基層黨建檔案管理助推黨建工作高質量的發展

高偉

（元謀縣檔案館，云南 楚雄 651300）

0 引言

當前，我國正處于全面建設社會主義現代化強國的關鍵時期，黨的建設是推動經濟社會發展的重要保障。基層黨組織是黨的建設的基礎和戰斗堡壘，因此加強基層黨建工作具有極其重要的意義。而檔案管理作為基層黨建工作的重要組成部分，直接關系到黨的建設工作的順利進行。然而，在實踐中我們也經常會遇到檔案管理不規范、信息不完整等問題，因此需要采取措施來促進基層黨建檔案管理的高質量發展。

1 建設檔案管理平臺

建設檔案管理平臺是提高基層黨建檔案管理效率和質量的重要舉措。檔案管理平臺是基于信息技術手段構建的統一化、標準化的檔案信息管理系統。它通過集成各級黨組織的檔案數據，實現全面、一體化的檔案管理。以某地區基層黨組織檔案管理平臺的建設為例，通過引入先進的信息技術手段，實現了檔案數字化、數據庫建設、信息共享與交流等功能。該平臺通過掃描紙質檔案并進行光學字符識別，將檔案材料轉化為可編輯、可檢索的電子文件。然后搭建了一個數據庫，存儲整理好的電子檔案，并確保數據的安全性和完整性。各級黨組織可以通過平臺上傳、下載、共享檔案信息，實現了信息共享和交流。同時，該平臺提供了查詢和借閱功能，黨員干部可以快速查找所需檔案，并進行在線借閱申請，減少了傳統紙質檔案借閱的時間和精力成本。此外，該平臺還通過對檔案數據庫進行數據分析和挖掘，發現了一些黨員干部培養和發展的問題，為黨組織調整工作策略提供了參考依據。以下是建設檔案管理平臺的具體內容。

1.1 檔案數字化

檔案數字化是將傳統紙質檔案轉換為電子形式，通過數字化技術實現信息的存儲、檢索、共享和保護。具體內容包括以下3 點。

（1）文檔掃描與錄入。將紙質檔案進行掃描，轉換成電子文件。可以使用專業的掃描設備，對文件進行逐頁掃描，并保存為標準的電子文件格式，如PDF。同時，需要對電子文件進行命名、分類和歸檔，以便后續的檢索和管理。

（2）檔案存儲與管理。電子檔案需要有統一的存儲空間和管理系統。可以建立網絡服務器或云存儲平臺，將電子檔案進行安全存儲。同時，需要建立檔案管理系統，對電子檔案進行分類、編目和索引，以方便檢索和使用[1]。

（3）檔案檢索與共享。電子檔案的數字化使得檔案的檢索更加方便快捷。可以通過關鍵詞搜索、日期范圍篩選等方式，快速找到需要的檔案信息。此外，還可以在檔案管理平臺上實現檔案共享，不同部門和人員可以按權限共同使用檔案資源。

1.2 數據庫建設

建立檔案管理平臺的數據庫，存儲整理好的電子檔案。數據庫需要具備良好的數據結構、安全性和查詢功能，可以快速準確地檢索檔案信息。具體內容如下。

（1）數據庫設計與搭建。首先需要進行數據庫設計，確定數據庫的結構和字段。根據檔案管理的需求，確定各個數據表之間的關系和字段的定義。其次，根據設計的要求，搭建數據庫系統，建立相應的數據表和索引，確保數據庫的可擴展性和性能。

（2）數據錄入與整理。在數據庫建設過程中，需要進行數據錄入和整理工作。將已有的紙質檔案或電子文件中的相關信息提取出來，并按照數據庫設計的要求進行錄入和整理，確保數據的準確性和完整性。

（3）數據庫管理與維護。數據庫的管理和維護是數據庫建設的重要環節。需要定期進行數據庫備份，以防止數據丟失。同時，對數據庫進行性能監控和調優，確保系統的穩定性和響應速度。另外，要做好權限管理，限制不同用戶的訪問權限，保護敏感信息的安全。

1.3 信息共享與交流

信息共享與交流是指通過建設檔案管理平臺，實現各個部門、單位和人員之間黨建檔案信息的共享和交流。具體內容包括以下3 點。

（1）黨建檔案信息發布。在檔案管理平臺上，可以建立信息發布功能，及時發布黨建檔案相關的通知、文件、政策等信息。這樣可以確保相關信息及時傳達給各個部門和黨員，提高信息的傳遞效率和準確性。平臺管理員可以利用信息發布功能發布黨建活動通知、文件公告等信息。黨員和相關工作人員登錄平臺后，可以及時查看這些信息，了解最新的黨建動態。

（2）數據共享與權限控制。建設檔案管理平臺時，可以設立數據共享功能，讓各個部門和單位之間共享黨建檔案信息。同時，需要設置權限控制，確保只有具備相應權限的用戶才能訪問和使用相關數據，保護敏感信息的安全性[2]。

（3）在線討論與協作。為了促進信息交流與協作，檔案管理平臺可以提供在線討論和協作工具，讓各個部門和黨員可以在平臺上進行討論、交流意見和分享經驗。這樣可以加強信息溝通和團隊協作，提高黨建工作的效率和質量。

1.4 檔案查詢與借閱

平臺提供檔案查詢和借閱功能，黨員干部可以通過平臺快速查找所需檔案，并進行在線借閱申請。這樣能夠方便迅捷地獲取相關資料，提高工作效率。具體內容包括以下3 點。

（1）檔案索引與檢索。在檔案管理平臺上，可以建立檔案索引和檢索系統，對黨建檔案進行分類、編碼和標簽化管理。通過輸入關鍵詞、日期范圍等條件，用戶可以進行快速的檔案檢索，找到所需的檔案信息。

（2）檔案瀏覽與預覽。建設檔案管理平臺時，可以提供檔案的在線瀏覽和預覽功能，在線查看黨建檔案的內容和附件。用戶可以通過平臺直接閱覽檔案，而無須到實體檔案室進行查閱。

（3）檔案借閱與歸還。檔案管理平臺可以提供檔案借閱和歸還功能，允許具有相應權限的用戶在線申請借閱檔案，并記錄借閱情況。借閱期滿后，用戶可以在平臺上進行檔案歸還，方便管理和追蹤檔案借閱狀態。

1.5 數據分析與挖掘

數據分析與挖掘是指通過建設檔案管理平臺，利用各類數據分析工具和算法，對黨建檔案中的數據進行挖掘和分析，以獲取有價值的信息并為黨建工作提供支持。具體內容包括以下3 點。

（1）數據清洗與整理。在檔案管理平臺上，可以對黨建檔案中的數據進行清洗和整理，包括去除重復數據、填補缺失數據、統一格式等。通過數據清洗與整理，確保數據質量良好，為后續的數據分析奠定基礎。

（2）數據挖掘與關聯分析。利用數據挖掘技術，對黨建檔案中的數據進行關聯分析，發現其中的關聯規律和潛在信息。可以使用關聯規則挖掘、聚類分析、決策樹等方法，挖掘出黨建活動、黨員參與等方面的重要特征和模式。

（3）統計分析與可視化。通過統計分析工具和可視化技術，對黨建檔案中的數據進行整體統計和圖表展示，以呈現數據的分布、趨勢和關系。可以生成各類報表、圖表，幫助用戶直觀地理解和分析數據。

1.6 安全與保密

在基層黨建檔案管理平臺的建設中，安全與保密是非常重要的內容。建設檔案管理平臺需要采取一系列措施，確保檔案數據的安全性和保密性。以下是建設檔案管理平臺中安全與保密的具體內容如下。

（1）數據加密與權限管理。建設檔案管理平臺應采用先進的數據加密技術，對檔案數據進行加密存儲和傳輸，保障數據的機密性。同時，需要建立完善的權限管理機制，對不同角色的用戶進行權限劃分，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關數據。在基層黨建檔案管理平臺中，使用傳輸層安全協議（TLS/SSL）對數據進行加密傳輸，防止數據在傳輸過程中被竊取或篡改。而在權限管理方面，設立超級管理員、管理員、普通用戶等角色，并根據角色需求設置相應的數據訪問權限，例如，只有管理員可以修改檔案信息，普通用戶只能進行查看操作[3]。

（2）審計與日志記錄。建設檔案管理平臺應具備審計與日志記錄功能，能夠記錄用戶的操作行為和系統的運行狀態。通過審計與日志記錄，可以追蹤和監控數據的訪問、修改和刪除等操作，及時發現異常情況并采取相應措施。檔案管理平臺可以記錄用戶的登錄和退出時間、瀏覽和修改檔案的時間和內容等信息，并將這些日志記錄存儲在安全的地方。當發生數據泄露或違規操作時，管理員可以通過審計與日志記錄進行溯源，查找責任人并采取相應處置措施。

（3）數據備份與恢復。建設檔案管理平臺需要定期進行數據備份，并確保備份數據的完整性和可靠性。同時，還需要建立災難恢復機制，即使發生意外情況也能夠及時恢復數據。定期對檔案數據進行自動化備份，將備份數據存儲在離線安全的設備或云端服務器上。當發生數據損壞或丟失的情況時，可以通過備份數據進行恢復，保障檔案數據的安全。

2 優化檔案管理

優化檔案管理可以提高基層黨建檔案管理的效率、減少錯誤和遺漏，并確保黨建工作的高質量發展。下文將詳細闡述優化檔案管理的具體內容，并結合實例進行說明。

2.1 規范檔案整理和歸檔流程

建立規范的檔案整理和歸檔流程，明確各個環節的責任分工和操作規范。例如，制定檔案整理的標準操作流程，包括文件分類、全宗編號、裝訂等步驟，以確保檔案的有序和完整性。某地區黨委在優化檔案管理流程時，制定了明確的操作規范。他們建立了檔案整理小組，負責對紙質檔案進行分類整理，采用專門的檔案盒和編號系統進行歸檔，確保了檔案的有序存放。

2.2 引入數字化技術

利用數字化技術對檔案進行管理，可以方便快捷地檢索、共享和保存檔案信息。通過建立電子檔案庫和采用電子文檔管理系統，將紙質檔案轉換為電子文件，并建立相應的數據庫進行管理。某黨委引入數字化技術，建設了基層黨建檔案管理系統。他們通過掃描設備將紙質檔案進行數字化處理，并建立了電子檔案庫。黨員干部可以通過系統進行檔案查詢和借閱申請，提高了檔案管理的效率和便捷性[4]。

2.3 加強檔案信息共享

建立跨部門、跨層級的檔案信息共享機制，促進各個黨組織之間的信息交流和協作。通過建設統一的檔案管理平臺或信息共享平臺，實現檔案信息的快速分享和共享。在某市建設檔案信息共享平臺，在該平臺上各區縣的黨組織可以上傳、下載和共享檔案信息。這樣，不僅可以減少重復工作，還能夠提高工作效率，推動黨建工作的高質量發展。

2.4 完善檔案安全保密措施

加強檔案信息的安全保密工作，采取措施防止非法獲取和篡改檔案信息。建立權限管控機制、數據加密和備份等安全措施，確保檔案信息的安全性和可靠性。

3 提升檔案管理人員素質

提升檔案管理人員素質對于推動黨建工作的高質量發展至關重要。下面將詳細闡述提升檔案管理人員素質的具體內容，并結合實例進行說明。

3.1 檔案管理專業知識培訓

提供系統的檔案管理培訓，使檔案管理人員了解檔案管理的基本原理、規范和流程。培訓內容可以包括檔案管理法律法規、文件分類與編號、電子文檔管理等方面的知識。

3.2 公共管理技能培養

除了檔案管理的專業知識外，檔案管理人員還需要具備一定的公共管理技能，如溝通協調能力、組織協作能力、問題解決能力等。這些技能可以通過培訓、實踐和經驗積累進行提升。某黨委為檔案管理人員組織了團隊合作培訓，通過團隊建設、角色扮演等方式，提升了他們的協作能力和溝通技巧。這樣，在檔案管理工作中，他們能夠更好地與相關部門合作，解決問題和完成任務。

3.3 制定規范操作規程

建立規范的操作規程，明確檔案管理人員的職責和操作流程，使其具備規范、高效的工作方法。操作規程可以包括文件整理、檔案存儲、信息檢索等方面的詳細步驟和要求。某單位制定了檔案管理操作手冊，詳細說明了檔案整理和歸檔的流程、存儲要求、檢索方法等，以及日常工作中的注意事項。檔案管理人員按照規程進行操作，提高了檔案管理的準確性和效率[5]。

3.4 檔案管理經驗分享與交流

組織檔案管理人員進行經驗分享和交流，促進彼此之間的學習和進步。可以定期召開檔案管理座談會、經驗交流會，分享成功案例、遇到的問題及解決方法等。某黨委定期組織檔案管理人員座談會，通過演講、經驗分享等形式，讓各位管理人員互相學習借鑒。他們可以分享自己的成功經驗，也可以提出遇到的難題，共同探討解決方法，從而提升了整體的檔案管理水平。

4 結語

通過本項目的實施，某地區基層黨組織的檔案管理工作得到了顯著改善，提高了基層黨建工作的效率和質量。建設檔案管理平臺、優化管理流程以及提升人員素質，為其他地區基層黨建檔案管理提供了可行的參考。