分管館（辦）領導審批后，辦理查閱、借閱手續，原則上不能對外借出，如需借出，則需館（辦）主要領導審批。

移交保管利用部（后庫管理部）后，名人檔案資料的開放利用按國家規定執行。

第十八條明確了名人檔案資料提供服務形式，可分為兩大類，一是為各界開展學術研究提供利用服務，二是為展覽和宣傳活動提供利用服務。

第十九條強調了要保持名人檔案征集工作的持續性，及時完善補充新的檔案資料，確保名人檔案更完整、更全面。

第二十條至第二十二條明確了罰責、解釋權及實施時間。

《管理辦法》制定過程中，對于名人檔案資料的保存、管理和利用這三個部分，我們根據相關部室的職能設定和工作實際，秉承著既相互合作、又各司其職的原則，將暫存期和移交后的工作職能進行了清晰劃分，包括整理、全宗卷的建立和管理、利用的流程和方式等，以保障名人檔案征集管理工作的連續性和一致性。

作者單位：河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）