事業單位人力資源部門的數字化轉型與人事檔案管理

王藝

摘要：數字化轉型是新時期事業單位人力資源部門的一項重要任務。本文闡述數字化轉型與人事檔案管理的必要性，以A事業單位為例，分析其人力資源部門的數字化轉型與人事檔案管理面臨的問題，探討事業單位人事檔案管理數字化轉型閉環方案設計的要點，提出事業單位人力資源部門的數字化轉型與人事檔案管理的優化策略，希望可以為事業單位人力資源部門的數字化轉型與人事檔案管理工作提供一定參考。

關鍵詞：事業單位；人力資源；數字化轉型；人事檔案管理

傳統的人事檔案管理模式已經無法滿足事業單位人力資源管理工作的需求。在新時期，隨著社會經濟的快速發展，事業單位人力資源部門也要積極進行數字化轉型，將數字化技術與人事檔案管理工作進行融合，提升事業單位人才管理水平。

一、事業單位人力資源部門的數字化轉型的必要性

（一）有利于事業單位內部人才管理

事業單位是國家發展的重要組成部分，需要根據時代發展，完善人才管理機制，充分利用數字化技術，對人事檔案進行全面的管理和更新。通過人事檔案管理可以有效了解職工的個人信息，這也是對職工能力的最好評估途徑。[1]人才檔案是事業單位在招聘和人才選拔過程中最重要的參考資料，只有準確掌握職工的個人信息才能有效地對職工進行考核和評估，以確保所選人才符合單位發展需求。但是，在實際操作過程中，事業單位存在對人事檔案管理不夠重視、管理制度不夠完善等問題，導致人事檔案管理無法實現數字化轉型。在新時期，需要充分利用數字化技術，提升人事檔案管理的效率和質量，提高人事檔案管理水平，為事業單位內部人才管理提供更好的支持。

（二）有利于事業單位人事檔案的安全性

從當前的實際情況來看，事業單位的人事檔案管理工作存在一定的安全隱患。事業單位人事檔案主要是紙質檔案，這就意味著其在收集、整理、保存等方面存在一定的困難。由于事業單位存在人員變動較大等問題，導致人事檔案在歸檔過程中出現混亂的情況。事業單位的人事檔案在歸檔過程中缺乏嚴格的審核機制，存在一定的安全隱患。為了進一步提升事業單位人事檔案的安全性，就需要積極推進數字化轉型工作。[2]數字化技術的應用不僅可以有效提高人事檔案管理的效率和質量，還可以保證人事檔案數據的安全，進而保障事業單位人事檔案管理工作的順利開展。

（三）有利于促進人力資源配置效率

當前，事業單位對于高素質人才的需求也在不斷增加。但是，目前事業單位存在不能將人力資源有效轉化為人才資源的現象，要求事業單位通過數字化轉型實現人才的優化配置。數字化轉型可以為事業單位帶來全新的管理方式，為單位領導提供科學決策依據，從而幫助事業單位的決策更加科學，避免出現決策失誤。在數字化轉型過程中，事業單位領導可以通過數字化管理方式，了解單位內部的人員情況，從而制訂更加合理的人力資源計劃，促進人才流動。數字化轉型可以減少人力資源管理成本，提高人力資源配置效率，從而促進人才的合理流動，避免人才的浪費。[3]

二、A事業單位人事檔案管理面臨的問題

（一）數字化轉型滯后

A事業單位數字化轉型的基礎設施不健全，在人事檔案管理方面，存在檔案數字化程度較低、管理制度不完善等問題，例如，在信息收集、整理和分類方面，對電子檔案的利用率較低。而且人事檔案的管理工作沒有與時俱進，存在檔案數字化管理滯后以及檔案開發利用落后的現象，并未充分利用數字化手段進行存儲與管理，導致電子檔案的利用率較低。同時，A事業單位人力資源部門存在復合型人才不足的問題，檔案數字化轉型工作開展困難。此外，由于人事檔案管理制度的不完善，導致人事檔案管理數字化轉型工作的開展受到阻礙，嚴重影響人事檔案管理工作的效率和質量，并且由于A事業單位沒有建立統一的人事檔案管理系統，導致人事檔案在不同部門之間出現重復整理的情況，影響人事檔案管理工作的質量。[4]

（二）缺乏高效的信息共享平臺

人事檔案管理作為A事業單位人力資源部門的一項基礎工作，需要進行數字化轉型和創新。在A事業單位中，雖然建立了人事檔案管理平臺，但是其僅支持單一的人事信息查詢，而無法實現人事信息的整合，也無法為人力資源部門的數字化轉型提供有效的數據支撐。與此同時，人事檔案管理平臺的信息資源無法得到合理利用，導致人事檔案信息資源浪費嚴重。此外，由于人事檔案管理平臺的功能較少，無法有效地收集和整理人事檔案信息，導致人事檔案管理工作存在一定的風險，而且不利于A事業單位人力資源部門數字化轉型工作的順利開展。

（三）人員數字化專業知識匱乏

人事檔案管理人員工作態度、業務水平直接影響檔案信息的真實性和有效性。然而，在A事業單位中，大部分人事檔案管理人員對數字化的重要性認識不足，不能認識到人事檔案信息化建設對于人力資源部門數字化轉型的重要意義，導致人事檔案管理工作質量得不到保證。在A事業單位中，雖然很多人具有一定的計算機應用能力和基本操作技能，但是對數字化技術以及電子文檔處理等內容不了解，且缺乏對數字化知識的學習和掌握。[5]開展培訓次數較少，員工對知識掌握不夠深入，導致人事檔案管理人員對數字化轉型工作的重要性認識不足，并且缺乏對數字化轉型的積極性和主動性，阻礙人事檔案管理部門數字化轉型工作的開展。

三、A事業單位人事檔案管理數字化轉型閉環方案設計

（一）制訂人事檔案管理數字化轉型計劃

為了更好地進行人事檔案管理數字化轉型，A事業單位需要科學合理地制訂檔案管理數字化轉型整體規劃，明確檔案管理數字化轉型目標、路徑及時間表，從人員、組織、技術等方面制訂計劃，確保人事檔案管理數字化轉型工作有序開展。與此同時，建立數字化檔案管理人才隊伍，首先，招聘專業人才，引入計算機、網絡技術、信息安全等專業人才，提升人事檔案管理人員的業務能力和素質；其次，開展培訓，將數字化技術引入人事檔案管理工作，提升人事檔案管理人員的操作技能和專業素養；最后，進一步優化人事檔案管理工作流程，完善工作制度，為開展人事檔案管理數字化轉型奠定基礎。除此之外，在A事業單位中，還需要不斷完善數字化檔案管理系統，并搭建信息共享平臺，提高人事檔案管理工作的效率和質量，并且通過數字化技術的應用，提高人事檔案管理工作的安全性和保密性。

（二）實施人事檔案管理數字化轉型執行方案

通過人力資源部門對人員進行數字化能力培訓，包括數字化理念、數字化技術應用和數字化意識的培訓，提升人事檔案管理人員的數字化思維和能力。人事檔案管理人員利用檔案管理系統，基于管理人員授權的方式實現遠程查詢，并且需要利用人力資源部門開發的人事檔案管理系統，實現人事檔案的數據管理和自動化流程，提高工作效率，降低人工成本。在人事檔案管理系統中開發通用的檔案信息模板，統一各項數據標準，實現對不同類型檔案信息的統一管理。此外，人事檔案管理系統中的 “智能分類”功能，可以根據人員信息、檔案內容等要素進行智能分類，節省工作人員的時間和精力，提高人事檔案管理工作的效率和質量；人事檔案管理系統中的 “智能檢索”功能可以實現對人事檔案信息的快速檢索和分類。同時，還可以利用人事檔案管理系統，實現對人事檔案信息的自動化管理，例如，通過人事檔案管理系統的 “檔案信息查詢”功能，可以實現對人事檔案信息的自動化查詢，提高人事檔案管理工作的效率和質量，而且可以促進人事檔案信息共享，方便工作人員的查詢和利用。

（三）實現人事檔案管理數字化轉型過程管理

利用PDCA管理方法，使人事檔案數字化轉型過程中的各環節都有明確的目標、具體的措施和規定的時間節點，實現人事檔案管理數字化轉型過程管理。首先，利用PDCA管理方法，使各環節都有明確的責任部門和責任人，對各個環節中存在的問題進行分析、診斷，并采取有針對性的改進措施；其次，利用PDCA管理方法，對人事檔案數字化轉型過程進行跟蹤、檢查、分析、總結和評價，確保人事檔案數字化轉型過程管理處于可控狀態；最后，利用PDCA管理方法，使人事檔案數字化轉型過程中出現的問題得到及時解決，從而避免問題和隱患再次出現。

四、A事業單位人力資源部門的數字化轉型與人事檔案管理優化策略

（一）建立資源整合機制

對于A單位來說，在數字化轉型過程中，要先對原有的紙質人事檔案進行數字化處理。與此同時，人事檔案管理工作人員還需要及時更新人事檔案信息，并按照數字化轉型要求對人事檔案進行科學分類，以方便日常管理工作的開展，同時，在人事檔案管理系統中，還可以隨時提供相應的查詢和下載服務，以滿足單位和個人的需求。除此之外，A單位還需要構建完善的數字化人事檔案管理平臺，實現檔案信息和相關業務系統的整合。同時，A事業單位還需要建立一支高素質的人事檔案管理隊伍，引入專業人才，通過提高人事檔案管理人員的業務能力和素質，促進人事檔案管理工作的順利開展，提高人事檔案管理的效率和質量，從而使A事業單位人力資源部門能夠更好地發揮自身作用。

（二）健全數字平臺

A事業單位應依據數字化轉型的相關要求，將人事檔案管理納入數字平臺，以實現信息共享、資源整合的目的。在具體操作過程中，A事業單位需基于數字化轉型的要求，建立數據庫，將檔案管理人員及檔案信息進行集中管理。同時，A事業單位需完善檔案系統，設立遠程查閱端口，檔案查詢人員通過平臺即可獲取檔案。在人事檔案管理中，A事業單位可根據實際需求進行模塊設置，如智能檢索、數據分析等。A事業單位通過人事檔案管理數字化轉型，能夠提高人事檔案管理工作效率，為單位和個人提供便捷服務，還能夠提高檔案的利用率，降低人力成本。與此同時，人事檔案管理數字化轉型還能夠實現檔案資源的開發利用，為職稱評審、人員晉升等提供參考。此外，人事檔案數字化轉型還能夠保證數據安全，避免數據丟失，促進A事業單位人事檔案管理工作的開展。

（三）優化人才培養體系

第一，明確培訓需求。在開展培訓活動時，要充分結合人員的崗位需求，了解其在實際工作中所遇到的問題以及自身能力提升的方向，以此確定培訓內容，進而促進其工作能力提升。例如，A事業單位在進行檔案管理人員專業知識培訓時，可以通過數字化轉型的案例，引導其學習數字化管理軟件在人事檔案管理工作中的應用技巧。第二，安排專門人員對員工進行技術培訓，針對當前新形勢下人事檔案管理工作對人才的需求，設置專業的培訓課程。例如，邀請有經驗的檔案管理人員為員工授課。第三，要充分調動員工在日常工作中學習數字化技術的積極性，加強員工在數字化轉型和人事檔案管理工作中的運用技能。第四，通過信息化管理軟件，提高人事檔案管理數字化轉型的效率和質量。另外，A事業單位還應建立科學合理的人才培養機制，培養高素質、高能力的人事檔案管理工作人員。與此同時，A事業單位還應采取各種措施，促進管理人員的數字化思維，從而提高人事檔案管理數字化轉型的效率。

五、結束語

數字化時代給人事檔案管理工作帶來機遇和挑戰。事業單位需要加強對數字化轉型與人事檔案管理的重視程度，制訂科學合理的人事檔案管理數字化轉型方案，有效推進人事檔案管理數字化轉型工作。在數字化轉型與人事檔案管理過程中，還需要強化單位數字化理念，從而推動單位人力資源部門的數字化轉型和人事檔案管理數字化建設。目前，事業單位人力資源部門在人事檔案管理中存在問題和不足，直接影響人事檔案管理數字化轉型的效果。需要加強對數字化技術的認識和理解，并積極探索數字化技術在人事檔案管理中的應用模式，推動單位人事檔案管理工作的高效開展。

參考文獻：

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