數字化時代背景下企業(yè)人事檔案管理措施研究

摘 要：數字化時代，企業(yè)人事檔案管理迎來良好機遇，迫切需要利用現代信息技術和數字化手段，創(chuàng)新和升級傳統(tǒng)的人事檔案管理，以提高管理效率、優(yōu)化服務質量。檔案數字化管理可以為企業(yè)人力資源管理和決策提供更加精準和及時的數據支持，提高企業(yè)的核心競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。

關鍵詞：數字化時代；企業(yè)；人事檔案；管理措施

如今，信息技術日新月異，其應用極為廣泛，企業(yè)對于人事檔案管理的要求也在不斷提高。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經難以滿足現代企業(yè)的需求，數字化管理成為大勢所趨。為了更好地適應數字化時代的變革，企業(yè)需要不斷推進人事檔案數字化管理的進程。

一、數字化時代背景下企業(yè)人事檔案管理的意義

1.提高管理效率

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，檔案信息的錄入、查詢、更新和檢索等操作都需要人工完成，不但效率比較低，而且出錯的概率比較大。在數字化時代背景下，人事檔案管理通過信息技術轉化成自動化和在線化，大幅提高了管理效率。通過數字化工具，企業(yè)可以快速、準確地錄入、查詢、更新和檢索人事檔案信息，減少了人工干預和重復勞動，從而實現了服務質量的提升。

2.降低管理成本

從傳統(tǒng)人事檔案管理來看，涉及大量的紙張、存儲空間和人力成本等，所以，整個管理成本是比較高的。隨著數字化管理的實施，數字化存儲使得企業(yè)不再需要大量的紙張和存儲空間，也會減少人力成本，意味著整個管理成本隨之降低。同時，在遠程管理、云存儲等支持下，基于企業(yè)實際情況優(yōu)化與升級，還可以進一步降低管理成本。

3.提高檔案信息的安全性

檔案信息的安全性難以保障是傳統(tǒng)人事檔案管理的一個痛點，如紙張磨損、丟失等問題時有發(fā)生。數字化管理采用了加密、備份等安全措施，極大地提高了檔案信息的安全性。同時，數字化人事檔案管理還減少了人員接觸原始檔案的機會，進一步降低了檔案信息被泄露和丟失的風險。此外，在傳統(tǒng)模式下，檔案信息的長期保存和調用存在困難，常見的問題是字跡模糊、紙張老化等。數字化管理能夠長期保存和調用檔案信息，從而避免了這些問題。

4.促進信息資源共享

從傳統(tǒng)人事檔案管理特征來看，由于檔案信息的分散存儲和管理，信息資源共享難以實現。在數字化技術與手段的支持下，可以實現檔案信息的在線共享和流轉，提升信息資源的利用率和價值。借助數字化工具，企業(yè)可以更加便捷地共享和利用人事檔案信息，提高了工作效率和協同能力。

二、數字化時代背景下企業(yè)人事檔案管理問題

1.紙質檔案數字化程度不高

許多國有企業(yè)由于歷史悠久，早期的人事檔案大多以紙質形式保存。隨著時間的推移，這些檔案的數字化進程可能被延誤，導致大量的紙質檔案仍未被數字化。對于早期的人事檔案管理工作而言，其本身受限于技術，大部分企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)并沒有與數字化技術相匹配的設備設施和軟件，也就難以滿足準確、高效的數字化需求，以至于部分國企紙質檔案數字化程度不高。人事檔案數字化管理的轉型升級必然需要相應的設備設施和人力投入，包括掃描儀、存儲設備、維護費用以及人工處理成本等。對于企業(yè)而言，會出于成本考慮，選擇保持紙質檔案管理模式，也就耽誤了數字化進程。部分企業(yè)對人事檔案數字化的重要性認識不足，仍習慣于傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式，造成數字化進程遲緩。雖然數字化可以提高檔案的便利性，同時也帶來了數據安全的風險。還有一些企業(yè)因為對數據安全的顧慮，仍舊選擇保持紙質檔案管理方式，以降低數據被泄露的風險。

2.檔案信息孤島現象

在人事檔案數字化管理轉型過程中，不僅存在著進程緩慢的情況，還面臨著信息孤島等現象的挑戰(zhàn)，具體表現是不同部門之間的人事檔案信息相互隔絕，無法有效共享，導致信息流通不暢，形成了信息孤島。在大型企業(yè)中，由于部門眾多、職能各異，每個部門都可能擁有自己的人事檔案管理系統(tǒng)。但是，系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一的標準和接口，導致數據格式、存儲方式等存在差異，以至于不同部門之間的檔案信息無法直接互通，需要人工開展煩瑣的數據轉換和整理工作。由于信息孤島的影響，整個人事管理工作效率不僅會降低，還會增大出錯的可能性。

此外，信息孤島還會造成數據不一致和重復勞動。由于各部門對人事檔案信息的錄入、更新標準不同，同一員工的信息在不同部門的檔案中可能存在差異，往往會給決策和管理帶來困擾，甚至可能引發(fā)內部矛盾。同時，各部門在需要獲取其他部門的人事檔案信息時，往往需要重新開展數據采集和整理，造成大量的重復勞動。最終，人事檔案的利用價值會被限制，人事檔案信息不僅是員工個人經歷的記錄，還是企業(yè)人力資源管理和決策的重要依據。然而，由于信息孤島現象的存在，企業(yè)無法充分利用這些寶貴的信息資源，甚至可能導致決策失誤和資源浪費。特別是隨著員工數量的增加，大量的人事檔案數據需要整合，而數據的格式、標準可能存在差異，導致整合難度加大。

3.信息安全與隱私保護挑戰(zhàn)

在人事檔案信息化管理實施過程中，信息安全與隱私保護是尤為突出的問題。黑客利用系統(tǒng)漏洞惡意攻擊企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)，竊取敏感信息或篡改檔案內容，給企業(yè)帶來巨大的經濟損失和聲譽損害。如今，不僅網絡傳播速度極快，傳播范圍還非常廣，一旦發(fā)生數據被泄露事件，敏感信息可能會迅速傳播到外部環(huán)境，給個人隱私和企業(yè)利益帶來嚴重威脅。由于數字信息的可編輯性和可復制性，一些不法分子可能會篡改或偽造人事檔案信息，以達到自己的目的。一旦數據被篡改，那么檔案的可信度與真實性就會受到影響，就會給企業(yè)的決策和管理帶來誤導，甚至可能引發(fā)法律糾紛?，F階段，隨著云計算等新技術的應用，部分企業(yè)人事檔案信息的存儲和管理逐漸轉移到第三方平臺。雖然模式提供了便利，但也增加了信息安全與隱私保護的難度。第三方平臺可能存在安全漏洞或管理不當等問題，導致敏感信息被泄露或濫用。同時，企業(yè)在與第三方合作過程中，需要確保合同條款明確、責任清晰，以避免發(fā)生法律糾紛。

4.技術更新迭代快

現階段，新的技術和產品不斷涌現，而技術的生命周期不斷縮短，意味著企業(yè)人事檔案管理需要不斷適應新的技術和標準，否則可能會導致技術落后和系統(tǒng)不兼容的問題。為了跟上技術更新的步伐，企業(yè)需要不斷升級硬件和軟件系統(tǒng)，以確保人事檔案管理的效率和安全性，但是必須注意的是，頻繁的升級和維護可能會增加企業(yè)的成本和負擔。同時，缺乏具備相關技能的員工可能會制約企業(yè)的發(fā)展，技術更新迭代快對員工的技能提出了更高的要求，需要他們不斷學習和掌握新技術和方法，以適應數字化時代的需求。在更新過程中，需要將人事檔案數據從舊系統(tǒng)遷移到新系統(tǒng)，此時需要關注數據的完整性和安全性，如果遷移不當，可能會導致丟失或泄露數據，給企業(yè)帶來重大損失。

三、數字化時代背景下企業(yè)人事檔案管理措施

1.加快檔案數字化進程

在數字化時代背景下，企業(yè)現代化管理必須認識到人事檔案數字化轉型是主流趨勢。一方面，企業(yè)應摒棄傳統(tǒng)觀念，充分認識到人事檔案數字化的必要性和優(yōu)勢。為了轉變觀念，企業(yè)可以組織內部培訓和外部專家講座，加強員工對人事檔案數字化的認識和理解。同時，企業(yè)還可以通過宣傳和推廣數字化人事檔案的成功案例，激發(fā)員工對數字化工作的積極性和參與度；另一方面，圍繞企業(yè)實際情況制訂計劃，分階段、分步驟完成紙質人事檔案的數字化工作。根據企業(yè)的人事檔案數量和數字化工作的需求，合理分配人力、物力和財力資源。根據檔案的重要性和緊急程度，設置數字化工作的優(yōu)先級。例如，近期形成的重要檔案可以優(yōu)先數字化處理。根據企業(yè)的實際情況選擇合適的數字化技術和設備設施，確保數字化工作的準確性和效率。還可以考慮與專業(yè)的數字化服務機構合作或外包部分工作，以加快數字化進程和提高工作效率。值得注意的是，在實施數字化計劃的過程中，企業(yè)應注重工作的階段性評估和調整。通過定期檢查數字化工作的進度、質量和成本，及時發(fā)現問題并采取相應措施調整。同時，企業(yè)還應鼓勵員工積極參與數字化工作，提出改進意見和建議，以促進工作的順利開展。

2.構建統(tǒng)一的信息平臺

若要解決信息孤島現象，需要構建一個集中的檔案管理系統(tǒng)，將各部門的人事檔案信息整合到統(tǒng)一的平臺上，實現數據的集中存儲和管理，避免數據分散在各個部門難以共享的問題。首先，在搭建過程中，需要選擇合適的系統(tǒng)架構，確保平臺能夠支持大量人事檔案信息的存儲和管理，具備良好的擴展性和穩(wěn)定性；其次，制定統(tǒng)一的數據標準和規(guī)范是解決問題的關鍵，在標準和規(guī)范的支持下，能夠確保各部門在錄入、更新人事檔案信息時遵循相同的標準，提高數據的準確性和一致性。在制定過程中，要考慮制定標準化的人事檔案信息錄入、更新流程，明確各部門在流程中的職責和操作規(guī)范。規(guī)定人事檔案信息的格式、存儲方式等，確保數據能夠被統(tǒng)一的人事檔案管理平臺正確識別和處理。建立數據質量與校驗機制，質量檢查和校驗錄入的人事檔案信息，確保數據的準確性和完整性；最后，推進部門之間的溝通與協作，組織召開定期的部門協調會議，就人事檔案管理工作開展交流和討論，解決存在的問題和困難。通過建立信息共享機制，明確各部門之間信息共享的內容、方式和責任，促進信息的流通和利用。最好能夠成立跨部門協作團隊，負責協調和推進人事檔案信息的共享與互通工作，團隊成員應來自不同部門，并具備較好的溝通和協作能力，鼓勵員工交流與學習，提高對人事檔案管理的認識和操作水平，促進信息的共享和利用。此外，企業(yè)可以結合自身實際情況與需求，選擇利用信息化溝通平臺，包括企業(yè)某信、某釘等工具，加強各部門之間的實時溝通和信息傳遞。

3.加強信息安全與隱私保護

為防止數據被泄露，需要建立完善的數據訪問控制和加密系統(tǒng)，包括對人事檔案信息的加密存儲和傳輸以及對不同級別數據的訪問權限控制。例如，可以使用先進的加密技術對敏感數據加密，確保即使數據被盜或丟失，也無法被非授權人員輕易解密。同時，還建議定期更新和加固系統(tǒng)安全補丁也是必要的，可以防止黑客利用漏洞攻擊。數據篡改和偽造是一個嚴峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)必須引起高度重視，有針對性地實施嚴格的數字簽名和審計追蹤機制。以數字簽名為例，可以確保數據的完整性和真實性，防止信息被篡改或偽造；再如，審計追蹤，可以記錄任何對人事檔案信息的修改歷史，一旦發(fā)現異常修改，可以迅速調查和處理。在與第三方合作方面，企業(yè)需要謹慎選擇合作伙伴，并簽訂嚴格的數據保護協議。選擇有良好聲譽和強大安全保障能力的第三方平臺是關鍵。在與第三方合作過程中，企業(yè)應確保對數據的控制權和監(jiān)督權，并定期安全審計數據。同時，與第三方明確劃分責任，避免發(fā)生法律糾紛。此外，企業(yè)有必要定期開展數據備份和容災演練，以避免因意外情況導致的數據丟失或損壞。

4.持續(xù)技術更新與培訓

數字化技術的發(fā)展速度非常快，企業(yè)需要定期評估現有技術的適用性和前瞻性，及時更新和升級技術。在規(guī)劃技術更新和升級時，需要考慮技術的兼容性和可擴展性，確保新技術的應用能夠與現有系統(tǒng)無縫對接，并能夠適應未來技術的發(fā)展趨勢。同時，企業(yè)還需要建立完善的技術更新和升級管理制度，確保技術更新和升級的過程規(guī)范、可控，避免因技術更新和升級不當導致出現問題。直觀來講，員工的技能水平直接關系到人事檔案管理的效率與質量。因此，需要定期開展技能培訓和知識更新，使員工能夠掌握新技術和方法，提高人事檔案管理工作的效率和準確性。同時，企業(yè)還需要鼓勵員工自主學習和創(chuàng)新，激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力，為企業(yè)的人事檔案管理工作注入新的活力。企業(yè)還需要關注行業(yè)發(fā)展趨勢和技術創(chuàng)新，及時跟進新技術和新方法。在數字化時代背景下，新技術和新方法層出不窮，企業(yè)需要關注行業(yè)動態(tài)和新技術的發(fā)展趨勢，及時引進適合自身需求的新技術和新方法，提高人事檔案管理工作的效率和智能化水平。在這個過程中，還應積極參與行業(yè)交流和合作，與其他企業(yè)共同探討人事檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展，推動行業(yè)的整體進步。

四、結語

在數字化浪潮翻涌的時代背景下，企業(yè)人事檔案管理面臨著一系列嚴峻的挑戰(zhàn)。其中，紙質檔案數字化程度不高、信息孤島現象、信息安全與隱私保護問題以及技術更新迭代速度快等因素，嚴重制約了企業(yè)檔案管理的效率和質量。為有效應對這些挑戰(zhàn)，企業(yè)應采取一系列措施。在加速檔案數字化進程方面，企業(yè)需摒棄傳統(tǒng)觀念，充分認識到人事檔案數字化的必要性和優(yōu)勢。結合企業(yè)自身實際情況，制訂切實可行的計劃，分階段、分步驟地完成紙質人事檔案數字化工作。企業(yè)加快構建一個集中的檔案管理系統(tǒng)，將各部門的人事檔案信息整合到一個平臺上，實現數據的集中存儲和管理，從而避免數據孤島現象，提高信息共享和傳遞的效率。對于信息安全與隱私保護而言，企業(yè)需建立完善的數據訪問控制和加密系統(tǒng)，實施嚴格的數字簽名和審計追蹤機制。同時，與第三方簽訂嚴格的數據保護協議，確保信息安全無虞。緊跟時代步伐，企業(yè)應定期評估現有技術的適用性和前瞻性，及時更新和升級技術。此外，定期開展技能培訓和知識更新，使員工能夠掌握新技術和方法，提高工作效率，助力企業(yè)穩(wěn)健前行，不斷創(chuàng)造新的輝煌。

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作者單位：東方電氣集團東方鍋爐股份有限公司

作者簡介：漆桂英（1974—），女，漢族，四川自貢人，本科，館員，研究方向：數字化人事檔案管理。