公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型研究

邵瑩瑩

摘 要：信息技術的快速發(fā)展致使檔案載體與管理辦法發(fā)生較大改變，為檔案工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)。公共法律服務中心檔案管理部門應順應時代要求，加快檔案管理信息化轉(zhuǎn)型步伐，進一步提升公共法律服務中心的檔案管理質(zhì)量及效率。因此，文章基于信息技術發(fā)展帶給檔案工作的機遇展開分析，結(jié)合公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的特征及動因，提出相關轉(zhuǎn)型策略，旨在為提高公共法律服務中心的檔案管理水平提供幫助。

關鍵詞：檔案管理；機遇；信息化轉(zhuǎn)型；轉(zhuǎn)型策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案作為公共法律服務中心運營發(fā)展過程中積累的重要信息資源，在提供服務、決策支持及維護公共法律服務中心日常運營發(fā)展中起到了非常重要的作用。因此，必須加強公共法律服務中心檔案資料管理工作，結(jié)合現(xiàn)階段國內(nèi)眾多公共法律服務中心檔案管理實際情況來看，因受到信息化沖擊，暴露出許多問題，嚴重限制了檔案管理的成效，致使管理質(zhì)量與水平不高，難以滿足日益增長的檔案資源信息需求。基于此，為更好地提升公共法律服務中心檔案的管理質(zhì)量，保障其與時俱進，就應加快其信息化轉(zhuǎn)型，注重信息技術應用及信息化設備設施建設，以實現(xiàn)檔案管理信息化目標，確保公共法律服務中心穩(wěn)定、高效運行，從而為我國法律服務行業(yè)的發(fā)展提供堅實基礎。

一、信息技術發(fā)展給檔案工作帶來的機遇

1.拓展了檔案載體形式

信息技術的迅猛發(fā)展已經(jīng)深刻改變了傳統(tǒng)檔案記錄和形成方式，引領著檔案管理進入了一個全新的時代。在公共法律服務中心運行發(fā)展中，涉及大量有價值的數(shù)據(jù)、文件和信息，正逐漸集中于政務云數(shù)據(jù)中心，形成統(tǒng)一的保存體系。

這種變化使得原本分散在各部門的公共數(shù)據(jù)得以更高效地共享與利用，遵循著“一次形成、多次共享”原則，最大限度地發(fā)揮其價值。這種集中的信息資源管理，不僅極大地提升了公共法律服務中心的服務水平和效率，還在提供相關法務服務階段實現(xiàn)了信息的集中管控和共享使用，為公共法律服務中心在歸檔和管理檔案信息資源方面提供了優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡系統(tǒng)環(huán)境和信息化條件，形成了新的檔案類型——“電子檔案”。

2.強化了檔案安全保障

隨著信息技術的進步，檔案安全保障已顯著增強，這種進步主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡安全、計算機系統(tǒng)設計以及檔案管理制度的完善上。電子檔案的引入極大地減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易損壞和腐蝕的風險，提升了檔案的整體安全性。此外，通過實施高效的技術手段和國家級的強制措施，檔案管理系統(tǒng)的災備體系得到了顯著加強，確保了在遭遇自然或人為災害時，檔案數(shù)據(jù)可以迅速、完整地恢復，從而保障了檔案信息的安全性和完整性。

3.提高了檔案存儲水平

公共法律服務中心在落實檔案管理工作實踐中，借助計算機和檔案管理軟件等現(xiàn)代信息技術開展檔案歸檔、管理，不僅有效豐富了檔案存儲形式，還擴充了檔案體量，實現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理方式方法的重大變革。在檔案信息化轉(zhuǎn)型中，最主要的存儲介質(zhì)為電子檔，其能夠以音視頻、文字等多種形式存儲，可最大化地保障檔案管理的效率及質(zhì)量，提升了檔案信息存儲質(zhì)量及精細度。此外，利用計算機和網(wǎng)絡技術實施檔案存儲管理，可以擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式對物理空間的依賴，減少了管理成本，為用戶完成檔案檢索和提取提供了極大便利。

4.提高了檔案利用效率

信息技術的進步極大地提高了檔案的利用效率，使得檔案信息化建設邁出了重要步伐。如今，只需輸入相關的檢索條件或關鍵詞，用戶便能通過智能手機或計算機等終端設備快速獲取所需信息。這種便捷的檢索方式不僅提高了檔案的查詢速度，還提升了查詢精確度，使檔案價值得到更好的發(fā)揮。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢方式，這種新型檔案利用方式更為簡便高效。過去，查詢紙質(zhì)檔案需要前往相關部門和檔案存放地，流程復雜、耗時長。而在信息化時代背景下，實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型科室檔案查詢、利用流程大幅簡化，將檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，從而能將更多精力放在檔案深度開發(fā)和服務上，促進公共法律服務中心檔案服務功能的提升。

二、公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型特征及動因

1.基本特征

在信息技術迅猛發(fā)展的背景下，公共法律服務中心的檔案管理正在經(jīng)歷一場深刻的信息化轉(zhuǎn)型，這種轉(zhuǎn)型不僅對提高檔案管理效率至關重要，還是充分挖掘檔案價值的關鍵。因此，公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型顯示出了管理內(nèi)容信息化和管理工具技術化特征。

（1）檔案管理內(nèi)容信息化

公共法律服務中心在開展文書檔案管理時，常以檔案信息資源為核心。因此，為有效提升檔案管理功能，需將工作中心放在檔案信息的認知、保存以及檔案信息的開發(fā)和利用上。在信息化時代，檔案不是紙質(zhì)文書的簡單堆砌，而是轉(zhuǎn)化為了一種清晰、完整的固化信息資源，使得人們更加注重檔案中的信息內(nèi)涵，從而實現(xiàn)管理內(nèi)容的信息化。

（2）檔案管理工具技術化

在公共法律服務中心的檔案管理領域，利用信息化管理工具構(gòu)建智能檔案管理系統(tǒng)是深化檔案利用價值的核心策略。信息化工具的集成功能不僅推動了信息技術與檔案管理領域的共同進步，還極大提高了管理的效率與檔案的處理質(zhì)量。尤其是通過云計算技術的科學應用，能在龐大的檔案數(shù)據(jù)海洋中迅速篩選出具有重要價值的信息，并借助大數(shù)據(jù)技術對檔案資源展開深度統(tǒng)計與分析，極大地豐富了檔案的應用場景和價值。檔案管理信息化轉(zhuǎn)型不僅是技術層面的更新，還是對檔案管理理念和方法的革新。在這一轉(zhuǎn)型過程中，公共法律服務中心將能夠更有效地管理和利用其豐富的檔案資源，并通過對檔案內(nèi)容的全面信息化和管理工具的技術化，在極大提高檔案管理效率的同時，也為法律服務中心提供了更加豐富和深入的信息資源，從而更好地服務于社會和公眾。

2.動因分析

（1）外部動因

從本質(zhì)上看，公共法律服務中心的檔案管理信息化轉(zhuǎn)型其實就是應用信息技術手段完成檔案信息資源采集、存儲及提取，而信息技術的不斷發(fā)展促使各行各業(yè)管理模式發(fā)生本質(zhì)變化，這是社會發(fā)展的必然選擇。對于公共法律服務中心而言，其檔案內(nèi)容、體量已隨社會不斷發(fā)展變得更加復雜和龐大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式顯然無法滿足新時代的發(fā)展要求。因此，必須加快檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，借助信息技術優(yōu)勢實現(xiàn)檔案管理的快捷性及便利性。

（2）內(nèi)部動因

公共法律服務中心傳統(tǒng)的檔案管理存在管理效率低、安全性差等弊端，而信息化時代下的檔案管理又對安全性要求較高，如果一直沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲管理模式，不僅需要更大的存儲空間，還要具備通風、防火和防盜能力，并要在檔案查閱審讀環(huán)節(jié)實行嚴格的監(jiān)督管控，以防止出現(xiàn)檔案信息丟失或損毀情況。但是，一旦實現(xiàn)了檔案管理信息化目標，公共法律服務中心各類檔案資料均能以電子形式存在，不僅減少了檔案管理人員的工作量，提升了檔案信息的安全性，還為檔案使用者提供了便利。因此，強化公共法律服務中檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的內(nèi)部動因可以歸納為降低檔案管理工作強度、提升檔案信息化程度。

三、公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的策略

1.增強信息技術管理檔案意識

在公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型進程中，對應用信息技術管理檔案的重視程度會在很大程度上決定著檔案信息化建設進程。對于任何單位來說，要實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)變，都要經(jīng)歷一個艱難的歷程，只有在主觀上充分意識到信息化轉(zhuǎn)型的重要性，才能從根本上篤定信念、攻堅克難，將檔案管理信息化建設納入日常工作規(guī)劃，并從內(nèi)部管理上逐步強化信息化設備設施與技術的運用，并在不斷摸索中建立一套相對完善的信息化建設、管理體系，牢牢把握檔案管理信息化的發(fā)展方向，堅定不移地朝著信息化發(fā)展目標前進，才能最終實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型目標。

2.加強檔案信息化設備設施建設

（1）配置檔案管理硬件設備設施

要實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型目標，公共法律服務中心應在信息化設備設施建設過程中逐步引進現(xiàn)代化的設備替代傳統(tǒng)檔案管理設備，購置計算機、打印機、掃描儀、服務器等基礎硬件設備設施。同時，在檔案信息化管理中，要積極引進先進的信息技術，確保檔案信息化管理工作有序開展。

（2）配備檔案管理系統(tǒng)軟件。在實現(xiàn)公共法律服務中心檔案信息化轉(zhuǎn)型進程中，所引進的檔案管理系統(tǒng)必須能夠與檔案管理業(yè)務系統(tǒng)關聯(lián)，且能夠?qū)崿F(xiàn)用戶端所提取的檔案信息格式、結(jié)構(gòu)及元數(shù)據(jù)精細化處理。同時，在檔案信息搜集過程中，能根據(jù)公共法律服務中心日常運營情況實時搜集，并在初步分類處理后存儲，最終在對所有檔案數(shù)據(jù)信息展開系統(tǒng)化處置之后，按提取人檢索習慣、信息應用習慣展開歸檔。

（3）建立檔案信息化管理平臺。建立檔案信息化管理平臺是公共法律服務中心實現(xiàn)檔案管理工作向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型的重要一步。通過該平臺，可以實現(xiàn)檔案的電子化存儲、分類、檢索與共享，極大地提高了檔案管理的效率和安全性。信息化管理平臺采用先進的數(shù)據(jù)庫技術，支持海量數(shù)據(jù)的存儲與高速訪問的同時，利用云計算和大數(shù)據(jù)技術，能夠深入分析和挖掘檔案信息，為決策提供支持。此外，平臺還能實現(xiàn)權限管理，確保檔案資料的安全和隱私，并支持遠程訪問，提高檔案利用率，為檔案管理注入新的活力。

3.落實信息化檔案管理流程

隨著信息技術的日益進步，公共法律服務中心的檔案管理也迫切需要向智能化方向發(fā)展。在此過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案正逐漸向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，要求檔案管理流程同樣展開相應的革新。為確保檔案的高質(zhì)量歸檔和高度機密性，區(qū)塊鏈技術的引入成為一個創(chuàng)新且有效的解決方案。區(qū)塊鏈技術以其獨有的數(shù)據(jù)保護和隱私保障功能，在保護檔案信息安全與管理過程中扮演了至關重要的角色。利用區(qū)塊鏈，每一次檔案的訪問和提取都會被記錄，不僅減少了數(shù)據(jù)被惡意篡改或泄露的風險，還保護了訪問者的隱私，使得檔案管理流程變得更加規(guī)范和高效，顯著提高了服務中心的工作質(zhì)量和效率。同時，為確保檔案管理的有效性與法律服務中心的工作緊密結(jié)合，需開展持續(xù)的檔案質(zhì)效監(jiān)督，加強對檔案歸檔過程的監(jiān)督檢查，提升歸檔資料的完整性和準確性。通過努力，不僅能確保檔案信息的安全和可靠，還能提升公共法律服務中心的整體運營效率和服務質(zhì)量，為信息化轉(zhuǎn)型的成功奠定堅實的基礎。

4.攻克檔案信息化管理過程中的難題

（1）培養(yǎng)雙重知識結(jié)構(gòu)的復合型人才

檔案管理人員作為落實檔案信息搜集、整理及分析處理的直接參與者，其整體素質(zhì)的高低將對檔案管理信息化轉(zhuǎn)型成功與否產(chǎn)生直接影響。作為新時代的檔案信息化管理人才，其不僅要具備豐富的多媒體技術相關知識，還應知曉檔案規(guī)范化管理理念及檔案信息安全技術認識。因此，在落實檔案信息化轉(zhuǎn)型過程中，要注重雙重知識結(jié)構(gòu)的復合型人才培養(yǎng)，通過專項培訓學習使其為檔案信息化建設與管理工作提供做出貢獻。

（2）規(guī)范檔案信息化基本原則

電子檔案的傳輸與接收是依靠計算機系統(tǒng)完成的，因而在此環(huán)節(jié)中，應通過合理配置系統(tǒng)資源、配備相應的技術設備設施、安排專業(yè)人員，并制定嚴格的管理制度，確保電子檔案數(shù)據(jù)與其原始系統(tǒng)或設備設施之間的無縫對接，最大化地保障電子檔案管理的安全性和有效性。

（3）攻克檔案工作中的技術難題

隨著人工智能和機器學習技術的發(fā)展，提高檔案檢索系統(tǒng)的智能化水平成為可能。通過引入這些技術，可以顯著提高檔案檢索的效率和準確性。智能檢索系統(tǒng)可以快速處理大量數(shù)據(jù)，提供精確的搜索結(jié)果，甚至能夠根據(jù)用戶的查詢歷史和偏好提供定制化的搜索建議。此外，人工智能還可以用于自動分類和標記檔案，使得檔案的組織和管理更加高效。例如，自然語言處理（NLP）技術可以用于分析文檔內(nèi)容，自動提取關鍵詞和主題，從而簡化檔案的歸檔和檢索過程。

四、結(jié)語

本文通過深入分析信息化背景下公共法律服務中心檔案管理的轉(zhuǎn)型動因，提出了一系列切實可行的策略，如增強信息技術管理檔案意識、加強檔案信息化設備設施建設、落實信息化檔案管理流程、攻克檔案信息化管理過程中的難題等，旨在從根本上提升檔案管理的效率與安全性。值得注意的是，檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型并非一蹴而就，而是一個持續(xù)演進的過程。未來將繼續(xù)探索和完善相關策略，確保其能夠有效支持公共法律服務中心的長遠發(fā)展，并為推動我國公共法律服務事業(yè)的進步貢獻力量。

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作者簡介：山東省棗莊市嶧城區(qū)公共法律服務中心