疾病預防控制中心檔案管理信息化建設路徑

孫明焱

摘要：檔案管理信息化是當前疾控中心管理工作的重點項目之一，管理檔案信息化有助于優化檔案管理的系統程度，落實檔案信息的采集，加強檔案管理的利用。基于此，本文對疾病預防控制中心檔案管理信息化建設情況進行了分析，明確了檔案管理的新路徑，形成了更加完善的信息化建設標準，指出疾控中心逐步落實信息采集、信息管理和信息利用工作，可實現檔案管理的優化與升級。

關鍵詞：疾控中心；信息化；檔案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20241230

數字化技術的發展，大大推動了疾病預防控制中心（下文簡稱“疾控中心”）的數字管理進程，疾控中心作為疾病預防的重要機構，在疾病監測、預警、防控等方面扮演著極其重要的角色，通過應用數字化技術，可以滿足防治、預測等管理需求。

一、信息化檔案管理的概念及特點

信息化的檔案管理就是利用信息化手段對原有的檔案進行信息化操作，這是一種新的管理方式，其可解決傳統檔案管理中存在的諸多問題，進一步提升檔案管理的效率和質量。信息化的檔案管理可以使疾控中心的檔案信息更加全面、準確、可靠，從而及時提供監測預警和防控數據。同時，可以減少采集、共享信息的時間和成本，提高檔案管理的實效性和準確性，從而為疾控工作提供監督管理和指導。具體來說，疾控中心檔案管理的信息化就是要通過數字信息技術對原有的檔案信息進行數字升級，通過技術的研究和應用，加強檔案管理的信息共享和信息協同能力，同時不斷提高檔案管理的水平，減輕工作人員的壓力，提高疾控工作的質量和效率。同時，疾控中心也需要加強數據分析能力、數字應用能力、數字可視化建設能力，提高預警和監測水平。

從特點上來分析，檔案管理的信息化是疾控中心對各類檔案進行組織、管理、保護和重新利用的一個過程。在數字化時代，疾控中心必須掌握的現代化管理方法，這對于檔案的信息傳遞效果、檔案管理安全以及現代化水平都具有重要作用。目前，檔案數據的信息化包括檔案的采集、加工、存儲、檢索、保護、利用等多個環節，涉及網絡的搭建、數據庫的建設、數據的存儲、數字化處理等一系列手段，是對傳統檔案的信息升級。

二、疾控中心檔案信息化建設的成效分析

第一，檔案管理信息化為疾病監測提供了規范性。疾控中心利用數字檔案加強了對疾病的有效監測，利用數字化的手段，對某一個地區的流行病信息進行收集、整理分類和標準化處理，形成規范化的檔案系統，便于不同地區對同一時段的流行病進行共享和互通，為疾病的科學防治提供數據支撐。同時，幫助公共衛生管理部門實現疾病的動態監測和有效跟蹤，查找可疑人員，實現精細化管理，為公共衛生提供更加精準的決策依據。此外，這種信息化成果便于疾控中心制作數字化的電子病歷檔案，借助數字管理系統，讓醫療機構可以在共享平臺上查詢相關數據，發揮數字檔案的建設成效。

第二，檔案管理的信息化大幅提升了疾控中心信息應用的安全性。伴隨著技術手段的升級，信息泄露、信息篡改和信息不全已經成為影響疾控中心日常檔案管理的重要因素。通過開展檔案信息化建設，能夠對數據進行全方位的安全保護。例如：應用區塊鏈技術對數據的傳輸進行加密和解碼，可防止數據的泄露和被惡意攻擊，必要時還能夠備份和恢復已經被惡意攻擊的數據，進一步提高疾控中心檔案信息化的完整性和可用性。

第三，檔案管理的信息化大幅提升了疾控中心信息的整合水平，更有利于開展疾病的預警和監測。信息化后的檔案能夠有效整合在一起，方便疾控中心實時監測和預警，同時建立可視化的動態監測模型。例如：在對某一種傳染病跟蹤時，可以按照不同地區、不同年齡段、不同性別進行差異化的圖表繪制，并建立數學預測模型，從而實現更加精準的疾病預測和預警。這種檔案信息的數字化，也使得跨地區的監測和預警成為可能。各地區疾控中心進行數字共享，通過信息整合與交換，可以實現對某一種疾病的跨地區監測，更加精準、高效地進行防控。這種信息化管理的成果也更有助于了解患者的具體情況，從而為其制定精準的治療方案，進一步建設更加高效的公共衛生體系。

三、進一步推進疾控中心檔案管理信息化的路徑

（一）加強檔案管理認知，促進信息化建設

進一步發揮思想指揮棒的作用，只有從思想層面、文化層面構筑完善的體系和機制，才能夠真正促使疾控中心強化檔案管理的信息化建設，認識到數字信息檔案技術的重要性，從而有效落實。

為此，疾控中心要組織相關培訓和教育活動，向工作人員普及檔案管理信息化的重要性和意義。可以邀請專業人士進行培訓講座，分享信息化檔案管理的理論知識和實踐經驗，提升工作人員對信息化檔案管理的認知水平。通過介紹其他地區或單位在檔案管理信息化方面取得的成績，激發工作人員的學習興趣和動力。還可以組織學習交流會，邀請有成功經驗的疾控中心代表分享經驗做法，并討論如何在自身工作中應用。

在頂層設計上，疾控中心需要制定和完善相關制度，明確檔案管理信息化的目標、原則和具體要求。將信息化檔案管理融入工作流程，使之成為日常工作的一部分。領導干部要發揮積極的帶頭作用，加強對檔案管理信息化人員的重視，并轉變工作模式和管理手段，將信息化工作落到實處。同時，多方面籌措資金，加強對數字檔案信息硬件和軟件設施的投入。還需要成立專門的團隊負責檔案管理信息化工作，團隊成員可以來自不同崗位或部門，具備相關的專業知識和技能。專家團隊負責研究、制定具體的實施方案，并提供技術支持和咨詢服務，推動信息化檔案管理工作的順利進行。

在配套機制上，建立監測和評估機制，定期對信息化檔案管理的進展和效果進行評估和反饋。根據評估結果，及時調整和改進工作策略，推動思想認知的深化，并將信息化建設成果和應用水平納入人員的績效評估和工作考核，進一步提升檔案管理信息化建設的成效。

（二）全面優化、完善疾控檔案管理體系

1.明確檔案部門的工作職能

基于目前的法律法規體系，對疾控中心檔案部門的工作職能進行詳細調整，按照各地區疾控中心的實際情況，對檔案內容進行精細的劃分和歸檔，確保所有的崗位職責清晰、合理，便于檔案工作人員開展工作，具體包括：建立檔案收集和整理的標準和流程，確保檔案的完整性和準確性；建立檔案保管的規范和標準，制定檔案存儲的方法和措施，例如：使用特定的存儲設備和技術，確保檔案的長期保存和易于檢索。建立檔案檢索和利用的機制和系統，以便快速、準確地提供所需的檔案信息；根據需求提供檔案的復制和傳遞服務，便于相關部門和個人的工作；根據檔案的價值和用途進行評估，制定檔案審查和鑒定的標準和程序，確保檔案的合規性和安全性；了解和應用信息技術和軟件，設計開發適合需要的檔案管理系統，包括檔案的數字化、在線檢索和共享等功能。

總之，在疾控中心檔案信息化建設的過程中，檔案管理部門作為一個獨立部門，需要明確工作職能，包括檔案的收集和整理、保管和歸檔、檢索和利用、審查和鑒定、檔案管理系統的建設和維護等。通過合理組織和規范工作流程，提高檔案管理工作的有效性和信息化水平。

2.提升疾控中心對規范檔案管理的重視程度

通過各種渠道向工作人員普及檔案管理的重要性和規范要求，可以通過組織培訓班、定期開展宣講活動，增加工作人員的檔案管理意識。同時，制定詳細的檔案管理制度，包括檔案的歸檔、整理、檢索等方面的規定，明確責任人和流程。例如：指定一名領導分管、落實檔案管理的各項工作，包括硬件設施的日常維護、經費的籌措、協助各科室推進檔案管理的資料搜集和規范化等，確保檔案管理工作的有序進行。

疾控中心應增加對檔案管理的投入，包括提供必要的檔案管理設備和軟件、培訓工作人員、提供足夠的時間和資源等。基層疾控中心往往缺乏專門的檔案管理人員，工作人員身兼數職，日常工作十分繁忙，為了提高檔案信息化意識和檔案信息化能力，需提高工作人員對檔案管理的重視程度。這里的支持既包括組織文化支持，也包括物質支持，還包括必要的培訓獎勵和其他激勵措施。

疾控中心還應建立健全檔案管理的監督檢查機制，定期進行檢查和評估。對于不合格的地方，要及時整改，并采取相應的獎懲措施，引導工作人員重視檔案管理工作。在評估過程中，可以組織一些成功的案例和實踐經驗，充分說明規范檔案管理的好處和效果，激勵工作人員廣泛參與檔案管理工作。但是，不論哪一種激勵手段，都要重點抓落實，將評估的結果和信息化建設的成效，嚴格地與日后的工作融合，引導工作人員樹立正確的檔案管理意識，承擔起自身的檔案信息化職責，保障檔案信息的完整性和安全性，不斷加強自我學習和技術升級，確保在符合崗位工作需求的同時，提升檔案信息化管理水平。

3.提高檔案管理人員的信息化技能

對管理人員進行更加完善的信息化技能培訓，包括掃描、文檔識別、分類整理等內容，以提高檔案數字化管理的效率和質量。同時，包括數據分析、人工智能、云計算等，使人員深入了解前沿技術，正確處理和保護敏感數據，防止信息的泄露和濫用。此外，培訓人員應掌握如何在多個部門或機構之間共享和協同工作，以提高信息共享與協同管理的能力。

為了提高培訓的實效，疾控中心應采取多元化的培訓方法，盡可能結合管理人員的年齡、性別、興趣愛好以及自身的知識水平和認知結構，選擇適當的培訓方式。邀請行業專家舉辦講座，介紹最新的信息化技術和趨勢。組織實際案例演練，讓人員親自操作實際情境，提高技能的應用能力。同時，構建在線學習平臺，提供各種技術培訓課程，讓人員根據自身需求自主學習。此外，可建立各疾控中心間的檔案管理交流平臺，定期舉辦檔案管理經驗分享會、座談會等，促進各地區之間的學習和借鑒。通過分享成功的案例和經驗，提高疾控中心對檔案管理的認知和重視程度。

最重要的是，將培訓評估的結果整合在一起，合理衡量人員的工作水平，與其職位的晉升和工作績效的考核充分結合。通過在線測試或考核作業，評估參訓人員對培訓內容的掌握情況。培訓后，應發放問卷，了解培訓效果和改進建議，并安排參訓人員應用所學知識解決實際問題，評估其能力和實際應用效果。同時，定期跟蹤參訓人員的工作情況，了解持續其學習和提升情況。

（三）完善疾控中心檔案管理的信息化工作流程

根據《歸檔范圍和保管期限表》的相關內容，建立完善的預立卷制度，在匯總、積累、整理和歸檔各個環節都具備明確的崗位責任制。

在檔案信息的搜集階段，按照檔案領取—任務分配—分類排序—頁碼編制—檔案掃描的流程，對所有的檔案信息進行數字化轉換，并形成檔案數字圖像。管理人員應對獲得的數字圖像進行質檢，錄制單機模式和多機模式，完成數據采集和質量檢驗工作，并形成標準化結構的數據圖譜，建設數據庫生成案卷目錄。同時，還要做好數據備份，避免數據的丟失和被其他內容覆蓋，并完成卷內目錄的繪制。最終，進行檔案裝訂—檔案裝盒—檔案歸還，形成完整的工作流程。

此外，還需要確保檔案管理工作的質量，不斷提升歸檔率和完整率。在加強業務建設的同時，還要引入多種數字化的管理手段，實現檔案檢索、統計、數據對比、分析的高效化。

四、結語

綜上所述，疾控中心需要高度重視檔案管理的信息化工作，結合數字手段、智能化手段實現檔案信息化的規范發展，深入挖掘檔案的價值，建立完善的工作流程，并培訓一批具有高素質、高技能、高水平的檔案信息化管理人員。

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