醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理實踐及策略探究

劉麗麗

摘 要：作為專業(yè)高端人才密集的地方，醫(yī)院人事管理的核心任務(wù)就是在社會中識別人才，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院所需人才，并培養(yǎng)所需人才，從而提升醫(yī)院的綜合實力。人事檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院信息化、數(shù)字化建設(shè)在快速推進(jìn)，對人事檔案數(shù)字化管理起到了重要的促進(jìn)作用。醫(yī)院人事檔案管理正逐步向科學(xué)化、精細(xì)化方向發(fā)展，如何依托信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，打造數(shù)字化檔案管理模式，充分提高人事檔案管理工作水平與效率成為醫(yī)院檔案管理人員需要重點考慮的問題。新形勢下，醫(yī)院人事檔案管理工作如何更加科學(xué)化、現(xiàn)代化，如何順應(yīng)新時代的發(fā)展要求，是醫(yī)院人事檔案管理工作中亟須考慮的問題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案；數(shù)字化管理；實踐與策略

中圖分類號 R197.3；G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

人事檔案管理工作是醫(yī)療改革工作的重要內(nèi)容之一，對醫(yī)院人才培養(yǎng)和規(guī)劃、使用有著重要意義。人事檔案是單位對所屬人員管理過程中形成并集中保管的專屬檔案，是單位檔案的重要組成部分。人事檔案記錄每個人的經(jīng)歷和發(fā)展，是單位考察、錄用、晉升每一名員工的重要依據(jù)，能夠真實反映每個人在社會中的方方面面，包括學(xué)歷及所學(xué)專業(yè)知識、學(xué)習(xí)和工作中所獲得的獎勵或因過失所受到的處罰以及在工作過程中所表現(xiàn)出來的各項能力等。

一、人事檔案管理在醫(yī)院管理工作中的重要性

醫(yī)院人事檔案工作內(nèi)容較為繁雜，不僅包括當(dāng)前在職所有員工的人員檔案、工資確認(rèn)以及資質(zhì)評定等，還包括已經(jīng)離退休人員的養(yǎng)老發(fā)放等諸多內(nèi)容。市場經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展也給醫(yī)院帶來了競爭壓力，如何選擇、聘用對醫(yī)院發(fā)展具有推動性的人才，也是人事檔案存在的重要意義。同時，人事檔案信息還為醫(yī)院員工的薪酬制定提供了重要的依據(jù)。進(jìn)入信息化時代，利用數(shù)字技術(shù)對人事檔案管理工作展開優(yōu)化，才能讓醫(yī)院人事檔案管理工作更具有科學(xué)性和有效性，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和科學(xué)、健康發(fā)展提供有力的支持。

1.人事檔案是完整的人才數(shù)據(jù)庫，為醫(yī)院選人、用人提供了科學(xué)依據(jù)

完善的人才數(shù)據(jù)庫為醫(yī)院建立一支由不同學(xué)歷、專業(yè)和年齡組成的醫(yī)療隊伍，提供了科學(xué)依據(jù)，保證了專業(yè)醫(yī)學(xué)人才和輔助工作人員隊伍的搭建，可以讓醫(yī)院服務(wù)的范圍更廣泛。只有詳細(xì)了解不同組成人員所學(xué)專業(yè)、工作經(jīng)驗和業(yè)務(wù)能力等信息，才能讓醫(yī)院做到知人善用，讓每位員工在適合自己的崗位上發(fā)揮積極作用。

2.人事檔案是醫(yī)院制定人員薪酬的重要依據(jù)

醫(yī)院在人員薪酬制定中主要經(jīng)過前期討論、中期調(diào)整和最后討論，才能最終實施。人員薪酬并不是固定不變的，醫(yī)院每年會根據(jù)實際情況做出調(diào)整，也是醫(yī)院薪酬制度不斷完善的過程。而人員薪酬制定的依據(jù)，主要是由人事管理部門通過相關(guān)人員人事檔案中記錄的工作能力、經(jīng)驗、學(xué)歷、職務(wù)等翔實資料組成，可以說，人事檔案是醫(yī)院人員薪酬制定順利完成的重要依據(jù)。

3.人事檔案是醫(yī)院培養(yǎng)人才的重要依據(jù)

醫(yī)院在對人才的培養(yǎng)選擇過程中，主要是對人才目標(biāo)的具體基礎(chǔ)資料展開考察和選擇。醫(yī)院人事檔案宏觀上分析人才層次結(jié)構(gòu)，微觀上對個人全面綜合素質(zhì)展開分析，有助于醫(yī)院在培養(yǎng)、引進(jìn)關(guān)鍵人才的選擇。

二、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理工作中的優(yōu)勢

信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理工作中的應(yīng)用，相比于傳統(tǒng)工作方式有著絕對性優(yōu)勢。在醫(yī)療事業(yè)改革中，對醫(yī)院人事檔案開展數(shù)字化管理是新醫(yī)改的要求和必然趨勢。

1.有效提高醫(yī)院人事檔案管理效率

在醫(yī)院人事檔案管理中運用數(shù)字化技術(shù)，可以提高管理效率。尤其是計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不僅在檔案收集、歸類、搜索等方面的速度遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)人工操作方式，還在存儲方面體現(xiàn)了數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，節(jié)約了大量人力和時間。在存儲空間方面，將原來存放紙質(zhì)檔案的空間轉(zhuǎn)化為存儲電子文檔的儲存卡，避免了空間上的浪費。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，查找人事檔案數(shù)據(jù)需要耗費大量時間，人工操作容易導(dǎo)致出現(xiàn)工作失誤，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用則能徹底避免出現(xiàn)以上的問題。由此可見，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理工作中的應(yīng)用，可以有效提高檔案管理效率。

2.提高了人事檔案信息資料的實用性

人事檔案是醫(yī)院挑選、培養(yǎng)人才的重要依據(jù)，具有極高的實用性。為醫(yī)院各部門提供翔實的人員信息，為各部門人員結(jié)構(gòu)、團(tuán)隊搭建起到重要的作用。通過數(shù)字化技術(shù)可以將醫(yī)院所需人才的詳細(xì)資料快捷提取并傳遞給所需的部門，有效節(jié)約人工操作的時間成本，提高了人事檔案的實用效能。

3.切實保證員工考核、晉升的公平公正性

人事檔案對醫(yī)院工作人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷及所取得的成就有著詳細(xì)的記錄，在人員考核、晉升評審中起到了重要作用。而數(shù)字化人事檔案公開、便捷的特點，將所有參與考核、晉升人員的相關(guān)信息利用數(shù)據(jù)形式向公眾展示，有效保證了評審過程中的公平公正性。

4.加快數(shù)據(jù)的傳遞以及獲取速度

在傳統(tǒng)人事檔案管理中，要調(diào)閱相關(guān)人員檔案有著相對復(fù)雜的流程，需要各部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批，不僅消耗了大量的時間，還會影響到醫(yī)院急需人才的選擇和錄用。人事檔案數(shù)字化管理模式可以將以上棘手的問題迅速化解。通過醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)將各類信息、數(shù)據(jù)快速傳遞給各個部門，并可實時提醒相關(guān)部門負(fù)責(zé)人要審批的文件，待其完成后，迅速轉(zhuǎn)向下一個流程，節(jié)約了時間，加快了信息、資料的傳遞速度。

三、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

在當(dāng)前醫(yī)院工作中，人事檔案管理存在著一些問題，影響了人事檔案應(yīng)發(fā)揮的作用。因此，在信息化時代，要充分借助科學(xué)管理，發(fā)揮人事檔案的作用，提高人事檔案資源的利用率，從而穩(wěn)步提高醫(yī)院人力資源管理水平。

1.醫(yī)院人事檔案管理缺乏先進(jìn)的管理制度

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)對專業(yè)人才的需求越發(fā)急迫，人才流動頻繁。醫(yī)院在新形勢下，也在人才引進(jìn)、醫(yī)療器械、設(shè)備設(shè)施更新加緊了步伐。但是，一些醫(yī)院在人事檔案管理工作中依舊沿用舊有的制度，沒有隨著時代變革開展相應(yīng)的更新，導(dǎo)致在人才引進(jìn)的過程中未發(fā)揮出應(yīng)有的作用。沒有嚴(yán)格的管理制度，對人事檔案管理工作的重要性缺乏足夠認(rèn)知，導(dǎo)致在人事檔案管理工作中容易出現(xiàn)被隨意存放、改動的不規(guī)范行為，甚至人員薪酬和人事檔案沒有緊密聯(lián)系，影響了人員薪酬的合理制定。

2.醫(yī)院人事檔案管理方式跟不上時代發(fā)展

進(jìn)入信息化時代，各種以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)日益成熟，并得到廣泛的應(yīng)用。醫(yī)院人事檔案管理方式?jīng)]有隨著時代的進(jìn)步及時更新，依舊有很多醫(yī)院在人事檔案的收集、分類、歸檔以及保存等方面采用傳統(tǒng)的手工操作，不僅容易造成人力、物力的浪費，還容易造成檔案在傳遞過程中出現(xiàn)遺失、破損的情況。這種傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)落后，紙質(zhì)管理不利于醫(yī)院人事檔案管理水平的提高，不利于醫(yī)院信息化建設(shè)，不符合新形勢下對人事檔案管理工作的要求。

3.醫(yī)院人事檔案資料的真實性和完整性需要更加嚴(yán)謹(jǐn)

醫(yī)院人事檔案是記錄所有人員基本情況、工作經(jīng)歷、經(jīng)驗、學(xué)歷以及專業(yè)技能等詳細(xì)信息的重要資料，其中收集工作人員的各類信息是人事檔案管理最重要的工作內(nèi)容之一。但在信息收集過程中，尤其是歷史記錄的信息是否真實、準(zhǔn)確、完整，無證可查。這些問題無疑降低了人事檔案的可靠性和真實性，無法客觀、公正、完整地反映工作人員的工作能力和工作態(tài)度，也無法體現(xiàn)出醫(yī)療人員的醫(yī)德、醫(yī)風(fēng)，導(dǎo)致醫(yī)院在人才培養(yǎng)、選用等過程中，人事檔案無法提供有力依據(jù)。

4.醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

由于種種原因，很多醫(yī)院對人事檔案管理工作的認(rèn)識不夠清晰，定位不夠準(zhǔn)確，認(rèn)為人事檔案管理工作只是簡單的收納、歸檔，沒有技術(shù)要求，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作人員欠缺專業(yè)知識，人員年齡老化，沒有經(jīng)過檔案、人力資源管理、計算機(jī)技術(shù)以及保密工作相關(guān)的培訓(xùn)。醫(yī)院未將人事檔案管理工作與選人用人、人才整合、人才開發(fā)和培養(yǎng)等人才應(yīng)用有效結(jié)合起來，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作無法達(dá)到全新的人事檔案管理所要求的標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理水平不高。

四、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理工作的實踐與策略

進(jìn)入信息化時代，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)可以調(diào)整和改進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作，有效保證醫(yī)院的整體管理成效。

1.醫(yī)院要重視人事檔案管理工作，健全科學(xué)的管理制度

社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必然帶來市場間的競爭，醫(yī)院也不能置身事外。而醫(yī)院的競爭也就是人才的競爭。醫(yī)院要重視人事檔案管理工作，并健全科學(xué)的管理制度。規(guī)范化、常態(tài)化的科學(xué)管理制度是醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有力支撐。應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，堅持依法開展檔案管理，在此基礎(chǔ)上根據(jù)醫(yī)院自身特點，制定和完善醫(yī)院檔案管理各項規(guī)章制度，使檔案的檢索利用從最初的單純采集為主變?yōu)橹鲃庸芾砗椭鲃臃?wù)為主，從而更加有效、合理地配置各類檔案資源。此外，還可以將檔案收集工作納入科室績效考核，從上至下，形成上行下效的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺，促進(jìn)檔案信息資源自由傳遞，達(dá)到檔案開發(fā)資源全院共享、利用的目標(biāo)。

2.完善醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)

人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的完善，是提升醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)的必要基礎(chǔ)和前提條件。首先，醫(yī)院管理層要認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，并樹立人事檔案管理數(shù)字化理念。將人事檔案數(shù)字化管理融入醫(yī)院整體數(shù)字化建設(shè)的規(guī)劃中，結(jié)合本院特點，搭建數(shù)字化管理系統(tǒng)；其次，有計劃、有步驟地將醫(yī)院原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，安全、妥善地保管，并以電子檔案數(shù)據(jù)為依托構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，在醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。其中，尤其要注意除了對具有價值的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案外，還需要妥善保管紙質(zhì)原件，實行“雙軌制”檔案管理。在所有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化完畢后，需要人事檔案管理工作人員再次核查數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性

信息化時代，醫(yī)院在發(fā)展建設(shè)中要充分認(rèn)識到信息技術(shù)應(yīng)用的重要性，并通過信息技術(shù)創(chuàng)新人事檔案管理工作，提高醫(yī)院檔案管理的綜合水平，滿足醫(yī)院在人才培養(yǎng)、引進(jìn)方面的需求。為了適應(yīng)新形勢下人事檔案管理工作的要求，醫(yī)院要加大先進(jìn)設(shè)備設(shè)施和技術(shù)的資金投入，讓人事檔案管理人員結(jié)合信息手段實現(xiàn)現(xiàn)代化人事檔案的管理和利用。同時，要建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，加強(qiáng)信息化檔案管理的安全建設(shè)，通過審批、權(quán)限設(shè)置等手段構(gòu)建完善的信息安全防御體系，有效保護(hù)涉密信息的安全。

實現(xiàn)人事檔案管理信息化，就是要在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上，通過對計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的運用處理人事檔案，達(dá)到信息儲存、查詢以及分析的目的，為醫(yī)院人才選拔做出快捷、翔實的依據(jù)。第一，為了滿足新形勢下的發(fā)展要求，醫(yī)院要結(jié)合自身實際，建立完善的管理制度，確保所收集、整理的人事檔案信息的真實性、有效性，并不斷通過網(wǎng)絡(luò)資源拓展收集信息渠道，擴(kuò)充醫(yī)院人才檔案數(shù)據(jù)庫。第二， 人事檔案部門除了收集、整理各類專項人才的學(xué)歷、履歷、工作經(jīng)驗等信息外，還要加強(qiáng)匯總分析能力，動態(tài)規(guī)劃醫(yī)院所需人才，充分挖掘其潛力，及時向醫(yī)院推薦人才并提供相關(guān)依據(jù)。第三，人事檔案管理工作人員要通過所拓展的信息收集渠道，重點關(guān)注醫(yī)院所需的學(xué)術(shù)骨干、學(xué)科項目帶頭人才的各類信息，為醫(yī)院引進(jìn)相關(guān)人才提供翔實數(shù)據(jù)。人事檔案管理要通過信息數(shù)據(jù)分析手段，對醫(yī)院發(fā)展整體規(guī)劃中所需的各項專業(yè)人才提前布局，有針對性地收集目標(biāo)人才的信息，在醫(yī)院發(fā)展過程中隨時將所需人才信息作為參考依據(jù)提供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，以便更快地引入人才。

4.提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)

人事檔案管理工作人員的素質(zhì)對醫(yī)院人事檔案管理工作是否能夠有序、順利開展起著決定性作用。全新的檔案管理理念不斷出現(xiàn)，對醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)也提出了新的要求。一是要定期對內(nèi)部檔案管理人員開展相關(guān)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，將培養(yǎng)檔案人員納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)；二是醫(yī)院要設(shè)置專門的管理崗位，對外招聘人事檔案管理方面的高級專業(yè)人才，積極補(bǔ)充檔案管理隊伍的骨干力量。醫(yī)院也要重視對人事檔案管理人員法律法規(guī)的宣傳教育，使其自覺遵紀(jì)守法，加強(qiáng)人事檔案工作的規(guī)范化和法制化管理。人事檔案管理部門要將檔案業(yè)務(wù)考核能力提高到與醫(yī)療部門同等重要的地位，對考核成績優(yōu)秀的人員要設(shè)立獎勵制度，對考核不合格的人員要實行崗位調(diào)整。總之，醫(yī)院要充分運用數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)、外聘專業(yè)講師授課等多種方式，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平。

五、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理工作是醫(yī)院培養(yǎng)、引進(jìn)各類專業(yè)人才重要的信息依據(jù)，醫(yī)院管理層要重視人事檔案數(shù)字化管理的建設(shè)工作。信息化時代，人事檔案管理工作數(shù)字化模式可以有效降低人為因素導(dǎo)致的工作失誤，節(jié)約時間成本，確保人事檔案資料的準(zhǔn)確性、安全性，保證了人事檔案管理工作的質(zhì)量。當(dāng)前，我國醫(yī)院在人事檔案數(shù)字化管理方面還存在一些急需解決的問題，醫(yī)院要充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，通過制定科學(xué)的管理制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)及對人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，對人事檔案管理的諸多環(huán)節(jié)加以改進(jìn)和完善，以促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的提升，保障我國醫(yī)療事業(yè)的順利發(fā)展。

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作者單位：濱州市婦幼保健院