鐵路企業(yè)全流程無紙化會議系統(tǒng)的研究與設計

張軒銘

（中國鐵道科學研究院集團有限公司 電子計算技術研究所，北京 100081）

隨著信息化技術的快速發(fā)展，無紙化會議系統(tǒng)作為新一代辦公系統(tǒng)數(shù)字化轉型的關鍵組成部分，受到越來越廣泛的關注。

目前，大多數(shù)鐵路企業(yè)大型會議仍然采用傳統(tǒng)的線下方式進行，議題的提出、議程的審批、文檔的閱讀、會議紀要的整理等環(huán)節(jié)均依賴于人工操作，工作效率較低。此外，會議資料的檢索查詢、統(tǒng)計分析等功能在人工條件下難以實現(xiàn)。大量會議資料的打印和人工傳遞，不僅浪費了人力資源，增加了會議成本，還給文件存儲帶來了巨大壓力[1]。

基于以上問題，本文提出鐵路企業(yè)全流程無紙化會議系統(tǒng)（簡稱：無紙化會議系統(tǒng)），利用加密算法、自然語言處理等技術，實現(xiàn)對現(xiàn)有鐵路會議管理體系的數(shù)字化和智能化升級。

1 系統(tǒng)設計

1.1 總體架構

基于會議資料電子化、會議過程自動化、會議管理智能化的目標[2]，無紙化會議系統(tǒng)總體架構如圖1所示。

圖1 無紙化會議系統(tǒng)總體架構

（1）數(shù)據(jù)層

包括結構化數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)。其中，結構化數(shù)據(jù)包括內(nèi)容信息、人員信息、議題信息等；非結構化數(shù)據(jù)包括會議資料等。為滿足智能化的需要，兩種數(shù)據(jù)通常需要互相轉換。

（2）接口層

通過對外或對內(nèi)的接口調(diào)用統(tǒng)一管理模塊，實現(xiàn)各類接口的統(tǒng)一管理，包括機構信息維護接口、獲取待辦事項接口、會議資料預覽接口、會議審批流程接口等。

（3）業(yè)務服務層

用于實現(xiàn)各項業(yè)務需求，包括會議內(nèi)容發(fā)布、會議信息填報等，支撐系統(tǒng)各類業(yè)務功能。

（4）服務監(jiān)督與治理

系統(tǒng)采用微服務技術框架，對服務注冊、服務授權、服務監(jiān)控等提供支持，保障系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可伸縮性，同時，對服務運行狀態(tài)和性能進行監(jiān)控和分析，從而提升用戶體驗。

（5）表現(xiàn)層

包括議題管理、議程管理等多個服務模塊，為會議的順利進行提供全面支持。提供會議基本信息的填報、審批、編輯等服務，并通過交互式操作界面，使得用戶能夠輕松、直觀地完成會議相關的各項操作。

1.2 網(wǎng)絡架構

由于應用場景多樣化，無紙化會議系統(tǒng)針對3種接入方式進行劃分，分為總部辦公接入?yún)^(qū)、異地辦公接入?yún)^(qū)及移動端互聯(lián)網(wǎng)接入?yún)^(qū)。通過專線安全接入平臺、路由控制、移動安全接入平臺等方式輻射各場所各終端的無紙化會議系統(tǒng)網(wǎng)絡架構，如圖2所示。

圖2 無紙化會議系統(tǒng)網(wǎng)絡架構

（1）總部辦公接入?yún)^(qū)

無紙化會議系統(tǒng)主體及數(shù)據(jù)庫部署在內(nèi)服網(wǎng)應用類區(qū)，總部辦公區(qū)用戶通過內(nèi)服網(wǎng)專線接入?yún)^(qū)接入訪問內(nèi)服網(wǎng)核心交換機，通過邊界防護訪問應用類服務區(qū)。

（2）異地辦公接入?yún)^(qū)

異地辦公區(qū)用戶通過路由控制從廣域網(wǎng)接入?yún)^(qū)接入內(nèi)服網(wǎng)核心交換機進行數(shù)據(jù)交互，從而接入總部辦公網(wǎng)訪問應用類服務區(qū)。

（3）互聯(lián)網(wǎng)接入?yún)^(qū)

移動終端用戶通過互聯(lián)網(wǎng)接入訪問，移動辦公服務結合移動安全接入平臺實現(xiàn)接入網(wǎng)關，通過網(wǎng)關訪問業(yè)務系統(tǒng)前端頁面，并通過安全平臺訪問內(nèi)服網(wǎng)數(shù)據(jù)接口，從而實現(xiàn)移動業(yè)務處理。

1.3 安全方案

無紙化會議系統(tǒng)前端頁面、后端業(yè)務應用及數(shù)據(jù)庫部署在鐵路內(nèi)部服務網(wǎng)應用類服務區(qū)；利用鐵路綜合信息網(wǎng)內(nèi)部服務網(wǎng)，構建縱深的安全防護結構，并按照專線接入?yún)^(qū)進行網(wǎng)絡區(qū)域劃分。各網(wǎng)絡區(qū)域之間采用的安全防護措施如下。

各邊界通過防火墻等邊界防護設備提供的受控接口進行通信，對訪問的源地址、目的地址、源端口、目的端口、協(xié)議等制定控制策略及控制規(guī)則，及時刪除多余訪問控制規(guī)則，優(yōu)化控制列表，嚴禁非法訪問[3]。

防火墻具備訪問控制功能，可配置防火墻策略，默認情況下除允許通信外受控接口拒絕訪問；可拒絕或允許某些IP地址、端口的訪問；可針對應用協(xié)議、內(nèi)容進行訪問控制。同時，防火墻具備入侵防御功能，可針對關鍵網(wǎng)絡節(jié)點處檢測、防止、限制從內(nèi)部或外部發(fā)起的網(wǎng)絡攻擊；可針對端口掃描、強力攻擊、木馬后門攻擊、拒絕服務攻擊、緩沖區(qū)溢出攻擊、IP碎片攻擊和網(wǎng)絡蠕蟲攻擊等進行入侵防范并提供報警。此外，防火墻具備惡意代碼防御功能，可針對關鍵網(wǎng)絡節(jié)點處惡意代碼和垃圾郵件進行檢測和清除，并維護防護機制的升級和更新[4]。

2 功能設計

無紙化會議系統(tǒng)致力于實現(xiàn)會議管理信息化、流程化、規(guī)范化、便捷化和智能化[5]，重點滿足各鐵路企業(yè)的會議管理需求。本系統(tǒng)充分考慮鐵路企業(yè)機關及下屬單位的實際會議需求，并結合鐵路企業(yè)會議管理的相關規(guī)定，圍繞會議全生命周期，提供一站式、全流程的會議管理服務，涵蓋會議前期、會議期間及會議后期各個階段。

2.1 議題管理

涵蓋議題申請、議題會簽、議題審批及議題庫管理。其中，議題申請環(huán)節(jié)須嚴格遵守鐵路企業(yè)重大會議的審批流程，主要包括議題議案的申請、審批、會簽、歸檔、查詢及統(tǒng)計等功能；議題審批單的核心內(nèi)容包含議題名稱、所屬部門、部門負責人、決策程序、涉及的“三重一大”事項（重大事項決策、重要干部任免、重大項目投資決策、大額資金使用）及議題附件等詳細信息。議題在經(jīng)過審批流程后，只有審核通過方可關聯(lián)議程進行審閱。

2.2 議程管理

會議可分為關聯(lián)議題議程與常規(guī)議程2類。關聯(lián)議題議程涉及需要審閱的一個或多個議題，而常規(guī)議程則無此類需求。用戶選取特定會議議程后，填寫會議名稱、主持人、參會人員、出席部門及人員、會議時間、會議地點等信息，并通過會議室管理模塊選擇空閑會議室，關聯(lián)一個或多個已完成審批的議題，便可進行流轉與審批。系統(tǒng)亦支持一鍵將未上會議題添加至會議議程審批單，確保未上會議題得以及時審議。

2.3 會議通知

會議審批通過后，本系統(tǒng)將根據(jù)預設模板自動生成會議通知，支持分發(fā)、歸檔及查詢功能，確保會議時間、地點等關鍵信息能夠及時傳達給參會人員。在會議通知分發(fā)過程中，會議信息將自動添加至參會人員的會議計劃中，允許自由設定提醒時間，便于日程安排。

2.4 會中管理

2.4.1 簽到

會議開啟簽到后，參會人員可通過移動設備（PAD或Surface）進行簽到。簽到背景圖可根據(jù)會議類型進行自定義設定。點擊簽到按鈕彈出新窗口，參會人員可使用觸控筆進行手寫簽名，確認無誤后保存。系統(tǒng)同時支持修改簽名、重簽等功能，也可以預先錄制簽名信息，參會人員只需點擊簽到按鈕即可。會議主持人或者管理員可通過“查看簽到信息”按鈕，查看參會人員簽到情況，并可對簽到信息進行導出和打印。

2.4.2 審閱

會議模式界面上方展示會議基本信息，下方以標簽頁方式展示議題信息。各議題界面分別展示相關議題信息及議題正文，正文后顯示“查看”“下載”按鈕，可分別在線查看、下載該議題。

2.4.3 表決

議題界面根據(jù)權限設置有“發(fā)起/關閉表決”“表決”“查看表決情況”“填寫意見”按鈕。“發(fā)起/關閉表決”只對管理員和主持人開放；管理員表決發(fā)起后，出席人員界面顯示“表決”按鈕（默認隱藏且只對出席人員開放），出席人員可點擊“表決”按鈕對該議題進行表決；點擊“關閉表決”后，“表決”按鈕隱藏，不可再對該議題進行表決；出席人員和列席人員可點擊“查看表決情況”按鈕查看表決結果和匯總情況，同時支持多結果的導出和打印。

2.5 會后管理

2.5.1 會議查詢

包含查詢會議室預訂情況、查詢會議通知、會議資料全文檢索、統(tǒng)計會議情況及形成會議臺賬等操作。

2.5.2 會議安排

支持議程管理、會場預定、發(fā)布通知等功能，包含議題方案上傳、會議資料上傳、議題追加、擬定會議、預定會議室時間和地點、形成通知稿紙及發(fā)布會議通知等操作。支持根據(jù)會議安排自動添加到會議計劃，并可手動編輯，形成會議計劃表。

2.5.3 會后管理

支持形成會議紀要、完成并查看表決情況等功能，包含形成會議紀要、審批會議紀要、表決情況展示與管理、生成會議資料摘要及會議總結等操作。支持根據(jù)要求形成固定格式的會議臺賬，臺賬內(nèi)容一鍵添加。支持管理員對會議信息的批量管理，包含增添、刪除、修改、查詢等操作。

2.6 會議室管理

對會議室信息進行統(tǒng)一管理，包含會議室預定、會議座次安排及會議用品管理等。在確定會議人員后，可根據(jù)參會人員分配座次，并生成會議座次表及會議名牌；會議室用品與辦公用品系統(tǒng)相關聯(lián)，會議用品的申請、入庫、出庫全部通過辦公用品系統(tǒng)進行管理，進一步提升企業(yè)的統(tǒng)一化管理。

3 關鍵技術

無紙化會議系統(tǒng)由于涉及到公司內(nèi)部文件較多，流程相對復雜，不同節(jié)點用到的技術會有所不同。本文采用加密算法、移動應用平臺信息安全、自然語言識別等技術，保障無紙化會議系統(tǒng)的安全、智能及便利。

3.1 加密算法

無紙化會議系統(tǒng)通常涉及到大量的數(shù)據(jù)傳輸、存儲和安全保障，密碼算法在其中發(fā)揮了重要的作用。系統(tǒng)采用了國密SM4算法[6]用于傳輸加密，具體如圖3所示。

圖3 無紙化會議系統(tǒng)密碼應用工作流程

（1）移動端用戶身份鑒別及數(shù)據(jù)傳輸。移動端在外服網(wǎng)的服務器向接口轉發(fā)服務器發(fā)送登錄請求及其他請求時將請求參數(shù)通過SM4加密，服務器在接收到請求并解密后，執(zhí)行后續(xù)的登錄或其他相關操作。為了確保移動用戶數(shù)據(jù)的機密性和完整性，移動端完成登錄操作后，對所有發(fā)送的請求都采用SM4算法進行加密處理，有效地保障用戶數(shù)據(jù)的機密性和完整性。

（2）PC端用戶身份鑒別及數(shù)據(jù)傳輸。PC端前端服務器向后端服務器發(fā)送請求時將參數(shù)進行SM4算法加密，登錄后對PC端用戶數(shù)據(jù)的機密性及完整性進行保護。

3.2 移動應用平臺信息安全

在會中使用平板等移動設備進行會議時，需要通過移動應用平臺進行操作，嚴格保障信息安全[7]。移動應用平臺將信息安全劃分為傳輸安全、接入安全和終端安全。

（1）傳輸安全：所有提交數(shù)據(jù)接口請求方式為post請求，避免get請求可能造成的跨站請求偽造攻擊，所有數(shù)據(jù)信息通過 AES-CBC 方式進行加密后再進行網(wǎng)絡傳輸，保障數(shù)據(jù)安全。網(wǎng)絡傳輸采用 SSL通道加密技術，通過數(shù)字證書的安全性來保障系統(tǒng)的整體安全。

（2）接入安全：在用戶登陸移動應用平臺賬號時，采用雙因子身份認證，客戶端身份認證證書設置有效期，定期更換，對密鑰 / 密碼采取安全的存儲保護方式。

（3）終端安全：采用文檔解析和圖形轉換技術，確保在移動終端沒有任何文件留存。

3.3 自然語言處理

自然語言處理（NLP，Natural Language Processing）技術[8]在無紙化會議系統(tǒng)中發(fā)揮關鍵作用，通過分析會議中的討論內(nèi)容，自動提煉出關鍵信息和要點，生成精煉而具有概括性的摘要，方便與會者快速回顧和理解會議核心內(nèi)容。用戶在使用移動端設備查看會議資料時，資料上方會自動回顯該條會議議題的文本摘要內(nèi)容；同時，會后管理模塊的會議詳情頁自動回顯包括會議摘要在內(nèi)的所有會議相關信息。為了更快速地生成摘要內(nèi)容，會議資料的摘要內(nèi)容在議題辦結時自動生成并存放于緩存中。

NLP技術還有助于提高信息過濾和檢索效率，用戶可在檢索模塊通過輸入關鍵詞，快速定位會議資料或會議基本信息。同時，結合會議議題摘要內(nèi)容、表決結果等信息，可實現(xiàn)會議總結及行動項的提取，促進決策過程。

4 結束語

本文設計的無紙化會議系統(tǒng)已應用于部分鐵路公司生產(chǎn)運營維護實踐中，實現(xiàn)了會議文件的數(shù)字化存儲和傳輸，大幅減少了紙質(zhì)文檔的使用，提高了文件管理的效率，降低了印刷和存儲成本；采用移動應用和平臺，用戶可隨時隨地參與會議，實現(xiàn)了會議的遠程協(xié)作和高效溝通。通過智能化生成會議資料摘要，幫助與會者在短時間內(nèi)回憶資料內(nèi)容，提高了工作效率；通過加密技術對會議資料和信息進行保護，確保資料的安全性和保密性，進一步推進鐵路企業(yè)的信息化發(fā)展。下一步，將對無紙化會議系統(tǒng)的國產(chǎn)化升級展開深入研究，并結合人工智能等技術，進一步提高其智能化水平。