提升社區檔案管理工作質效方法探究

城市社區檔案資料不僅記錄了我國城市社區發展的歷史，也是資政育人的寶貴材料，是國家綜合檔案館檔案信息的重要來源。城市社區檔案工作的發展關乎全國檔案事業的發展，中國檔案事業的現代化離不開城市社區檔案事業的現代化。當前，我國城市社區檔案管理工作還存在思想重視程度不夠、管理人員業務不熟、硬件條件不高等問題。為此，我們必須在嚴格遵守檔案法律法規的基礎上，在上級檔案業務部門的指導下，加強頂層設計，完善相關制度，強化人員培訓和業務指導，加大人力、物力投入，以推動城市社區檔案管理工作再上新臺階。

一、加強城市社區檔案管理工作的必要性

近年來，隨著基層社會管理體制改革的發展，城市社區基層服務功能不斷提升，城市社區黨組織建設和居民自治建設不斷完善，城市社區檔案管理工作作為一項基礎性工作理應得到不斷的加強。

（一）城市社區檔案是我國國家檔案不可或缺的重要組成部分

2015年11月23日，國家檔案局、民政部發布的《城市社區檔案管理辦法》（第11號令）中明確指出：“城市社區檔案是指城市社區黨組織、居民委員會、社區服務機構、社區社會組織和居民在社區建設中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。”因此，城市社區檔案與農村檔案一樣都是我國基層組織在社會實踐活動中形成的有保存價值的檔案材料，它見證了我國基層組織發展的歷史，對研究基層組織和促進地方經濟發展具有重要的借鑒意義，是我國檔案館收集的重要對象，是國家檔案資源的重要來源。同時，“社區檔案工作在業務上必須接受街道辦事處（鄉鎮人民政府）以及檔案行政管理部門和民政部門的監督和指導。”

（二）城市社區檔案工作的發展從細節上影響城市的管理水平

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確提出，到2025年檔案工作“三個走向”取得實質性進展，“四個體系”得到全面推進，“檔案資源建設邁出新步伐，檔案資源覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、形式更加多樣、結構更加優化，檔案‘應歸盡歸、應收盡收’有效落實”。城市社區檔案管理工作處在我國檔案管理工作的最基層，是城市實施細微化精準化管理的縮影。如果城市社區檔案接收不及時，整理不規范，保管不安全，管理秩序混亂，管理技術手段落后，信息化和專業化水平較低，那么勢必會影響一個城市的管理水平。

（三）加強城市社區檔案管理工作有利于提高人們的檔案意識水平

檔案是隨著人類文明的起源和社會的發展而產生和發展的，檔案的本質屬性是原始記錄性，習近平7f7290d2e0e6ccd19398469db1aaf1c3總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”城市社區檔案作為記錄社區居民活動的第一手資料，具有廣泛的社會功能，它是工作查考的重要依據，是文化傳承的重要載體，是經濟建設的寶貴資源，是開展研究的可靠依據，是宣傳教育的生動教材[1]。廣大群眾通過查閱社區檔案可以得到自己想要查閱的內容，實現查閱的目的，而且還可以體會到由檔案給自己生活帶來的便利，這有利于激發廣大群眾養成收集檔案、保管和利用檔案的習慣，從而提高全民的檔案意識水平。

二、當前城市社區檔案管理工作的難點

從2007年5月國家發改委、民政部聯合印發《“十一五”社區服務體系發展規劃》到2022年1月國務院辦公廳印發《“十四五”城鄉社區服務體系建設規劃》，我國城市社區得到了極大的發展，黨建引領更加突出，社區服務供給不斷增加。與之相適應的社區檔案管理工作雖然近年來也得到了很大的發展，但是一些問題和不足逐漸顯現，主要體現在以下幾個方面：

（一）城市社區檔案管理工作的思想重視程度不夠，投入不足

思想決定行動，有什么樣的思想就能做出什么樣的行為。當前各城市社區領導大部分對社區檔案管理工作重視程度不夠，片面地認為檔案管理工作不重要，不能帶來經濟效益。這就客觀地造成了城市社區檔案管理工作的被動與混亂。另外，城市社區集體經濟收入普遍不高，而社區用錢的地方又相對較多，導致了很多城市社區負責人不愿意投資檔案管理，能勉強使用的檔案裝具和設備就盡量勉強使用，形成了城市社區檔案裝具和設備更新速度慢，現代化智能檔案裝具和設備幾乎為零的局面。

（二）城市社區檔案管理工作人員專業素養偏低，檔案信息資源開發利用程度不夠

檔案信息資源開發利用是檔案管理的終極目的和歸宿。檔案信息資源開發利用就是檔案管理部門根據特定利用者的需求或社會需求，將收藏的靜態檔案信息通過查找、篩選、加工、編輯等手段變為動態信息，并通過一定渠道傳播給利用者，將“死檔案”變為“活信息”的過程[2]。經過十多年的發展，城市社區的檔案管理工作有了很大的進步，基本的檔案管理模式已經形成，檔案管理工作初步走上了規范化軌道。但是由于城市社區工作人員數量偏少，當前，大多數城市社區沒有專業的檔案管理員，檔案管理的人員往往兼職其他工作，所學專業也往往與檔案管理關系不大。各城市社區領導往往很少組織他們到高等院校或科研院所進行培訓，上級檔案業務管理部門也很少組織他們進行業務技能培訓，因此檔案管理知識相對欠缺，檔案管理能力和專業素養普遍偏低。日常的檔案管理也只是進行簡單的檔案收集和保管，更談不上進行檔案編研等檔案信息的開發利用工作。

（三）城市社區檔案管理制度落實不到位，檔案管理人員更替頻繁

工作制度是干好工作的基本保障，沒有完善、科學、高效的檔案管理制度，很難做好檔案管理工作。當前城市社區檔案管理工作制度的體系已初步形成，這些檔案管理制度是做好城市社區檔案管理工作的基礎和保障。但是由于各地城市社區的基礎條件存在很大的差異，有些城市社區的檔案管理工作制度不具備落實的基本條件，仍然懸在半空，很難落實到位。另外有些城市社區檔案管理工作人員還要兼職其他工作，工作任務繁重，待遇較低，這在一定程度上影響了工作人員的工作積極性。另外，還有些城市社區檔案管理崗位工作人員更換頻繁，新舊人員交接不清楚、不及時，新接管的檔案管理人員對檔案的收集范圍、交接流程、鑒定程序、整理方法等基礎知識不熟悉，這在一定程度上影響了城市社區檔案管理工作的質量和效率。

三、新時期提升城市社區檔案管理工作的路徑

當前城市社區檔案管理工作存在難點的原因是多方面的，既有思想不重視等主觀方面的原因，又有檔案管理資金缺乏、人員業務不熟悉、規章制度落實不到位等客觀方面的原因，還有管理人員更換頻繁，政治和經濟待遇不高等其他方面的原因。下面根據以上分析，結合檔案管理工作的實際，提出如下提升路徑。

（一）加強檔案工作的宣傳教育，提高人們對檔案工作的重視程度

檔案之所以被世代保存、流傳，其根源在于檔案具有自身所特有的、其他事物不可替代的價值和作用。檔案不僅對當下社會活動產生作用，即檔案的第一價值，而且對未來產生影響，能在未來對社會各方面產生作用，即檔案的第二價值。對歷史負責，為現實服務，替未來著想，這句話深刻揭示了檔案的現實價值和長遠價值[1]。有些城市社區領導沒有看到檔案的價值，或者只看到了檔案的第一價值，沒有看到檔案的第二價值，導致對檔案管理工作重視程度不夠。為此，必須強化對檔案管理工作的宣傳教育，利用每年6月9日的國際檔案宣傳日，以各種靈活方式擴大對檔案工作的宣傳，努力弘揚檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的重要作用，激發檔案工作者“為黨管檔、為國守史、為民服務”的責任感和自豪感。

（二）加大檔案管理工作資金投入力度，完善檔案管理工作硬件設施

做好城市社區檔案管理工作，不僅需要提高思想認識，強化領導對檔案管理工作的重視程度，而且更需要加大資金投入力度。《城市社區檔案管理辦法》第五條明確規定：“社區檔案工作經費從社區的辦公經費中列支，并應當滿足實際工作的需要。”各城市社區要結合自身實際，按照標準，對檔案庫房、閱覽室、辦公室等基礎硬件設施進行提升改造。在提升改造過程中，既不能盲目追求高標準，又不能條件太簡陋，應當滿足基本的檔案保存和辦公的需要。同時還要根據檔案管理工作的實際需要，購置先進的檔案管理裝具和檔案信息化設備，便于實現檔案管理的信息化和現代化。另外要積極改善檔案管理人員的辦公條件，為辦公人員配備現代化的辦公設備，從而有利于提高檔案管理人員的工作積極性和工作效率。

（三）強化檔案管理人員培訓，提高檔案管理人員業務素質

《中華人民共和國檔案法》規定：“國家加強檔案工作人才培養和隊伍建設，提高檔案工作人員業務素質。”高素質檔案管理人才是做好檔案管理工作的必要條件。雖然目前城市社區檔案管理人員大多數不是專業出身，但是我們可以從現有的城市社區工作人員中選擇計算機、圖書館學等與檔案管理相關專業人員從事檔案管理工作，這樣有利于實現檔案管理的信息化和現代化。要積極拓寬人才培養渠道，積極組織檔案管理從業人員到高等院校、科研院所進行有針對性地培訓，同時還可以邀請上級檔案業務部門的技術骨干到社區進行現場教學和業務指導，讓他們迅速適應基層檔案管理工作。另外，要保障檔案管理人員的政治和經濟待遇，鼓勵他們專心從事基層檔案管理工作。

（四）加強對城市社區檔案業務的監管、嚴格檔案執法，提高人們對檔案法律法規的敬畏意識

再完善的制度如果得不到落實，也是形同虛設，再嚴苛的法律得不到執行，也于事無補。當前我國檔案方面的法律法規體系比較完善，檔案法律、行政法規、地方性法規和規章一應俱全，基本能夠滿足檔案管理工作的需要。為此，提高城市社區檔案管理工作質量，必須在嚴格遵守檔案法律法規的前提下，上級檔案業務管理部門要加強對城市社區檔案管理業務的監管，每年進行一次例行的檔案執法檢查，量化出成績，在一定范圍內進行排名通報，對發現的問題及時督促整改，實行銷號管理；對日常檔案管理業務比較好的社區進行通報表揚，在評優樹先等方面給予政策傾斜；對發現問題拒不整改的城市社區，依據《中華人民共和國檔案法》等法律法規給予單位或者相關責任人一定的處罰，從而增強人們敬畏檔案法律法規的觀念。

四、結語

隨著城市社區的不斷發展，城市社區的各類服務體系不斷完善，城市社區檔案管理工作的科學化、高效化和高質量化也被提到了重要議程。如何解決當前城市社區檔案管理過程中出現的難點，是基層檔案必須面對的問題。加強檔案教育宣傳、提高思想認識、組織業務培訓、加強業務指導、增加資金投入、改善硬件條件、強化業務監管、嚴格檔案執法是解決當前城市社區檔案管理工作難點的一劑良藥。

參考文獻：

[1]浙江省檔案局. 檔案事業概論[M]. 北京： 中國商業出版社， 2020： 16-17.

[2] 鄭金月.檔案工作實物[M].北京：中國商業出版社，2020：154.

作者單位：河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）