新時期電子檔案管理與利用效率提升的策略探究

劉川

【摘 ?要】 隨著信息化社會的不斷發展，電子檔案逐漸成為機關事業單位運營過程中不可或缺的重要信息資料。近年來，政府機關的電子檔案數量和種類不斷增多，這給檔案信息資源的高效開發利用帶來良好機遇的同時，也給新時代電子檔案的管理與開發利用效率的提升帶來新的挑戰。文章分析了新時期政府機關電子檔案的特點以及發展趨勢，探討了新時期政府機關電子檔案管理的創新措施，在此基礎上，提出了新時期開發利用電子檔案信息資源的重要性和提高電子檔案信息資源運用效率的有效途徑。

【關鍵詞】 電子檔案；檔案管理；信息資源

隨著信息化、網絡化和自動化時代的到來，人們存儲信息的方式以及獲取信息資源的途徑發生了根本性的改變。智能手機、平板電腦、互聯網等新型信息技術已經融入了人們的工作、學習和生活中。這些新技術的運用對檔案管理產生了深遠影響，特別是電子檔案的大量產生，帶來了檔案管理領域的革命性變化。

隨著現代信息技術、互聯網和無紙化辦公技術的快速發展和普及，政府機關產生的電子檔案數量不斷增加。如何有效管理這些電子檔案，高效地開發利用檔案信息資源，滿足用戶對電子檔案的需求，為政府部門的領導決策提供資料參考，是每個檔案工作者都需要深入思考的問題。因此，文章結合工作實踐與探索，著重探討了新時代優化政府機關電子檔案管理，提高檔案信息資源利用效率的策略。

一、新時代政府機關電子檔案的特點分析

（一）現代科技下的政府檔案管理的轉變與挑戰

隨著現代科技的不斷發展，政府機關逐步實現了辦公自動化和無紙化辦公。在實施行政管理與社會服務過程中所形成的檔案資料，從過去的人工用筆書寫、紙質稿件簽發、紙質文件印發，逐漸轉變為現在的“起草、簽發、印發、催辦和歸檔”都在計算機和互聯網中完成。這種辦公模式下形成的檔案資料即為電子檔案，其閱讀方式以“機讀”為主，管理與儲存方式為“機存”，即通過電腦或其他儲存媒介（如移動硬盤、移動U盤、光盤）進行存儲。

在此背景下，電子檔案與紙質檔案相比，其利用方式也發生了根本性變化。從過去紙質檔案的“人工閱讀、拍照、復印”，逐步發展成了現在電子檔案的“電腦機讀閱覽、直接打印或通過一定范圍的網絡傳輸”。

（二）新時代電子檔案管理的趨勢與優勢

電子檔案已經成為新時代檔案工作發展的主要趨勢，具有一系列顯著特點，如非人工識讀性、高存儲密度、操作便捷性和存儲內容的易變性。首先，電子檔案有效提高了檔案工作效率。相較于傳統紙質檔案，新時代的電子檔案管理在資料收集、整理、歸檔、查詢以及統計分析等方面工作效率大幅提升。其次，電子檔案的修改和維護更加方便。無論是直接將電子文件資料存入計算機或其他設備，還是通過掃描轉化紙質檔案，都能輕松進行修改。再次，電子檔案的存儲性能得到有效提升。采用計算機、光盤、移動硬盤、專用U盤和存儲卡等多種途徑存儲資料，與紙質檔案相比，占用空間小且可靠性強。最后，查找利用更加便捷。電子檔案以“件”為單位收集、整理、歸檔，并實現電子化管理，通過輸入關鍵詞即可快速查詢所需資料，節省了大量查詢時間和人力成本。除此之外，電子檔案使日常管理更加規范。以數字化管理和信息技術支撐的電子檔案能夠避免復雜的工作流程，實現文件增補和隨時修改，從而使得日常管理更加規范和科學。

二、新時期政府機關電子檔案利用的重要性

（一）實現電子檔案資源自身價值的增值性

政府機關電子檔案信息資源的增值轉化，進一步彰顯了電子檔案管理工作的重要意義和社會價值。在數字化時代的背景下，電子檔案資源的信息化、系統化和智能化開發，不僅促進了各類檔案資源的有效整合和動態更新，還實現了檔案資源價值的最大化利用。電子檔案管理的優化確保了檔案信息的完整性，實現了信息的可訪問性，進而提升了檔案利用的時效性和針對性。例如，政府機關向企業提供檔案服務時，可以通過提供上級或本級政府近年來發布的有關企業發展鼓勵和優惠政策等電子檔案，幫助企業降低運營成本、提高生產效益，促進企業快速發展，優化內部資源配置，增強市場競爭力。這不僅是政府機關電子檔案資源為經濟建設提供服務的重要表現，還是檔案信息資源增值的直接證明。因此，通過科學的電子檔案管理和深度的電子檔案資源開發利用，不僅提升了檔案資源的實用價值，而且推動了檔案工作的社會化發展，實現了電子檔案信息資源的戰略性增值。

（二）促進電子檔案信息資源價值轉化的及時性

政府機關電子檔案管理必須注重檔案資源的開發和利用，以有效增強檔案信息資源的價值轉化速度。要準確把握檔案價值利用的時效性，這需要不斷提高檔案工作效率。對電子文書檔案而言，其價值利用的時效性控制較為復雜，其社會效用取決于信息需求者對內容的吸收和利用程度。實施電子檔案管理，可采用檔案分類、索引建設等多樣化形式，大幅提升檔案檢索效率，確保電子文書檔案信息資源在有效期內得到高效利用。對事務性通知、執行性電子檔案而言，應在其時效性消失之前，通過電子檔案管理系統進行有效延續。至于合同、協議類文書檔案，其有效性與法律效力緊密相關，電子化檔案管理能夠確保這類檔案在法定時效內的有效鏈接和快速檢索。科技檔案的時效性與科技發展密切相關，基建檔案的管理應重視其價值的持續挖掘與利用。因此，電子檔案管理的創新和應用是確保檔案信息資源時效性轉化為社會效益的關鍵。

（三）為決策及計劃制定提供科學依據

在制訂戰略決策與長短期規劃時，電子檔案管理系統發揮著關鍵作用。通過電子化管理，檔案信息資源得以系統化整理與分析，為領導決策提供可靠依據。管理者建立相應檔案系統，以電子檔案的元數據管理、存取控制、內容分析與信息檢索等功能為基礎，確保決策者能夠迅速獲取準確可靠的數據。結合檔案信息資源的時效性與歷史性，決策者可借助多維度的檔案信息對比、趨勢追溯及模式識別，運用定性與定量分析的方法，準確評估決策環境及其變量，實現未來發展趨勢的科學預測。通過電子檔案信息系統提供的深度分析，決策者能夠降低不確定性，綜合運用邏輯推理與經驗判斷，全面評估可能的風險與機遇，形成基于事實和數據的科學決策過程。舉例而言，長期保存的歷史記錄性檔案通過數字化保存與深度挖掘，持續展現其時代價值和文化價值，為政府機關在決策文化發展、城市建設、旅游開發等重大事項提供重要的參考史料。因此，電子檔案管理在決策科學化方面發揮著重要的資政、輔助作用，能夠確保決策制定有計劃、更可行、更準確，為轄區經濟社會發展提供參考。

三、新時期政府機關提高電子檔案管理和利用效率的策略

（一）政府機關電子檔案利用的途徑

政府機關電子檔案可以通過以下幾種方式為社會大眾提供服務：

首先，提供電子檔案“拷貝服務”。政府機關檔案管理工作人員按照管理規范和保密程度，為檔案利用者提供電子檔案資料的拷貝服務。在必要時，將拷貝資料的存儲格式轉化為利用者計算機程序可識別的格式。

其次，提供電子檔案“在線利用服務”。政府機關將一些可對外公開且社會大眾需要的電子檔案上傳到局域網或檔案查詢系統中，以便查詢者通過計算機直接查詢電子檔案信息資料，節省查詢時間，有效減少勞動力。對僅適合個別人員或單位閱讀的特殊電子檔案，政府機關可以探索建立特殊電子檔案查詢的預約申請制度。

最后，開展遠程“通信傳輸服務”。政府機關檔案管理部門管理人員可以通過黨政網、OA、微信、QQ、電子郵箱等點對點的通信網絡傳輸利用者需要的不涉密的電子檔案。這種方式適合需要固定查詢政府機關電子檔案的單位和個人。

（二）政府機關電子檔案優化管理

電子檔案與傳統的紙質檔案相比，管理流程、方式和手段都發生了較大變化。盡管電子檔案具有工作效率大幅提升、查詢便捷等諸多優勢，但也存在著電子檔案管理硬件軟件依賴性強、資料易丟失和被篡改等缺點。因此，必須嚴格加強電子檔案管理的各個環節監管，確保電子檔案的保管安全和有效利用。

首先，健全電子檔案日常管理制度。建立健全政府機關電子檔案資料收集、整理、鑒別、歸檔等制度，并嚴格執行國家檔案部門制定的電子檔案格式標準，規范電子檔案的接收、存儲、格式標準和載體形式。

其次，健全電子檔案的儲藏保管制度。歸檔后的電子檔案具有特殊性，儲藏保管對條件、環境要求較高。因此，應確保有適合電子檔案儲藏載體保管的物理環境和條件，有效保證電子檔案在儲存過程中不損毀、不失真、不散失，從而保障政府機關電子檔案的安全有效、完整真實、便于利用。

最后，健全電子檔案合理利用制度。嚴格電子檔案查詢利用審批程序，以及電子檔案查詢利用的保密規定，確保政府機關電子檔案在合理利用的同時得到安全有效的保護。

（三）提高檔案人員業務和管理技能

新時期的電子檔案管理與傳統紙質檔案管理有根本性的區別，這需要政府機關的檔案管理人員注重學習電子檔案管理的新理論、新知識和新技能。電子檔案管理工作涵蓋資料收集、整理、鑒定、登記、編目、歸檔、保管和利用等多個環節，是實現檔案高質量管理與高效利用的重要前提與基礎。因此，需要不斷加強檔案工作人員的基礎業務知識和技能培訓，夯實其檔案工作業務知識根基，主要包括以下兩個方面的學習提升：

首先，學習電子檔案現代管理操作技能。掌握運用計算機、互聯網、信息技術以及掃描、拍照、程序運用等多樣化的檔案管理和檢索輔助工具。熟練掌握通過計算機閱讀各種儲存方式儲存的電子檔案，以提供更高效和精準的電子檔案信息服務。

其次，強化電子檔案整理操作技能。檔案整理是電子檔案信息資料管理與利用的前提。通過對電子檔案資料的收集、整理、歸檔，使其成為更具有序性和清晰性的資料，從而確保其檢索與利用的高效性，并為今后檔案信息資料的深入挖掘和開發奠定基礎。

（四）強化電子檔案服務社會大眾的意識

在信息時代的背景下，加強政府機關電子檔案管理與利用對服務社會大眾、促進區域經濟社會快速發展而言具有重要意義。為實現這一目標，需要不斷增強政府機關檔案管理的服務意識，特別是提升電子檔案服務社會各界的整體意識。

作為政府機關的檔案管理人員，應當承擔責任和義務，加強對政府機關檔案服務社會的重要價值的宣傳與普及教育。通過官方網站、傳統媒體、自媒體、會議培訓等多渠道、多途徑的宣傳，深化公眾對政府機關檔案資料利用的重要性認知，提升政府機關檔案信息資源的社會知曉度。這不僅有利于提高電子檔案管理水平，還可以保障檔案信息資源開發利用的效率。

（五）優化電子檔案服務手段

為了實現政府機關電子檔案信息資源的全方位利用，檔案管理人員應采用多元化的服務方式與手段，并注重對這些方式和手段的優化，以提高檔案服務質量和效率，更好地適應和滿足用戶的多樣化需求。

首先，開展檔案展覽與陳列服務。政府機關根據特定的主題，選定并展示與主題相關的原始檔案或復印件，對檔案的內容成分進行系統揭示和介紹，滿足社會各界對檔案資料的利用需要。這是一種廣泛應用的服務形式，有助于向公眾展示政府機關的歷史、政策、成果等。

其次，開展檔案對外查詢服務。政府機關檔案管理部門按照程序面向社會開放檔案查詢服務，以滿足社會大眾對某些檔案的特殊需求。這種服務方式有助于促進透明化和公開化，增強政府與公眾之間的溝通與信任。

再次，開展檔案證明服務。根據相關檔案使用者的要求，政府機關檔案管理工作人員可以根據所藏檔案中記錄的某一事實出具書面憑證，以滿足社會大眾的特殊需求。這種服務有助于提供法律、歷史、經濟等方面的證明和支持。

最后，提供電子檔案常規閱覽服務。政府機關檔案儲藏區域劃出一定空間，作為檔案閱覽區，通過這種方式為檔案查詢者提供高質量的檔案材料訪問服務。這是提高政府機關檔案查閱服務效率的有效手段，也有助于促進電子檔案的利用和管理。

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