新時代下公立醫院人事檔案數字化的意義與路徑探索

在數字化時代背景下，公立醫院人事檔案管理工作有了新的要求和標準，傳統的檔案信息管理模式已經不能滿足醫院對數據分析的需求，公立醫院需要積極主動跟隨時代的發展潮流和趨勢，明確人事檔案數字化管理的重點和內涵，加強人事檔案數字化建設，提升檔案管理的質量和效率。本文基于河北省中醫院人事檔案管理數字化轉型實踐，分析數字化改革背景之下，推進人事檔案數字化的現實意義及面臨的挑戰，探索公立醫院人事檔案數字化方面的實踐經驗、路徑和創新思路。

一、新時代人事檔案數字化的重要意義

（一）人事檔案數字化的定義

《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T33870-2017）釋義：干部人事檔案數字化是指采用掃描儀等設備對干部人事檔案進行數字化加工，將其轉化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質上，并能夠被計算機識別，數字方式可信、可取和可用的數字圖像或數字文本的處理過程[1]。簡單來說，就是把數字化技術運用到干部人事檔案管理工作中，將傳統的紙質形式檔案轉變為數字化信息。

（二）公立醫院人事檔案數字化的重要意義

在數字化時代，人們與大數據密不可分，各行各業都會依靠大數據查找、分析、提取相關的行業信息，傳統的管理模式已不能滿足現代醫院對檔案數據的需求。公立醫院人事檔案管理中積極引入數字化，提高人事檔案管理的質量和效率，從而構建科學、合理、規范的醫院人事檔案管理制度，可促進醫院領域內人才的合理利用和優化，促進醫院的可持續發展。提升以數字化為核心標準的檔案管理現代化能力，建立健全新型檔案數字化管理方式，全面推進檔案數字化信息存儲，是未來醫院檔案管理進行變革的主要方向。檔案數字化管理依托于電腦和網絡，把紙質檔案通過電子照片、掃描件等形式將信息儲存到數據庫中，具有搜索快速、更新及時、節省存儲空間、維護方便安全等優點。數字化檔案有利于檔案信息資源的利用開發，有利于檔案信息資源的快速分析，是對傳統紙質檔案管理模式的改革，也是醫院人事檔案管理發展的必然方向。人事檔案管理作為人才隊伍建設中至關重要的一個環節，對于公立醫院可持續發展具有重大意義。因此，必須充分認識人事檔案數字化的重要性，順應數字化時代發展的趨勢，不斷探索和創新人事檔案管理的模式，提升人事檔案管理的水平。

二、檔案數字化管理的現狀

管理模式決定管理質量和服務速度。人事檔案數字化具有方便管理、檢索迅速、多方位服務等優點，但當前醫院實現數字化管理，存在以下問題：

（一）管理模式觀念落后

在《中華人民共和國檔案法》明確了電子檔案的法律效力之前，多數人只認同紙質檔案，認可白紙黑字的檔案材料，認為只有經特定人員簽字或權威機構審批蓋章的紙質材料，才能視作具有法律效力的憑證。因此，人們對數字化檔案信息的真偽持懷疑態度，特別是具有機密和封閉屬性的干部人事檔案，數字化的檔案信息更難被認可。此外，一些檔案管理人員在學習檔案數字化管理方式上，缺少積極性和主動性，觀念陳舊，不善創新，缺乏改革精神。另外，部分公立醫院對檔案數字化建設重視度不夠，沒有系統的規劃，數字化建設只是停留在日程上，做一些面子工程和形式工作，沒有實際重視起來，各種軟件和硬件設施的配置也相對匱乏。

（二）數字化建設存在滯后性

盡管大部分公立醫院的檔案室都配備有計算機、高拍儀、掃描儀、數碼相機等數字化轉換設備，但由于沒有進行軟件系統開發和利用，使這些先進設備幾乎無用武之地，無法發揮其應有的作用，影響了檔案管理的數字化轉型。目前，在我國公立醫院中，人事檔案數字化建設還處于起步階段，大部分醫院并沒有配置相應的軟件系統。造成這種情況的原因有兩個方面，首先是資金問題，建立數字檔案數據庫需要一定的資金投入，而目前醫院的人事檔案管理資金相對不足，無法支撐起系統建設。其次，檔案管理人員的計算機操作水平不高。人事檔案管理員的計算機能力水平普遍較低，無法勝任檔案數字化管理系統的操作，從而導致落后于現代化管理的要求。然而，檔案的數字化管理對計算機系統操作有一定要求，檔案管理員必須具備數據存儲、信息處理、數據統計、簡單的網絡操作和網絡維護等方面的能力和水平。

（三）數據安全保護有待加強和完善

人事檔案數字化作為公立醫院信息化建設的一個重要組成部分，在建設過程中面臨諸多信息安全問題，主要集中在初始信息、管理過程、保存周期三個方面。第一，人事檔案初始信息的準確性。準確的信息數據是檔案管理的基礎，數字化檔案建設初期人員檔案信息需要通過人工錄入，大量人員信息在人工錄入過程中難免會出現誤差，從而影響人事檔案的準確性。第二，數字化檔案管理過程中的保密性。檔案數字化意味著它時刻面臨來自單位內部局域網或外部互聯網的潛在威脅。在檔案信息管理過程中，隨時可能遭遇非法訪問、病毒入侵等行為，存在檔案信息被篡改、泄漏，甚至丟失等安全隱患。第三，數字化檔案保存過程中的安全性。相較于傳統紙質人事檔案的管理保存，數字化檔案數據保存過程中同樣也存在安全隱患。數字化的檔案信息通過云平臺或移動硬盤進行儲存，其服務器安全、數據備份安全等都會影響數字化檔案的安全性。

（四）缺乏長遠發展規劃

從長遠發展角度來看，公立醫院人事檔案數字化建設需要建立長效機制。醫院人事檔案數字化若無法在短期內實現全方位建設，就需要在最初階段明確發展方向，制定可持續性目標和階段性目標，合理分配院內人力資源，實現社會經濟效益最大化。沒有長遠發展目標支持，醫院人事檔案數字化建設將與社會需求匹配度無法契合。對于大型公立醫院而言，在發展過程中具有的優勢相對明顯，人事檔案管理數字化建設可以規模性進行。但是，很多醫院沒有明確的檔案管理數字化建設目標，檔案數字化管理仍然處于較低水平，檔案管理效率無法滿足發展需求。

三、數字化信息在河北省中醫院人事檔案管理中的應用

河北省中醫院（河北中醫藥大學第一附屬醫院）創建于20世紀70年代，是一座集醫療、教學、科研、預防、急救、康復等功能為一體的綜合性三級甲等中醫院。醫院占地面積5.2萬平方米，醫療區建筑面積15萬平方米，現有臨床、醫技科室75個，設置病區44個，編制床位1800張，在職員工2000余人。

2016年為改革和創新公立醫院人員編制管理，深化人事制度和選人用人機制改革，河北省機構編制委員會印發了《關于創新公立醫院人員編制試點的意見》，公立醫院可根據規模、編制床位數、門診量以及醫療特色等因素，核定人員使用控制數，主要用于綜合管理和專業技術崗位聘用。實行控制數管理的人員崗位聘任、職稱評定、考核獎懲、社會保險、人事檔案、人員流動、收入分配、工資核定、退休待遇等按事業單位人事管理政策執行。河北省中醫院、河北醫科大學第一醫院等13所公立醫院確定為試點單位，在全省先行先試，待取得試點經驗后，逐步在省內推開。

近年來，隨著機構編制改革深入推進，河北省中醫院率先完成了編外人員控制數管理工作，原有的人事代理員工已全部納入控制數管理，人事檔案保有量相較之前激增了近三倍，目前檔案室現存檔案1900余卷。同時，在日常人事工作中對干部人事檔案數字化的需求也日益提升，醫院員工數量眾多、用工層次相對復雜多樣，實現人事檔案數字化，是醫院人事工作數字化改革的重要一環，同樣也面臨艱巨的挑戰。因此，省中醫院積極探索管理模式，從以下幾方面推進檔案數字化改革：

（一）加強對數字化信息的安全防范

在醫院人事檔案的管理過程中，數字化信息的應用需要管理人員增強安全防范意識。河北省中醫院針對檔案管理人員進行專業化培訓，讓管理人員具有安全意識和檔案數字化建設意識，所有參與檔案管理的人員都了解網絡安全知識。通過安裝殺毒軟件、設置高等級防火墻等有效手段，防范病毒入侵、IP地址泄露、云端信息數據泄露等網絡安全隱患，盡可能地杜絕人力資源信息的損毀泄漏。同時，醫院積極對數字化信息進行加密，嚴格落實分級分層授權管理規范，對不同級別管理人員的操作權限和數據訪問范圍進行嚴格控制，根據電子簽名、指紋、面部識別等方式進行資料的搜索。

（二）完善數字化檔案軟硬件保障

數字化信息的保存需要大容量的儲存設備或安全系數較高的平臺作為承載信息的載體，硬件和軟件設施是實現人事檔案數字化的基礎。為此省中醫院組建專門的電子檔案室，配備專門的計算機、掃描儀、高拍儀、建立檔案管理信息系統，并利用大容量的存儲設備定期做好備份工作，防止數字化檔案信息因系統故障等因素損壞或丟失，員工檔案能夠根據實際情況進行時效性的更新，將檔案中關鍵材料進行掃描儲存，紙質版材料以電子圖片或文檔形式存放在電腦中，信息保存的時間更長久、覆蓋的人事檔案信息也更全面，檔案管理工作效率進一步提高。

（三）構建數字化信息的人事檔案管理長效機制

醫院在管理人事檔案時，積極引進數字化信息的新技術，探究構建數字化信息的人事檔案管理機制。首先，省中醫院為提高檔案管理人員的信息錄入安全度和準確度，設置AB崗工作機制，由醫院人力資源部工作人員A完成初始信息錄入，打印信息確認表，再由檔案當事人簽字確認后，交由人力資源部工作人員B復核，信息無誤后方可進行存儲。從錄入到審核層層把關，大大提高醫院人事檔案數字化信息的可信度，在信息使用過程中減少錯誤率。其次，醫院積極引進數據化信息的管理人才，對人事檔案管理人員進行專業化的技術培訓，多方面培養人事檔案管理人員的數字化信息分析能力和處理能力，不斷提高人事檔案的管理效率和水平。再次，醫院根據國家相關的法律法規，參照傳統檔案管理條例和檔案數字化建設成功經驗，并結合本醫院信息化水平的實際情況，因地制宜地出臺一系列人事檔案數字化管理制度，確保醫院檔案數字化管理有章可循，最終實現構建完善的數字化人事檔案管理機制目標，推進人事檔案數字化在公立醫院中的全面改革創新。

四、人事檔案數字化建設的進一步構想

中共中央辦公廳、國務院辦公廳2021年印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出，到2025年，檔案信息化發展保障機制進一步完善，檔案信息化建設進一步融入數字中國建設，新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型[2]，這為醫院人事檔案數字化建設提供了指導思想和改革方向。接下來，公立醫院人事檔案數字化建設將從以下四個方面重點突破。首先，在管理理念和管理方式上，不斷加強數字化的管理意識，探索創新數字化的管理手段，用現代化的管理體系不斷優化完善人事檔案數字化管理模式。其次，在專業隊伍建設方面，提高公立醫院檔案管理人員素質，聘請懂檔案、懂技術、懂管理的專業型、復合型人才，充實到檔案管理隊伍中。同時，積極組織院內檔案管理人員外出參加相關業務培訓，邀請院外專家來院講座，為醫院全體員工培訓，普及檔案數字化知識，更新思維觀念。再次，在平臺建設方面，不斷優化升級人事檔案數字化系統，完善檔案數據庫建設，加快實現醫院人事檔案數字化系統與主管部門的互聯互通，通過分級開放查閱權限，努力實現數據共享，提高工作質量和效能。最后，實現檔案數據庫動態管理，通過數字化手段和傳統管理方式相結合，對人事檔案動態管理，確保信息準確完整與時效性。在人事檔案數字化工作實踐中不斷總結經驗，優化完善制度。同時，不斷強化相關人員的保密意識，嚴格做好保密管理。

參考文獻：

[1]干部人事檔案數字化技術規范[S].GB/T33870-2017.

[2] 中華人民共和國國家檔案局.中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》[EB/OL].（2021-06-08）[2024-01-05].http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

基金項目：2023年河北省人力資源社會保障研究課題 “公立醫院人事檔案數字化建設的現狀及對策研究——以河北省中醫院為例”（JRSHZ-2023-02229）

作者單位：河北省中醫院