新時期住宅專項維修資金檔案的管理及運用探討

摘 要：目前，建筑事業的快速發展帶動了對住宅專項維修資金的管理水平和使用效益要求的提升。住宅專項維修資金的歸集、核算和使用等工作，關系到廣大居民的切身利益，是利國利民的好事。本文闡述了住宅專項維修資金檔案管理的意義，分析了管理中存在的問題，探討了有效的管理開發利用途徑，旨在為相關工作提供幫助，促進住宅行業的可持續發展。

關鍵詞：住宅專項維修資金；檔案管理運用

對住宅專項維修資金的檔案進行管理，既能使有關部門對其使用狀況有一個全面的認識和掌握，又能使業主更好地維護自己的合法權利，對調解業主和物主之間的矛盾和爭議都能起到很好的作用，更好地適應現代建設事業的發展需要。但是，就當前的狀況而言，資金檔案的管理和使用中還存在著許多問題，有必要對其進行改進和完善。

一、住宅專項維修資金檔案管理的意義

首先，對管理者而言，通過對住宅專項維修資金檔案的管理，可以讓他們對資金的運用狀況進行實時的了解，從而全面地把握維修投資強度和運用規模，極大地提升資金管理工作的水平，最大限度地降低資金配置不合理以及浪費等問題出現的概率。其次，從資金管理部門和業主的角度出發，科學管理住宅專項維修資金的檔案能夠有效保障他們的合法權利，最大限度地減少業主和物業部門因不合理管理而產生的沖突。在保障業主權益的同時規范管理部門的行為，實現兩者的合作共贏。最后，從宏觀層面出發，以住宅專項維修資金檔案為對象開展科學的管理工作，能夠為廣大民眾帶來一定的好處。它可以更好地適應當前時代對為民服務工作的需要，為業主查找自己需要的檔案資料提供便利。

二、住宅專項維修資金檔案管理中的問題

（一）管理體系有待完善

從目前住宅專項維修資金檔案管理的狀況來看，最突出的一個問題就是總體管理水平不高。大多數住管理人員都沒有很強的專業管理能力，加之沒有一個完善的住宅專項維修資金檔案管理體系，沒有對管理工作的流程、責任進行明確，對管理工作的落實造成了極大的阻礙[1]。

（二）管理標準有待統一

當前，全國各地的住宅專項維修資金檔案的管理工作均面臨著沒有統一規范的問題。如果沒有統一的文件規范，就不能很好地落實管理工作，更別談檔案管理工作的深層次進行。另一方面，目前對檔案資料的收集和整理工作還處于初級階段，對其進行的開發和使用效果不佳，在某種程度上加大了管理工作的難度也不利于對住宅專項維護資金檔案進行數字化管理。

（三）人員素養有待增強

近年來，在信息科技的飛速發展下，住宅專項維護資金的數字化程度也在逐步提高，這就需要檔案管理者既要有較強的信息化管理知識和業務能力，又要對住房專項維護資金檔案管理的工作程序有一定的了解，提高他們的綜合素質和管理能力。但是，就住房專項維修資金檔案的管理現狀而言，存在著管理隊伍素質不高、專業知識水平低下、不具備專業業務能力等問題，對檔案管理工作的信息化發展造成了極大的阻礙。

三、住宅專項維修資金檔案管理開發利用的途徑

（一）優化管理制度

當前，要切實做好住房專項維護資金檔案的管理和使用，必須持續改進和健全管理體制。相關部門要結合當前的房地產管理方式和發展特征，建立一套科學、合理的住房維修資金檔案管理體系。在這個過程中，需要對市場發展的狀況和需要做出正確的判斷，并聘請專業的資金檔案管理專家和技術人員對檔案管理制度進行完善，以此來推動管理工作的可持續高質量發展。

（二）加強法制管理

首先，在強化法律制度管理的基礎上，根據其管理特征，制訂一套科學、合理、可行的管理法律法規，并對管理工作進行針對性安排，使管理更加有效。其次，在檔案管理的法規文件中，對各方面的責任進行規定，由物業服務部門對其進行組織、申請、組織，經資金管理部門審核無誤后，將資金撥付到建筑企業。最后，在制定法規性管理文件時，要明確規定各個工作的具體內容、管理原則以及方法等。

（三）開展標準化管理

要使住房專項維修資金檔案的管理工作更加科學、統一、規范化，必須要進一步完善和規范管理標準，這里面包含對檔案信息的收集、分類和編號，以及檔案管理的依據和要求[2]。在多年的檔案管理實踐中，對住房專項維護資金檔案進行規范化的管理，既能更好地明確管理的方式，又能使檔案的管理水平得到提升，加強各部門的管理理念。

（四）構建數據庫查詢系統

從住房專項維護資金的檔案管理現狀出發，要使其更好地發揮作用，必須運用科技手段，構建專用數據庫查詢系統。對糾錯系統進行高效利用，提高檔案管理和利用的精度和有效性，對其蘊含的信息資源進行充分挖掘利用。在此期間，各級檔案部門要按照房屋修繕需要的經費，做好相關的資料登記工作，盡量使資金檔案信息能夠最快、最正確地傳遞到檔案管理的每一個步驟。管理人員還可以借助先進的電子設備，如掃描儀等，向數據查詢系統輸入完整的檔案信息，并且增加調閱和查詢等多個功能，以房屋的位置、產籍號、名字作為查詢的出發點，從而更好地滿足用戶的需求。使現代電腦科技的分類和查詢能力得到最大程度的發揮，并順利地構建出一個完整的檔案數據庫。此外，借助Oracle數據庫設計后臺，用多層次的體系結構對系統進行完善，能夠達到提升系統使用便利性的目的。Oracle是一種規模較大、分布較廣的分布式數據庫，能較好地解決用戶對數據的查詢需要，能有效處理千億級的數據。

（五）加大人員培訓力度

在現代科技的推動下，住房專項維護資金的檔案信息資源的建設和使用是一項技術性很強的工作，相關人員需要有很強的專業知識和技能。所以，要想讓檔案管理者盡快地跟上現代社會的發展潮流和需求，就必須要強化對檔案管理者的培養，對其進行理論知識的更新，讓他們不斷地學習法律、計算機技術等多個領域的知識。還需要在不斷地學習和訓練中，改變自己的觀念，掌握好現代化的檔案管理方式。需要注意的是，在對相關管理人員進行培訓的過程中，為確保培訓工作的效率和有效性，要持續開展培訓工作，盡量避免培訓中斷的情況。從而在達到全方位提升人員管理利用能力的目的的同時，保障工作隊伍充足的人才儲備，進一步落實管理利用工作，促進工作質量的持續提升[3]。

四、結語

綜上所述，科學管理和合理利用住宅專項維修資金檔案是新時期市場經濟繁榮發展以及城市化進程加快的必然要求。在具體的工作實踐中，相關部門和人員要立足實際，通過健全管理制度、開展標準化管理、構建數據庫查詢系統以及人才培養等途徑，切實提高檔案管理水平，提高開發強度和使用效益，為城鎮化建設以及建筑業的可持續發展保駕護航。

參考文獻：

[1]李國強.住宅專項維修資金檔案電子化管理探索——以日照市智慧維修資金信息化建設應用為例[J].中國房地產，2022，（19）：59-64.

[2]沈揚.住宅專項維修資金檔案的管理及開發利用[J].辦公室業務，2019，（06）：147-148.

[3]謝幼平.住宅專項維修資金檔案的管理及應用研究[J].城建檔案，2018，（07）：43-44.

作者簡介：陳妍玲（1988—），女，漢族，湖北省當陽市人，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案管理。