信息化時代檔案管理與服務模式創新研究

摘 要：在信息化時代，檔案管理與服務模式創新的必要性體現在提升檔案管理效率與服務質量、加強檔案信息安全與保密工作、推動檔案管理跨界融合等方面。但從當前情況看，檔案管理與服務模式存在一系列問題，對管理和服務效果產生不良影響。針對這些問題，可以采取相應策略應對，并結合信息化建設目標調整實際策略，使其發揮出更好的作用。

關鍵詞：信息化；檔案管理；服務模式

中圖分類號： G271文獻標識碼：A

檔案管理是一項重要的工作，關乎企事業單位的運營和決策。而隨著信息化時代的到來，檔案管理工作也要創新，才能與時俱進，繼續發揮其功能與價值。為此，在創新過程中，要對當前的短板和不足展開深入研究，而后依托信息技術提出改革策略，使新的檔案管理模式能夠在提高信息化水平的同時，克服短板和不足。

一、信息化時代檔案管理與服務模式創新的必要性

1.提升檔案管理效率與服務質量

引入先進的信息技術是檔案管理創新的重要途徑，使得檔案信息的存儲、檢索和利用更加便捷、高效。傳統紙質檔案容易遭受損壞和丟失的風險，且檢索效率低下，難以滿足快速變化的各種需求，而信息化檔案管理模式的構建，可以實現檔案信息的數字化存儲，不僅能更好地保存檔案，還能快速檢索信息，使得檔案信息的利用率得以提升，進而為企事業單位決策提供及時、準確的數據支持。同時，在服務模式上，傳統的檔案管理往往局限于簡單的檔案借閱和查詢服務，難以滿足用戶多樣化的需求，而引入互聯網、大數據等技術創新服務模式后，能夠為用戶提供更加個性化和智能化的服務。例如，用戶可以通過網絡平臺隨時隨地展開檔案查詢和下載，實現檔案信息的即時獲取和共享。另外，借助數據分析，檔案管理部門還可以為用戶提供更加精準的檔案推薦和咨詢服務，有助于提升用戶的滿意度和體驗。

2.加強檔案信息安全與保密工作

隨著信息技術的飛速發展，傳統的檔案管理方式已難以滿足現代信息安全的需求，如紙質版材料不易保存、容易丟失，甚至造成數據被泄露。因此，不斷探索和創新檔案管理與服務模式極為必要，以便更好地適應信息化時代的發展要求。第一，創新檔案管理模式有助于構建更加嚴密的安全防護體系。通過采用先進的信息技術手段，如云計算、大數據等，可以實現對檔案信息的全面監控和實時防護，有效防止非法訪問和惡意攻擊，有助于及時發現并應對潛在的安全風險；第二，服務模式的創新也有助于提高檔案信息安全保密工作的水平。檔案管理部門可以利用互聯網、移動應用等現代技術手段為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務，還能通過加強用戶身份認證、訪問權限控制等措施，確保只有授權用戶才能訪問檔案信息，從而有效防止檔案信息被泄露和濫用。

3.推動檔案管理跨界融合

檔案管理與服務模式創新能促進檔案管理的跨界融合，這不僅是“互聯網+”時代的發展趨勢，還是推動檔案管理現代化、提升檔案服務價值的關鍵途徑。傳統檔案管理被視為一項孤立的工作，與其他領域交流和合作較少，而在信息化背景下，通過檔案管理與服務模式創新，能夠推動檔案管理走出封閉體系，與其他領域實行廣泛互動和合作，有利于借鑒其他領域的先進理念和技術手段，而其他領域也可以從檔案管理中獲取有價值的信息和資源，實現共贏發展。在這一基礎上，檔案管理的應用領域和服務范圍也會大幅拓展，為社會的各個領域提供更加全面、深入的檔案服務。比如檔案管理可以與歷史研究、文化傳承以及社會調查等領域展開合作，共同挖掘檔案中的歷史價值和文化內涵，也可以與政府機構、企事業單位等展開合作，提供定制化的檔案解決方案，滿足其特定的需求。

二、檔案管理與服務模式存在的問題

1.檔案管理方面的問題

（1）管理意識薄弱。管理意識是在長期管理過程中逐步形成的，涵蓋多方面內容，如對管理的重視程度、對管理原則的認知程度以及對管理思想的接受程度等。當前，一些企事業單位在檔案管理方面存在管理意識薄弱的問題。一些企事業單位對檔案管理重視程度不夠，認為檔案管理只是簡單的收集、整理以及保管工作，沒有意識到檔案管理對于組織發展的重要性，往往忽視檔案管理的規范化和標準化建設，進而導致檔案信息的混亂和丟失。還有一些檔案管理人員缺乏責任感和使命感，在工作中往往只是機械地執行工作任務，缺乏對檔案信息的深入分析和挖掘，無法為組織提供有價值的決策支持。

（2）管理制度不健全。檔案管理存在管理制度不健全的問題，主要體現在以下幾個方面：一是檔案管理制度缺乏系統性。許多企事業單位在檔案管理方面缺乏完整、統一的管理制度，不同部門各自為政，沒有形成統一的管理規范，不僅導致檔案管理流程混亂，還容易造成檔案信息被遺漏和重復，嚴重影響檔案管理效率和質量；二是檔案管理制度缺乏針對性和可操作性。一些現有檔案管理制度過于籠統和模糊，缺乏具體的操作指南和細則，使得檔案管理人員在實際操作中難以準確把握和執行，容易出現偏差和失誤。

（3）信息化程度低。當前，檔案管理信息化建設程度低的問題表現在多個方面：首先，硬件設備設施配備不足。很多企事業單位在檔案管理方面缺乏必要的信息化設備設施，如高性能的計算機、掃描儀以及打印機等，導致檔案數字化進程緩慢，紙質檔案仍然占據主導地位，無法快速實現檔案信息電子化處理；其次，檔案管理中軟件應用落后。一些單位雖然配備了信息化設備設施，但檔案管理軟件卻陳舊過時，功能單一，無法滿足現代化檔案管理的需求；最后，信息化意識不強。許多檔案管理人員對信息技術的認識不夠深入，缺乏信息化管理的主動性和積極性，導致檔案管理信息化進程受阻。

2.服務模式方面的問題

（1）服務模式單一。首先，表現為服務對象單一。比如傳統的服務模式往往只為組織內部的員工或特定部門提供服務，忽視了外部用戶或更廣泛的社會需求，導致檔案信息的利用范圍受到限制，無法充分發揮檔案的價值；其次，表現為服務內容較為單一。在檔案管理過程中，不同的用戶可能有不同需求，如有的用戶需要查詢特定的檔案信息，有的用戶需要對檔案實行數字化處理，而有的用戶可能需要檔案證明等，傳統的服務模式往往無法根據用戶的需求提供個性化的服務，導致用戶體驗不佳。

（2）服務效率低下。檔案管理服務模式存在服務效率低的問題，已經成為制約檔案管理工作順利開展的重要因素。首先，傳統的檔案管理服務模式往往依賴于人工操作，無論是檔案的收集、整理、分類還是查詢，都需要檔案管理人員大量的手工勞動，不僅耗時耗力，還容易出錯，導致服務效率低下；其次，檔案管理服務模式的信息化程度不足。許多單位的檔案管理系統仍然停留在紙質檔案階段，缺乏電子化的檔案管理平臺，即使有些單位引入了檔案管理系統，但由于其系統功能不完善、操作復雜等原因，也往往無法提高服務效率；最后，檔案管理服務模式的標準化和規范化程度不夠。由于缺乏統一的管理標準和操作規范，檔案管理人員在處理檔案時往往存在主觀性和隨意性，不僅降低了檔案管理的專業性，還導致服務效率不高。

三、信息化時代檔案管理與服務模式創新策略構建

1.檔案管理方面的創新策略

（1）做好教育引導，增強管理意識。通過教育引導來增強管理意識，在信息化時代的檔案管理中顯得尤為關鍵。一是加強教育培訓，提高認識水平。企事業單位可以定期組織教育培訓活動，邀請檔案管理領域的專家或學者授課，使檔案管理人員深入了解檔案管理信息化建設的重要性以及現代檔案管理理念和方法。培訓內容應涵蓋檔案管理信息化的基本理念、技術發展趨勢以及最佳實踐案例等，以提升檔案管理人員的認識水平和專業素養；二是開展案例學習，激發創新思維。通過案例學習方式讓檔案管理人員了解和分析成功實施信息化檔案管理的企業或機構的做法，深入感受檔案管理信息化的實際效果和優勢，進而激發檔案管理人員的創新思維和學習熱情。同時，也可以組織檔案管理人員開展案例討論和分享，以促進經驗交流和知識共享；三是加強實踐鍛煉，提高應用能力。引導檔案管理人員在實際工作中運用信息化檔案管理知識和技能，如組織檔案管理人員參與具體的檔案管理項目，讓他們在實踐中不斷積累經驗，提高應用能力，并鼓勵檔案管理人員敢于嘗試新的檔案管理方法和技術，勇于面對挑戰和解決問題。

（2）深入剖析漏洞，建立健全管理制度。深入剖析漏洞是建立健全管理制度不可或缺的一環，有助于精準定位問題，制定有效的改進措施，提升管理效率和安全性。首先，要對現有管理制度全面審視，識別其中存在的漏洞和不足，如審視管理制度的完整性、合理性、可操作性，并通過對比最佳實踐、行業標準、法律法規等，發現制度中存在的缺陷和不合規之處；其次，要對漏洞展開深入剖析，找出問題產生的原因。為此，可以通過細致分析管理流程、人員操作、技術應用等多個維度。例如，分析管理制度的執行情況，以了解是否存在執行不力、監督缺失等問題。分析人員操作習慣來發現是否存在操作不規范、安全意識薄弱等問題。在深入剖析漏洞的基礎上，制定針對性改進措施，完善管理流程，加強關鍵環節的監督和控制。通過培訓和教育等方式增強人員操作規范和安全意識，進一步提高他們的專業素養，并引入先進的技術手段，提高管理的智能化和自動化水平。

（3）培養人才和完善設備設施，提高信息化水平。在信息化時代，為了提升檔案管理的信息化水平，需要注重培養人才和完善設備設施。在人才培養方面，企事業單位要重視檔案管理人員的專業素養和信息化技能的提升，如采取定期舉辦專業培訓課程的方式，使檔案管理人員掌握最新的檔案管理理念以及數字化處理、信息分類與檢索等技能，還應加強與其他行業或領域的交流合作，引進具有豐富經驗和創新思維的優秀人才，為檔案管理團隊注入新的活力。在設備設施完善方面，應積極引進先進的檔案管理設備設施和技術，如引入最新的數字化掃描設備，將傳統紙質檔案轉化為電子檔案，便于存儲、檢索和共享。利用云計算、大數據等技術構建檔案管理信息系統，實現檔案的在線管理、遠程訪問和智能分析，提高檔案管理效率。利用人工智能技術實現檔案的自動分類、識別和整理，減輕檔案管理人員的工作負擔。利用物聯網技術，對檔案存儲環境實時監控和調節，確保檔案能夠安全保存。

2.服務模式方面的創新策略

（1）增強服務意識。信息化時代，增強服務意識是實現檔案管理服務模式創新的核心所在。首先，要深刻理解服務的重要性。檔案管理人員需要意識到檔案不僅僅是靜態的信息記錄，還是組織發展的寶貴財富。只有做好服務，才能充分滿足用戶的要求。只有檔案管理人員深刻理解服務的重要性，才能在具體工作中更好地服務于用戶，滿足用戶對檔案信息的需求，并能以用戶需求為導向，不斷優化服務流程；其次，提升服務質量。包括提高檔案檢索的準確性和效率，確保檔案信息的完整性和安全性以及提供便捷、友好的服務體驗。為此，可以通過引進先進的檔案管理系統來提高檔案管理信息化水平，以便為用戶提供更加高效、精準的服務；最后，加強與服務對象的溝通。檔案管理人員應主動與用戶建立聯系，了解他們的需求和反饋，以便及時調整服務策略。為此，可以通過定期開展用戶滿意度調查，收集寶貴意見和建議，為改進服務模式提供依據。

（2）開發服務平臺。檔案管理服務模式創新要將開發高效、便捷的服務平臺作為重點。首先，要明確服務平臺功能定位。服務平臺應集檔案查詢、借閱、歸檔和管理等功能于一體，為用戶提供一站式服務。同時，平臺還應具備數據分析和可視化功能，以便檔案管理人員能夠深入了解用戶需求，優化服務流程；其次，要設計用戶友好的界面。服務平臺界面應簡潔明了、易于操作，并要合理布局和搭配色彩，能夠帶給用戶更優質的體驗；再次，要加強平臺的安全保障。檔案涉及私人信息、保密信息等，為此，服務平臺應提高安全性，避免信息被泄露。可以引入先進的安全技術，如數據加密、權限管理等，以確保檔案信息完整性和安全性，還要注重定期對平臺安全檢查和漏洞修復，防止潛在的安全風險；最后，要注重平臺的可擴展性和兼容性。檔案的數量和用戶需求是不斷變化的，為此服務平臺也需要具備強大的可擴展性，以適應未來的發展需求。同時，平臺還應兼容不同的操作系統和設備設施，確保用戶可以在多種終端上訪問和使用。

（3）定期考核與評估。檔案管理服務模式創新離不開定期考核與評估，目的是及時發現短板和不足，為調整和新一輪創新提供依據。首先，要設定明確的考核與評估標準。這些標準應該包括檔案管理的規范性、信息化水平、服務質量等多個方面，并確保標準具有可操作性和可衡量性，以便客觀、公正地評價檔案管理工作；其次，要建立定期考核與評估機制。可以規定每季度或每年開展一次全面的考核與評估，以確保對檔案管理工作的持續監督和改進。在考核與評估過程中，要充分利用信息化手段，如電子檔案系統、數據分析工具等，提高考核與評估的效率和準確性；再次，要注重考核與評估結果的反饋與利用。考核與評估結果應及時反饋給檔案管理人員，以便他們了解自己的工作表現及存在的問題，從而有針對性地改進；最后，要持續完善考核與評估體系。隨著信息化時代不斷發展，檔案管理服務模式也需要不斷創新，只有這樣才能確保檔案管理服務模式與時俱進，使創新成果切實發揮應有價值。

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作者單位：西安市學校后勤服務管理中心

作者簡介：李婕（1981—），女，漢族，陜西延安人，本科，助理館員，研究方向：檔案。