企業差旅信息化平臺的建設與應用研究

在我國經濟快速發展及國家對科研大力支持的背景下，科研人員擴展業務的需求迅速上升，傳統的差旅流程及報銷方式明顯滯后。以西安稀有金屬材料研究院有限公司（以下稱稀有院）為例，集中體現為差旅行程預定分散、員工墊資回流慢、報銷難、報銷過程繁瑣等問題。同時，在市場中關于差旅行為的專業化服務平臺非常緊缺，導致科研人員耗費大量時間和精力用于出差任務的規劃。機票、火車票、酒店等行程的預定及事后的報銷，嚴重阻礙了科研工作的進程，因此亟需優化改善現有差旅管理制度及技術供給。

為更好地滿足科研活動的新需求，減輕科研人員事務性負擔，建設差旅信息化平臺迫在眉睫。本文分析了稀有院差旅信息化平臺建設的必要性、平臺建設過程、應用優勢及注意事項，以提高科研人員出差便捷性，從而為稀有院更好的發展與進步貢獻一份力量。

一、差旅信息化平臺建設的必要性

（一）差旅活動是稀有院科研活動的重要組成部分

稀有院致力于新材料技術研發等業務，從而助力國家科研事業的發展。近年來，稀有院不斷吸引人才，2023年科研人員比2022年增加一倍，并且未來規劃持續引進優秀人才，處于企業發展上升期。因此業務拓展、學術交流、科研項目考察、項目申報、項目跟產等事項日益增加，科研人員差旅活動是該院快速發展進程中的重要推動力。

（二）傳統差旅狀況

傳統差旅模式下，以手工填報為主。員工有出差需求時，需事先填寫出差任務單，依次填寫出差時間、地點、出差任務，各研究所科研人員還需填寫費用歸屬項目，通過部門領導簽字審批確認后，方可預定出差行程。出差行程結束后還需收集整理機票、火車票及酒店發票等出差證明資料，自行粘貼好差旅行程票據后填寫出差報銷單，依次經過部門領導審核-財務部門審核-最終有權審批人審核，最后將簽字完整的報銷手續交由財務部門登記入賬并付款。這種模式存在以下問題：

1.行程預定分散，個人預定價格高。一方面，出差人員在預定機票、火車票、酒店時需要打開不同的app或者購買渠道預定，增加了員工的預定時間。另一方面，員工在預定機票和酒店時，對于供應商來說是分散用戶，很難達到規模預定優惠價格。

2.原始單據收集、整理、粘貼及填寫報銷單耗時繁瑣。員工需向不同預定渠道索取合規票據，單項等待時間長，容易導致匯總整理單據時遺漏、遺失。填寫出差報銷單時，員工需分段填寫出差行程的時間、地點、票務金額。出現員工理解不準確的情況時，還會被打回重寫，造成員工精力和時間的消耗。

3.費用管控難，財務審核及溝通耗時。

第一，由于報銷手續是事后環節，差旅出行前端財務人員并不參與，并且科研人員出差需填寫費用歸屬項目，但審批手續中并未要求項目負責人審批。因此科研人員是否依照制度履行事前出差任務手續，是否告知項目負責人都有待考量。同時在實際工作任務緊急情況下，允許科研人員先完成出差任務，事后補批，再加上整個差旅流程時間冗長，導致科研人員填寫費用歸屬項目時產生混淆、遺忘。

第二，差旅行程預定有嚴格的出差標準，實務中不免存在制度理解不到位，造成超標準乘坐交通工具、超標準住宿。

第三，財務審核時需逐項審核報銷手續是否齊全，按照不同員工等級、城市等標準審核各項費用支出是否超標，金額是否準確等諸多事項。若出現員工填寫不清楚、漏項及特殊后補事項，財務人員還需不斷溝通了解具體業務實質。手續不全、金額填寫有誤等還需退回重寫，不僅增加溝通成本，還會消磨科研人員及財務人員精力和時間，造成企業內耗。

4.報銷簽字流程長，員工墊資回流慢。稀有院辦公地點多，各研究所、項目組、職能部門及管理層可能會在不同的辦公地點，不同工作地點導致時間上信息不對稱，簽字時間過長。若簽批人不在，時間嚴重浪費在無謂的等待上，加上報銷繁瑣，員工墊資回流慢，給員工造成一定資金困難。

二、差旅信息化平臺建設及應用優勢

（一）差旅信息化平臺建設

為改變傳統差旅模式弊端，實現費用管控由事后轉變到事前，并實現員工差旅活動從出差申請-行程預定-行程結束報銷-付款結算一站式服務，加上研究院對信息安全及系統穩定的要求，稀有院引入招商銀行旗下品牌場景化費用管理平臺SCO（以下簡稱SCO）。通過前期不斷溝通反饋、試運行，結合稀有院實際，順利完成差旅信息化平臺建設并成功實施運行。以下是具體建設過程：

1.基礎信息初始化

第一，收集員工基礎信息，包括姓名、性別、部門、職務、職級、上級領導、員工卡號及聯系方式。同時收集運行科研課題基礎信息，包括課題號、課題名稱、部門歸屬、課題負責人。

第二，整理歸納員工信息，設置唯一登錄編號，錄入員工基礎信息及差旅等級。基于科研課題的特殊性，要充分考慮到信息保密，對科研課題進行模糊化，采用課題負責人+課題編號的方式統一歸納整理，輸入初始信息。

第三，輸入稀有院開票信息，用于差旅報銷時SCO系統查驗真偽。

第四，依據稀有院《差旅管理制度》，預先設定差旅出行標準及補貼。

第五，借助招商銀行支付功能，打通SCO平臺與招商銀行網銀端口對接，在SCO平臺上實現線上差旅報銷一站式點擊審核付款，擺脫傳統企業支付雙網銀app登錄制單復核。

2.差旅一體化流程搭建

稀有院出差人員多數是科研人員，本文以科研人員為例闡述差旅一體化流程。（見下圖）

科研人員差旅一體化流程圖

如上圖所示，出差人員發起出差申請，填寫出差時間、地點、事由，選擇費用分攤課題，交由課題負責人、課題所在部門領導線上審批。審批通過后，SCO可以實現機票、酒店、火車票同一平臺預定。行程結束后，在線提交出差報銷單，關聯出差申請單，鎖定出差時間，系統自動計算差補，錄入差補費用歸屬，由所屬部門領導審批后，系統自動傳遞到財務部門審核。財務人員核對無誤審批通過后，打印差旅申請單、差旅報銷單登記入賬，出納線上點擊付款，財務領導線上點擊付款，員工實時收款。

（二）差旅信息化平臺應用優勢

1.行程預定統一，突顯規模預訂效應，降本增效

差旅申請單審批通過后，科研人員通過關聯申請單，在SCO實現機票、酒店、火車票統一預定，減少傳統差旅模式行程預定各app切換，并在SCO頁面可以同時看到出行信息，更便于科研人員安排行程。此外，在預定機票和酒店方面，稀有院與市面上普及率高的航空公司和酒店簽訂大客戶協議，托管至SCO，從公司角度達到規模預定效應，獲得更優惠的價格，降低企業成本。

2.報銷無紙化，減輕科研人員事務性負擔，減少員工墊資，助力科研工作，提升員工幸福感

差旅信息化平臺建設最大的優勢是解決差旅費“報銷繁瑣”難題。在SCO供應商開具大發票以及賬期內信用墊資的新型差旅模式下，科研人員通過SCO預定的機票、酒店和火車票均由供應商先行墊付，大幅減少員工墊資。每月通過SCO與差旅管理公司核對月結賬單進行統一結算，核對無誤后，機票行程單、火車票及酒店住宿等發票由差旅管理公司統一郵寄，財務人員統一粘貼，更加整齊美觀。行程結束時，科研人員提報差旅報銷單時只需確認差旅申請單關聯，錄入包干差旅補貼，選擇費用分攤。全流程審核通過后，由財務人員統一打印差旅申請單、差旅報銷單作為報銷依據，辦理付款，若無特殊事項，員工返程車上就可收到差補，提升員工幸福感。真正地實現科研人員全流程線上辦理，形成了以差旅申請和差旅報銷為兩端、差旅行為為中間的橢圓型工作流程。無形化管理，突出服務為核心，解決科研人員逐筆填寫報銷、粘貼票據等繁瑣事項，為科研人員減負，讓科研人員有更多的時間投身于科研事業。

3.將費用管理由事后轉向事前，賦能企業管理

新的差旅流程，改變了出差任務審批流程，增加課題負責人審批彌補了以往出差的弊端，進一步加強了課題負責人對自身項目經費的精準管控，合理規劃使用項目經費，從而有序規整管理各課題費用支出。由于整個流程需在線上完成，行程預定強關聯出差申請單，一定程度上減少了線下事后補充審批的弊端。同時，在行程預定時，SCO已為全體員工差旅等級預先設定差旅標準，不得超標準預定，這有效解決了科研人員對出差標準的模糊認知，減少了溝通成本，并為后續財務人員審核差旅報銷標準帶來極大便利。

4.線上審批，減少無謂的等待

全流程線上審批，解決了稀有院辦公地點多簽批難的問題，SCO同時提供PC端和手機端，并伴有事項提醒，隨時隨地可以輕松審批。傳統差旅模式下最快也需要半天，慢到一天、兩天甚至更長時間，SCO可以實現最快10分鐘全流程審批結束并入賬打款。在提高了工作效率的同時，也改善了以往課題差旅費跨期報銷問題。

三、差旅信息化平臺建設的注意事項

差旅信息化平臺已成功運行并在實踐中多次反饋優化，但在實踐中還需重點關注一些關鍵事項，以確保為科研人員提供更好的出差體驗。

（一）系統穩定性問題

差旅信息化平臺需要實現差旅申請-行程預定-差旅報銷-打款全流程線上運行，這對系統的穩定性有著很高的要求。隨著稀有院的不斷發展，會有更多的優秀人才加入稀有院，更多的學術交流、科研項目、業務拓展等伴隨著更多的差旅行為，因此需要系統始終保持在一個相對的穩定狀態，尤其是在節假日出行，對系統的穩定性來說又是一大挑戰。這就需要選擇優質的供應商，技術實力強、資金雄厚、售后服務優質的差旅信息化平臺才是最佳選擇。此類優質的平臺依靠先進的技術和理念，利用大數據和人工智能技術，隨時分析、歸納、整理日常差旅行為，通過預測科研人員的差旅行為習慣，匹配出科研人員的個性化出行需求。從“大眾標準化”的常規性服務過渡到“個性差異化”的精細化服務，充分滿足科研人員多元化差旅行為的需求，從而維持系統在任何狀態下都可以保持穩定性，給科研人員有始有終的良好體驗。

（二）數據安全性問題

稀有院主業是承擔科研任務，差旅信息化平臺面對的服務對象眾多繁雜，通過平臺收集儲存大量隱私性數據，這其中包括科研人員的個人基本信息、行程信息、課題信息等，平臺不僅要保證系統運行過程穩定，還要確保數據安全，杜絕發生泄密事項。所以在供應商的選擇上，首要考慮的就是保證數據安全性，同時平臺在日常運行維護時，多重安全防范措施也必不可少，這不僅對供應商有著高安全性要求，同時也要求企業本身也有一定的技術支持。差旅信息化平臺需要因地制宜，在初始化功能基礎上因地制宜設計，具體包括兩點：第一，在調研本企業具體情況的基礎上進行個性化設計，確保數據安全保密；第二，差旅申請單、差旅報銷單及結算流程所涉及的個人基礎信息、課題信息、出差任務及收付款信息等重要隱私性數據保存在公司內，必要時加密處理。

（三）制度匹配性問題

差旅信息化平臺除了需要強有力的技術支持外，還需要制度的強大支撐。伴隨大數據、人工智能及信息技術的快速發展，傳統差旅模式下的管理制度顯然跟不上新型差旅行為的步伐。在財務監督方面，稀有院不僅要修改、完善現有差旅管理辦法，確保制度更加明確清晰，匹配信息化差旅平臺設置的管控規則，更重要的是針對差旅行為線上一體化的模式要健全財務制度，規范線上一體化流程的操作，加強監控，降低風險。在內部控制方面，差旅信息化平臺改變了原有線下紙質粘單、手工填寫報銷單據、人工審核的報銷流程，因此必然帶來內控環境、內控范圍及風險點的不同，稀有院亟需修訂、完善相關內部控制制度。同時迅速掌握SCO初步運行過程中可能出現的風險點，及后續運行中新出現的風險點，基于此對SCO關鍵功能的操作進行授權，并定期進行“自上而下、自下而上”的內部自查，使線上報銷流程控制在安全范圍內。

（四）財務人員需進一步提高自身綜合能力

隨著傳統差旅運行模式的退出，差旅信息化平臺不斷演進，稀有院從報銷紙質化到邁出差旅報銷信息化第一步及后續數字化轉變，需要不斷的技術支撐和維護。業財融合將是一個“業務、財務與IT三輪驅動”的過程。前期差旅信息化平臺的流程、場景配置需要平臺的技術設置、維護，通過實踐不斷發現問題、反饋問題、解決問題，多次循環的過程達到差旅平臺的順利運行。后續日常的維護及突發問題的解決，除了平臺供應商的售后服務外，財務人員也要提高自身綜合能力，要學習了解系統的邏輯，與技術人員學習簡單的技術知識，以便勝任系統的日常維護工作，更好地為科研人員服務。

（作者單位：西安稀有金屬材料研究院有限公司）

作者簡介：李如夢，女，漢族，1993年6月2日出生，河南商丘人，碩士，中級職稱。研究方向：財務管理。