中小企業財務會計信息系統建設研究

何 軍

（銀川能源學院 寧夏 銀川 750100）

為了適應信息網絡技術的快速發展，中小企業應構建新一代信息基礎設施，發展現代信息技術產業體系，完善財務信息安全制度，進一步促進財務網絡技術的廣泛應用。中小企業建立財務信息技術基礎設施，實現信息技術在中小企業財務管理中的基本應用，同時，會計信息系統也給中小企業帶來了一定的管理風險，會計信息系統下的中小企業內部管理和維護問題日漸增多，也會給中小企業管理帶來新的挑戰。特別是在會計業務處理過程中，防范和揭露舞弊行為的難度越來越大，在市場競爭日益激烈的今天，中小企業必須重視會計信息系統的建設。因此，有必要對會計信息系統進行全面研究。

一、會計信息系統相關理論

（一）會計信息系統概述

會計信息系統建設是指會計信息系統建設的全過程。無論規模、業務結構和企業的復雜性，建立會計信息系統的程序基本上是相同的，包括總體規劃的發展，軟件選擇、硬件平臺的建立，人員培訓、標準化的基本工作和持續改進的軟件實現和管理。會計信息系統管理是指為保證會計信息系統的正常運行而進行的人員、機器和信息工作，并使這些工作規范化、制度化，使會計信息系統能夠產生最佳的綜合管理運行效果。

（二）會計信息系統建設的必要性

1.會計信息系統在大數據時代下的需求

在大數據時代，信息化越來越重要。會計信息系統的建設為中小企業運營的管控提供了良好條件，提高了中小企業經營管理的有效性，是發展企業的必要工具。會計信息化是企業發展的需求，不但提高了企業財務數據的利用率，加強了中小企業的管理工作，而且解決了由于會計信息系統不健全導致企業財務數據的真實性、規范性遭到投資者質疑的問題，有利于吸引投資者投資。從長遠發展來看，會計信息系統的完善能夠為企業未來發展帶來巨大動力。

2.互聯網時代對會計信息系統建設的管理需求

隨著互聯網的普及，給人們生活帶來了便利，也為中小企業會計信息系統建設帶來了發展機遇。在瞬息萬變的信息時代，互聯網技術不斷推動著企業的現代化管理。在“互聯網+”的新環境下，信息技術的發展為中小企業提供了數據獲取、財務數據和業務數據的收集、整理、分析和報告、企業從規劃到實施的科學管理及決策的準確性。通過建立和管理會計信息系統，可以提高中小企業管理水平。

二、會計信息系統的發展現狀

（一）整體水平不高且發展失衡

目前，我國會計信息系統整體水平不高，相關軟件僅局限于會計子系統，主要由報表、會計和薪酬系統構成。只有部分企業能夠完全實現會計信息化。同時，會計信息系統的發展水平在東部沿海地區和大中城市相對較高，中部和西部地區的發展還不夠平衡。

（二）會計信息系統安全性和可靠性不足

計算機的運行受到安全威脅，不能完全保證會計信息系統的運行安全。數據失真、泄漏或盜竊時有發生。當中小企業使用不可靠的軟件時，如果出現系統異常將無法保存數據，會導致數據丟失，給中小企業信息的傳遞和會計工作帶來麻煩。如果系統在短期內無法恢復正常工作，會導致相關工作無法正常運行。

（三）會計從業人員素質要求提高

目前，會計從業人員技能水平還不能完全滿足現代會計信息系統的要求。例如，財務人員的計算機技能相對薄弱，不能熟練操作會計信息系統，財務人員更注重核算功能，而忽略了管控方面的功能。

（四）會計信息系統不能完全滿足企業發展的管理需求

目前，部分中小企業財務信息系統只具備較為基礎的功能，無法滿足高層次的管理需求。信息系統主要是網上記賬、報表匯總、財務分析、采購、庫存管理等功能，將財務與業務簡單聯系在一起，但是沒有涉及類似績效考核、預算、客戶管理、供應鏈管理等高級的ERP功能。即使有提供這些服務的供應商，也僅僅是提供獨立模塊的應用，沒能將財務管理的功能集成。因此，將財務與管理相結合是未來會計信息系統的發展方向。

三、中小企業會計信息系統建設困境

（一）會計信息系統人員管理方面

1.不相容崗位分離控制不到位

中小企業啟用會計信息系統，部分企業不同崗位職責重疊，崗位分配不明確導致系統管理混亂。嚴格的崗位分配可以有效提高企業的競爭力和效率，從而促進企業的發展，不相容的崗位分離要求員工不能同時擔任相互矛盾或相互依賴的職責。如果企業不進行不相容的工作分離，或者不適當地進行不相容的工作分離，可能出現的錯誤和舞弊將會大幅度增加。

2.系統對操作者的身份識別及管理權限漏洞

在中小企業的傳統會計數據記錄中，會計憑證信息是基于紙面文件。在流通和移交的過程中，相應的操作人員應自行簽章，以證明檔案程序和票據的真實性，從而在一定程度上防止偽造票據。因此，會計信息系統識別是企業會計信息系統建設的重要組成部分。目前，中小企業的會計信息系統需要操作員輸入一系列密碼才能登錄系統。如果密碼正確，可以使用適當的權限，防御機制設置對應權限密碼，如果密碼被盜或被黑，非法人員可能會修改數據，因為它無法被跟蹤，可能會給企業造成不可估量的損失，也可能導致企業的會計信息系統存在一定的管控風險。

3.對人員素質的需求提升

中小企業會計信息系統在網絡環境中得到了廣泛應用。一般企業會計信息系統的運行維護，要求配備相應的專業人才。每個位置的用戶將使用自己的密碼登錄系統，并在自己的工作權限內進行操作。由于系統用戶的服務質量參差不齊，如果操作人員更改密碼或忘記密碼，可能導致系統登錄失敗，推遲工作流程，或被非法侵入系統的人員修改數據。同時，會計信息系統的數據錄入和修改控制不到位，會給一些別有用心的人提供機會，導致數據失真。

隨著現代信息技術的發展，財務人員的素質決定了企業財務狀況的好與壞。會計信息系統的出現方便了會計人員，同時對會計人員的素質也提出了更高的要求。財務人員作為與會計信息系統接觸最為密切的操作人員，不僅要有專業的財務知識，還要具備一定的信息化知識。

（二）會計信息系統自身風險

1.會計信息系統的物理風險

中小企業網絡、信號、供電等等方面的情況會影響會計信息系統的正常使用。特別是網絡的質量起著重要的作用，因為企業需要利用網絡進行憑證錄入、辦公自動化處理文件、網上銀行查詢與支付、系統稅務申報等。所以網絡的管理是非常重要的，企業應不斷完善相應的管理機制。隨著互聯網技術的普及，會計信息具有共享性，網絡病毒和黑客訪問都會給會計信息安全帶來很大的挑戰。因會計信息系統不再是孤島，信息會通過數據的網絡傳輸，實現企業內外部信息的共享。但是，數據在網絡傳輸過程中，不法分子非法篡改或盜取信息系統數據，會給企業帶來巨大的損失。

2.電子數據的保管與失真風險

中小企業信息化建設產生了電子數據，如果財務人員的操作出現錯誤，數據可能會丟失。財務數據通常由專業人員備份在一個固定位置，無論加密與否，都可能存在泄露、硬件損壞等突發性潛在危險，難以實現數據恢復和保持業務連續性。

一方面，中小企業應該備份電子數據，防止數據丟失；另一方面，如果管理人員確定了數據的真實性和準確性，就要妥善保存憑證、賬簿、報表的數據和信息，防止無紙化憑證被篡改、偽造，并在修改前先進行保存，保證電子數據和紙質憑證的一致性。

（三）會計信息系統效率不高，用戶體驗不佳

1.業務支持系統流程審批緩慢

有些企業已開發支持系統平板電腦客戶端和手機客戶端業務，方便企業審批管理者出差和在家時也能處理業務流程，但是審批管理人員的使用頻率不高，很多流程長時間得不到審批。如果是變更流程沒有審批完，后面的結算流程就無法發起，從而影響企業財務真實成本的歸集。業務流程也沒有設置處理提醒，若審批管理人員出差或者其他原因，長時間沒有登錄系統或無法登錄系統，不知道有需要自己審批的流程，就會造成流程積存，影響工作效率。

2.系統運行速度有待提高

中小企業會計信息系統日常運行速度穩定，但到月末，特別是季末和年末等時間節點，系統運行就會變慢，甚至掉線。月末是財務人員最繁忙的時候，各項數據紛紛出爐，財務人員要根據業務分門別類，把對應賬務歸集到合規的會計科目中。這一切都離不開高速的網絡，但是目前部分企業服務器運行還達不到應有的速度。

（四）會計信息系統維護過程中的問題

會計信息系統的維護也是企業管理的重要組成部分。隨著會計信息系統的普遍應用和運行，會計信息系統的運行故障也容易造成會計信息系統的損壞。同時，中小企業會計信息系統的數據比較復雜，容易橫向傳播U 盤病毒，如果出現問題容易導致系統崩潰和系統故障。部分企業沒有相應的會計信息系統維護系統，如果出現問題只能找軟件供應商來解決，如果不進行處理可能會有潛在的安全風險。例如，在維護期間丟失相關數據等情況。

四、完善中小企業會計信息系統建設的措施

（一）完善與會計信息系統相配套的管理體系

1.合理安排員工職責，完善中小企業組織結構

部分中小企業的員工結構較為復雜，部分員工對自己的職責并不清晰，出現了不相容崗位不分離的情況。因此，企業應明確每一位員工的責任，使系統高效運轉，提升工作效率。企業的財務部門和信息部門各崗位都要進行嚴格授權，使用密碼防止違規操作。同時，也要結合會計信息系統特點制定員工職責，以保證不相容崗位之間能夠進行職責分離，從制度上防范營私舞弊的事情發生。因此，企業應當分離不相容崗位，遵循分離的原則。

2.完善會計信息系統操作體系

中小企業應完善會計信息系統預防性功能和檢測性功能體系。預防性功能是在操作前實施功能性措施，操作者在運行程序時，系統會自動進行安全管控，檢驗其操作權限使系統安全顯著提高。例如，系統對特定的人員應規定特定的權限，操作員在每次登錄時都應輸入特定的用戶名稱和特定的密碼等。同時，對計算機、網絡等進行模擬違規操作，發現問題后及時處理。檢測性功能是為了阻止正在發生的事故造成更大的損失而采取的措施，從多個角度檢查數據是否合理，防止不合理的數據輸入，加強對系統操作人員訪問權限與管控。建立上機準則、操作規范，減少差錯提高效率，不給不法分子留下可乘之機。

3.加強人員管理，提高人員素質

會計信息系統始終是由人來操作的，人占據主導地位。因此，中小企業對會計信息系統使用者的培訓十分重要，要嚴格挑選計算機系統操作和管理人員，選擇素質高且能勝任的工作人員，并且在設定崗位職責時明確系統人員的職責。對操作者的教育和要求不只局限于操作的規范和熟練，最好對系統的深層原理有所了解，同時意識到系統可能存在的風險及自己對系統所承擔的責任。中小企業應加強職業道德的宣傳和教育，提高人員素質。

（二）加強會計信息系統風險預防措施

1.加強安全管理和控制

中小企業在享受網絡帶來便捷的同時，也要增強安全意識。構建網絡安全環境，打贏網絡安全保衛戰。會計信息系統應使用企業內網切斷病毒入侵的途徑，對輸入的數據進行病毒檢查。對會計信息系統采取病毒防御措施，并定期進行殺毒。機房內所有設備應設專人定期檢查、試驗和維護。配備不間斷電源，防止故障和停機。對會計信息系統操作、維護人員等建立相應的系統用戶，根據職位設置密碼，支持密碼找回并定期更換。建立黑名單，對非法入侵的用戶記錄在案，設置會計信息系統防火墻，構筑堅實的網絡壁壘，保證數據庫的安全。

2.完善檔案管理控制

中小企業應建立完善的數據備份和恢復系統。數據恢復是為會計信息系統的安全做準備，系統損壞后應及時進行備份和快速恢復。數據備份可以相對提高系統的效率，并建立日常數據備份系統，嚴格執行不相容會計人員的崗位分工和操作權限，建立嚴格的會計制度，確保數據安全。備份的光盤要貼好標簽保存，還要定期做好防火、防塵等檢查，對重要的檔案應一式兩份，分開存放。

（三）提高系統運行效率，增強用戶體驗

1.增加業務系統移動客戶端，加強業務流程維護并進行工作提醒

中小企業業務流程按崗位設定，當出現人員變動時，需要及時進行增補，否則會影響正常運行。企業系統管理員要定期檢查流程設置，防止異常情況的出現。企業業務部門經辦人員錄入業務流程后，需要經領導審批，但有的審批人員由于出差和其他原因，不能及時登錄辦公系統，造成流程積壓，影響工作進度。建議普及系統平板電腦端和手機端業務，擴展辦公途徑，提高辦公效率。費用報銷系統是經常使用的辦公系統，員工普遍反映流程審批慢，因此建議增設處理流程的工作提醒，在流程發起時及時在系統里發送工作提醒，若流程在3小時內沒有得到處理，將在系統內再次發送工作提醒。此外，應將系統賬號和用戶手機號綁定，建議超過12小時未處理的流程，發送短信提醒。

2.優化網絡硬件，提高網速，加快信息傳遞速度

中小企業應加快各子系統間信息傳遞。目前，很多大型企業默認是每天零點進行數據提取，當天的業務數據最快要第二天才能出來，而且有時由于系統不穩定等原因，數據的提取需要好幾天的時間，影響會計信息的及時性。因此，建議企業總部優化網絡硬件，提高服務器運行速度，盡量選擇能提供高速網絡服務的運營商。

（四）構建會計信息系統維護措施

隨著企業業務量日益增加，企業的數據信息也越來越多，對會計信息系統的要求更加嚴格。因此，維護人員在會計操作系統中的重要性是顯而易見的。

中小企業會計信息系統的維護由專人負責，嚴格按照審批程序進行。維護申請由運營方提交，經管理部門批準備案并提交系統維護部門；系統維護部門制定維護計劃，在監督下對系統進行測試，并編制測試驗收報告；部門主管批準報告后，將發出使用通知以備份文件。在會計信息系統的日常維護中，應做到以下兩點：首先，維護部門要清理會計系統中的垃圾，修補系統運行中的漏洞，設置參數，維護企業的防火墻；其次，在會計信息系統的維護中，要注重安全系統的維護，如網絡、機房、服務器、數據庫、應用系統、計算機終端等的操作與維護，這是企業信息和數據安全的關鍵。

五、結語

隨著社會經濟業務的發展，會計信息系統對使用者的要求也越來越高。針對中小企業存在的系統管理問題，建議中小企業合理安排員工職責，完善企業組織結構，構建會計信息系統預防功能和檢測功能，使操作系統更加安全，通過相應的制度規范操作和提高員工素質。面對會計信息系統自身風險，加強預防風險措施，成立預防風險小組，選擇成熟穩定的系統軟件。為了能夠高效地完成業務工作，在優化系統移動客戶端的同時，也要加快培養復合型人才。在中小企業不斷發展過程中，要有長遠的目標，制定適合企業業務未來發展的解決方案。不能盲目借鑒，而要根據企業的實際情況，有針對性地完善相關制度，打造專而精的會計信息系統。