事業單位檔案管理現狀及優化路徑

包高娃

［摘 要］檔案是事業單位的重要資產，包含著單位的歷史沿革、組織結構、人事信息等重要內容，科學、規范的檔案管理制度，可實現檔案信息的快速檢索、準確歸檔，提高信息的利用率和處理效率，同時優化檔案管理流程，簡化辦事程序，從而減少煩瑣的手續和時間成本，為增強事業單位檔案管理運作效率提供有效依據。

［關鍵詞］事業單位；檔案管理；優化路徑

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

事業單位檔案中往往包含大量敏感信息，如員工個人信息、財務數據等，建立完善的檔案保密制度和安全措施，可有效防范信息泄露、篡改等安全風險，進一步提升檔案信息可控性。作為為公眾提供服務的機構，事業單位檔案管理直接關系到服務的便捷性和效率，優化檔案管理流程，構建便捷的檔案查詢和借閱機制，能夠更好地滿足用戶需求，提升服務體驗。

1 事業單位檔案管理相關概述

1.1 事業單位檔案管理的含義

事業單位檔案管理是指對事業單位（如政府機關、事業單位、社會團體等）產生的各類文件、資料進行系統的收集、整理、保存、利用和銷毀的活動。事業單位檔案的收集是指搜集、匯總和獲取相關信息、文件和記錄的過程。有效的檔案收集是建立全面檔案庫的第一步，能夠為后續管理提供基礎。整理檔案指對收集到的檔案進行分類、排序、歸檔和編目的過程，以便于后續的檢索和利用，有助于提高工作效率，減少信息檢索的時間成本。保存指對整理好的檔案進行妥善的保管和存檔，確保其長期保存完整、安全，并使用適當的存儲設備，采用防火、防水等措施。針對不同類型的檔案有著不同的法規要求，需要事業單位檔案管理人員在日常工作中注意符合相關規范［1］。利用檔案是指將檔案信息應用于組織的運營、管理、研究等方面，并通過實際案例分析，闡述如何有效利用檔案信息來支持業務決策和改進管理。

1.2 事業單位檔案管理的特征

事業單位檔案管理的特征主要包括法制性、責任性和服務性。

首先，檔案管理必須遵循相關法律法規的規定，如《中華人民共和國檔案法》等，規定事業單位檔案的管理范圍、流程、責任等內容，為檔案管理提供了法律依據，也明確了檔案管理的權責主體，包括檔案管理部門、管理人員及相關工作人員的權利和義務，以確保檔案管理工作的有序進行。

其次，事業單位檔案管理強調管理人員對檔案的責任與義務，要求管理人員確保檔案的安全、完整和準確，及時制定檔案管理制度、指導檔案管理工作，并對檔案管理工作的執行負責，對于檔案管理中的失誤、疏漏或違規行為，事業單位應建立相應的追責機制［2］。

最后，事業單位檔案管理旨在為單位內部管理、決策和外部服務提供支持，可幫助管理者做出科學決策，推動工作的開展和發展。同時，事業單位檔案管理也為社會公眾提供服務，如提供歷史文獻的查詢、檔案復制等，促進社會的文化、學術交流和研究［3］。

2 事業單位開展檔案管理工作的重要性

2.1 工作決策依據

首先，事業單位檔案中包含了大量的歷史數據、管理文件、決策記錄等信息，管理者可以通過對這些檔案信息進行分析和研究，了解單位的運行狀況、問題所在以及未來發展方向，從而為決策提供可靠的依據和參考。

其次，事業單位檔案中保存過去的管理經驗和決策記錄，通過歷史檔案的分析和總結，可發現以往管理中的成功經驗和失敗教訓，從而在當前決策中吸取經驗、避免犯錯，提高管理的科學性和效率性［4］。

最后，事業單位檔案記錄了單位的各項管理活動和決策過程，可作為決策合法性的重要驗證依據，幫助管理者避免違反法律法規或組織規章制度，減少法律風險和管理風險。

2.2 提升信息資源利用價值

首先，事業單位檔案中包含著大量的信息資源，包括歷史文書、管理文件、決策記錄等，對單位的運行和發展至關重要，規范管理和有效利用檔案信息，可保護信息的完整性和安全性，避免信息泄露和損毀的風險，同時也可以充分利用這些信息資源支持單位的各項工作和決策。

其次，事業單位檔案中所記錄的歷史數據、管理經驗、決策過程等信息，可以為管理者提供決策支持和智慧化管理的重要依據，通過對檔案信息的分析和研究，發現潛在問題、把握發展趨勢，為管理者提供科學決策的參考和指導，推動管理工作的智能化和精細化發展。

最后，事業單位檔案承載著單位的文化傳統和社會責任，也是文化傳承的重要載體，有效管理和利用檔案信息能夠弘揚單位的優良傳統和價值觀，傳承文化遺產，樹立良好的社會形象，為社會和諧穩定做出積極貢獻［5］。

2.4 保障公共資源

首先，事業單位檔案中包含了大量的公共資源，如財務信息、人力資源、物資資料等，這些資源為單位的正常運行和公共服務的開展提供重要的支撐，通過規范管理和開展有效利用檔案信息，可確保公共資源的合理配置和有效利用，提高資源利用效率，實現資源優化配置，推動單位的可持續發展。

其次，事業單位檔案管理對于提升公共服務的質量和效率具有重要作用，可幫助事業單位及時掌握公共服務的需求和變化，優化服務流程和服務方式，提高服務時效性和便利性，滿足公眾對優質服務的需求，提升單位服務水平和競爭力［6］。

最后，事業單位檔案中記錄了當地各項管理活動和決策過程，通過對檔案信息的規范管理和有效利用，可及時發現和預防安全風險及突發事件，保障公共秩序和社會穩定，維護公民合法權益和社會的和諧發展。

3 當前事業單位檔案管理工作現狀以及面對的挑戰

3.1 管理觀念仍需提高

事業單位檔案管理在一些單位中仍被認為是次要的甚至是可有可無的工作，缺乏足夠的重視和認知，導致對檔案管理工作的投入不足，管理制度不健全，檔案信息安全風險增加，公共資源的合理利用受到威脅。因此，應提高管理者和員工的檔案管理意識，將檔案管理納入單位發展戰略中［7］。隨著信息技術的廣泛應用，信息安全已成為事業單位檔案管理工作中的重要問題。然而，部分事業單位在信息安全意識方面存在不足，對檔案信息的安全保護和風險防范不夠重視，單位內部應當加強對檔案信息安全意識的宣傳教育，建立健全的信息安全管理制度，加強對檔案信息的保護和監控，確保信息安全穩定［8］。

3.2 管理內容有待優化

部分事業單位的檔案分類與整理過程煩瑣，導致檔案存儲混亂、檢索困難。這就要求事業單位建立科學的檔案分類體系，根據檔案的性質、用途和重要性進行分類整理，確保檔案的清晰歸檔和便捷檢索，提高檔案利用效率。積極引入先進的信息化管理系統，實現檔案信息的電子化存儲和管理，提高檔案管理工作的效率和便捷性，確保檔案信息的安全和完整性［9］。同時，部分事業單位對檔案保護與安全的重視程度不夠，存在著檔案信息泄露和損毀的風險，未建立健全的檔案保護機制，對檔案信息的備份、加密和權限控制存在不足，降低了檔案信息的安全性和可靠性，易出現信息泄露和損毀等事件。

3.3 缺少專業管理人才

事業單位檔案管理工作需要專業的管理人員和技術人才進行支撐，然而部分單位在人員培訓和選拔方面存在不足，缺乏專業的檔案管理人才，導致檔案管理工作的專業性和水平不高。事業單位檔案管理人員的專業素質和管理能力直接影響著檔案管理工作的質量和效率，應當加強對檔案管理人員的培訓和學習，提升其專業水平和管理技能，增強檔案管理團隊的凝聚力和執行力，推動檔案管理工作的持續改進和優化。

3.4 缺乏完善管理體系

當前，一些事業單位缺乏有效的檔案管理監督與評估機制，導致檔案管理工作的規范性和效果難以保障，未建立健全的監督與評估機制，缺乏對檔案管理工作的監督和檢查，難以及時發現和解決問題，降低了檔案管理工作的規范性和透明度［10］。此外，事業單位檔案管理工作需要嚴格遵守相關的法律法規和政策規定，如缺乏對法律法規的深入了解和遵守，易造成檔案管理工作的違規行為和法律風險，事業單位檔案管理人員應當加強對法律法規的學習和宣傳，建立健全的法律法規遵守機制，確保檔案管理工作的合規性和穩定性。

4 事業單位檔案管理優化的具體路徑

4.1 增加管理重視度

事業單位管理層的重視程度直接影響著檔案管理工作的開展和效果。事業單位可以通過領導講話、文件精神等形式，強調檔案管理的重要性，將檔案管理納入單位工作的重要議程中，明確領導對檔案管理工作的關注和支持。事業單位內部可通過組織培訓、宣傳推廣等方式，向全體工作人員宣傳檔案管理的重要性和意義，增強員工對檔案管理工作的認識和重視，形成全員參與、共同推動檔案管理工作的良好氛圍［11］。此外，激勵是提高檔案管理工作積極性和主動性的有效途徑，可通過表彰先進、設立獎勵等方式，激勵檔案管理人員積極投入檔案管理工作中，發揮其專業能力和創造力，推動檔案管理工作的不斷創新和進步。

4.2 提高信息化水平

檔案數字化是將紙質檔案轉化為數字形式，實現檔案信息的數字化存儲和管理，是提高檔案管理信息化水平的重要途徑。事業單位檔案管理人員可采用掃描、數字化拍攝等技術手段，將紙質檔案轉化為電子文檔，建立數字化檔案庫，實現檔案信息的長期保存和便捷訪問。信息化檔案管理系統涉及大量的敏感信息，面臨著信息泄露和安全風險，因此事業單位需要加強對檔案信息的加密、備份和權限控制，建立健全的信息安全管理制度，確保檔案信息的安全性和完整性，防止信息泄露和損壞事件的發生［12］。除此以外，信息化技術的不斷發展和更新，要求檔案管理人員具備較高的信息化水平和技術能力，培訓是提升檔案管理人員信息化能力的重要途徑，單位內部可組織培訓班、開展培訓課程，向檔案管理人員傳授信息化知識和技能，提升其信息化水平和應對能力，推動事業單位信息化檔案管理工作的順利開展。

4.3 構建合理管理體系

首先，事業單位應建立健全的檔案管理組織架構，根據當前單位的規模和檔案管理需求，建立相應的檔案管理機構和部門，明確各級檔案管理機構的職責和權限，確保檔案管理工作的有序進行，并結合單位實際情況，制定檔案管理制度。

其次，監督檢查和評估是保障檔案管理工作規范運行的重要手段，可發現和解決檔案管理工作中存在的問題和不足，及時糾正和完善檔案管理工作，事業單位可針對檔案管理工作建立健全的監督檢查和評估機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估，加強整改并提升工作水平［13］。

最后，檔案管理涉及國際交流與合作的領域，事業單位應與國際組織、機構進行合作與交流，借鑒國際先進經驗和技術，推動檔案管理工作的不斷創新和進步，定期開展檔案管理領域的國際合作項目，促進檔案管理國際化水平的提升。

4.4 加強管理團隊建設

人才培養是事業單位檔案管理優化的重要環節，其方法和內容應根據檔案管理工作的實際需求和人才隊伍的特點進行合理選擇和安排。

首先，應根據檔案管理工作的特點和要求，設計相應的培訓課程，包括檔案管理基礎知識、檔案管理制度和規范、檔案管理技術和工具等內容，以提高檔案管理人員的專業水平和管理能力，并結合實際工作需要，安排實踐教學環節，讓檔案管理人員親自參與，鍛煉其實際操作能力和解決問題的能力［14］。

其次，可建立導師制度，由資深檔案管理人員擔任導師，對新入職的檔案管理人員進行指導和培養，幫助其快速適應工作環境和提高工作能力。

最后，事業單位應為檔案管理人員提供學歷提升支持，鼓勵其積極參加相關學歷教育和培訓，提高學歷水平和專業素養。

5 結語

優化事業單位檔案管理工作在提升單位運行效率、保障信息安全、提高服務質量以及展現責任擔當等方面都具有重要意義，因此應充分重視檔案管理工作，加強制度建設和技術支持，不斷提升檔案管理水平，為事業單位的可持續發展奠定堅實基礎。

參考文獻

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