互聯網背景下事業單位檔案資源的開發及利用方法

李立明

（大理州財貿學校，云南 大理 671600）

0 引言

檔案是記錄社會活動的實物或信息，是社會文化遺產的重要組成部分，也是事業單位的重要資產。檔案資源的開發和利用，是事業單位履行社會職能和提高管理水平的重要手段[1]。隨著互聯網技術的發展和普及，事業單位的檔案資源呈現出數字化、網絡化、智能化的特征，為檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。在此，我結合自己的工作實踐和相關文獻的內容，對互聯網背景下事業單位檔案資源的開發和利用方法進行了探討，希望能為事業單位的檔案管理工作提供一些參考和借鑒，促進檔案資源的有效利用和社會服務。

1 互聯網背景下事業單位檔案的類型和特征

事業單位的檔案可以根據其形式、內容、來源等不同標準進行分類，如紙質檔案、電子檔案、聲像檔案、專業檔案、文書檔案、綜合檔案等。而在互聯網背景下，事業單位的檔案也呈現出以下新特征：①數字化。事業單位的檔案越來越多地采用電子化的形式，如電子文檔、電子郵件、電子表格、電子圖像等，實現了檔案的數字化保存和傳輸，提高了檔案的安全性和便捷性[2-3]。②網絡化。事業單位的檔案越來越多地利用互聯網的技術和平臺，如網頁、數據庫、搜索引擎、社交媒體等，實現了檔案的網絡化檢索和利用，提高了檔案的可見性和可用性。③智能化。事業單位的檔案越來越多地應用人工智能的技術和方法，如數據挖掘、語義分析、機器學習、自然語言處理等，實現了檔案的智能化分析和服務，提高了檔案的價值和效益。④動態化。事業單位的檔案越來越多地呈現出動態的特征，如檔案的內容、形式、數量、質量等都隨著事業單位的活動和互聯網的發展而不斷變化，要求檔案的管理和利用也要適應檔案的動態性，提高檔案的靈活性和時效性。

2 事業單位檔案資源的現狀及存在的問題

互聯網背景下，事業單位的檔案資源的開發和利用面臨著新的機遇和挑戰，需要對檔案管理工作進行創新和改進。目前，事業單位的檔案資源的數量和質量都有了較大的提高，檔案的保存和管理也有了較大的進步[4]。事業單位的檔案資源的利用程度和效果也有了一定的提升，檔案的服務功能和社會效益也有了一定的體現。例如，學校檔案資源的數量和質量都有了顯著的增長，檔案的保存和管理也有了較好的保障。學校檔案資源的利用程度和效果也有了明顯的改善，檔案的服務功能和社會效益也有了較好的展現。學校檔案資源為學校的教學科研、校史建設、校園文化、社會服務等方面提供了有力的支撐和保障。盡管事業單位的檔案資源的開發和利用有了一定的進步，但仍然存在著一些問題和不足，主要表現在以下方面。

（1）檔案信息資源缺乏有效開發。學校檔案資源的類型和數量都很豐富，涵蓋了教學、科研、管理、社會服務等各個方面，具有很高的價值和意義。但是，目前學校檔案資源的開發和利用還不夠深入和廣泛，很多檔案信息沒有被充分地挖掘和整合，沒有形成有效的信息資源庫，也沒有實現與其他信息平臺的互聯互通，導致檔案信息的利用率和效益不高。例如，學校的教師檔案、學生檔案、科研檔案等，都可以作為學校的教育教學質量評估、人才培養、科研成果轉化、社會服務等方面的重要依據和參考，但是目前這些檔案信息的開發和利用還不夠系統和規范，沒有形成有效的數據分析和決策支持。

（2）檔案管理制度不完善。學校檔案管理工作涉及多個部門和層級，需要有一套科學合理的檔案管理制度來規范和指導。但是，目前學校檔案管理制度還不夠完善和統一，各個部門和層級的檔案管理標準和流程不一致，檔案管理的責任和權限不明確，檔案管理的監督和考核不嚴格，導致檔案管理的質量和效率不高。例如，學校的教務處、科研處、人事處等部門，都有自己的檔案管理系統和方式，但是這些系統和方式之間沒有形成有效的銜接和協調，也沒有與學校的總體檔案管理規劃和目標相一致，導致檔案信息的重復和矛盾，檔案管理的成本和風險增加。

（3）檔案信息資源缺乏安全保護措施。學校檔案信息資源是學校的重要機密，涉及學校的發展戰略、教育教學質量、科研成果、人才培養、社會服務等方面，需要有嚴格的安全保護措施來防止檔案信息的泄露、篡改、損毀等。但是，目前學校檔案信息資源的安全保護措施還不夠完善和有效，檔案信息的存儲、傳輸、使用等環節都存在著安全隱患，檔案信息的安全性和完整性沒有得到有效的保障[5]。例如，學校的紙質檔案信息，沒有進行有效的防火、防潮、防蟲等物理保護，也沒有進行有效的數字化轉換和備份，容易造成檔案信息的損壞和丟失；學校的電子檔案信息，沒有進行有效的加密、防病毒、防黑客等技術保護，也沒有進行有效的權限管理和審計監控，容易造成檔案信息的泄露和篡改。

（4）檔案管理手段滯后。學校檔案管理工作需要運用先進的信息技術和手段，來提高檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、利用等效率和質量。但是，目前學校檔案管理工作還主要依賴于傳統的人工和紙質的方式，沒有充分利用互聯網、大數據、云計算等新技術和新手段，導致檔案管理工作的效率和質量不高，也沒有適應互聯網背景下的檔案管理需求和變化。例如，學校的檔案管理工作人員，還主要通過手工的方式來登記、歸檔、借閱、歸還等檔案信息，沒有實現檔案信息的自動化和智能化管理，也沒有實現檔案信息的在線查詢和共享，導致檔案管理工作的煩瑣和低效。

3 互聯網背景下優化事業單位檔案資源開發及利用的策略

3.1 建立檔案信息數據庫

（1）制定建立檔案信息數據庫的方案和步驟。建立檔案信息數據庫是一個系統的工程，需要制定科學的方案和步驟，按照計劃有序推進。第一步，調研分析，了解學校檔案資源的現狀和特點，分析檔案信息的需求和特點，確定檔案信息數據庫的建設目標和范圍，評估檔案信息數據庫的建設可行性和風險。第二步，設計規劃，制定檔案信息數據庫的總體設計和詳細設計，包括檔案信息數據庫的結構、內容、功能、接口、標準、規范等，明確檔案信息數據庫的建設要求和技術方案。第三步，開發實施，根據設計方案，開發檔案信息數據庫的軟件和硬件，進行檔案信息的采集、整理、錄入、校驗、存儲等，測試檔案信息數據庫的運行效果和性能指標，解決檔案信息數據庫的技術問題和難點。第四步，運行維護，正式啟用檔案信息數據庫，提供檔案信息的檢索、共享、利用等服務，監測檔案信息數據庫的運行狀況和使用情況，進行檔案信息數據庫的更新、優化、備份、恢復等維護工作，保障檔案信息數據庫的穩定性和可靠性。

（2）探索建立檔案信息數據庫的方法和模式。當建立檔案信息數據庫后，仍需要探索適應互聯網背景下檔案資源開發利用的新方法和新模式，充分發揮檔案信息數據庫的作用和價值。可以嘗試建立檔案信息數據庫的分級分類管理模式。根據檔案信息的重要性、敏感性、保密性等，將檔案信息分為不同的級別和類別，采用不同的管理措施和服務策略，實現檔案信息的有序管理和合理利用。例如，可以將檔案信息分為公開、內部、保密、機密等級別，分別采用開放、授權、審批、禁止等方式進行利用，同時，可以將檔案信息分為文書、聲像、電子等類別，分別采用數字化、原件、復印等方式進行提供，以滿足不同用戶的不同需求。建立檔案信息數據庫的動態更新優化模式。根據檔案信息的變化和發展，及時更新檔案信息數據庫的內容和結構，優化檔案信息數據庫的功能和性能，實現檔案信息數據庫的持續改進和完善。例如，可以定期對檔案信息數據庫進行數據清理、數據校驗、數據補充、數據修正等操作，保證檔案信息的完整性和準確性，同時，可以根據用戶的反饋和建議，對檔案信息數據庫進行功能增強、性能提升、界面美化、安全加固等操作，提高檔案信息的可用性和易用性。建立檔案信息數據庫的聯網共享開放模式。根據檔案信息的特點和需求，將檔案信息數據庫與互聯網、校園網、專網等網絡相連接，實現檔案信息的跨區域、跨平臺、跨終端的共享和開放，實現檔案信息數據庫的廣泛應用和價值發揮。例如，可以將檔案信息數據庫接入互聯網，為社會公眾提供檔案信息的查詢、瀏覽、下載等服務，同時，可以將檔案信息數據庫接入校園網，為學校師生員工提供檔案信息的申請、借閱、歸還等服務，此外，可以將檔案信息數據庫接入專網，為學校領導、檔案部門、相關部門提供檔案信息的統計、分析、評估等服務。

3.2 完善檔案管理制度

學校檔案管理制度是規范和指導學校檔案工作的一系列規則、制度、流程、標準等，是學校檔案工作的重要組成部分，也是學校檔案資源開發利用的重要前提和條件。在互聯網背景下，檔案管理制度面臨著新的形勢和挑戰，需要與時俱進，創新完善，適應檔案工作的新需求，解決檔案工作的新問題，保障檔案資源的新價值。完善學校檔案管理制度，是提高學校檔案工作水平，保障學校檔案資源安全，促進學校檔案資源開發利用的必要舉措，也是適應互聯網背景下學校檔案工作變化的必要要求。應當根據檔案工作的變化和發展，及時調整檔案管理制度的內容和范圍，優化檔案管理制度的結構和形式，實現檔案管理制度的持續改進和完善。例如，可以定期對檔案管理制度進行評估和審查，根據檔案工作的新需求和新問題，對檔案管理制度進行修改和補充，同時，可以根據檔案管理制度的執行情況和效果，對檔案管理制度進行優化和完善，以適應檔案工作的新形勢和新任務。將檔案管理制度與互聯網、校園網、專網等網絡相結合，實現檔案管理制度的數字化、網絡化、智能化，提高檔案管理制度的應用水平和服務水平。例如，可以將檔案管理制度制作成電子文檔或網頁，發布在檔案部門的網站或平臺上，方便檔案工作人員和檔案利用者的查詢和使用，同時，可以將檔案管理制度與檔案信息系統或檔案業務系統相對接，實現檔案管理制度的自動化、智能化、在線化的執行和監督。同時，根據檔案工作的特點和需求，將檔案管理制度與相關部門和單位的管理制度相協調，實現檔案管理制度的協同化、互動化、共贏化，提高檔案管理制度的協作水平和影響水平。例如，可以與學校的信息化部門、教務部門、科研部門、人事部門等進行溝通和協商，協調檔案管理制度與相關部門的管理制度的銜接和配合，同時，可以與其他學校或其他事業單位的檔案部門進行交流和合作，借鑒和學習檔案管理制度的優秀經驗和做法。

3.3 加強檔案信息安全保護

加強學校檔案信息安全保護，是提高學校檔案工作水平，保障學校檔案資源價值，促進學校檔案資源開發利用的必要舉措，也是適應互聯網背景下學校檔案信息安全風險的必要要求。為了保障檔案信息的安全，應該建立健全檔案信息安全制度。制定和完善檔案信息安全的規章制度，明確檔案信息的分類、權限、責任、流程等，規范檔案信息的收集、存儲、傳輸、共享、銷毀等操作，加強檔案信息安全的監督和檢查，及時發現和處理安全問題，提高檔案信息安全的意識和水平。加強檔案信息安全技術保障。采用先進的檔案信息安全技術，例如加密、認證、防火墻、備份、恢復等，保護檔案信息的完整性、可用性和保密性，防止檔案信息被非法訪問、復制、修改、刪除等，提高檔案信息的抗攻擊能力和恢復能力。與此同時，加強檔案信息安全人員培訓。定期對檔案信息安全相關的人員進行培訓和考核，提高他們的檔案信息安全知識和技能，增強他們的檔案信息安全責任感和自律性，避免因人為失誤或疏忽而導致檔案信息安全的隱患或事故。此外，加強檔案信息安全合作與交流。與其他事業單位和相關機構建立檔案信息安全的合作與交流機制，分享檔案信息安全的經驗和案例，借鑒檔案信息安全的最佳實踐和標準，共同應對檔案信息安全的挑戰和威脅，提升檔案信息安全的整體水平。

4 結語

互聯網背景下，事業單位的檔案資源具有海量、多樣、動態、共享的特點，也具有重要的歷史、文化、科技、管理等價值。為了實現檔案資源的最大化利用，事業單位需要對檔案管理工作進行創新和改進。作為一名學校檔案管理員，筆者將積極適應互聯網背景下的檔案管理工作的新形勢和新要求，不斷學習新知識和新技能，努力提升自己的專業水平和服務水平，為學校的發展和社會的進步貢獻自己的力量。