新形勢下婚姻檔案管理工作研究

張彩林

摘 要：在新形勢下，深入研究婚姻檔案管理，可以探索出更多有效的管理思路和方案，提高檔案保存、利用水平。基于此，文章從新形勢下婚姻檔案管理工作的重要性和原則展開論述，提出了做好婚姻檔案整理歸檔、完善婚姻檔案管理制度、加強婚姻檔案管理人員專業能力、健全配套信息化軟硬件設備設施、加強婚姻檔案利用管理和重視婚姻檔案監管等措施，希望能夠為婚姻檔案管理工作的開展提供參考。

關鍵詞：婚姻檔案；檔案管理；檔案歸檔

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

新形勢下，社會的快速發展以及法制建設的日益完善，讓婚姻檔案管理工作的重要性日益凸顯?；橐鰴n案不僅是維護婚姻雙方合法權益的重要參考，還是異地落戶、出國探親、買賣房產等居民日常手續辦理所需信息的重要來源。因此，應積極探索新形勢下婚姻檔案管理，不斷歸納和總結科學、合理的工作方案，為檔案安全存儲以及高效利用提供有力的支持。

一、新形勢下婚姻檔案管理工作的重要性

在新形勢下，婚姻檔案是記錄婚姻雙方權利和義務的重要載體，其中蘊含著維護婚姻法律權益的重要信息和權威性憑證，是維護婚姻法律權益的基礎，使得婚姻檔案管理成為保障婚姻雙方合法權益的重要途徑。通過調取檔案信息，可以為財產分配、子女撫養等問題的合理解決提供有效、權威的依據，避免雙方權益受損。此外，婚姻作為社會關系的重要組成部分，婚姻檔案的穩定管理對于維護家庭關系、社會關系以及國家法律的尊嚴至關重要。在婚姻檔案管理中，檔案的穩定留存以及便捷調用，能夠有效預防家庭糾紛和社會矛盾的產生，保證社會關系的穩定、和諧。

從婚姻家庭研究的角度上來看，婚姻檔案一直以來都是重要的資料。通過對婚姻檔案的深入研究，可以了解婚姻家庭的發展趨勢、問題與挑戰，為政府制定相關政策和法律提供參考依據，也為社會學、心理學等學科提供豐富的研究素材，而配套的檔案管理工作，能夠更好地支持研究活動的開展，從而助力婚姻家庭研究的進展以及相關政策法規的建設。

二、新形勢下婚姻檔案管理工作原則

在新形勢下，為了獲得更好的管理效果，可以考慮在婚姻檔案管理工作中遵循以下幾項原則：

依法依規原則。應嚴格遵守《檔案法》《婚姻登記條例》等法律法規，確保檔案管理工作在法治軌道上運行。

信息安全原則。應高度重視個人隱私保護，要采取合理的技術和管理措施，確?；橐鰴n案中的個人信息不被泄露、濫用或非法獲取。

完整性原則?；橐鰴n案是記錄婚姻雙方權利義務的重要文件，應積極通過建立健全檔案管理制度，規范檔案收集、整理、歸檔等措施，保障檔案內容齊全、準確、無遺漏。

高效原則。新形勢下，應注重檔案管理工作的推進效率，順應其他各個檔案應用領域的發展，以滿足日漸增加的檔案應用需求。

利用便捷原則?；橐鰴n案具有重要的參考價值和研究意義，應便于公眾查詢和利用。因此，在管理過程中應當重點關注檔案的利用，為檔案調取、查閱提供方便。

三、新形勢下婚姻檔案管理工作研究

1.做好婚姻檔案整理歸檔

整理歸檔是婚姻檔案管理中的首要環節，其落實效果直接關系著檔案質量。一般來說，整理歸檔環節的核心工作內容在于歸集檔案信息，檢查檔案內容是否完整、準確、齊全，確認無問題后，再將其統一入庫存儲。但考慮到婚姻檔案管理不僅要確保檔案的安全、完整，還要為后續的檔案利用提供支持，因此，為了更好地落實此項檔案管理環節，還要在整理歸檔時注重考慮后續的使用需求，以提高新形勢下婚姻檔案管理水平。

首先，在整理歸檔過程中，應明確整理檔案內容。目前，婚姻檔案內容主要包括個人基本信息、婚姻登記日期、婚姻狀態變更手續、離婚協議書、法院判決書和相關證明材料，如喪偶證明以及歸檔日期與負責人員的記錄。其次，為了能夠為后續檔案利用提供完整、準確的檔案信息，需要對收集到的材料加以審核，確保其真實性和完整性，歸檔信息錄入時，應設置信息核對、檢查環節，確保歸檔的信息準確無誤，與原始材料一致。同時，還要檢查檔案的完整性，不得遺漏任何與婚姻檔案相關的信息。在此過程中，應當注意確立規范的工作流程方案，明確規定各個步驟的具體內容、操作標準，給予工作人員清晰的導向，減少不規范、疏漏操作出現的概率。最后，為了方便后期的檔案調取查閱，需要標注好檔案的歸檔信息，如歸檔日期、歸檔人員等，并將整理好的檔案存儲到指定的檔案庫中，確保檔案的安全性和可查詢性。在此過程中，要注意有序擺放卷內材料，并采用方便調取查閱的方式，裝訂、固定檔案資料，還要按照婚姻登記時間，對檔案予以分類有序存儲。此外，還要制作檔案目錄并單獨裝訂成冊，方便查閱調取。

2.完善婚姻檔案管理制度

配套的管理制度是檔案管理工作開展的主要依據，通過完善配套制度，可以更有效指引工作人員規范各項管理操作，有利于新形勢下婚姻檔案管理工作質量的提升。為此，在制度建設上，應當從檔案建立與歸檔、檔案內容與要求、檔案保管與保護、檔案利用與查詢以及檔案更新與維護幾項重要的工作環節入手，根據實際需求，制定針對性的制度條款，讓各項工作能夠有章可循，深入優化檔案管理的規范性和嚴謹性。在此過程中，檔案建立與歸檔是檔案形成的開始，嚴謹、規范的建檔、歸檔是保證檔案內容權威性和有效性的前提條件。針對此環節，應當完善相應的信息審核制度，為各項信息的審核操作提供依據和指導。而在檔案內容與要求方面，制度條款則應當明確婚姻檔案中包括的材料項目，且應在制度中提出對檔案內容的質量要求，如內容應清晰、規范，易于查詢和利用等。在檔案保管與保護上，則應當側重信息安全方面的考慮，并制定相應的安全制度，如防潮、防火、防盜等制度條款。在檔案利用與查詢方面，需要關注具體的利用查詢流程，并要確保利用查詢行為的合理性和便捷性。因此，在制度建設上，需要秉承公開、公平、公正的原則，根據現行的相關規定，明確查詢者的身份證明制度、查詢過程監管制度以及查詢流程制度等，讓檔案的查詢利用更加安全、便捷。在檔案更新與維護方面，則要靶向性制定出檔案變更制度、檔案維護制度等制度內容，以指導工作者合理、規范地落實檔案更新維護工作，深入優化管理工作效果。

3.加強婚姻檔案管理人員專業能力

管理人員是婚姻檔案管理工作的主要執行者，其專業能力水平直接決定著管理工作的質量和效率。為了獲得更好的工作效果，需要注重提高管理人員的專業能力，進一步優化新形勢下的婚姻檔案管理工作。在此過程中，應關注檔案管理基礎知識培訓，引導管理人員了解檔案的形成、分類、管理等基本過程，熟悉檔案管理的收集、整理、歸檔、保管、利用等基本流程，培養其良好的檔案意識和職業素養，使檔案管理工作的落實更加嚴謹、細致。同時，也要將婚姻家庭法律法規融入培訓內容中，通過讓檔案管理人員深入學習相關法律法規，理解婚姻家庭的法律關系和權利義務，并借此使其掌握婚姻法律法規在檔案管理中的應用方法，確保檔案內容的合法性和合規性。此外，還要重點關注檔案安全與保密方面的培訓，讓管理人員深入了解檔案安全保密制度，認識到婚姻檔案保密的重要性，并逐漸形成較強的風險意識，能夠及時發現和處理檔案安全保密工作中的問題。通過培訓引導檔案管理人員熟悉各類檔案安全保密的技術手段和管理措施，以更好地預防泄露檔案信息等問題。在專業能力的培養中，除了上述內容以外，也要注重培養管理人員的持續學習與創新能力，使其能夠更好地適應新形勢下的婚姻檔案管理需求。為此，在培訓中，應持續向管理人員輸入檔案管理領域新知識、新技能，引導其關注檔案管理領域的創新實踐和發展趨勢，積極探索適合本地區的檔案管理新模式，并鼓勵其參與檔案管理相關的學術交流和研討活動，拓寬視野，激發創新思維，提高其專業能力和職業素養水平。

4.健全配套信息化軟硬件設備設施

信息化建設是提高檔案管理效率的有效途徑。在信息化建設中，通過構建安全有效的信息查詢系統，可以幫助管理者更快、更準確地調取檔案資料，方便查詢和利用。同時，基于信息軟件系統的檔案數字化，也在很大程度上減少了檔案內容查詢利用對紙質原始檔案的傷害，深入優化了檔案管理效果。在此背景下，為了更好地發揮檔案的社會功能，應健全配套的軟硬件設備設施，支持信息化建設的持續推進，為婚姻檔案更廣泛、便捷、高效的應用提供支持。首先，應建立婚姻檔案網絡化共享平臺，實現檔案信息的跨部門、跨地區共享，并借助該平臺，提供遠程查詢和在線服務功能，拓寬檔案服務的覆蓋面，并完善平臺間的對接，由此與相關部門信息共享，實現檔案信息即時共享，利用手續辦理更加便利。其次，健全信息安全軟件，采用防火墻、殺毒軟件等構建配套信息安全防護體系，并加強信息加密處理軟件程序建設，完善信息安全審計系統，及時對檔案信息系統實施安全檢查和漏洞修補。再次，推進網絡基礎設備設施的建設，落實路由器、交換機、防火墻等網絡設備以及光纜、雙絞線等傳輸介質的安裝配置。同時，還要健全終端硬件設備設施，并考慮檔案管理、利用的實際需求，選擇性能穩定、易于維護的設備設施，并確保其兼容性和可擴展性。最后，為了保證婚姻檔案管理信息化管理的穩定性，還要做好數據中心建設，并充分考慮數據中心的物理環境，如供電、制冷、防火以及數據中心的邏輯架構，如虛擬化、容災備份等，確保數據中心能夠高效、安全和可靠運行。

5.加強婚姻檔案利用管理

在日常生活中，公證、遺產繼承、房產買賣、解決經濟糾紛和銀行貸款等事務的辦理，均需要應用到婚姻檔案。為了保證婚姻檔案的順利使用，需要加強婚姻檔案的利用管理，讓各項檔案利用流程得以有序開展，滿足新形勢下日漸增長的檔案利用需求。在婚姻檔案利用管理中，需根據《婚姻登記檔案管理辦法》有關規定，立足于《婚姻登記條例》《民法典》以及《婚姻登記檔案管理辦法》的要求，做好協商溝通，及時發現和處理檔案利用中存在的困難和問題，并嚴格執行檔案管理制度，設置專人負責辦理各項檔案利用流程，還要按照管理辦法統一執行各項檔案查詢與利用程序，保證檔案利用管理程序合法、規范。此外，要確立嚴謹的檔案利用意識，記錄每一次查檔人身份證、介紹信、檔案用途等信息，確保檔案利用行為透明可追溯，降低信息被泄露等方面的風險，提高檔案利用管理效果。對于線上與各部門之間的檔案信息共享利用，則可以考慮借助用戶權限管理，根據用戶需求和工作職責，設置不同的用戶角色和權限，并對用戶登錄加以身份驗證和訪問權限控制，確保只有授權用戶才能訪問相關檔案信息，同時記錄用戶操作日志，方便對用戶行為追溯和審計。

此外，考慮到群眾在日常生活和工作中，可能有異地檔案查詢的需求，因此，也要積極拓寬服務渠道，推行“異地查檔、跨館服務”，深入優化檔案利用管理效果。在此過程中，可以將各地的檔案管理信息系統聯網，讓檔案管理部門可以以身份證、戶口本、結婚證等證件為依據，提出檔案異地查詢申請，并將申請發送檔案所在的當地檔案館，然后檔案所在檔案館審核申請中包含的信息內容，確認無問題后，即可通過電子版網絡發送、紙質版檔案快遞發送等方式，展開檔案的送達應用，實現異地查檔、跨館服務。但應當注意，婚姻檔案異地查檔、跨館服務可能涉及不同地區的政策和規定，因此在實際操作中，做好相關規定的協調，并嚴格按照流程操作。同時，也應保護好個人隱私和信息安全，避免泄露敏感信息?？紤]到異地查檔、跨館服務的流程可能會較為復雜且嚴格，所以，在服務渠道、路徑建設上，應提前做好相關的規劃，并建立配套的機制、制度，以支持此項服務的落實，深入優化檔案利用的靈活性和效率。

6.重視婚姻檔案監管

考慮到婚姻檔案具有多種重要的社會功能，對于個人生活與社會治理，均具有重要意義。為了進一步確?；橐鰴n案管理工作能夠滿足要求，需重視婚姻檔案的監管工作，并不斷完善婚姻檔案監管制度，根據實際情況和需要加以調整和優化。同時，還應加強與其他相關部門的協調與配合，形成合力，共同推進婚姻檔案監管工作的規范化、系統化和高效化。在此過程中，應明確檔案管理部門的監管責任，建立健全追責機制，并重點加強檔案保密監管，明確婚姻檔案的查閱和使用權限，加強對檔案管理部門審批流程和手續的辦理監管，防止檔案信息被濫用和泄露。還要注意對于不再需要保存的婚姻檔案，應建立明確的銷毀制度和處理流程。一般來說，銷毀工作應在監督下開展，并留有相關的記錄，確保檔案內容不被非法獲取和利用。此外，還要定期審核婚姻檔案的內容，確保檔案的真實性和準確性。審核工作應包括對檔案內容的核對、核實以及對于存在疑問或異常的檔案展開深入調查和處理，由此提高監管工作力度，讓婚姻檔案管理工作的質量和效果得到保障，從而為檔案的后續利用提供有力支持。

四、結論

綜上所述，新形勢下應積極提高婚姻檔案管理水平，深入優化婚姻檔案的社會服務功能。在婚姻檔案管理中，應深刻認識到婚姻檔案的重要性，并做好歸檔、檔案利用支持、監管等相關工作，提高檔案管理效率，規范檔案管理操作，從而持續提高婚姻檔案管理工作水平，促進婚姻檔案效能的充分發揮。

參考文獻：

[1]鄒 杰，徐明君，黃 琪. 青島市專業檔案工作探索與實踐[J]. 中國檔案， 2024（02）： 34-35.

[2]深圳市破產事務管理署課題組， 張潔波， 林銳鑫， 張馨予. 破產事務行政管理的實踐與展望——以深圳破產改革為視角[J]. 中國應用法學， 2024（01）： 109-121.

[3]曹志強， 陸 陽. 長三角地方政府加強民生檔案工作的政策創新擴散探析——基于181份政策的文本分析[J]. 檔案學通訊， 2023（06）：95-104.

[4]陸利明. 民生檔案數字化歸集與利用路徑探索與研究——以人的全生命周期為例[J]. 浙江檔案， 2023（11）：11-14.

[5]張衛東，高夢凡.學思踐悟總書記重要批示精神 推動新時代檔案學術研究高質量發展[J]. 中國檔案， 2023（08）：20-21.