醫院綜合檔案高質量管理的思考

摘 要：本文從新時代醫院綜合檔案高質量管理的要求出發，探討在管理方面存在的問題，例如收集保管存在短板、工作機制亟待創新、開發利用面臨困境，要在多元參與、協調發展、創新引領、開放共享的原則上，推動醫院檔案管理在治理體系、資源建設、開發利用、安全建設上提質增效。

關鍵詞：醫院；綜合檔案；高質量

檔案數據作為新型的生產要素，已成為醫院高質量發展的基礎性、戰略性資源，快速融入醫院管理的各個環節。當前，醫院在推動檔案轉型升級上取得積極進展，數據使用日益深入。但是仍然存在體制不暢通、數據不達標的問題。面對新的形勢，醫院管理者要著眼于數字社會發展趨勢，加快轉變檔案管理方式，推動檔案工作高質量發展。

1 新時代醫院綜合檔案高質量管理的必要性

1.1 時代所需是助力醫院高質量發展的內在要求

當前，新一代信息技術掀起了顛覆性的社會變化，為經濟轉型、社會治理開拓了新的空間。這些新的技術帶來海量檔案資源，開啟檔案管理質變時代。當前，醫院檔案管理進入新的發展階段，檔案管理由管理為導向逐步向需求和共享轉變。檔案資源已成為重要的知識資源和保障要素，服務內容更加豐富，服務方式更加多樣，檔案價值得到前所未有的發揮。在新技術的助推下，醫院管理者需要轉變思維方式，用數據化理念開展檔案服務和管理，將靜態的“死檔案”變成動態的“活資源”，為醫院高質量發展提供更加優質的服務和可靠的數據支持。

1.2 共建共享是實現數字社會快速發展的必然要求

社會治理是國家治理的重要方面。醫院檔案是社會資源的一部分，在推動國家治理現代化方面發揮著重要作用。《“十四五”國家信息化規劃》提出要構筑共建共治共享的數字社會治理體系，這為醫院檔案高質量管理指明了方向。檔案數據化管理是實現共享共治的前提和基礎，基于云計算、人工智能、區塊鏈等新型技術，碎片化的檔案資源有效支持多方主體的共同參與，實現大數據與社會治理的深度融合。對于醫院管理者來說，要樹立用檔案數據說話、用檔案數據決策、用檔案數據管理和用檔案數據創新的理念，通過對檔案數據的挖掘來研判社會和群眾的需求，從而實現醫院決策的科學化和服務的精細化。

1.3 永續存儲是發揮好醫院檔案史料價值的時代要求

醫院檔案是經濟社會發展的重要見證，從側面反映了科技進步和醫療衛生事業的發展，具有原始性和記錄性特征，也是理論研究的重要史料。過去，由于思維觀念和技術的落后，檔案安全性、完整性得不到有效保障，難以發揮檔案的存憑作用。為保障檔案的安全性、系統性和成套性，醫院管理者需要加強檔案前端控制和系統化建設，探索新技術環境下檔案治理模式轉型方式。借助安全多方計算、可驗證計算等密碼學技術，在不影響數據資源所有權的基礎上，保障數據資源開發利用的安全性。

2 新時代醫院綜合檔案高質量管理的現存問題

2.1 收集保管存在短板

一是未實施“三合一”制度。醫院綜合檔案不同于其他檔案管理，范圍廣泛、專業性強，且數字檔案增長量較高。相比于其他檔案類型，醫院綜合檔案“三合一”制度要求更高，需要科學劃定“三合一”制度，重點做好病案、科研、照片、文書、錄音、錄像、網頁信息等類型的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的研究編制工作，推動檔案資料覆蓋面更廣、內容更加豐富、結構更加優化、數據更加全面完整，為各項工作提供有力支撐和參考。二是管理制度較為單一。檔案資源建設途徑較為狹窄，隨著公共突發事件的發生，部分有價值的檔案散落民間，加之由于大量的醫院檔案屬于過程性歸檔，檔案規范化建設滯后，檔案不齊全、不完整的現象較為突出，醫院需要明確檔案征集的適用范圍和工作職責，加強檔案資源的社會化征集，提升檔案管理層次。

2.2 工作機制亟待創新

一是管理機制不順暢。醫院檔案形成主體眾多，科室檔案管理的條塊化導致檔案高校管理的困境。比如信息共享層面，隨著數字時代的到來，產生了大量數字資源，普遍存在“不愿”“不敢”和“不會”共享開放的問題，制約共享共建受限的因素逐步顯現。二是傳統觀念轉型不夠。傳統檔案管理思維仍占主流，檔案人員具備數字化的工具主義，但缺乏思維理性。比如在數字化的轉變中，許多檔案工作人員因為對數字化不了解，不清楚數字化對工作帶來的好處，因而接受起來比較困難，不愿改變自己的工作方式。三是檔案資源的質量問題。數字化標準機制建設不夠完善清晰，國家標準、行業標準、地方標準銜接不夠明確，無法滿足檔案信息資源標準化體系建設要求，不利于檔案價值的開發和利用。

2.3 開發利用面臨困境

一是檔案解密審核機制亟待強化和完善。檔案開放審核相關工作制度不健全，檔案解密、開放審核和信息公開等制度銜接不夠緊密，具有重要經驗和科研價值的檔案資料難以進行有效開發。對于臨床研究具有參考價值的病案檔案，受學科限制和檔案涉密分級的影響，存量檔案和增量檔案降解密和開放審核力度不夠，造成未能用于醫學研究，價值尚未充分發揮。二是檔案利用體系不夠優化。醫院檔案文化基因開發不夠充分，對于歷史文化、醫生職業精神、醫院品格的闡釋不夠。開發利用方式陳舊，難以滿足新媒體視域下信息傳播的要求。

3 新時代醫院綜合檔案高質量管理的基本原則

3.1 多元參與

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出推動檔案治理體系和治理能力現代化建設要求，醫院綜合檔案涉及領域廣，與人民群眾健康、醫院管理密切相關，檔案管理工作要構建多元協同的組織體系，建立覆蓋檔案室、科室、群眾的治理網絡，積極引導各部門人員參與檔案治理，通過細化工作流程、明確崗位職責，充分共享檔案資源的價值。

3.2 協調發展

醫院檔案管理與開發利用涉及資源建設、數字化管理、數據庫建設、檔案策展等多環節，需要推動業務建設與治理協同。檔案管理協同發展也是醫院現代化治理的內在要求，醫院管理全流程都需要暢通、準確的信息，要依托多元主體協同互動，搭建更加科學的醫院管理決策機制。同時，高質量的檔案管理應強化檔案各環節的協調銜接，比如推進醫院文化建設方面，就需要檔案室、黨建、紀檢等部門協調配合。

3.3 創新引領

高質量管理要完整、準確、全面貫徹新發展理念，準確把握檔案收集與開發利用的辯證關系，以技術創新、治理體系創新、體制機制創新推進檔案管理體制增效。在技術運用上，加強新技術應用，比如人工智能實現了海量數據的快速分析，為醫院科研和高校服務提供有力保障。在管理模式上，在數據化管理的基礎上，推動檔案數據歸檔速率提升，發揮好數據多跑路的優勢。

3.4 開放共享

醫院檔案是對科技和文化軟實力的文獻固化，需要秉持共同參與、共同享有的開放原則，搭建好共享利用平臺，向社會、公眾釋放共享“紅利”。檔案高質量管理絕不僅限于“某一環節”，而是整體性、體系化的重塑，這一理念需要貫穿檔案管理始終，在實踐活動中不斷優化共享制度框架，保障檔案轉型的順利進行。

4 新時代醫院綜合檔案高質量管理的瓶頸突破

4.1 構建職能優化的檔案治理結構

能不能實現治理現代化的總體目標，關鍵在于能不能構建一套結構完整、運行流暢、配合有效的治理體系，實現醫院檔案治理現代化，需要檔案行政體系整體結構，疏通檔案體系運行制度梗阻。

4.1.1盤活治理要素。充分調動各方面要素，優化自上而下的檔案管理主體職責和義務，比如，綜合檔案管理室要加強指導、服務、督導職能，對檔案工作出現的新問題、新情況進行及時的處理。為了提升整個治理體系的效能，要充分地賦予不同要素以自主權，使其能夠充分回應工作與公眾的需要。

4.1.2提升治理的現代化。善于運用科學技術發展成果，提升檔案治理現代化水平，將大數據、互聯網 、人工智能等新技術理念和手段整合到檔案運行過程，推動科學技術手段與治理體系深度融合，提升管理流程的技術化、便捷化水平。

4.1.3優化組織關系。要構建暢通有序的醫院檔案治理體系，在一定程度上打破職責同構、科學定責確權、消除部門本位主義，落實不同事務的歸口管理，通過多元主體的協同合作實現檔案治理有力度、有精度、有溫度的善治局面。

4.2 構建現代化的檔案資源體系

4.2.1加強歸檔流程規范化。對檔案歸檔范圍進行動態管理，重點在病案、科研、基建、應急事件等方面細化歸集范圍和載體，對新媒體、圖片、音視頻等形式都納入歸檔制度。

4.2.2提升電子檔案管理水平。更新OA系統、檔案管理系統，加快診療系統檔案移交、接受和審核，提高電子檔案規范化水平。在檔案整理中，“移交時間”和“移交日期”實際為同一含義，在各類檔案中叫法不同、數據類型不同。“項目名稱”“案卷題名”“歸檔責任人”等字段存在著錄全稱與著錄簡稱不一致的情況。這些檔案系統中信息的不規范填寫對數字檔案資源建設造成影響，加大了檔案人員在后續整理組卷和編研利用時的判別難度。

4.2.3構建完善的檔案征集體系。結合醫院中心工作，扎實有效地開展檔案征集工作，深入挖掘、搶救和保護散存于社會具有保存價值的檔案資料，豐富館藏資源，為發揮檔案“存史、資政、育人”的重要作用提供基礎。比如，醫院在突發公共衛生事件的治理中，可面向機關、社會團體、企事業單位和其他組織征集各種文字資料、照片、音視頻等檔案資料。

4.3 構建精準高效的檔案利用體系

4.3.1聚焦病案檔案利用，優化利用流程。健全服務制度，優化辦事流程，聚焦高質量服務人民群眾的標準，加強檔案服務窗口規范化、制度化、高質化建設。積極推行一站式辦理、一個窗口對外，健全落實首問負責制、一次性告知制、限時辦結制等，打通群眾查檔需求的“最后一公里”。聚焦群眾“急難愁盼”等問題，積極開展醫療衛生系統遠程查檔利用服務，深入推進檔案資源共建共享，諸如有的醫聯體間建立“醫療共享”微信平臺，實踐就診醫院資源的共享查看，方便了群眾就醫需求。

4.3.2加強“線上”服務提質增效。堅持以利用者需求為中心，多途徑暢通查閱渠道，除到窗口查閱檔案資料，還可提供“自助”查檔、預約查檔服務，對具備線上辦理條件的查檔需求，通過電話、網絡等方式提供遠程咨詢、幫辦等，打造優質溫馨高水平的服務。武漢市第三醫院開發互聯網醫院服務平臺，實現了覆蓋診前、診中、診后檔案全周期健康管理，讓“患者一部手機全程就醫，醫生一部手機全時接診”。醫院在專科聯盟和醫聯體成員單位間實現患者檔案信息互聯互通，也將優質醫療資源更好地送到百姓家門口。

4.3.3加強檔案資源的資政能力和文化闡釋。圍繞醫院改革發展重點工作，深挖檔案資源，提供資政參考，為醫院決策提供精準參考。要著力加強精神文明建設和文化服務能力，創新資源挖掘運用，通過打造院史館、文化長廊、展覽展示等陣地，有力發揮檔案推動文化建設上的基石作用。

4.4 構建安全可靠的檔案防護體系

4.4.1壓緊壓實責任。按照“誰主管、誰負責，誰實施、誰擔責”的原則，嚴格落實檔案安全工作責任制，結合崗位檔案安全工作現狀，認真梳理查找風險隱患點，開展大排查大整治，對發現的問題逐一解決，對存在的隱患逐一消除，堅決杜絕檔案安全事故。

4.4.2加強新技術應用。人工智能、大數據技術在提升檔案實體安全和信息安全方面具有重要作用，醫院管理者需要樹立開放思維，在檔案庫房、信息交換、信息平臺安全建設等方面引入智能化設備，提升安全防腐層級。

4.4.3嚴格落實規章制度。要突出重點部位治理，對檔案庫房、設備機房、檔案數據庫、檔案信息系統以及涉密載體、設備、網絡等重點部位，嚴格落實各項安防措施和管理制度，并對設備設施運行情況等開展經常性巡查，及時發現和解決問題，堅決守住防災減災和檔案安全防線。四是提高應急處置能力。要完善檔案應急管理機制，健全應急預案，加強應急培訓和演練，不斷提高風險預判能力、應急處置能力，有效防范化解重大檔案安全風險。

結語

數字時代，醫院檔案數據要素的有序自由流動和高效配置至關重要。醫院管理者要以建立健全檔案數據資源協同治理體系為根本，不斷優化數據資源分類分級治理，構建覆蓋數據資源開發利用全過程的安全保障制度，推動醫院檔案管理走深走實。

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作者簡介：孫貴香（1970.11—），大學學歷，山東省臨沂市腫瘤醫院館員，主要從事醫院辦公室檔案管理工作。