加強信息技術應用，提高企業合同管理水平

陳天

摘 要：本文探討了信息技術在企業合同管理中的重要性和應用前景，分析了其對企業合同管理效率、合同履約風險、合同履行的透明度、企業數字化轉型等方面的影響。通過應用信息技術，企業不僅能夠實現合同起草與審批的自動化、合同簽署與執行的電子化，還能夠智能識別與預警合同風險、集中存儲與查詢合同臺賬數據及跟蹤與評價合同履行情況，從而提高合同管理水平，有效規避合同風險。

關鍵詞：信息技術；合同管理；自動化

隨著全球化的深入發展，國際競爭日益加劇，企業面臨著越來越復雜的合同管理挑戰。在此背景下，信息技術的應用為企業合同管理提供了新的解決方案，有助于企業更好地應對合同管理的挑戰，確保項目的順利完成。

一、信息技術在企業合同管理中的重要性和應用前景

（一）重要性

一方面，信息技術的應用有助于企業提高合同管理效率。通過應用信息技術，企業可以迅速生成、審批并簽署合同，降低人力成本，提高合同管理效率。

另一方面，信息技術的應用有助于企業防控合同風險[1]，提高合同履行的透明度和合規性。通過應用數據分析技術，企業可以及時識別并有效防范合同中的潛在風險，降低履約風險和法律糾紛的發生概率；通過建立統一的合同數據庫，企業可以將所有合同數據集中存儲于數據庫中，以便隨時查詢和追溯；通過利用合同管理系統的實時監控功能，企業可以實時監控合同的履行情況，及時發現問題并采取有效措施加以解決，以提高合同履行的效率和質量。

（二）應用前景

隨著人工智能和大數據等技術不斷發展，合同管理系統將變得更加智能，不僅可以自動分析合同內容并提供風險預警及決策建議，還可以與其他業務系統進行數據交互，從而打破信息孤島，實現數據共享。同時，未來合同管理系統的云端化和移動化趨勢也將更加明顯，用戶可以通過手機、平板電腦等移動設備隨時隨地進行合同的簽署和管理，從而極大地提高合同管理的便捷性和靈活性。需要注意的是，隨著信息技術的廣泛應用，企業也面臨著數據安全和隱私保護問題。因此，未來的合同管理系統將更加注重數據安全和隱私保護。

二、信息技術對企業合同管理的影響

（一）提高合同管理效率

一方面，傳統的合同管理方式往往需要頻繁的人工操作和大量的紙質文檔，合同管理效率較低且容易出錯。而通過應用信息技術，企業可以實現合同起草、審批、簽署等環節的自動化，克服傳統合同管理方式的缺陷，提高合同管理效率。

另一方面，通過應用信息技術，企業還可以對合同進行分類、歸檔和檢索，方便后期快速找到所需的合同信息，進一步提高工作效率。

（二）降低合同履約風險

一方面，通過應用信息技術，企業可以及時識別合同中的潛在風險，從而在合同簽署前采取有效的措施加以解決。

另一方面，通過應用信息技術，企業可以對合同履行情況進行實時監控和跟蹤，及時發現違約行為和異常情況，并采取有效的措施進行防范和控制。

（三）提高合同履行的透明度

由于所有合同數據都集中存儲在數據庫中，因此，企業可以實時查詢和追溯合同的詳細信息、履行進度及相關數據，并了解、分析和評估合同履行情況。除此之外，信息技術的應用還可以為企業解決合同糾紛提供證據支持。

（四）促進企業數字化轉型

隨著數字化時代的到來，企業數字化轉型已成必然趨勢。信息技術在合同管理中的應用，不僅有助于企業提高運營效率和市場競爭力，還有助于企業實現合同管理的數字化、智能化，優化合同管理流程，加速推進數字化轉型。

（五）為企業決策提供支持

信息技術為企業提供了豐富的數據資源及強大的分析工具。通過應用信息技術，企業不僅可以挖掘和分析歷史合同數據，發現其中潛在的價值，從而為未來的合同管理和投資決策提供有力支持[2]，還可以模擬不同的合同場景和方案，進行風險評估和預測，從而制訂科學的戰略規劃。

三、信息技術在企業合同管理中的具體應用

（一）合同起草與審批的自動化

首先，合同管理系統可以根據預設的合同模板快速生成合同草案。企業可以按照法律法規要求、結合過往的合同經驗來設計合同模板，并將其上傳合同管理系統。如此一來，在合同起草過程中，企業只需在系統中選擇合適的合同模板，然后根據實際情況填寫或選擇關鍵信息，如合同雙方名稱、標的物、價格等，最后等待系統自動生成完整的合同草案。例如，企業在起草租賃合同時，只需選擇租賃類合同模板并填入租賃物、租期、租金等關鍵信息，系統便能快速生成一份符合企業要求的租賃合同草案。

其次，合同管理系統的智能填充功能可以進一步簡化合同起草過程。智能填充功能可以識別用戶輸入的關鍵詞，并自動從數據庫中檢索相關信息進行填充。這不僅能夠減少人工輸入的工作量，還能夠避免因輸入錯誤而導致的信息不一致問題。例如，在填寫合同信息時，系統可以自動識別并填充已存儲的信息，包括名稱、地址、聯系方式等，從而確保信息的準確性和一致性。

最后，工作流技術的引入可以實現合同審批流程的自動化。各級審批人員可以在合同管理系統中在線查看合同草案并進行審批操作；合同管理系統會根據預設的審批規則自動流轉到下一環節，并將合同草案自動發送至相應的審批人員。這種自動化的審批方式不僅能夠加快審批速度，還能夠避免因手動流轉而導致的延誤和失誤。例如，銷售合同往往需要經過銷售經理、財務經理和總經理的審批。基于工作流技術的合同管理系統能夠將銷售合同草案自動發送至相關人員，并在相關人員完成審批后自動更新合同狀態，從而實現合同審批流程的自動化管理。

（二）合同簽署與執行的電子化

由于固有的局限性，如效率低、易丟失、易篡改等，傳統的紙質合同簽署方式已難以滿足現代企業對合同管理高效、安全、便捷的需求。因此，在信息技術的支持下，合同簽署與執行的電子化已成為企業合同管理不可或缺的一環。[3]

一方面，電子化簽署是指通過采用數字簽名、加密等技術手段來確保合同的真實性與安全性。其中，數字簽名作為一種電子身份驗證方式，可以有效防止合同在傳輸過程中被篡改、偽造；加密技術則能保護合同內容免受未經授權的訪問或竊取。上述技術手段能夠共同構建一個安全、可靠的電子化簽署環境。

另一方面，電子化執行使合同履行過程更加便捷。企業不僅可以在合同管理系統中實時查看合同狀態，了解合同履行的進度和情況，還可以通過系統上傳履行證據，如交貨單、驗收報告等，以更好地監督和管理合同履行過程。這種全過程的電子化管理方式既能夠提高合同履行的效率，又能夠增強合同管理的規范性。例如，供應商和采購方可以通過電子化方式簽署采購合同。在合同履行過程中，供應商可以通過系統上傳交貨單、產品質量證明等文件，采購方可以在線確認收貨并進行付款操作。以電子文檔代替傳統的紙質文檔，能夠避免紙張浪費，降低人工操作出錯的概率，極大地提高合同履行效率。

（三）合同風險的智能識別與預警

合同風險是企業經營過程中最常見的法律風險之一。尤其是投資類企業，其項目合同往往涉及大額資金、復雜條款和多方利益，因此，合同風險管理的有效性直接關系到企業的經濟利益和社會聲譽。

一方面，企業可以利用合同風險預警管理系統深度分析各類合同風險。合同風險預警管理系統可以自動掃描合同文本，識別其中的關鍵條款、異常表述，幫助企業及時發現潛在的合同風險。例如，一些合同可能會存在責任劃分模糊、權利義務約定不平等的條款，合同風險預警管理系統可以通過自然語言處理和機器學習算法，迅速定位這些合同中的潛在風險，并提醒合同管理人員加強合同審查。

另一方面，合同風險預警管理系統還可以結合歷史數據和風險模型，對合同履行過程中的潛在風險進行實時預警。例如，系統可以根據過去供應商延遲交貨的情況，在新合同簽訂或履行過程中發出預警，提醒采購部門采取相應措施，如增加違約賠償條款、尋找替代供應商等。這種智能化的風險識別與預警方式不僅能夠提高合同風險管理效率，還能夠結合大數據和機器學習技術，不斷優化算法，進一步提高風險識別的準確性和風險預警的及時性。

（四）合同臺賬數據的集中存儲與查詢

合同臺賬數據管理是企業合同管理的關鍵環節。隨著信息技術的引入，尤其是合同臺賬數據集中存儲與查詢技術的出現，企業合同管理發生了革命性的變化。

首先，通過建立統一的合同數據庫，企業可以將所有合同數據集中存儲在一個平臺上。這種集中式的存儲方式不僅能夠確保數據的完整性和一致性，還便于后續查詢和使用。無論是合同的基本信息、履行情況還是相關附件，都可以在統一的合同數據庫中進行檢索。

其次，通過應用數據分類和索引技術，企業可以快速查找所需的合同信息。例如，通過關鍵字搜索、條件篩選等方式，企業可以迅速找到符合特定條件的合同數據，如在某個時間段內簽訂的合同、與某個供應商簽訂的合同等，提高數據檢索的效率和查詢結果的準確性。

最后，集中式存儲和查詢方式為企業加強內部控制與合規管理提供了有力支持。通過實時監控和分析合同數據，企業可以及時發現潛在的風險和問題，并采取有效的措施進行防范和糾正，從而確保合同管理流程符合法律法規要求，降低合規風險。

（五）合同履行的跟蹤與后評價

在合同履行過程中，通過利用合同管理系統的跟蹤功能，企業可以實時監控項目進度、質量及成本等，了解各項任務是否按計劃完成，以及是否存在延期風險等。同時，合同管理系統還能自動生成質量報告，記錄合同履行過程中的質量問題和采取的改進措施。以建筑工程合同為例，建筑企業質量管理部門可以通過合同管理系統記錄施工過程中出現的質量問題，并跟蹤整改過程，確保工程質量達標。同時，建筑企業成本管理部門可以利用合同管理系統的成本跟蹤功能，實時監控工程項目的成本變化，防止成本超支。

在合同履行結束后，企業可以利用合同管理系統進行后評價，包括評價合同履行的效率、質量、成本等。通過后評價，企業可以總結合同履行過程中的經驗教訓，為后續相關工作提供參考。

四、結語

綜上所述，信息技術在合同管理中的應用不僅可以提高企業合同管理效率和合同履行的透明度，降低合同履約風險，還可以推動企業的數字化轉型，為企業決策提供有力支持。因此，企業應積極引入先進的信息技術，全面優化合同管理流程，進一步提高合同管理質量，進而在市場競爭中保持競爭優勢。未來，隨著科技的不斷進步和應用場景的不斷拓展，信息技術在企業合同管理中的重要性將進一步凸顯。

參考文獻：

[1] 吳紅松.信息化技術在項目實施管理中的應用[J].化工管理，2022（05）：151-153.

[2] 朱磊峰.探究信息化技術在水利工程施工管理中的運用[J].水電水利，2023，7（06）：139-141.

[3] 王剛.論項目管理在企業信息化項目實施中的運用研究[J].中文科技期刊數據庫（全文版）工程技術，2022（10）：5-8.

（作者單位：中鐵投資集團有限公司）