基層事業單位檔案管理現代化實現路徑探析

張菲

摘 要：任何一個事業單位的發展都離不開檔案管理工作，現代化的管理方式更是為檔案管理工作帶來了很多優勢。檔案管理是事業單位管理工作的基礎，更是單位發展的依據和寫照，檔案管理不僅是一項非常重要的工作，還關系著事業單位整體的決策方向。隨著時代的快速發展以及社會經濟水平的不斷提高，人們對基層事業單位檔案管理的重視程度也逐漸加大，在新形勢下有必要轉變基層單位檔案管理方式，以滿足現代化發展的要求，幫助基層事業單位健康、穩定發展。結合基層事業單位具體工作情況，文章對基層事業單位檔案工作如何實現規范化、科學化、系統化管理展開了探討，并闡述了信息技術在檔案管理中的應用，以提高檔案管理效率，希望能夠解決現代基層事業單位檔案管理中存在的問題。

關鍵詞：基層事業單位；檔案管理；現代化；路徑

中圖分類號：G271；D630 文獻標識碼：A

引言

在信息化時代，各行各業普遍應用先進的數字化技術，基層事業單位更需要將先進的技術應用到檔案管理工作中，以解決當前因人為因素導致的效率低、準確性差和傳遞速度慢等諸多問題。加快檔案管理現代化進程，有助于實現基層事業單位檔案管理工作效率的提高。我國基層事業單位是國民經濟發展、社會和諧穩定的重要部門，在社會公共服務體系中占據著重要地位，實現基層事業單位檔案管理工作現代化，有助于社會安定團結，促進社會經濟穩定、快速發展。基層事業單位檔案管理工作的優秀程度，直接決定了其管理資料的完整與否，對基層事業單位未來的發展有著重要影響。

目前，隨著信息技術的不斷發展，基層事業單位長久以來沿用的傳統檔案管理模式逐漸表現出一些弊端和不足，已無法滿足信息時代對檔案管理的需求。因此，對于基層事業單位來說，當前最重要的任務就是積極分析和掌握檔案管理現代化的內涵，在此基礎上大力開展實施檔案管理現代化，才能夠促使檔案管理工作快速有序開展，跟上時代進步的節奏，滿足新時代基層單位的需求。

一、檔案管理工作的發展趨勢

1.檔案管理工作向信息化、數字化發展

隨著信息技術的普及，基層事業單位基本構建了自己的檔案管理信息系統，實現了無紙化辦公。以電子文檔的形式錄入和存儲檔案已成為主流形態，有效提高了檔案管理的安全性和便捷性。

2.檔案利用方式多樣化

檔案管理水平的提高，促進了檔案內容和利用的多樣化發展，有效滿足了利用群體的多樣化和個性化需求，豐富了檔案的利用方式。

3.檔案服務趨于大眾化

網絡、計算機及智能手機的普及，讓檔案利用服務的終端方式多樣化，人們不再需要到特定的檔案館、檔案室查找相關檔案資料，通過計算機或者手機就可登錄檔案館管理系統查閱。現代科技的進步，推動了檔案利用大眾化的趨勢。

二、實現檔案管理現代化的重要意義

當前，利用信息技術實現檔案管理現代化，已經成為我國基層事業單位檔案管理工作的必然趨勢。實現基層事業單位檔案管理現代化，有效提高了國家檔案信息的傳播效率，并推動了現代化信息技術的進一步發展，是提高基層事業單位檔案管理的重要手段，是社會發展的必然趨勢。針對傳統檔案管理中紙質檔案管理模式的滯后性，實現了檔案管理現代化，滿足了時代發展的要求，是確保基層事業單位穩步發展的關鍵。因此，基層事業單位應增強對檔案管理現代化重要性的認識。

1.現代化管理模式是檔案事業發展的必然趨勢

我國社會經濟的繁榮發展，對檔案事業提出了更高的要求。無論是檔案數量還是規模上的大幅增加，已經讓傳統的檔案管理方式無法滿足社會的需求。社會公眾對檔案的利用訴求與日俱增，面對大眾多樣化和個性化的需求，檔案管理工作的方式注定要發生改變。傳統的人工、紙質檔案管理模式，難以適應當今檔案工作的實際發展要求，反而對檔案事業的發展產生了阻礙作用。鑒于此，將信息技術融入檔案管理工作中的現代化管理模式，必將成為檔案事業發展的必然趨勢，將檔案事業發展帶入新的階段。

2.現代化檔案管理模式是社會主義市場經濟繁榮發展的要求

社會主義市場經濟的繁榮發展，對檔案管理工作提出了新的要求，要制定出與市場經濟發展相匹配的發展策略。傳統檔案管理模式與社會主義市場經濟對檔案開發、利用的要求存在不小的差距，無法滿足其要求。因而，實現檔案管理現代化，是滿足社會主義市場經濟發展的必要措施。

3.檔案管理現代化是解決傳統管理方式不足的重要手段

傳統檔案管理模式以人工、紙質檔案為主，會由于人為因素導致其工作效率低下，紙質檔案的破損、遺失甚至出現泄密的情況也是屢見不鮮，嚴重影響了檔案管理工作的整體效果。在利用信息技術的現代化檔案管理模式中，有效解決了上述傳統檔案管理模式的不足之處，在確保檔案真實性和完整性的基礎上，為檔案利用群體提供了便利的服務，切實提高了檔案管理工作的效率。

4.有效推動基層事業單位的發展

現代化檔案管理模式是實現基層事業單位檔案管理的有效途徑。在市場經濟的不斷推動下，現代化的管理手段也呈現多樣化的發展趨勢。將現代化技術手段高質量地應用于事業單位檔案管理工作中，使其智能化的管理機制得到充分體現。基層單位不論是技術還是管理，都正處于轉型的重要階段，在這一背景下，現代化管理模式的應用，有效實現了檔案管理工作的創新，符合現代化發展的要求，為基層事業單位的可持續發展提供保障。

三、我國基層事業單位檔案管理中存在的問題

當前，我國基層事業單位檔案管理工作中仍存在一些問題，影響了基層事業單位檔案管理與日常工作的協調，阻礙了事業單位的健康發展。

1.缺乏對檔案管理工作現代化建設的重視，缺乏資金的投入

作為事業單位的基礎性工作，檔案管理現代化需要大量投入人力和資金，且在一定時間內無法獲取明顯的成效，導致基層事業單位對其缺乏重視，資金投入受限。檔案管理現代化的實現與應用，需要更多的資金投入，但目前資金不足是其最大的問題。此外，還受到人員、基礎設備設施等多方面的限制，導致事業單位檔案管理現代化進程緩慢，檔案信息利用率低下。

2.缺乏健全的檔案管理制度

相當一部分基層事業單位在檔案管理工作中，沒有明確規范工作人員的職責和分工，相應的監督機制也未建立，這些情況都是由于未制定健全的檔案管理制度造成的，檔案分類混亂、重復保存等現象時有發生，導致檔案安全性、完整性不足。在基層事業單位中，不健全的檔案管理制度削弱了檔案本身的利用價值和可靠性。

3.缺乏對檔案的有效利用

檔案資料具有極高的社會價值和使用價值，對有需求的用戶有很大的指導作用。但就目前而言，基層事業單位的檔案資料還未對社會開放，導致檔案的利用價值沒有發揮具體的作用，造成了檔案資源的浪費。原因在于：（1）基層事業單位檔案查閱需要的手續過于繁雜，各種申請加上層層審批，需要耗費大量時間，影響了檔案查閱的時效性和有效性。（2）基層事業單位檔案查閱基本屬于人工檢索、查找、轉交，缺乏基礎的信息化現代科技手段，效率低且容易出現人為因素的工作失誤。這種耗時長、效率低的檔案管理，提供的服務質量注定無法讓用戶滿意，由此導致事業單位檔案未發揮出應有的社會價值和指導作用，大量珍貴有價值的檔案資源被浪費。

4.檔案管理人員缺乏現代化管理理念

基層事業單位檔案現代化管理的基礎是管理人員要具備現代化管理意識，只有具備了現代化管理理念，才能順利推進檔案管理現代化的開展。基層事業單位由于種種原因，對檔案管理的重視程度不夠，管理人員一般都是由各部門中抽調而來，年齡相對老齡化，大多不具備檔案管理的專業知識，認為檔案管理無外乎就是保管、外借、收回檔案資料等簡單的工作，未認識到檔案管理現代化的重要意義和作用。檔案管理人員不具備檔案管理現代化理念，阻礙了基層事業單位檔案現代化管理的順利開展。

5.缺乏熟練掌握信息技術的專業管理團隊

基層事業單位檔案管理人員的專業素質是實現檔案管理現代化的關鍵。基層事業單位檔案管理現代化，要求管理人員必須是既具備檔案管理專業知識，又熟練掌握計算機、網絡技能的復合型人才。從目前基層事業單位檔案管理人員隊伍來看，這種復合型人才嚴重匱乏，大部分檔案管理人員知識結構單一，對現代化信息技術掌握程度偏低，不能滿足檔案管理現代化建設的需要，阻礙了基層事業單位檔案管理現代化建設的順利開展。

四、基層事業單位檔案管理實現現代化的具體途徑

我國基層事業單位是國民經濟發展、社會和諧穩定的重要基層組織，在社會公共服務體系中占據著重要地位。因此，事業單位的檔案資料數量隨著工作量的不斷攀升也在快速增長，這些檔案資料對社會有著實用價值和指導價值。面對如此龐大的檔案資料，基層事業單位傳統的檔案管理模式比較落后，只有對檔案實行現代化管理，融入先進的信息技術，制定完善的管理制度，才能滿足事業單位的發展需求，讓基層事業單位檔案資源發揮出應有的作用。

1.加強對檔案管理現代化的重視，樹立現代化檔案管理理念

基層事業單位領導要加強對檔案工作現代化的重視，提高對檔案管理工作重要性的認知程度，將檔案管理現代化進程提到工作日程安排中，把檔案管理工作作為重要環節抓緊抓好。事業單位檔案管理人員要摒棄傳統的檔案管理思想，樹立全新的現代化管理理念。在現代化基礎設施建設完成后，在檔案管理工作中充分運用大數據、云計算等信息技術，提高檔案管理效率，充分發揮檔案利用價值，確保基層事業單位工作順利開展。

2.完善檔案管理制度，規范檔案管理流程

基層事業單位領導要重視檔案管理工作，深知其重要作用，并要清醒認識到基層事業單位檔案管理需要建立健全檔案管理制度，明確具體工作要求，并落實責任到人，統一單位各部門的文檔格式，標準化開展檔案收集、歸納和儲存，以便于隨時搜索和使用。還要結合自身單位的實際情況，健全和完善檔案管理工作的保密制度，在檔案管理中的存檔、調檔、查閱、保密和存儲等工作環節中做到有據可查、有章可循，規范工作人員的工作流程，避免出現不必要的損失，保障基層事業單位管理工作順利開展。

3.加強運用信息技術，提高檔案利用率

基層事業單位檔案涉及社會建設和發展的各個領域，覆蓋面廣，資料翔實，實用性強，具有極高的社會價值和指導作用。通過制定各項嚴格的檔案管理制度，事業單位檔案信息的收集、整理、分類、歸檔和保存等是一項艱巨而細致的工作，僅靠人工是無法有序、快速完成。

因此，將日益成熟的信息技術應用于檔案管理工作中，是必然的選擇。現代化檔案管理模式是當今基層事業單位檔案管理工作的最佳方式，事業單位要重視信息化建設，投入資金、人員，加快檔案管理信息化建設的步伐。只有通過現代化的檔案管理模式，提高檔案資料的共享率和使用率，基層事業單位的檔案資源才能充分發揮其社會價值和指導作用。

4.檔案管理人員要樹立現代化管理理念，具備創新意識

專業的檔案管理知識是一名檔案管理工作人員具備的基礎技能，而現代化信息技術的應用，則對檔案管理人員的工作技能有了更高的要求。首先，檔案管理工作者要樹立檔案動態管理理念。檔案管理工作者要認識到，檔案管理工作不僅是單純的保管工作，還要改變傳統的檔案管理工作思想，在有序分類、妥善保管的基礎上，動態管理檔案以配合事業單位各部門的工作，充分開發、利用好檔案資源。其次，在基層事業單位檔案管理工作中，面對海量檔案資料的整理、分類和轉移等工作，檔案管理人員除了按照規章制度執行外，還要具有創新意識，結合事業單位的具體工作，科學、合理地制定相應的檔案管理方案，吸收和引進國外的先進管理方法，合理利用，全面提升檔案管理工作的質量和效率。

5.基層事業單位要重視專業團隊的建設和人才的培養

基層事業單位要重視培養檔案管理專業人才，注重提升檔案管理人員的專業技能，并開展人員考核，調換不具備擔任檔案管理工作能力的人員，調入專業人員補充檔案管理隊伍。在信息化時代背景下，基層事業單位要對檔案管理人員開展全新的系統培訓，尤其是著重加強人員對計算機等相關信息技術的掌握。事業單位也要注重從外部引進優秀的檔案管理專業人才，組成一支優秀的骨干隊伍，以此提升事業單位檔案管理的整體實力。事業單位要制定有效的考核機制，獎勵工作中表現優秀、對檔案管理創新提出建設性意見的員工，對工作中不思進取、嚴重失職的員工要予以處罰，通過有效的獎罰制度，激勵檔案管理人員的工作積極性。

五、結束語

綜上所述，檔案管理是基層事業單位管理工作的重要組成部分，是事業單位的重要基礎工作。信息化時代的到來，要求事業單位檔案管理工作改變傳統管理方式，向現代化管理模式轉變，積極利用計算機、互聯網等信息技術，改變傳統的紙質檔案管理方式，搭建信息共享平臺，將信息快捷、安全、及時傳遞給各個部門。基層事業單位要重視檔案管理現代化建設，加大對檔案管理信息化所需的資金、軟硬件設備設施的投入，并組建一支既具備檔案專業知識又精通信息技術的綜合型人才隊伍，保障檔案管理現代化的順利開展。基層事業單位檔案施行現代化管理，確保了檔案管理工作高效、有序、安全的同時，也提高了檔案資源的利用率，充分發揮其社會價值和重要的指導作用。

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