高校國家重大科技基礎設施項目檔案管理的現實困境與應對策略

李朝霞/國家檔案局 王改嬌/中國政法大學 羅明書/北京科技大學

當今世界，國際競爭空前激烈，各種挑戰日益嚴峻。科技發展正處于革命性突破階段，各國紛紛加大重大科技基礎設施建設投入，擴大建設規模和覆蓋領域。面對嚴峻形勢，習近平總書記在黨的二十大報告中指出，要堅持創新在我國現代化建設全局中的核心地位，加快實現高水平科技自立自強，以國家戰略需求為導向，積聚力量進行原創性引領性科技攻關，堅決打贏關鍵核心技術攻堅戰，加快實施一批具有戰略性全局性前瞻性的國家重大科技項目，增強自主創新能力。國家重大科技基礎設施項目正是突破科學前沿、解決經濟社會發展、支撐關鍵核心技術攻關、保障經濟社會發展和國家安全的物質技術基礎，是搶占全球科技制高點、構筑競爭新優勢的戰略必爭之地。

隨著國家對重大科技基礎設施投入力度的不斷加大，依托高校承擔的項目也從無到有，從少到多。高校參與的重大科技基礎設施項目檔案是國家重大科技基礎設施項目檔案的重要組成部分，它不同于一般的基本建設項目檔案，兼具多門類檔案屬性，其管理更具綜合性、復雜性、多元性。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出“適應新時代發展步伐，突出創新引領，以改革精神推動檔案實踐、理論、制度全面創新”，“圍繞創新驅動發展戰略，強化財政資金支持科研項目檔案工作監管”。為適應新時代對檔案管理的新要求，結合重大科技基礎設施檔案特點，分析高等院校承擔此類項目檔案工作面臨的特殊困難和問題，探討如何加強高校項目全生命周期的檔案管理，為實踐層面提供政策引導具有極其重要的現實意義和戰略意義。

1 高校國家重大科技基礎設施項目檔案工作的發展態勢

我國重大科技基礎設施建設最早可以追溯到上世紀五、六十年代，經過七、八十年代的發展，于“十一五規劃”之后逐漸步入快車道。其時，高等院校也開始大規模地參與重大設施建設。與其他系統相比，高校雖然起步較晚，但發展勢頭迅猛。“十一五”批復立項了北京科技大學牽頭建設的“重大工程材料服役安全研究評價設施”等項目，“十二五”批復立項了上海交通大學承建的“轉化醫學國家重大科技基礎設施（上海）”項目等多個項目；“十三五”期間，國家發改委確定優先建設的10個項目中高校牽頭4項。近些年，教育部主管高等學校作為國家創新體系的重要組成部分，由于其具有基礎研究和前沿高新技術領域的多學科融合、高端科研人才匯聚、優勢資源整合的協同創新優勢，越來越多地承擔國家重大科技基礎設施的建設與運行任務。高等院校承擔的重大科技基礎設施項目不同于一般的基本建設項目，在管理體制、管理模式、工作流程、建設內容等方面有其自身特點，其檔案涵蓋了科研檔案、工程檔案、設備檔案等多種門類。大科學裝置檔案管理具體呈現出下列特征。

1.1 項目投資規模大、檔案管理周期長

高等院校承擔的國家重大科技基礎設施建設項目大多周期比較長，短則五六年，長則十多年。如北京科技大學作為教育部直屬高校承擔的第一個國家重大科技基礎設施建設項目“重大工程材料服役安全研究評價設施”（簡稱“MSAF 項目”），是2005年“十一五”國家重大科技基礎設施之一，項目于2007 年正式立項，建設總投資概算50,510 萬元，2012年3月正式開工建設，2022年1月完成全部建設任務，2022年11月全面通過國家驗收。轉化醫學（上海）項目 2013 年 7 月獲批立項 ， 2023 年 7 月國家發改委驗收。兩個項目建設周期均長達10 余年。項目建設周期決定了項目檔案工作周期相對較長，項目文件材料的形成、積累與歸檔也貫穿于項目建設全過程，加之建設期間機構變動和人員更迭難以避免，檔案散失等風險大增，給項目檔案的收集帶來很大的挑戰。

1.2 項目檔案形成主體多元、內容構成復雜

高校承擔的國家重大基礎設施建設項目檔案還呈現了形成主體多、檔案內容與成分復雜等特征。僅以已驗收的兩個高校重大科技設施項目為例。北京科技大學MSAF項目法人單位為北京科技大學，參建單位有中國科學院金屬研究所、西北工業大學、哈爾濱工業大學等，其中勘察單位1家、設計單位1家、監理單位5家、施工單位4家。建設內容包括建安工程和大科學試驗裝置，其中大科學試驗裝置包括工程結構材料損傷試驗裝置、工程結構材料損傷仿真試驗系統和開放共享配套設施等，共形成檔案2600余卷，北京科技大學與有關單位共同組建了“國家材料服役安全科學中心”負責該項目的運行管理和科學研究工作。轉化醫學國家重大科技基礎設施（上海）項目也是多單位共建，有勘察單位、設計單位、監理單位、施工單位、設備廠家、運行單位等。形成的檔案包括建設項目檔案、科研檔案、設備檔案等門類，涵蓋項目立項、 可行性研究、初步設計及概算、設計、施工、試運行、驗收等過程中形成的檔案，截至 2023 年 3 月底，該項目共形成檔案案卷 843 卷。

基于上述參建單位、參與人員眾多，文件材料類型繁多，不可避免帶來協調溝通成本的增加以及項目文件收集歸檔任務的加重。且項目啟動之初，項目建設壓力大，項目管理者更關注于項目實體建設，檔案工作相對滯后。加之事前統籌不足，缺乏統一的檔案管理體制和制度，歸檔責任不清晰，專職文件控制人員配置不齊，給后期檔案整理和驗收埋下隱患。

2 高校國家重大科技基礎設施項目檔案管理的現實困境

重大科技基礎設施，具有鮮明的科學和工程雙重屬性，其設計、研制及相關技術和工藝具有綜合性、復雜性、先進性。目前，高校檔案管理水平，難以應對重大科技基礎設施管理工作帶來的挑戰，主要表現在以下四個方面：

2.1 檔案人員配置、專業知識結構與科技重大基礎設施建設檔案管理要求不匹配

目前，高校檔案館人員力量配備嚴重不足，多則十余人，少則三五人。館藏檔案體量從十萬卷到幾十萬卷不等，時間跨度從幾十年到上百年，每年常規的檔案收集和提供利用任務繁重。還須承擔百余個職能部門和教學科研機構的檔案業務指導與歸檔工作。作為項目檔案人員，若要做好項目檔案工作，必須了解項目建設全過程，必須深入建設項目各個部門，開展檔案管理范圍及方法的深入調研。高校檔案部門基本無暇顧及重大設施項目檔案管理。實際情況，往往是科研人員參與基礎設施建設，兼管文件的形成與積累，他們多數未經檔案專業培訓，對工程檔案管理重要性認識缺乏專業視角，對工程全流程及自身工作在全局中的功能和定位把握不準，文件留存和歸檔意識薄弱，繁忙的日常工作使得他們往往忽略文件材料的積累和歸檔，給項目檔案的管理帶來較大困難。

2.2 高校對于科技重大基礎設施建設檔案管理經驗有限

高校在牽頭組織或大規模參與國家重大科技基礎設施時，往往受到以人才培養為主業、以小科學為主要科研組織方式等因素的制約，很容易出現整體工期延長、投資費用增加、驗收投入運行比例不高等情況。高校重大科技基礎設施建設難度大、涉及面廣，建設管理模式因校而異，高等學校現今普遍運行的校院二級管理體制難以適應項目檔案管理需要。同時，高校檔案管理機構相對邊緣化，在主動調適方面有一定滯后性，進一步加大了項目檔案管理的難度。

2.3 易出現權屬不清、流向不明等問題

建設項目實行項目法人制，其管理主體是一個獨立的法人單位，而科技重大基礎設施建設是由多個主體聯合承擔的，因此在檔案管理體制上呈現管理主體多元化的特征，導致檔案權屬不明晰。高校科技重大基礎設施檔案包含項目前期及工程管理、勘察設計、施工、調試、竣工驗收、設備、運行等多樣化的文件材料，直接影響文件材料歸檔范圍、整理方式以及檔案分類、檔案流向不明確等諸多業務問題。

2.4 針對性的項目檔案管理制度供給不足

目前，高等院校重大科技設施項目檔案管理，主要依據教育部現行的《高等學校檔案管理辦法》《高等學校國家重大科技基礎設施建設管理辦法》兩個部門規章，這兩個中觀層面的規范性文件，難以支撐復雜多變的設施項目檔案工作的正常開展。同時，由于高校檔案管理人員和項目管理人員經驗欠缺，在項目檔案管理標準、規范的具體執行方面把握不夠準確。

3 提升高校國家重大科技基礎設施項目檔案工作高質量發展的應對策略

高校參與的國家重大科技基礎設施檔案是國家基礎設施檔案的重要組成部分。當前，亟待構建適合高校科技重大基礎設施建設的項目檔案組織管理體系，加強項目檔案的組織管理，厘清各責任主體的項目檔案工作職責，明晰項目文件的歸屬與流向，規范項目文件的積累、收集、整理與移交等工作，并與各高校檔案館原有館藏檔號體系有機銜接。

3.1 以“強化監管”為統領，落實項目檔案專項評估制度。在國家重大科技基礎設施建設中，建議教育部依法依規對項目建設實施過程開展合理有序的監管，為項目檔案管理提供政策供給。這方面，可借鑒國家重大建設項目、重大科技專項等成熟的工作經驗，對科技設施建設項目也實行檔案專項驗收制度。項目法人單位對本項目檔案進行整理和自查，自查包括項目檔案的完整、準確、真實、有效，檔案整理、組卷質量，項目電子檔案管理等情況。自查合格后向教育部提出檔案驗收申請。檔案專項驗收通過后，才能進入項目其他環節的驗收流程，確保項目文件的齊全、完整、準確。

3.2 以“優化管理”為關鍵，研究制定《加強高校國家重大科技基礎設施檔案管理工作的意見》。為保障高校承擔國家重大科技基礎設施建設的質量和進度，優化項目管理，提高設施運行共享水平和使用效率，檔案主管部門和教育主管部門應當創新驅動、有效聯動，研究制定“加強高校國家重大科技基礎設施檔案管理工作的意見”。從切實加強重大設施項目檔案工作的領導、建立健全項目檔案管理制度、構建項目檔案資源體系和做好項目檔案安全保管和利用四個方面，對項目實行事前指導，事中、事后監管，要求項目法人統籌規劃檔案工作，將檔案工作納入項目管理程序，納入有關人員崗位責任制，采取有效措施，創新工作機制。及時解決項目檔案工作中遇到的問題，保障檔案工作所需經費及工作條件，保證檔案工作有序推進。同時，加強項目檔案監督指導，確保項目檔案完整、準確、系統、規范和安全，滿足項目建設、管理、監督、運行和維護等活動在證據、責任和信息等方面的需要，進一步增強檔案管理服務科技工作的能力。

3.3 以“規范標準”為基礎，編制高校科技重大基礎設施項目分類編號標準和歸檔范圍表。在大量調研基礎上，起草制定《高校國家重大科技基礎設施檔案分類與檔號編制辦法》《高校國家重大科技基礎設施項目文件歸檔范圍和保管期限表》《高校國家重大科技基礎設施項目文件歸檔要求與檔案管理規范》。上述規范應明確歸檔主體及其職責，劃定保管期限。使項目各級管理單位在項目文件收集、整理和歸檔等方面有據可依。科技重大設施檔案分類標準，要遵循科技文件材料的形成規律與特點，保持項目文件形成時的有機聯系，項目檔案分類可設置立項、設計、項目準備、項目管理、施工文件、監理文件、工藝設備、驗收文件等類目。另外，特別關鍵的是，重大科技基礎設施檔案是高校檔案不可分割的一部分，其最終歸屬流向，應全部移交高校檔案館，因而，在制定分類編號體系時，要兼顧與高校檔案館已有的編號體系的銜接與對應，便于項目檔案進館以后的上架保管和后期的提供服務等工作。

3.4 以“落實責任”為抓手，建立與國家重大科技基礎設施建設任務全程同步的歸檔責任制。國家重大科技基礎設施的建設周期一般都近10年甚至更久，建立與建設任務同步的歸檔責任能夠從根本上保證檔案收集、整理的完整性、系統性及規范性。針對國家重大科技基礎設施項目檔案包含基建檔案、技術工藝設備檔案、科研檔案等多種類型的實際，可以采用任務包的管理機制，明確各參建方的主體責任，其既是建設任務負責人，也是項目文件歸檔責任人。以此將檔案管理工作要求提升到與建設任務同等重要的高度。同時，明確后續檔案管理分工責任人，利于檔案工作分層分項的落實和責任追究，防止因責任不明而導致檔案管理工作與項目建設不同步的問題。

綜上所述，國家重大科技基礎設施的建設，對于增強我國原始創新能力、實現重點領域跨越、保障科技長遠發展、實現從科技大國向科技強國的跨越具有重要的戰略意義。做好重大設施的檔案管理經驗總結和實踐探索，將更有助于規范和提升高校國家科技重大基礎設施項目檔案工作，確保為后續項目運行，維護、審計等提供更好的支撐，為我國建設創新型國家做出積極貢獻。

本文系國家檔案局科技項目“高校國家重大科技基礎設施項目檔案管理機制與策略研究”（2023-J-005）階段性研究成果（課題組成員包括張顯明、張雅靜、王劍鋒、王小杭、劉躍龍、徐璐等）。