加強(qiáng)老年大學(xué)檔案管理工作的探討

作者簡介：彭媛媛（1982，10-），女，山東棗莊人，碩士研究生，館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理，檔案信息化。

摘要：新形勢下，隨著我國公共醫(yī)療技術(shù)水平不斷提升及社會(huì)經(jīng)濟(jì)高度發(fā)展，人口老齡化問題日益嚴(yán)峻，老年大學(xué)作為豐富老年人群體文化生活及精神世界的重要機(jī)構(gòu)，是順應(yīng)人口老齡化發(fā)展的重要體現(xiàn)。老年大學(xué)檔案記錄了老年學(xué)員的綜合發(fā)展情況、學(xué)校教育規(guī)劃、教育教學(xué)方案等，可以為提高老年大學(xué)教育質(zhì)量及教學(xué)成效提供有力支持。該文首先對(duì)新形勢下老年大學(xué)檔案管理的分散性、復(fù)雜性特點(diǎn)進(jìn)行分析，然后探究了現(xiàn)階段各老年大學(xué)檔案管理工作中普遍存在的問題，如檔案管理信息更新變化快、傳統(tǒng)檔案管理模式仍占主流、高素質(zhì)檔案管理人才不足、檔案管理工作環(huán)境較差等問題，嚴(yán)重制約著檔案參考利用價(jià)值的發(fā)揮。最后，文章提出加強(qiáng)老年大學(xué)檔案管理工作的策略，以供相關(guān)教育機(jī)構(gòu)及工作人員參考借鑒。

關(guān)鍵詞：老年大學(xué)；檔案管理；工作創(chuàng)新策略；新形式；信息技術(shù)；教育改革

中圖分類號(hào)：G777；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4110（2024）06（b）-0185-05

Exploration on Strengthening the Management of Archives in Senior Universities

PENG Yuanyuan

（Heze Elderly University， Heze Shandong， 274000， China）

Abstract： Under the new situation， with the continuous improvement of China's public medical technology level and the highly developed socio-economic situation， the problem of population aging is becoming increasingly severe. As an important institution to enrich the cultural life and spiritual world of the elderly population， universities for the elderly are an important manifestation that conforms to the development of population aging. The archives of senior universities record the comprehensive development situation of senior students， school education planning， education and teaching plans， etc.， which can provide strong support for improving the quality and effectiveness of senior university education. This article first analyzes the dispersed and complex characteristics of archive management in elderly universities under the new situation， and then explores the common problems in archive management work in various elderly universities at present， such as rapid updates and changes in archive management information， traditional archive management models still dominate， insufficient high-quality archive management talents， and poor archive management work environment， which seriously restrict the value of archive reference utilization. Finally， the article proposes strategies to strengthen the archive management of elderly universities， for reference and reference by relevant educational institutions and staff.

Key words： University for the elderly; Archives management; Work innovation strategy; New form; Information technology; Education reform

面對(duì)我國人口老齡化日益嚴(yán)峻的問題，如何豐富老年人晚年生活成為各領(lǐng)域所面臨的重大工作難題[1]。老年大學(xué)是我國教育領(lǐng)域?yàn)轫槕?yīng)人口老齡化發(fā)展趨勢，降低老齡化問題所帶來的不利影響所制定的應(yīng)對(duì)策略，可以在極大程度上滿足廣大老年人的實(shí)際生活需求及娛樂需求。截至目前，全國老年大學(xué)數(shù)量達(dá)7萬多所，老年人不僅可以在老年大學(xué)學(xué)習(xí)各類知識(shí)及技能，同時(shí)還豐富了自己的生活。現(xiàn)階段，老年大學(xué)學(xué)員數(shù)量仍處于高速增長狀態(tài)，這就對(duì)檔案管理工作提出了更高要求。但是從當(dāng)前部分老年大學(xué)檔案管理情況來看，仍然存在較多問題尚未解決，影響著老年大學(xué)教育工作質(zhì)量與成效。由此可見，對(duì)如何加強(qiáng)老年大學(xué)檔案管理工作進(jìn)行探討，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

1 老年大學(xué)檔案管理的特點(diǎn)

第一，分散性特點(diǎn)。相比較于普通高等教育，老年大學(xué)教育參與主體包含了學(xué)校、教師、老年人群體，因此大學(xué)檔案管理內(nèi)容也包含了學(xué)校發(fā)展建設(shè)規(guī)劃、教師教育教學(xué)方案、老年人身份信息等。這些檔案一部分保存在學(xué)校檔案室，一部分分散于教師或者老年人手中。由此可見，老年大學(xué)檔案管理工作具備分散性特點(diǎn)。第二，復(fù)雜性特點(diǎn)。老年大學(xué)的教育對(duì)象是老年人群體，其入學(xué)時(shí)間、受教育水平等存在一定差異，增加了人力資源檔案復(fù)雜性。此外，老年大學(xué)開設(shè)的課程較為豐富，如養(yǎng)生保健、國畫書法、烹飪手工等多門課程，加劇了教育教學(xué)檔案的復(fù)雜性[2]。

2 老年大學(xué)加強(qiáng)檔案管理的必要性

檔案管理工作是老年大學(xué)綜合管理工作的重要組成部分，在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、規(guī)律認(rèn)知、歷史記錄、未來規(guī)劃指導(dǎo)等層面發(fā)揮積極作用。近幾年來，國內(nèi)各大老年大學(xué)檔案管理工作逐步做到了專人專管、持續(xù)規(guī)范，并取得了顯著成效。下文就新形勢下老年大學(xué)加強(qiáng)檔案管理的必要性進(jìn)行具體闡述。

2.1 檔案管理工作代表著學(xué)校形象

老年大學(xué)檔案管理工作經(jīng)歷了長期發(fā)展，已經(jīng)逐步形成了完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒獭⒁?guī)章制度等，檔案資料積累、整合、分類、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)均可以如實(shí)反映學(xué)校的整體形象。只有做到資料齊全、信息精準(zhǔn)，方可反映出老年大學(xué)精細(xì)化管理水平。此外，檔案管理人員的專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)、對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知等情況，也能夠在一定程度上反映老年大學(xué)發(fā)展?fàn)顩r；檔案資料存放與布局、各類現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用等，反映老年大學(xué)生的統(tǒng)籌能力及各項(xiàng)工作方案的落實(shí)情況。由此可見，檔案管理工作是老年大學(xué)的形象縮影，做好檔案管理工作至關(guān)重要。

2.2 檔案管理工作可以調(diào)動(dòng)教職工的愛校情懷

老年大學(xué)檔案管理人員在教職工進(jìn)行工作交流合作過程中，可以利用檔案管理工作逐步深化教職工的愛校情懷。例如，老年大學(xué)每年組織開展的教職工職稱評(píng)定活動(dòng)，都會(huì)核實(shí)教職工個(gè)人的檔案資料；教職工及其子女所參與的社會(huì)活動(dòng)也會(huì)定期核實(shí)檢查。此外，老年大學(xué)生每次的檢查工作都是隨機(jī)的，由于部分學(xué)校檔案管理人員并不是專職人員，平時(shí)負(fù)責(zé)的管理內(nèi)容較多，在言行舉止上需要加強(qiáng)規(guī)范。如此一來，部分教職工就會(huì)將對(duì)檔案管理工作的不滿情緒帶到課堂上，無法保障教學(xué)質(zhì)量。加強(qiáng)老年大學(xué)檔案管理工作則可以讓教職工順利完成查對(duì)工作，教師也會(huì)提升對(duì)檔案管理工作的認(rèn)同感，深化個(gè)人愛校情懷，提高教育工作質(zhì)量。

2.3 檔案管理工作對(duì)校園文化建設(shè)至關(guān)重要

各項(xiàng)檔案資料可以清楚地記錄老年大學(xué)的發(fā)展歷史，如果沒有檔案管理工作的支持，老年大學(xué)無法記錄和總結(jié)規(guī)范發(fā)展歷史。學(xué)校歷任校長提出的辦學(xué)理念、發(fā)展戰(zhàn)略，將這些理念轉(zhuǎn)化為廣大教職工的實(shí)踐行動(dòng)、各時(shí)期學(xué)校的制度建設(shè)與完善情況、社會(huì)各界對(duì)學(xué)校的認(rèn)可程度等內(nèi)容，均會(huì)在老年大學(xué)檔案中的得到體現(xiàn)。因此，老年大學(xué)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理，依據(jù)本校實(shí)際情況發(fā)揮好檔案資料的應(yīng)有價(jià)值。

2.4 檔案管理工作可以為教學(xué)評(píng)估提供精準(zhǔn)材料

教學(xué)評(píng)估工作是一項(xiàng)針對(duì)性、政策性很強(qiáng)的工作內(nèi)容，對(duì)學(xué)校建設(shè)與發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。不僅可以提高老年大學(xué)的教育教學(xué)質(zhì)量，同時(shí)還可以為學(xué)校管理工作注入新活力。通過教學(xué)評(píng)估，進(jìn)一步明確老年大學(xué)辦學(xué)思路，提高教學(xué)工作的重要地位，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。而教學(xué)評(píng)估工作需要以大量原始檔案資料為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案管理則可以提升老年大學(xué)教學(xué)評(píng)估客觀行、公正性。

3 現(xiàn)階段老年大學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，國內(nèi)各老年大學(xué)的學(xué)生檔案管理工作已經(jīng)逐步形成規(guī)模化、規(guī)范化工作機(jī)制，并且工作成效日漸顯著。具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理室極具規(guī)模，格局明朗、分類清晰。部分老年大學(xué)生還在檔案管理室中設(shè)置了獎(jiǎng)杯陳列、影像資料陳列位置，設(shè)置了文字檔案資料儲(chǔ)藏柜等；第二，專門成立了檔案管理工作小組，權(quán)責(zé)明確，做到了責(zé)任到人；第三，嚴(yán)格按照檔案資料的內(nèi)容、價(jià)值進(jìn)行分類儲(chǔ)存管理，檔案內(nèi)容齊全且完整；第四，注重對(duì)學(xué)員獲獎(jiǎng)證書、資料的收集工作；第五，工作人員注重利用現(xiàn)代化技術(shù)手段推進(jìn)檔案管理工作，并建立了電子檔案，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作相對(duì)接。

3.1 檔案管理信息更新變化快

相比較于我國普通高等教育，老年大學(xué)在教育對(duì)象、內(nèi)容、目標(biāo)、教學(xué)周期上存在很大不同。老年大學(xué)教育教學(xué)工作面向的主要對(duì)象是廣大中老年群體，屬于可自主選擇是否接受的教育模式，對(duì)老年人進(jìn)行短期的，針對(duì)性較強(qiáng)的教學(xué)與培訓(xùn)。老年人可以根據(jù)自己的興趣愛好選擇學(xué)習(xí)課程，并且老年大學(xué)的課程種類較為豐富。但是老年大學(xué)由于教學(xué)周期短、學(xué)院構(gòu)成較為復(fù)雜、人員流動(dòng)速度快等特點(diǎn)影響，因此其檔案管理工作難度較大。例如，很難高效開展學(xué)員個(gè)人信息錄入與實(shí)時(shí)管理等，在一定程度上加劇了老年大學(xué)教育工作的混亂性。此外，老年大學(xué)學(xué)員并非同一時(shí)間統(tǒng)一入學(xué)的，每一名學(xué)員的受教育程度不同，學(xué)校需要根據(jù)學(xué)員個(gè)體的實(shí)際情況制定針對(duì)性培訓(xùn)課程。但是受到專業(yè)課程多、人員構(gòu)成復(fù)雜等因素影響，學(xué)校檔案管理部門無法及時(shí)更新檔案資料，加大了檔案管理難度。

3.2 傳統(tǒng)檔案管理模式仍占主流

根據(jù)我國多數(shù)老年大學(xué)檔案管理情況來看，可以發(fā)現(xiàn)以紙質(zhì)檔案為主體的傳統(tǒng)人工管理模式仍然占主流[3]。雖然隨著我國科技領(lǐng)域創(chuàng)新發(fā)展，多數(shù)老年大學(xué)推進(jìn)了教育信息化建設(shè)工作，但是在檔案管理領(lǐng)域仍存在信息技術(shù)應(yīng)用不足的情況。究其原因主要有以下幾方面：第一，老年大學(xué)檔案管理人員尚未熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，甚至部分年齡較大的檔案管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及新型檔案管理模式持有抵觸心理，更傾向于使用紙質(zhì)檔案開展檔案管理工作。第二，老年大學(xué)學(xué)員缺少網(wǎng)絡(luò)信息習(xí)慣與思維，在自主學(xué)習(xí)活動(dòng)中無法利用信息平臺(tái)查閱學(xué)習(xí)資料或者上傳身份信息等，因此部分老年大學(xué)為了遷就學(xué)員仍然使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。第三，老年大學(xué)的教育收入有限，多為當(dāng)?shù)卣块T財(cái)政撥款及社會(huì)公益機(jī)構(gòu)捐款，因此導(dǎo)致老年大學(xué)現(xiàn)代化檔案管理創(chuàng)新工作資金不足，迫于無奈仍使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。

3.3 高素質(zhì)檔案管理人才不足

老年大學(xué)檔案管理工作的順利開展與改革創(chuàng)新離不開專業(yè)人才的支持與助力。可以說，檔案管理人員的專業(yè)能力及綜合素養(yǎng)是老年大學(xué)檔案工作質(zhì)量的決定性因素之一。現(xiàn)階段老年大學(xué)在組織開展檔案管理工作中存在高素質(zhì)管理人才不足的問題。最新調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，某老年大學(xué)109名檔案管理人員中本科及以上學(xué)歷的僅占32人，專科學(xué)歷的人員也僅有41人。其中，近20%至35%的檔案管理人員沒有接受過系統(tǒng)教育與專業(yè)培訓(xùn)，這就在一定程度上制約著老年大學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量提升與創(chuàng)新發(fā)展。

3.4 檔案管理工作環(huán)境較差

老年大學(xué)檔案管理工作環(huán)境也是影響檔案管理工作質(zhì)量及最終管理成效的重要因素。由于當(dāng)前多數(shù)老年大學(xué)管理者尚未認(rèn)識(shí)到推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革工作的重要意義，因此對(duì)檔案管理工作的建設(shè)資金投入力度較低，最終導(dǎo)致老年大學(xué)無法獲得充足資金引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備，也無法構(gòu)建完善的檔案管理平臺(tái)[4]。這不僅限制了老年大學(xué)檔案管理工作的效用發(fā)揮，同時(shí)還加劇了檔案管理工作的滯后性，不利于老年大學(xué)教育教學(xué)工作的順利開展。此外，檔案管理工作環(huán)境較差還會(huì)影響檔案管理人員的工作積極性，無法保障檔案管理工作的質(zhì)量。

4 加強(qiáng)老年大學(xué)檔案管理工作策略

4.1 更新檔案管理理念

檔案管理是老年大學(xué)教育教學(xué)工作中的重要組成部分，蘊(yùn)含的教育工作資料、學(xué)員綜合能力發(fā)展資料、教學(xué)方案等，都可以為老年大學(xué)優(yōu)化教育教學(xué)服務(wù)水平提供有力支持。如果老年大學(xué)不及時(shí)創(chuàng)新改革檔案管理模式，勢必會(huì)導(dǎo)致各類檔案資料管理無序，從而影響檔案開發(fā)利用效率。針對(duì)現(xiàn)階段老年大學(xué)普遍存在的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式占主流的情況，老年大學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)形成與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，認(rèn)清現(xiàn)代化信息技術(shù)為老年大學(xué)檔案管理工作帶來的新機(jī)遇，以此推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革工作。

第一，形成數(shù)字化檔案管理意識(shí)。新形勢下科技領(lǐng)域創(chuàng)新發(fā)展，各類現(xiàn)代化信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域中。老年大學(xué)檔案管理工作人員也應(yīng)當(dāng)形成數(shù)字化檔案管理意識(shí)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新。將各類紙質(zhì)版檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案并儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)云端，利用信息平臺(tái)檢索功能開展檔案資料查詢與修改服務(wù)工作[5]。第二，老年大學(xué)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想教育，并通過考核檢測管理人員的檔案管理理念更新效果。檔案管理人員則需要樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，借助多種渠道學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理技能，從而提高老年大學(xué)檔案管理成效。第三，在得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視以后，檔案管理工作中所面臨的部分問題就會(huì)迎刃而解，學(xué)校檔案管理規(guī)范性也會(huì)明顯提升。但是由于老年大學(xué)日常工作涉及課堂教學(xué)、實(shí)踐活動(dòng)、教學(xué)管理、后勤保障、財(cái)務(wù)管理等內(nèi)容，工作復(fù)雜性較強(qiáng)。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不可能將全部精力放在檔案管理上。基于此，老年大學(xué)生負(fù)責(zé)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)尋求領(lǐng)導(dǎo)支持，抓住時(shí)機(jī)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)闡明檔案管理的重要價(jià)值，用真實(shí)案例打動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)。例如，做好檔案管理工作可以為學(xué)校創(chuàng)造更大價(jià)值、實(shí)現(xiàn)降本增效，從而為檔案管理工作獲取經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等方面支持，為老年大學(xué)檔案管理工作順利推進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.2 提高檔案管理技術(shù)水平

新形勢下，推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)與發(fā)展已經(jīng)成為一種必然趨勢，老年大學(xué)應(yīng)當(dāng)提高檔案管理技術(shù)水平，以此確保檔案管理工作效能最大化。

第一，深化數(shù)字技術(shù)應(yīng)用度。例如，針對(duì)現(xiàn)階段各種紙質(zhì)檔案利用文件掃描儀器將其轉(zhuǎn)化為電子檔案或圖片，然后上傳至檔案數(shù)據(jù)庫中。或者以錄像、視頻等形式做好檔案資料記錄工作，促使各類檔案資料發(fā)揮好參考與利用價(jià)值。第二，利用微縮技術(shù)和現(xiàn)代科技加強(qiáng)檔案保密管理。例如，在儲(chǔ)存檔案過程中使用自帶數(shù)據(jù)備份功能的服務(wù)器、將辦公站與辦公網(wǎng)絡(luò)對(duì)接、利用光盤庫進(jìn)行刻錄備份等；又如，制定物理阻隔或者網(wǎng)絡(luò)防火墻安全措施，合理規(guī)避黑客入侵、電腦病毒侵害等，確保老年大學(xué)檔案完整性與安全性。

4.3 提高檔案工作服務(wù)水平

老年大學(xué)檔案組織開展檔案管理工作的主要目的就是為了實(shí)現(xiàn)教育資源高效共享，從而不斷提高教育教學(xué)質(zhì)量及效率，提高老年學(xué)生的滿意度。針對(duì)現(xiàn)階段老年大學(xué)檔案管理工作中存在的傳統(tǒng)檔案管理模式滯后性問題，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)做好服務(wù)質(zhì)量提升工作，優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案開發(fā)效率與利用價(jià)值。

第一，設(shè)計(jì)檔案資料檢索工具，編研利用率高的檔案資料，然后利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、信息化管理體系等推進(jìn)檔案管理工作，不斷提高老年大學(xué)檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性，為老年大學(xué)生提供高質(zhì)量教育服務(wù)。第二，優(yōu)化檔案收集與儲(chǔ)存管理流程[6]。在檔案資料收集過程中，檔案管理人員可以按照不同門類、載體等進(jìn)行分類收集，精準(zhǔn)過濾無用價(jià)值的檔案資料，釋放更多檔案儲(chǔ)存與利用空間。第三，老年大學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重提升工作效率，在實(shí)際工作中明確檔案管理目標(biāo)、不同檔案使用方向等，確保檔案管理質(zhì)量。

4.4 引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備

新形勢下，各老年大學(xué)要想順利推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革工作，真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，還應(yīng)當(dāng)注重合理設(shè)計(jì)良好的檔案管理工作環(huán)節(jié)。工作環(huán)境中包含了思想層面及基礎(chǔ)設(shè)施層面[7]。針對(duì)思想層面，老年大學(xué)在提高全體職工對(duì)檔案管理工作重視度的過程中就可以逐漸營造全員參與、全過程及全方位管理的氛圍，為老年大學(xué)檔案管理工作的順利開展?fàn)I造良好的思想環(huán)境。基礎(chǔ)設(shè)備層面，老年大學(xué)則需要結(jié)合實(shí)際檔案管理需求引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備，為檔案管理創(chuàng)新奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)環(huán)境基礎(chǔ)。

第一，定期更新計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化設(shè)備，構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)，提高檔案資料傳輸及處理效率。例如，老年大學(xué)可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)檔案管理軟件、檔案數(shù)據(jù)庫等，按照檔案類型、應(yīng)用價(jià)值、機(jī)密等級(jí)等進(jìn)行分類儲(chǔ)存。同時(shí)，利用信息平臺(tái)與各部門或者其他老年大學(xué)進(jìn)行檔案信息交互，持續(xù)完善檔案管理體系，促使各類檔案資料在老年大學(xué)教育教學(xué)工作中發(fā)揮最大化效能[8]。第二，由于基礎(chǔ)設(shè)備引進(jìn)需要充足資金的支持，對(duì)此老年大學(xué)需要加強(qiáng)與外部企業(yè)的合作，拉攏投資，以此滿足老年大學(xué)檔案管理創(chuàng)新需求，營造良好的工作環(huán)境。

4.5 健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)

在加強(qiáng)老年大學(xué)生檔案管理過程中，管理部門應(yīng)當(dāng)注重依據(jù)實(shí)際情況建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)校方對(duì)檔案管理工作的有效領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校不僅應(yīng)當(dāng)成立專門負(fù)責(zé)的檔案管理工作小組，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)成立領(lǐng)導(dǎo)小組，及時(shí)為老年大學(xué)檔案管理工作提供指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。領(lǐng)導(dǎo)小組在日常工作中主要負(fù)責(zé)認(rèn)真分析當(dāng)前檔案管理所涉及的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、檔案開發(fā)利用等問題，及時(shí)改善檔案管理工作條件。同時(shí)，利用先進(jìn)信息技術(shù)逐步構(gòu)建檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)，確保檔案管理工作與學(xué)校其他工作協(xié)同開展。此外，領(lǐng)導(dǎo)小組還應(yīng)當(dāng)深刻解讀《檔案法》，然后依據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，不斷深化教職工檔案管理意識(shí)，形成人人重視、全員參與的檔案管理工作體系[9]。

4.6 豐富儲(chǔ)藏室，提高檔案綜合管理成效

老年大學(xué)在組織開展檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)注重多層次、多渠道地收集各類檔案資料，以此彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中存在的信息不完善、收集不及時(shí)、開發(fā)利用率低等問題。這樣就可以在豐富檔案館藏的同時(shí)，促使檔案管理人員將更多精力集中到檔案開發(fā)利用上，不斷提高老年大學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量及效率。例如：建立科學(xué)合理的檔案館藏室結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)圖片、視頻、音頻等影像資料檔案，錦旗、牌匾、獎(jiǎng)杯、證書等實(shí)物檔案的收集力度。不同載體、不同類型、不同內(nèi)容的檔案資料均包含了學(xué)校的發(fā)展歷史，能夠?yàn)槔夏甏髮W(xué)建設(shè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。

4.7 注重挖掘潛能，提升檔案服務(wù)效率

各老年大學(xué)在推進(jìn)檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)把握好工作初衷，發(fā)揮好各類檔案資料的服務(wù)價(jià)值，以便工作人員利用檔案指導(dǎo)學(xué)校教育工作，推進(jìn)學(xué)校建設(shè)與可持續(xù)發(fā)展[10]。基于此，在實(shí)際檔案管理工作中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)打擊一切形式化行為，避免出現(xiàn)工作人員整理毫無頭緒的劣質(zhì)檔案，最終導(dǎo)致優(yōu)秀檔案無法陳列在檔案室的情況發(fā)生。要想最大限度發(fā)揮好檔案服務(wù)價(jià)值，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)高度重視教職工使用檔案行為的規(guī)范性，確保全體教職工認(rèn)清檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，為老年大學(xué)檔案管理工作順利推進(jìn)做出貢獻(xiàn)。除此之外，為了更好推進(jìn)老年大學(xué)檔案管理工作，校方還應(yīng)完善好檔案檢索工具，如編制學(xué)校檔案檢索目錄。有條件的老年大學(xué)還可以開通校園網(wǎng)，這樣不僅可以方便教職工及時(shí)查找所需材料，同時(shí)還可以為社會(huì)各界正確認(rèn)識(shí)老年大學(xué)生開放“綠色窗口”。

5 結(jié)束語

綜上所述，新形勢下加強(qiáng)老年大學(xué)檔案管理工作是十分必要且關(guān)鍵的。這不僅是老年大學(xué)檔案管理工作順應(yīng)人口老齡化發(fā)展趨勢的必然舉措，同時(shí)也是創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理水平與質(zhì)量的有效路徑，對(duì)于提升老年大學(xué)教育教學(xué)工作而言意義重大。基于此，各老年大學(xué)應(yīng)當(dāng)把握好現(xiàn)階段檔案管理分散性及復(fù)雜性特點(diǎn)，深刻分析現(xiàn)存的檔案管理問題及背后的原因。通過更新檔案管理理念、創(chuàng)新檔案管理模式、提高檔案工作服務(wù)水平、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備等方式，提高老年大學(xué)檔案管理水平及質(zhì)量，為后續(xù)老年大學(xué)教育方案制定、教學(xué)目標(biāo)及教學(xué)模式優(yōu)化等工作提供基礎(chǔ)保障，從而為廣大老年大學(xué)生提供更為優(yōu)質(zhì)的教育服務(wù)。

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