信息化環境下公路檔案管理研究

于明莉

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，公路建設工程數量龐大。公路檔案是公路建設、管理過程中相關文字、圖表、音像等資料數據的翔實記錄，對推動公路建設的順利開展起著重要作用。進入信息化時代，傳統紙質化公路檔案管理模式已無法滿足時代需要，或將被新型信息化管理模式所取代。文章通過對公路檔案的重要性及當前管理中出現的問題展開分析，對信息化環境下公路檔案管理模式展開探討，以期為公路檔案管理研究提供一定的參考。

關鍵詞：信息化環境；公路檔案管理；路徑研究

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

我國經濟的快速發展，帶動了公共建設事業的繁榮興盛，其中公路建設事業更是開展得如火如荼，我國大量公路工程正在建設中，龐大的施工量也給公路管理部門加大了管理的難度，尤其是檔案管理工作，隨著海量數據、資料的不斷增加，正面臨著重大考驗。作為公路管理部門核心工作之一，公路檔案管理工作也面臨著新的挑戰。尤其是進入信息化時代，公路檔案管理部門如何緊跟時代發展，充分運用信息技術，提高檔案管理水平，以應對不斷出現的難題與挑戰，成為公路檔案管理工作者亟須解決的問題。

一、公路檔案管理的重要性

檔案是企事業單位或個人在成長、發展過程中所有相關資料的記錄，檔案管理工作是企事業單位的基礎工作，為單位未來的發展方向、規劃及具體發展目標，提供了數據支持，在企事業單位管理工作中占據著重要地位，發揮了重要作用。公路檔案是對我國公路事業在建設、發展過程中各類文檔、地形圖表、音像制品的全面收集、分類、保管及利用。公路檔案是對我國公路事業的歷史記錄，并記錄了在公路建設、道路日常管理中，涌現出的新型筑路技術和創新管理方法，為我國公路事業的快速、健康發展提供了有力的數據支持。作為公路管理工作的重要內容，公路檔案管理工作的質量，直接影響到公路建設事業的發展。公路檔案是開展公路施工、道路養護以及其他與公路相關工作的基礎和重要依據。

隨著我國經濟的快速發展，公路建設事業的蓬勃興起，大量的公路建設帶來海量的復雜檔案資料，讓傳統公路檔案管理方式已經難以招架，逐漸無法滿足現代公路事業的發展要求。當信息時代到來后，信息技術的成熟與應用，對公路檔案管理提出了更高的要求，在面對重大挑戰的同時，也為公路檔案管理提供了新的發展方向。在信息化時代，只有創新公路檔案管理工作，才能提高公路檔案管理的效率和質量。公路檔案管理工作要適應時代發展潮流，緊隨時代發展步伐，加快檔案管理信息化建設，在提高公路檔案的利用率、加強信息共享的同時，注重檔案信息安全，才能充分發揮公路檔案在公路事業發展中的重要作用，并成為內在發展動力。

二、公路檔案管理信息化建設的重要性

公路檔案管理信息化建設是信息化時代的產物，是傳統紙質化檔案管理模式的改進，以原有紙質化檔案資料的數字化轉換形成的數字檔案為基礎，建立公路檔案資源數據庫，通過互聯網的傳播，實現資源共享。公路檔案管理信息化建設，為公路管理部門節省了大量的人力、物力，有效提高了檔案管理工作效率以及公路檔案的利用率，充分體現檔案的社會價值和經濟價值。

1.公路檔案管理信息化建設是時代發展的要求

當社會進入到信息化時代，信息技術已在檔案管理中有了廣泛的應用，專門的檔案管理軟件在經過不斷實踐應用中得到完善和更新，檔案管理信息化已是大勢所趨。公路檔案信息化建設也對公路事業中的工程建筑、道路設計、檔案管理等不同崗位的工作人員，提出了更高的要求。

2.公路檔案管理信息化建設可以有效提高服務水平

簡單而言，檔案管理就是對各類信息資源的管理。對信息資源的開發速度和利用率，決定了信息資源的開發利用效果。通過信息技術對檔案開展有效管理，提高了信息資源的開發利用效果，產生了更廣泛的社會價值。公路檔案中包含了大量的公路建設圖紙、建筑工藝、創新管理方式，甚至包括后期日常道路養護等翔實的數據資料，對公路事業的長足發展有重要的參考價值。檔案管理信息化建設，有助于快捷地對各類信息資源的收集、整理、分類、儲存，能夠通過網絡快速傳遞及轉移，有效實現了資源的共享和利用，拓展了公路檔案管理部門的服務領域，提高了服務水平。

三、當前我國公路檔案管理信息化建設過程中存在的突出問題

在信息技術的應用中，辦公無紙化、自動化已經成為管理工作中的重要方式并成為常態。在此基礎上，檔案管理工作的方式也受到影響，正在由傳統紙質化管理向無紙化、自動化方式轉變。檔案管理信息化建設是信息化時代的要求，是提高檔案管理效率和水平的必要手段。而就目前我國公路檔案管理信息化建設現狀而言，其中存在檔案管理制度不規范、工作人員素質欠缺、信息技術手段不足等諸多問題，

1.公路檔案沒有形成標準化、規范化的管理制度

公路管理中有大量的現場施工工程、道路規劃及養護工作，管理人員過于重視這些實操性強的工作，而忽視了公路檔案管理工作，未能認識到其重要性，導致我國公路檔案管理工作在相當一段時間內，未形成一套標準化、規范化的管理制度，在實際管理工作中，容易在檔案資料收集、分類、歸檔、保存等工作環節產生混亂，讓檔案資料在分類建立和應用時漏洞百出。并且，不同時期、不同類型的檔案資料因未經過統一標準的收集整理，前后內容無法有效銜接、格式兼容性不強，在保管、分類工作中無法明確劃分歸屬，這種公路檔案只能單獨存放，時間過長就容易造成遺失或損壞。由此可見，缺乏完善的標準化、規范化的檔案管理制度，是當前公路檔案管理信息化建設中的首要問題。

2.公路檔案管理欠缺對數據庫建設的重視

檔案管理工作，管理的是信息資源，是對所收集的信息資料開展分類管理、保存、利用。在信息化時代，通過網絡數據分析，開展收集、整理與運用的一體化信息資源管理，就形成了數據化信息，而數據化信息是數據庫建設的基礎。當前，我國公路檔案管理中存在紙質檔案轉換電子檔案能力不足的明顯缺陷，造成數據信息傳遞不及時、難以信息共享等諸多問題，導致公路檔案數據庫建設時，缺乏足夠數量的數據化信息，公路管理相關部門及用戶的數據需求無法得到滿足，影響了公路檔案的利用率，降低了其使用價值。

3.公路檔案管理工作人員專業素質有所欠缺

相關管理部門領導尚未充分意識到公路檔案管理工作的重要作用，長期對檔案管理工作的錯誤認知，也導致在檔案管理人員安排上較為隨意，經常將一些非檔案專業人員或臨退休工作人員安排在檔案管理重要崗位上。這樣的檔案管理工作人員，不僅缺乏應有的檔案管理專業知識和自主學習能力，思想傳統，還對新事物、新型管理模式無法理解和接受，甚至是抵觸，對新型信息技術更是無法掌握，大部分工作人員仍采用傳統辦公模式。公路檔案管理部門專業人員素質的欠缺，影響了紙質化檔案資料轉化為數字檔案的速度，從而阻礙了公路檔案管理信息化建設的整體進程。

4.公路檔案管理信息技術落后

信息技術的應用，需要以相關軟硬件設備設施為基礎，這就需要大量的資金投入。由于公路檔案管理工作長期不受重視，因此，在信息化建設中投入的資金明顯不足，導致檔案管理信息化建設所需要的軟件及硬件設備設施不足。從表面上看，是信息技術設備設施的不足，導致紙質檔案向電子檔案轉換的速度，影響了公路檔案數據資源庫的建設進程，而從深層次來看，是公路檔案管理在信息化技術上的落后，直接影響了公路的整體管理工作，影響了公路建設的進程和質量。

5.公路檔案管理工作中缺乏嚴格的保密制度

我國公路建設中的設計圖、規劃圖以及施工圖、數據等，大部分都屬于國家機密，因此，作為公路檔案管理人員需要有強烈的保密意識和安全意識。但在當前的具體情況來看，我國各級公路檔案管理部門工作人員，因自身素質及未經過相關專業培訓等原因，還未意識到檔案保密工作及安全工作的重要性。在新形勢下，隨著網絡技術在檔案管理工作中的應用，網絡安全問題成為檔案管理中亟須重視的問題。相當一部分公路檔案管理部門因資金匱乏，在信息化建設過程中投入較少，導致在計算機及網絡安全中容易出現網絡黑客等不法分子入侵、盜取、篡改數據等問題，給我國公路建設帶來不可估量的損失。因此，公路管理部門要重視檔案管理工作中檔案的保密性和安全性問題。

四、提高公路檔案信息化管理水平的有效措施

1.轉換管理理念，完善公路檔案管理制度

公路檔案管理信息化建設是信息化環境下公路檔案發展的必然趨勢，是大勢所趨。首先，公路管理部門領導要加強自身學習，從思想認識上改變過去傳統的管理理念，重視檔案管理信息化建設，并通過各種宣傳手段，讓員工加深對信息化建設重要性的認識；其次，公路管理部門要結合自身實際出發，加大對信息化建設所需基礎設備設施的投入，奠定良好的信息化建設基礎；再次，要高度重視公路檔案管理制度的完善。沒有規矩不成方圓，只有建立完善的管理制度，才能保證檔案管理信息化的順利開展。確保工作流程中檔案信息收集、分類、歸檔、保存、利用以及信息安全的各個環節都有章可依，嚴格制定規范的操作模式，以保障檔案信息資料的真實性和完整性。在崗位管理上，明確崗位責任到人，并制定相應的獎懲機制，對工作人員定期考核，并與績效工資掛鉤，以此充分調動工作人員的積極性和主動性。除此以外，還應制定嚴格的信息安全保障制度，確保檔案信息的安全。

2.加強專業管理人才的培養

在相當一段時間內，公路檔案管理工作因得不到重視，崗位上也未安排專業的人員擔任，往往是由一些即將離退休的人員充當，導致公路檔案管理崗位缺乏專業人員，無法滿足檔案管理信息化建設對工作人員的素質要求，阻礙了信息化建設的順利開展。信息化環境下的公路檔案管理，對工作人員的綜合素質要求很高，除了要具備專業的檔案管理基本技能外，還需要熟練掌握信息技術。因此，公路檔案管理部門要加強對內部員工的選拔和培養，挑選有創新意識、自主學習能力、認真負責的員工開展專業培訓，尤其是信息技術方面，要定期學習新技術，確保員工能夠熟練操作信息化設備，及時錄入和補充數據庫的信息。

此外，檔案管理部門還要有針對性地從社會招聘專業人才補充到管理團隊中，尤其是信息化管理方面的專業人員，可以快速提升團隊整體的專業素養，有助于公路檔案管理信息化建設有序開展。

3.建立完善的公路檔案資源信息庫，實現資源共享

針對我國公路檔案信息庫資源相對匱乏的實際情況，公路管理部門應積極拓展引進資源渠道，豐富信息庫的數據資料。拓展的渠道一般有以下幾種：一是加大人力投入，加速數字化轉換原有的紙質文檔、圖表等資料，并存入數據庫中；二是公路檔案管理部門要加強與其他單位，如道路設計、現場施工、道路養護等部門積極溝通，將其他單位的數據信息錄入公路檔案信息庫中，豐富數據庫的資源種類；三是從社會各層面收集與公路相關的信息資料，經過篩選后，將有使用價值和參考價值的資料數字化轉換后存入公路檔案信息庫。

公路檔案管理部門在充實檔案信息庫的同時，也加強了與其他單位的有效溝通，互通有無，可以通過搭建內部互聯網平臺，實現信息、資料的網絡傳遞，真正實現檔案資源的共享。

4.加強公路檔案信息化建設

隨著信息技術的日益成熟和廣泛應用，公路檔案管理部門要加快信息化建設的進程。公路檔案管理部門要盡快將傳統紙質檔案向電子檔案轉化，并將信息技術應用于檔案收集、分類、歸檔等工作流程中，讓公路檔案管理模式迅速向現代化、電子化、數字化的公路檔案管理工作模式轉換，全面提高公路檔案管理的現代化水平，做好歷史檔案和未來檔案之間的銜接，探索公路檔案數字化管理的新途徑、新方法。檔案管理部門應持續優化完善公路檔案數字化管理制度，建立公路檔案網絡信息服務系統，為檔案使用者提供更加便捷的檢索與閱讀服務。

5.加強網絡信息的安全管理和保密工作

信息技術的應用是以互聯網為基礎，網絡安全已成為檔案管理工作中的頭等大事。首先，制定完善的法律法規，落實信息安全保護法。其次，對檔案管理部門的員工嚴格管理，明確保密工作者的職責，達到相互制約、相互監督的目的，防止重大機密信息被泄露。再次，對檔案管理人員要加強保密法制宣傳教育，增強其法律意識。最后，檔案管理人員要定期及不定期地檢查網絡安全，對發現的風險及時預警并處理，強化檔案管理安全系統性能。

五、結束語

綜上所述，隨著我國公路事業的蓬勃發展，公路檔案信息數量急劇增長，給檔案管理部門帶來了極大的壓力和挑戰。傳統的公路檔案管理模式已無法適應新時期的要求，只有通過創新管理模式才能符合時代需求。在信息化環境下，公路檔案管理信息化建設是時代的產物，是檔案管理事業發展的必然趨勢，只有加強公路檔案管理信息化建設，才能有效提高檔案管理效率和服務水平。公路管理部門要從思想上重視檔案管理信息化建設，加大資金投入，制定科學、規范的管理制度，組建一支高素質的檔案管理團隊，才能有效促進公路檔案管理信息化建設順利開展，保障我國公路建設事業健康、穩定發展。

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