高質量發展背景下公立醫院檔案管理質量及提升策略研究

卓炫彬

（河源市人民醫院，廣東河源 517000）

近年來，隨著《國務院辦公廳關于推動公立醫院高質量發展的意見》等一系列政策的陸續發布，人才技術要素在資源配置中的重要性得到了進一步強調。從現實情況來看，各醫院對衛生技術人員的全面、快速、精準及合理配置的需求日益凸顯，已成為常態化要求。醫院人才檔案管理作為醫院人力資源管理工作的關鍵環節，具有不可替代的重要性。高效且完善的醫院人才檔案管理系統，不僅能夠顯著提升人才管理效率，提高醫護人員的滿意度，為醫院實施人才戰略提供有力支撐，而且能夠推動醫療資源管理的持續優化以及服務水平的全面提升，進而助力醫院在激烈的市場競爭中提高核心競爭力。所以，研究醫院人才檔案管理工作是非常必要的。

一、醫院人才檔案的內涵

醫院人才檔案是醫院人力資源管理的重要組成部分，通常涵蓋了人事檔案和醫務人員業務技術檔案兩大方面。

人事檔案主要記錄了員工的身份信息、學歷背景、工作經歷、政治面貌以及品德表現等方面的信息。這些信息以紙質檔案袋的形式存儲于檔案室中，系統地反映了每個人在不同階段的成長經歷。然而，傳統的人事檔案管理方式存在更新不及時、難以詳細描述員工專業技術水平等問題，且紙質檔案容易破損和丟失，難以有效支撐醫院的人才盤點和人力資源開發工作[1]。

醫務人員業務技術檔案則是醫院記錄本單位業務技術人員在醫療、科研、教學、繼續教育等各方面個人資料的原始文件及對應的電子檔案。完善的醫務人員業務技術檔案不僅能夠全面體現醫務人員的個人及業務發展過程，是單位了解個人情況的重要資料，而且可以展示醫療單位的業務技術水平和科研實力[2]。

近年來，隨著醫院人力資源管理的不斷發展，越來越多的醫院開始將醫務人員業務技術檔案與傳統的人事檔案相結合，共同作為人力資源管理中員工信息的重要組成部分。本文將其統稱為人才檔案。由于人才檔案能夠直觀地反映醫院的醫療技術現狀、體現醫院的醫療水平和醫務人員隊伍結構，越來越受到醫院管理者的重視。通過加強人才檔案管理，醫院可以更好地進行人才盤點、人力資源開發和提升整體競爭力。

二、醫療人才檔案管理的現狀分析

醫護人員的滿意度通常被視為評估檔案管理質量的關鍵指標。為深入了解醫護人員對所在醫院檔案管理工作的評價，筆者進行了相關調查。經過統計分析調查結果，筆者確定了影響醫護人員對醫院檔案管理滿意度的主要因素。這些因素的明確，為醫院管理者提供了寶貴的參考，有助于他們精準定位檔案管理中的薄弱環節，并采取相應措施，以提升檔案管理水平。2023年4月至5月，HY醫院隨機抽取276名在職員工，進行檔案管理滿意度調查，對應的賦值從1到3（“1”表示不滿意，“2”表示基本滿意，“3”表示非常滿意）。調查結果如表1和表2所示。

表1 HY 醫院醫護人員對檔案管理工作的滿意度調查結果

表2 HY 醫院檔案管理工作存在的問題調查結果

筆者通過分析HY醫院的問卷調查數據，可以看出HY醫院在人才檔案管理方面存在以下幾個主要問題。

1.在組織層面，醫院領導對人才檔案管理工作的重視程度不足，導致了專業人才隊伍的缺失以及信息化投入的匱乏。部分醫院領導高度關注醫療技術人員的培養，卻忽視了人才檔案管理的重要性和專業性。因此，醫院缺乏專業的人才檔案管理隊伍，未能建立健全的工作流程和機制，無法充分調動相關工作人員的工作積極性，進而影響了人才檔案管理的質量，制約了人力資源管理的效率。從實際情況來看，大多數醫院的人才檔案管理人員往往來自衛生管理、臨床護理、藥劑等專業背景。他們缺乏檔案管理方面的專業知識和技能，也沒有接受過系統而專業的檔案管理培訓[3]。此外，醫院在資金分配決策時常常忽視人力資源信息化建設的投入，導致許多醫院仍然停留在以人工處理和紙質檔案歸集為主的傳統模式上，未能建立起高質量的人才信息庫[4]。

2.在內容和更新頻率上，檔案資料收集不夠規范，材料信息更新不及時。由于人才檔案包含的內容廣泛且來源多樣，除了人力資源部門外，還涉及員工本人、醫務處、護理部、科教科等多個部門和角色。不同部門、科室之間在人才檔案管理和利用上缺乏有效協同，既沒有建立起人才檔案共建共享的流程制度，也缺乏高效的信息化手段來支持這一工作。因此，負責人才檔案管理的人事部門只能在年底年初或職稱評審時要求各部門和員工本人進行突擊式收集、提交材料，然后集中審核、更新維護。這種方式不僅效率低下、準確性難以保障，而且提交的各種材料往往缺乏規范性，可重復利用度差。此外，從管理理念上來說，部分醫院只關注在編人員的工作經歷與工資職級等內容，卻忽視了對其成就業績、醫技水平、科研學術、教學情況等資料的匯總整理，也忽略了其他類型人員如合同員工、勞務派遣人員、進修人員、借調人員、雙跨人員、引進人才、特聘專家以及退休員工等的人才檔案信息管理。這種管理方式使得醫院無法對整體人才隊伍做出更全面的評估和判斷。

3.在信息化程度方面，醫院在人才檔案管理方面的信息化程度仍然不高，其應用價值尚未得到充分體現。許多中小醫院仍采用傳統的手工模式進行人才檔案管理。盡管越來越多的三級醫院隨著醫院資源管理系統（HRP）的建設推進，開始引入人力資源管理系統，基本實現了從紙質檔案管理向電子化檔案管理的轉變，但由于多種原因，其信息化程度仍有待提升。具體來說，由于軟件缺乏行業統一標準、系統功能不完善、缺乏相關管理制度，醫院普遍存在“重管理、輕應用”的現象，導致醫院內部很多人對電子檔案缺乏信任。他們認為信息化增加了不必要的工作量，實際價值不大。此外，部分醫院在人才檔案信息化建設方面，僅由信息科或人事科主導，工作落實僅停留在電子設備的更新與軟件的部署、應用，未進行充分培訓和價值宣傳，導致存在對設備及軟件應用認識不足的現象，無法真正發揮出人才檔案信息化的應有價值[5]。

4.在應用價值方面，醫院在人才檔案的應用價值方面存在共享不足、利用率低、價值難以充分體現的問題。不少醫院仍然片面強調傳統人事檔案管理的保密性，將檔案管理視為人事部門的獨立職責，缺乏服務意識和資源共享意識。這種“重管理、輕利用”的現象導致檔案管理的價值難以被醫院領導和各部門所了解，從而使得人才檔案在醫院現代化管理中的作用無法得到充分發揮。在這種觀念的影響下，醫院更注重基礎人才資料的歸檔和內容維護，而忽略了對于這些人才檔案的整合、數據分析以及價值挖掘。因此，人才檔案難以為醫院的人力資源優化配置、崗位調動等工作提供有效參考，也無法實現檔案信息的價值最大化[6]。同時，管理層對人才檔案管理的重視程度不足，通常僅要求簡單的數據統計分析，未能有效推動人才檔案管理水平的提升。而一線檔案管理人員也缺乏相應的規劃和檔案資源利用意識，從而導致人才檔案資源的利用效率較低[7]。

三、醫療人才檔案在醫院人力資源管理中的應用價值

醫院人才檔案管理在醫院人力資源管理中具有基礎且至關重要的地位。從多個層面來看，其應用價值主要體現在以下幾個方面。

首先，對于醫院層面而言，人才檔案能夠為領導決策提供更加精準的數據支撐。通過深入分析人才檔案，醫院領導可以全面了解本單位及各科室的人員結構、業務技術水平以及科研能力，從而為制定針對性的人才培訓培養計劃、人才引進計劃提供有力依據，實現更加科學的宏觀調控和決策應對。

其次，在部門層面，人才檔案對于優化人力資源配置、科學高效選拔和評價人才以及促進學科發展具有積極作用。各部門管理者在相應權限下能夠更全面地掌握員工信息，深入了解其專業能力，進而合理安排崗位，實現“人盡其才、才盡其用”的目標。此外，在涉及多部門的人才評價場景時，如人才選拔、評優、年度綜合考核、職稱評定等，人才檔案能夠提供豐富翔實的原始材料作為考評依據，不僅為相關部門節省時間和精力，而且能確保考評結果更具說服力、更加公正客觀[2]。

最后，對于員工個人而言，科學規范的人才檔案管理有助于引導員工關注自身職業成長，并提升員工對醫院的綜合滿意度。在規定權限下，員工可以查詢、核實、更新和維護自己的人才檔案。這一過程不僅有助于確保人才檔案的真實性、準確性和時效性，而且能讓員工更加關注自己的職業成長情況。同時，在各種人才評價場景中，員工可以避免突擊式重復提交各種證明材料，切實提升滿意度和歸屬感。

四、醫療人才檔案管理的對策探究

（一）提高醫院領導及各部門的重視程度，完善并創新相關管理制度，提升檔案管理人員的綜合能力

通過對智慧管理、高質量發展、國考等相關政策的深入解讀，人力資源部門應積極向醫院領導闡述人才檔案管理的重要性，使其深刻意識到檔案管理對醫院整體經營發展和持續保持領先優勢的關鍵作用。醫院領導層的重視將為人力資源部門提供更有力的支持，從而推動相關制度的完善和創新，提高檔案管理人員的綜合能力，并加大配套的信息化投入。

在院領導的支持下，醫院應打破陳舊的人事檔案管理制度束縛，積極建設、完善并創新人才檔案管理體系和制度。這是確保人才檔案管理工作順利開展的重要基石。早期的檔案管理可能不會直接產生經濟收益，但其工作質量與投入力度密切相關[8]。因此，制度建設不僅要符合國家政策引導方向，而且要緊密結合醫院自身的發展狀況和未來戰略目標，進行管理模式和制度的創新。同時，醫院要考慮人事部門的需求，要統籌兼顧其他協同部門、科室及醫護人員的實際需求，圍繞規范、全面、動態更新的人才檔案，制定明確的采集標準，具體劃分各部門的任務、責任和權限，建立流程化、規范化的管理機制，并利用信息化手段確保執行落地，從而保障人才檔案管理工作的高效開展。

此外，醫院還應通過明確工作規范、提供專業培訓、鼓勵外出學習、引進優秀人才以及制定激勵措施等手段，堅持正確的用人導向。在選拔人才時，醫院應把是否增強“四個意識”、堅定“四個自信”、做到“兩個維護”，以及是否樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀作為重要標準[9]。同時，醫院要積極增強檔案管理人員隊伍的服務意識，營造積極向上的工作氛圍，不斷提高其專業水平和綜合素質。

（二）明確人才檔案的內容、采集標準及覆蓋人員范圍，以提升內容的完整性和準確性

人才檔案信息資源的完整性和準確性是醫院實現人力資源高效管理的重要前提。在信息的完整性方面，除了院外的檔案信息外，員工院內人才檔案的持續動態更新和完善至關重要。《公立醫院運營管理信息化功能指引》明確提出：“支持員工從入職到離職退休全過程人員的檔案信息全面管理維護。”檔案內容應包括員工入職信息、員工檔案管理、職稱管理、虛擬組織人員管理、資質證件管理、年度考核記錄、個人簡歷、獎懲記錄等關鍵信息。同時，檔案管理覆蓋的人員類型上也要做到全面覆蓋，不僅包括在編員工，而且要根據實際情況覆蓋合同員工、勞務派遣人員、臨聘人員、返聘人員、進修人員、借調人員、雙跨人員、引進人才、特聘專家以及退休員工等各類人員。

在此基礎上，不少醫院還結合醫院管理的實際需要以及重大公共衛生事件防控、DRG付費改革推進等實際要求，探索性地將員工的科研情況、教學情況、出勤記錄、醫德醫風考核情況、人才評優項目、DRG相關指標等信息也納入醫院人才檔案管理范疇。醫院通過整合科研、教學、醫務等相關部門多渠道采集相關新信息，實現對信息的全面匯總，以便能夠多角度、有效地反映醫院員工的工作情況。這樣不僅為后續的人才激勵、職稱評審、人才評優等應用提供了更有價值的內容，而且也獲得了醫院領導和職工的廣泛認可，值得后續進一步推廣和應用。

圍繞人才檔案的重要性對全院職工進行宣講也是必不可少的環節。通過宣講，醫護人員形成“每個人都是自己人才檔案的第一責任人”的意識，并在平時工作中及時、主動提交和更新自己的相關材料，從而確保檔案的完整性和準確性。

（三）建立人力資源管理系統并做好相關配套工作

在信息化時代的今天，醫院不僅需要妥善管理紙質檔案，而且應積極利用現代信息技術手段，結合制度創新，改進人才檔案的收集方式和方法。這樣可以解決原有信息不全、不規范、不準確、更新頻率低等問題，推動人才檔案管理向規范化、高效化、便捷化方向發展。

信息化建設包括硬件和軟件兩個方面。在硬件環境建設上，醫院需要投入資金購置計算機、打印機、掃描儀等相關技術設備。在軟件環境建設上，醫院應設計或采購專業的醫院人力資源管理軟件，并集成OCR識別、語音識別、人臉識別等人工智能技術，通過軟硬件的緊密結合，提升人才檔案管理的效率。

檔案數據庫是醫院實現檔案信息化管理的基礎[10]。在數據庫建設過程中，醫院必須充分考慮人力信息的可拓展性、多角色便捷參與、信息審核流程、權限安全、信息共享以及數據資產價值挖掘等相關要求。只有滿足這些要求，醫院才能有效提升傳統人事檔案管理的效率，并充分發揮人才檔案信息資源的作用。

從實際情況來看，一方面，醫院需要在短時間內迅速召集符合特定條件的大批醫護人員組成醫療隊。這就要求醫院的人才檔案管理系統必須具備高效便捷的查詢功能，并擁有全面的人才信息庫，涵蓋個人基本信息、專業特長、業務能力、家庭情況等內容。另一方面，為保障醫療安全，醫院還需對更廣泛的人員類別進行嚴密的個人健康監控，包括常駐的供應商人員、實習生、進修人員等。這意味著醫院人力資源管理系統的管理對象應擴展至更廣泛的范圍，而不僅僅是在編員工。

更重要的是，這些信息需要以較高頻率進行動態更新，涉及員工個人、所在科室、歸口審核部門、最終匯總部門和應用部門等多個角色。這就需要完善相關配套制度，形成“人人重視、多部門協同共建”的人才檔案管理氛圍，從制度上保障信息系統能夠充分發揮其價值。醫院通過多部門協同合作，確保大量人力信息數據資料的收集、整理、審核、篩選和報送等工作得以順利進行。

（四）增強服務意識和數據共享、應用意識，以提升人才檔案的應用價值

在確保安全性和保密性的前提下，醫院人才檔案信息管理工作應著重強化服務意識和資源共享意識。檔案管理的目的不僅在于人才檔案管理本身，而且在于為醫院現代化管理提供高質量的人才信息服務。通過應用大數據技術，醫院可以在院內以及醫院之間構建數據共享體系，實現所有運行流程的自動化，從而減少人為因素對檔案管理的影響，并從根本上改變傳統檔案管理模式的弊端[11]。

人才檔案管理者應充分認識到人才檔案管理和服務的重要性和意義，并積極強化主動服務意識。他們需要深入院領導、一線職工、各相關部門和科室，認真聽取各方在人才檔案管理工作中的具體需求和實際困難，及時調整和完善相應的流程，靈活運用信息化工具，使各部門都能對人才檔案形成正確的認識，營造和諧的工作氛圍，從而提升人才檔案管理和服務的效率與效能，實現從被動服務到主動服務的轉變。這將為醫院人事工作的開展和資源優化配置奠定堅實的基礎。

此外，人事部門應在人才檔案的整合、數據分析以及價值挖掘方面投入更多精力，從人力資源開發的角度出發，積極探索人才檔案的應用場景，全面覆蓋醫院的學科發展、人才招聘、人員儲備、人員評價以及綜合運營等方面。例如，隨著2021年職稱制度改革的相關政策發布，越來越多的醫院在職稱評聘時，將學歷、資歷、滿意度、醫療工作量以及教學情況等數據作為評審依據，使評審過程更加客觀公正。各地也紛紛出臺政策，要求醫院詳細記錄重大公共衛生事件的應對和處理中表現突出人員的工作情況和行為表現，以便用于后續的人才評優、職稱評審以及年度績效考核等激勵場景。有的醫院在非編人員轉在編選拔時，除了考慮年資和業績外，還會參考近幾年的年度出勤率以及在重大衛生事件中的表現等數據情況。

近年來，公立醫院多院區發展趨勢日益明顯。在此背景下，醫院應充分利用動態更新的人才檔案，結合醫院的病患來源、醫療工作量以及經濟運行等指標數據進行深入分析，結合過去幾年的人力資源數據進行綜合考量，以持續優化人才招聘效果、合理規劃人力資源儲備并做好骨干人才的選拔工作。這將為新院區的順利開診和運營提供有力的人才保障。

五、結束語

人才檔案管理在現代人力資源管理中的重要性逐漸凸顯[12]。作為醫院人力資源管理的基礎，人才檔案管理對公立醫院的日常運營有著重要影響。醫院的高質量發展離不開更全面、更規范、更精準的人才檔案提供的人力資源保障。充分運用信息技術，對醫院人才檔案管理大有裨益。針對當前暴露出來的問題，我們應該深入分析，革新工作理念，轉變管理意識，從管理制度建設、管理方法創新、管理隊伍提升以及技術應用完善等多個方面持續探索和完善，以更好地促進醫院的高質量發展。