淺析體制內(nèi)干部人事檔案管理改革:面向數(shù)字化時代的挑戰(zhàn)與展望

張競予

摘 要：事業(yè)單位干部人事檔案在干部管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。它不僅為干部的選拔、培養(yǎng)提供了科學依據(jù)，還為國家戰(zhàn)略的制定和實施提供了有力支持。因此，加強干部人事檔案工作，實現(xiàn)其規(guī)范化、科學化管理，對于提升組織效能、促進國家發(fā)展具有重要意義。在這個信息化飛速發(fā)展的時代，人事檔案管理作為組織人力資源管理的重要組成部分，正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機遇。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)的不斷進步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代組織的需求。文章闡述現(xiàn)有人事檔案管理工作的重要性，分析其面臨的困境，并淺析未來的改革方向，以適應數(shù)字化時代的發(fā)展潮流。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理 數(shù)字化時代檔案管理 電算化改革 信用化改革

中圖分類號：F240 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）05-258-03

在體制內(nèi)單位中，干部人事檔案不僅僅是一堆靜態(tài)的文檔，它們是員工職業(yè)生涯的縮影，是組織寶貴的信息資源，有效的人事檔案管理能夠為組織提供決策支持，促進人才的發(fā)展。

一、干部人事檔案的重要意義和傳統(tǒng)干部人事檔案的現(xiàn)狀

首先，我們必須認識到干部人事檔案管理的核心價值。干部人事檔案作為一種特殊的信息資源，其規(guī)范化管理對于優(yōu)化管理流程、提升組織效能具有重要作用。人事檔案屬于國家機密，任何人都不能翻閱自己的人事檔案，檔案管理和查借閱人員不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。從延安時期開始，我國干部人事檔案正式形成，為了推動干部人事檔案工作健康發(fā)展，新中國成立后，1956年8月，中組部召開了第一次全國人事檔案工作會議，標志著干部人事檔案工作進入了一個新的發(fā)展階段。《干部人事檔案工作條例》強調(diào)新形勢下做好干部人事檔案工作要遵循“黨管干部、黨管人才”，對檔案管理人員提出了更高的要求。干部人事檔案的歷史沿革反映了我國干部管理體系的不斷完善和發(fā)展。

從最初的手工記錄到現(xiàn)代的電子化管理，干部人事檔案工作始終圍繞著提高管理效率和服務質(zhì)量的目標不斷進步。干部人事檔案工作不僅是對個人履歷的記錄，更是為國家和社會發(fā)展服務的重要工具。通過檔案中的信息，可以了解干部在國家重大戰(zhàn)略、重要工作中的貢獻和表現(xiàn)，從而為國家戰(zhàn)略的制定和實施提供有力的人才支持，其真實性和完整性對于維護社會穩(wěn)定至關(guān)重要;人事檔案管理的主要特點體現(xiàn)在真實、完整、動態(tài)、統(tǒng)一，通過對每個干部的個人經(jīng)歷、工作能力、培訓情況、考核結(jié)果等關(guān)鍵信息的記錄，可以為選拔、任用、培養(yǎng)和管理干部提供可靠的依據(jù)，減少主觀判斷的干擾，從而提升人力資源管理的效率和效果。

其次，我們需要認識到人事檔案管理的現(xiàn)狀。在許多體制內(nèi)機構(gòu)中，人事檔案管理仍然依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和手工操作，同時逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變。據(jù)調(diào)查，我國有近70%的機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案工作還停留在紙質(zhì)檔案管理階段，側(cè)重“三齡兩歷一身份”的機械管理，人事檔案信息化建設(shè)還處在初步階段，這嚴重影響組織的人力資源管理配置和職能作用合理發(fā)揮。在信息化時代背景下，電子檔案的應用逐漸成為主流，大大提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，但這種并存狀態(tài)可能導致管理上的復雜性增加。即使一些組織開始采用先進的數(shù)字化技術(shù)進行人事檔案管理，但仍有很多組織在技術(shù)上應用不足，導致管理效率低下。一些機關(guān)事業(yè)單位在干部人事檔案管理中也未對員工開展充分的保密教育和安全意識培訓，員工對于個人隱私信息的保護意識不強，也增加了檔案信息被泄露的風險。

另外，紙質(zhì)檔案的存儲和維護需要占用大量的物理空間和人力資源，這對于資源有限的機構(gòu)來說是一個不小的負擔。隨著法規(guī)和政策的完善，人事檔案管理的規(guī)范化程度有所提高，但仍存在執(zhí)行力度不一、標準不統(tǒng)一的問題。不同部門或機構(gòu)之間的人事檔案信息共享不暢，導致信息孤島現(xiàn)象，影響了檔案的利用效率和價值發(fā)揮。舉例來說，體制內(nèi)單位在招收應屆大學畢業(yè)生的過程中，查檔是非常關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。有些學生的檔案存儲地偏遠，當?shù)赜稚形磁c上級縣市人才中心進行同步的電子化管理，這就導致用人單位面臨交通成本和人工成本的雙重負擔。人事檔案管理還面臨著人才流失和知識更新的挑戰(zhàn)。在當前激烈的人才競爭環(huán)境中，如何有效地管理和利用人才資源，防止人才流失，是每個機構(gòu)都必須面對的問題。

二、干部人事檔案管理的局限性以及數(shù)字化時代面臨的挑戰(zhàn)

隨著社會的發(fā)展和科技的進步，體制內(nèi)人事檔案管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和困境，傳統(tǒng)檔案管理過程存在如下幾個方面的局限性：

一是部分地區(qū)和單位對檔案管理的意識有待提升。在一些地區(qū)或組織中，由于資金、人力等資源的限制，人事檔案管理得不到足夠的重視和支持。不同的管理人員在專業(yè)素質(zhì)、工作態(tài)度和操作技能上存在差異，影響了人事檔案管理的整體水平。干部人事檔案管理存在“短板”，在實際工作中，干部檔案的各個環(huán)節(jié)全部由專職管檔人員負責，領(lǐng)導關(guān)注和過問偏少，檔案工作的安全性很大程度上取決于管檔人員的政治素質(zhì)和自律能力，尤其是檔案庫房和管檔人員辦公場所相對獨立，缺乏相互制約和相互監(jiān)督。隨著時間的推移，檔案中的信息需要不斷更新和完善，這對管理者的專業(yè)能力和責任心提出了更高的要求。

二是紙質(zhì)檔案本身的特性制約了管理效率的提升以及存在對檔案利用不足的情況。紙質(zhì)檔案容易受到物理損壞，如折痕、水漬、褪色等，這些都會降低檔案的保存質(zhì)量和使用壽命。紙質(zhì)檔案管理方式耗時耗力，且容易出現(xiàn)錯誤，難以滿足快速查詢和高效管理的需求，在查找或轉(zhuǎn)移檔案時可能會導致檔案的破壞或丟失。由于流程繁瑣或資源限制，人事檔案的信息更新往往滯后于實際情況，導致檔案內(nèi)容的準確性和時效性受到影響。對于流動人員來說，如何妥善存放檔案也是一個問題。雖然政策支持將檔案存到戶籍地，但實際操作中可能會遇到一些困難，如自持人事檔案的存儲問題以及統(tǒng)招和非統(tǒng)招學歷檔案的存檔問題。

三是在對個人隱私保護和信息安全上也面臨困境。隨著個人信息泄露事件的頻發(fā)，如何在提高工作效率的同時確保檔案信息的安全成為了一個棘手的問題。這不僅需要技術(shù)上的保障，更需要法律和道德上的約束。

隨著人事檔案的逐步電子化，如何確保檔案的安全性和保密性成為一個重要問題，除此之外，數(shù)字化時代為干部人事檔案管理也帶來了一系列新的挑戰(zhàn)。一是技術(shù)更新與適應性挑戰(zhàn)。數(shù)字化技術(shù)日新月異，人事檔案管理系統(tǒng)需要不斷更新升級以適應新的技術(shù)環(huán)境，這不僅涉及到資金投入的問題，還要求管理人員具備一定的技術(shù)知識和適應性。二是法規(guī)政策滯后性挑戰(zhàn)。現(xiàn)有的法律法規(guī)可能難以完全適應數(shù)字化時代的需求，需要相應地進行修訂和完善。然而，法規(guī)政策的更新往往滯后于技術(shù)發(fā)展，這可能導致在實踐中出現(xiàn)一些法律上的模糊地帶。三是跨部門協(xié)作與信息共享挑戰(zhàn)。數(shù)字化時代下，不同部門之間的信息共享和協(xié)同工作變得更加重要。由于各部門的信息系統(tǒng)可能存在不兼容或標準不統(tǒng)一的問題，可能導致信息共享不暢或協(xié)作不順暢。四是人員培訓與素質(zhì)提升挑戰(zhàn)。對于檔案管理人員來說，他們需要掌握更多的數(shù)字化技能和知識，如電子文檔管理、數(shù)據(jù)分析等，這就對管檔人員提出了更高的專業(yè)素質(zhì)要求，也需要組織進行相應的培訓和教育。對于一些習慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的工作人員來說，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可能會遇到一些心理上的抵觸和不適應。五是資源分配不均與資金壓力挑戰(zhàn)。在一些地區(qū)或組織中，由于資金、人力等資源的限制，可能難以支持人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這可能導致一些單位在技術(shù)上落后于其他單位，影響整體的管理效率和水平。

體制內(nèi)人事檔案管理的現(xiàn)狀和困境是一個復雜而嚴峻的問題，它需要政策層面、管理層面和實踐層面共同努力，不斷創(chuàng)新和改進，才能適應新時代的要求，為個人職業(yè)發(fā)展和組織人才管理提供堅實的基礎(chǔ)。

三、數(shù)字化時代對人事檔案管理改革的策略淺談

面對上述挑戰(zhàn)，需要采取有效的策略和措施來積極應對，從而推動干部人事檔案管理工作實現(xiàn)更高效、更規(guī)范、更透明的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。展望未來，人事檔案管理的改革可以圍繞以下幾個方面展開：

首先，加快人事檔案管理的數(shù)字化進程和電算化管理是關(guān)鍵。從國家層面，這就要求政府和機構(gòu)加大投入，引進先進的技術(shù)設(shè)備，培養(yǎng)專業(yè)的IT人才，構(gòu)建安全高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。在組織層面，需要做好頂層設(shè)計，制定清晰的數(shù)字化目標和規(guī)劃，明確數(shù)字化轉(zhuǎn)型的具體方向和預期成果;幫助領(lǐng)導層意識到人事檔案數(shù)字化的重要性，制定相關(guān)政策并提供必要的支持。云存儲與共享的應用將使得人事檔案的管理更加靈活和便捷，這就需要根據(jù)組織的實際需求，配備必要的資金和資源，建設(shè)穩(wěn)定可靠的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施，如服務器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，選擇適合的數(shù)字化技術(shù)和平臺，如云計算服務、大數(shù)據(jù)分析工具等。借助人工智能技術(shù)，未來的人事檔案管理可以實現(xiàn)智能化分析。通過對員工檔案數(shù)據(jù)的深度學習和挖掘，系統(tǒng)可以自動識別人才發(fā)展趨勢，為組織提供更加精準的人才規(guī)劃和培養(yǎng)建議。

電算化改革可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享與傳輸，提供便捷的在線服務，節(jié)省大量的存儲空間并大大提高操作的效率，同時更有利于利用電子檔案系統(tǒng)進行檔案的價值評估和鑒定，促進檔案的研究和編纂工作。電算化改革既能夠提升用戶體驗，又可以降低管理成本，為人事檔案管理帶來了諸多便利，是現(xiàn)代檔案管理工作的重要組成部分。

其次，加強法律法規(guī)建設(shè)，確立嚴格的隱私保護和信息安全機制，以法律的形式規(guī)范管理行為，保護個人信息不被泄露或濫用。隨著人事檔案管理方式的變化，相關(guān)的法律法規(guī)也需要相應更新。組織應當密切關(guān)注政策動態(tài)，確保人事檔案管理的改革與國家的法律法規(guī)保持一致。注重加強信息安全保障措施，建立健全的信息安全體系，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、安全審計等，確保人事檔案的安全性和保密性。

再次，建立動態(tài)的人才管理和檔案更新機制。強化人才管理，優(yōu)化檔案管理流程，拓寬檔案利用效果，吸收信息技術(shù)專業(yè)人才和社會力量，構(gòu)建有效的信息化管理體系，使其更適應數(shù)字化操作，提高管理效率。針對檔案管理人員，開展相關(guān)的技術(shù)培訓和業(yè)務培訓，提高他們的數(shù)字化操作能力和業(yè)務理解能力。建立跨部門協(xié)作機制，促進各部門之間的信息共享和協(xié)同工作，確保人事檔案信息的及時更新和準確傳遞。強化用戶意識，增強員工對人事檔案數(shù)字化的認識和參與度，讓他們了解其好處并積極參與其中。

然而，我們也需要認識到，即使檔案數(shù)字化是大勢所趨，但從目前實際來看，紙質(zhì)檔案與電子化檔案仍將保持很長時間的并行狀態(tài)。在人事檔案管理電算化改革之后，紙質(zhì)檔案因其獨特的優(yōu)勢和必要性，仍然需要被保留和維護。例如，在某些情況下，審計機構(gòu)或監(jiān)管機構(gòu)可能要求提供原始的紙質(zhì)文件，以進行審計或檢查。干部人事檔案管理工作要找準數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)人事檔案管理的結(jié)合點，提高干部人事檔案管理效率，采用規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化“三化一體”的工作方式，努力踐行新時代干部人事檔案數(shù)字信息化發(fā)展道路，為促進事業(yè)單位高質(zhì)量、高水平發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

四、數(shù)字化時代對人事檔案管理的未來展望

隨著技術(shù)的不斷進步，未來的檔案管理將更加智能化、自動化，更好地服務于人事管理和社會發(fā)展。《干部人事檔案工作條例》中指出“干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。”因此，通過建立完善的信用檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享和信用評價，從而有效提升干部管理的科學性、公正性和透明度，實現(xiàn)干部人事檔案管理的信用化改革是適應新時代發(fā)展的必然要求。

人事檔案中相當一部分的內(nèi)容和個人信用狀況之間的關(guān)系緊密相連，就相當于記錄了個人職業(yè)信用，實際上在一定程度上就可以將這部分內(nèi)容歸屬于信用檔案的范疇。對于信用評價結(jié)果不佳的干部，可以采取相應的措施進行約束和懲戒，同時，鼓勵干部積極參與信用修復活動，提升自身信用水平。信用化改革可以幫助優(yōu)化干部人事管理流程，減少繁瑣的手續(xù)和環(huán)節(jié)，通過信用信息的共享和評價，提高工作效率;還可以助力提升公共服務水平，公眾可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺查詢干部的信用信息，了解其工作表現(xiàn)和誠信狀況。

五、結(jié)語

事業(yè)單位干部人事檔案在干部管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用，加強干部人事檔案工作，實現(xiàn)其規(guī)范化、科學化管理，對于提升組織效能具有重要意義。人事檔案管理是一個多維度的挑戰(zhàn)，也是一個復雜而又必要的過程。人事檔案管理的改革要求管理者不僅要有扎實的專業(yè)知識，還要具備前瞻性的思維和技術(shù)的應用能力。它要求我們不僅要擁抱技術(shù)的進步，還要注重法律的遵循，保護員工的隱私權(quán)益，只有這樣，我們才能構(gòu)建一個更加高效、智能、安全的人事檔案管理系統(tǒng)，為組織的持續(xù)發(fā)展提供堅實的人才支持。在（下轉(zhuǎn)第261頁）（上接第259頁）未來的征途上，讓我們攜手并進，共同推動人事檔案管理的改革，為構(gòu)建更加高效和人性化的管理體系打下堅實的基礎(chǔ)，迎接人力資源數(shù)字化管理的新時代。

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（作者單位：中國科學技術(shù)館 北京 100000）

（責編：賈偉）