電子憑證會計數據標準化改革助力會計信息化發展

王雨濛

［摘 要］推動電子憑證會計數據標準化，將能夠為會計信息化發展提供有力的支持。但是，電子憑證會計數據標準化并不是一朝一夕就能夠看到效果的。為了更好地推進電子憑證會計數據標準化，以北京某高校為例，就電子憑證會計數據標準化改革進行了探討，希望可以為開機信息化發展提供借鑒。

［關鍵詞］電子憑證；標準化；會計信息化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.05.017

［中圖分類號］F232 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）05-0056-04

0? ? ?引 言

按照《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》推進會計數字化轉型的要求，財政部、國家稅務總局、人民銀行、國務院國資委、國家檔案局標準委、國家電子文件管理部際聯席會議辦公室（密碼局）、民航局、中國國家鐵路集團有限公司聯合組織開展電子憑證會計數據標準試點工作。電子憑證會計數據標準是會計信息化發展至關重要的一步，是會計行業無紙化發展進程中不可或缺的一步。

1? ? ?電子憑證概述

本次試點工作是按照國務院推行的會計數據標準及相關技術規范國家標準對軟件進行配置，接收電子憑證并按照會計數據標準統一識別、自行解析，支持其會計核算系統智能記賬處理和會計檔案電子化歸檔。主要任務是按照會計數據標準，借助配套財政提供的XBRL工具包，完成系統電子憑證處理流程設計和系統改造，滿足電子憑證試點工作需求［1］。

參加本次試點改革的有增值稅電子普通發票、增值稅電子專用發票、全面數字化的電子發票（以下簡稱“數電票”，含鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單）、財政電子票據、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單和銀行電子對賬單等九類憑證。由于全電票、行政事業單位收據、銀行回單、稅收繳款書等各類電子憑證種類眾多，且標準不統一，開具方非同源，所以在票據接收的環節需要逐一解析，尤其是行政事業單位。因此行政事業單位財務部門在會計信息化改革方面存在電子憑證“接收難、入賬難、歸檔難”的問題。

2? ? ?智能報銷系統架構

首先，建立智能報銷系統，預約報銷系統全部流程實現線上化，電子憑證全流程處理。通過智能報賬模塊進行報銷票據的上傳采集，實現待報銷的電子憑證/電子發票的上傳。其次，主動關聯，構建電子數據間的鉤稽關系，如：基于電子憑證/電子發票推薦可以報銷的相關項目；基于差旅報銷憑證計算相關行程、補貼信息；基于電子憑證/電子發票和報銷項提示補充相關附件。升級改造財務核算系統，將電子發票、回單等原始憑證與報銷單、記賬憑證建立關聯關系，實現制單掃碼自動生成記賬憑證、自動鉤稽電子發票。通過財政部平臺統一的XBRL數據包對報銷系統模塊、會計核算系統相關模塊、電子檔案系統模塊進行升級改造，完成7種類型的電子憑證的獲取、解析、入賬，以及電子憑證入賬歸檔全流程運用。上線后便于電子票據的收集、入賬、報銷、歸檔全流程查詢。

《關于公布電子憑證會計數據標準的通知》規范了“結構化數據文件+版式文件封裝+電子簽名”的電子憑證標準，有效保障了數據來源的合法性、真實性以及數據的安全性，確保了電子憑證的法律效力，標志著真正“無紙化”時代的到來。依據會計電子檔案管理規定，生成憑證電子文件，同時將相關附件打包生成待歸檔批次包。對待歸檔批次包進行真實性、完整性、可用性、安全性的“四性”檢測。檢測通過后，生成相關案卷及XML文件，同時將這些文件使用MinIO分布式存儲技術進行保存，保證文件安全。生成和保存入賬信息結構化數據文件。通過每個文件中的“唯一標識”與接收到的電子憑證建立對應關系。

3? ? ?建設情況——以北京某高校為例

北京某高校于2023年12月前按照試點要求將符合電子憑證會計數據標準的電子憑證入賬結構化的文件上報到財政部統一報表子系統。

依據試點工作的要求，結合該校現有建設情況，本次試點采取現有系統改造與新購相關模塊結合的方式開展。

3.1? ?新增智能報銷模塊

教職工通過PC端或者微信端上傳試點范圍內的電子憑證，提交后，系統將對用戶所提交的電子憑證信息進行驗簽、識別、解析，以保證電子票據信息的真實性。票據通過校驗后，進入待報銷票夾，教職工選擇某批發票前往報銷，智能報銷模塊自動生成相關報銷單，并進行線上簽批流轉，簽批結束，財務收到報銷單及票據XML文件后入賬。

3.2? ?升級電子回單/無現金報賬

升級改造銀行電子回單及無現金報賬系統，對銀行電子回單、銀行對賬單業務流程進行梳理，在產生電子材料環節進行系統改造。與3.1節相同，系統需提取文件的元數據，并對整批、單個文件進行電子簽名，以保證數據的完整性和真實性。

3.3? ?升級賬務系統

財務處將上述兩部分信息在財務核算系統中生成財務憑證時，系統將自動建立憑證與上述電子發票、電子回單等數據的關聯關系。審核生成的會計憑證， 進行會計賬務處理及出具財務報表，定期對會計檔案進行歸檔。

3.4? ?新增財務電子檔案管理平臺

3.4.1? ?檔案歸檔

財務系統基于當期的財務憑證發起電子檔案歸檔，歸檔后，將憑證相關的報銷電子發票、收入電子發票、電子回單等數據生成歸檔批次。歸檔批次包含：基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關電子文件四個部分。

在待接收檔案列表查看待歸檔的批次，選擇待歸檔批次進行四性檢測，四性檢測包含人工檢測和自動檢測兩部分內容。檢測通過后，系統對檢測批次標記已通過且記錄四性檢測單號，同時對該批次可以進行歸檔處理。

歸檔操作時，對歸檔的操作人、操作時間進行記錄，顯示批次生成的歸檔案卷，同時可以對歸檔報告進行顯示打印。

3.4.2? ?檔案接收

選擇壓縮文件進行上傳，壓縮文件中需要包含基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關電子文件四個部分。移入后生成待歸檔的檔案批次，基于移入的待歸的檔案批次進行四性檢測，四性檢測規則同電子檔案歸檔，四性檢測完成后進行案卷歸檔，直接將導入的電子檔案案卷進行歸檔。

3.4.3? ?歸檔歷史

顯示所有的歸檔批次，可以針對歸檔批次查看四性檢測報告，歸檔報告，以及相關歸檔批次的基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關電子文件，根據歸檔批次也可以查看該批次歸檔生成的案卷，以及案卷相關的基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關電子文件。

3.4.4? ?檔案管理

電子檔案瀏覽：根據電子檔案的案卷進行瀏覽，查看案卷相關的基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關電子文件。

電子檔案移交：選擇移交的范圍（歸檔年月、檔案類型），基于查詢范圍進行移交，移交時填寫移交人、移交時間，生成移交批次，可以下載移交文件，文件包含基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關電子文件。基于移交批次可以查看移交的內容（案卷匯總及明細），以及對相關匯總內容進行明細查看。對移交批次可以打印移交報告單。移交完成后，可以查看歷史移交批次及內容。

在庫電子檔案統計：根據不同的歸檔類型、年份，接收人進行匯總統計，同時根據匯總記錄進行相關明細查看。

3.4.5? ?電子檔案利用

憑證檢索：基于憑證進行查詢（根據權限進行控制，管理員和相關負責人可以查詢所有憑證，其他人員根據授權范圍進行查詢），顯示相關憑證的案卷信息、相關電子文件信息。

電子文件號驗證：對電子文件號進行驗證，輸入電子文件號，查看相關電子文件號的信息以及附件信息。

查詢申請：基于憑證號，根據申請的憑證號范圍，生成申請批次。

查詢授權：基于申請的批次進行授權，授權完成后在憑證檢索模塊進行查詢。

檔案利用統計：匯總每個案卷、文件查看的次數。用于監控匯總哪些案卷、文件被頻繁使用。

3.4.6? ?日常維護

四性檢測：基于檔案類型、時間進行篩選，進行四性檢測（記錄檢測人、檢測時間），生成四性檢測編號，根據編號可以查看檢測的匯總信息，根據匯總信息可以查看案卷及其內容的明細信息。同時可以打印四性檢測報告，在檔案管理模塊也可以查看相關歷史的四性檢測記錄。

檔案銷毀：基于檔案類型、時間、是否超期進行篩選，進行銷毀（記錄銷毀人、銷毀時間），生成銷毀批次，基于銷毀批次進行銷毀。同時可以根據銷毀記錄進行查看，根據銷毀批次可以查看銷毀的案卷及相關明細信息。

檢測歷史：查看四性檢測的歷史（檢測編號、檢測人、檢測時間、檢測范圍），根據檢測編號，查詢相關檢測案卷及其明細信息，同時可以打印四性檢測報告。

3.4.7? ?系統管理

人員管理：對電子檔案管理平臺進行人員及角色管理。控制不同人員對系統的功能使用。

系統參數設置：設置電子檔案管理系統的相關參數。

紙質檔案庫架管理：設置相關庫架，用于紙質檔案編目時的庫架選擇。

檔案備份：基于電子檔案管理平臺的所有案卷數據生成備份批次，同時記錄備份人、備份時間、備份范圍，備份打包完成后，對相關備份批次數據可以進行下載。

備份歷史：基于備份批次查看相關進度，同時可以對備份完成的批次進行下載，同時可以記錄是否刻盤或者標記其他備份存儲情況。

4? ? ?試點票種接收端獲取渠道及獲取格式

符合試點改革的票據格式主要為OFD（Open Fixed-layout Document）格式和XML（Extensible Markup Language）格式。

各單位可根據財政部提供的工具包自主研發適合自己的解析文件，提供票樣給各接收端單位完成軟件接收解析的功能改造。

首先需申請成為開具端的白名單試點單位，成為試點單位后開具端單位交付不同類型的票據以不同形式推送給各接收端試點單位。增值稅電子普票和專票僅以國家電網一家試點單位為準，提供的數據格式為SIGN、XML和PDF，并以郵件方式直接推送至白名單客戶。財政電子票據和電子非稅收入一般繳款書目前為郵件推送的PDF格式；電子回單及銀行對賬單為OFD及XML格式。OFD電子回單與銀行電子對賬單目前支持接口直連的兩種方式，即央行統一的互聯互通平臺和各商行的銀企直連平臺端口，兩種方式都可以推送符合財政試點的OFD格式的單據。

5? ? ?接收端電子回單和電子對賬單的獲取途徑

財務系統從銀行端推送的數據中獲取電子回單或電子對賬單后，提取電子回單和電子對賬單的OFD格式文檔，根據實際入賬情況將銀行推送的文件解析為符合電子憑證數據標準的XBRL結構化數據文件，將銀行回傳的回單信息通過回單編號關聯對賬單的每一筆數據，與已入賬的信息相關聯。生成結構化數據后將原始電子憑證、記賬憑證與電子憑證結構化數據文件按相關要求通過電子檔案系統進行電子歸檔處理［2］。

6? ? ?電子憑證改革助力會計信息化發展

電子憑證試點工作不僅可以提升會計基礎工作的規范性和電子憑證的可追溯性，還提升了財政監管效能。

按照電子憑證會計數據標準的要求，我們將持續深化試點和電子會計檔案管理，逐步實現會計核算和檔案管理的全流程電子化工作，加強電子憑證接收、解析、報銷、入賬、保存等全流程處理的風險控制，確保電子憑證的安全性和可靠性。

目前對北京某高校接收到的憑證在接收、解析、報銷、入賬、歸檔等的每一個環節實現電子憑證全流程的常態化處理，進行全要素驗證，確保數據的真實可靠和為未被篡改。同時，通過會計數據標準化改革的全流程處理，接收、解析、報銷、入賬處理電子憑證，驗證相關會計數據標準的可行性，可推動該高校會計信息化發展，提升信息化水平服務，為解決師生報銷難、查賬難問題，提供有效的途徑。

7? ? ?結束語

隨著電子會計憑證標準應用全面推開，會計職能將從傳統的核算、記賬、核賬、報賬向財務管理、價值管理、決策輔助等持續轉型升級，將信息化數字化技術和會計工作有效地結合，助力新時代高校信息化數字化建設，實現信息科技特色的會計電子數據數字化轉型。

主要參考文獻

［1］饒艷超，朱華.電子憑證會計數據標準應用：以普聯東文試點經驗為例［J］.財務與會計，2023（9）：59-63.

［2］徐菲，苗陽，王迪，等. 高校電子憑證會計數據標準實踐研究

［C］//中國計算機用戶協會網絡應用分會.中國計算機用戶協會網絡應用分會2022年第二十六屆網絡新技術與應用年會論文集，2022：5.