大數據環境下行政事業單位電子檔案管理研究

姜楠

摘要：隨著信息技術的發展，電子文件、電子材料、電子檔案越來越能方便人們的工作與生活，加上現在倡導無紙化辦公，以電子化形式存在的檔案材料越來越多。同時，信息技術支撐下的軟件系統不可避免地會產生復雜多樣、種類繁多、保密要求高的數據信息，對新時期檔案管理工作提出了新需求。本文首先梳理事業單位電子檔案管理的意義，接著剖析當前電子檔案管理中存在的問題，最后提出事業單位電子檔案管理的對策，以供參考。

關鍵詞：大數據；行政事業單位；電子檔案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240436

在進行電子文檔歸檔工作過程中，相關部門需要聯系檔案信息管理工作的實際情況構建完善的檔案歸檔制度體系。對于一些大型企事業單位來說更是如此，需要這些單位根據實際情況做好檔案管理體系建設，完善檔案管理制度，采取有效手段確保電子文檔的完整性和真實性。但從目前的實際情況看，很多企事業單位對于歸檔管理工作還存在一些問題，對此應予以高度重視，結合實際情況采取有針對性的措施和方法。

一、電子檔案特點

（一）效率高，速度快

電子檔案能通過計算機和網絡快速查閱相關檔案資料，大大提高工作效率，不需用依靠傳統的手工編目和查詢辦法。例如，現在的百度、搜狐、微博、微信等可以為大眾提供很多需要了解和查找的史料，不受時空限制。即使是在檔案館里保存的電子檔案，檢索起來也很方便、快捷。

（二）有效利用，資源共享

信息化時代電子檔案可異地實時為利用者提供需要查找的資料，打破傳統利用方式的時空局限，并可多人在各自計算機上同時查找利用同一份電子檔案，提升檔案利用服務的總體水平。現如今實行的異地醫保結算機制、銀行轉賬、余額查詢、考試結果憑證、人臉識別系統、微信支付、支付寶支付等，減少了許多異地來回奔跑辦事之苦和現金保管、找零等風險與麻煩，也客觀記錄了工作痕跡，降低了檔案管理者和利用者的勞動強度，提高了利用效率，促進了經濟社會發展。

（三）保管安全，占用空間小

電子檔案通過設置密碼可防止內容被盜取丟失，不像紙質檔案易臟、易碎、易丟失。檔案人員不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息，還可以通過終端上的權限瀏覽非涉密級文檔和涉密文檔，保護涉密檔案，同時也對檔案實體起到了物理隔離作用。

二、電子檔案管理的意義

（一）降低工作人員勞動強度

按照傳統的紙質檔案收集管理方式，事業單位要對被管理的檔案進行收集保存，工作量很大，需要工作人員花費很多時間和精力。如果通過信息化技術進行檔案管理，自動化、網絡化、實時性等優勢可加快檔案的收集與處理，明顯降低工作人員的勞動強度，有效提升工作效率。

（二）檔案管理更加高效

檔案電子化可以以搭建自有數據庫為前提，在確保安全的情況下，將電子化檔案上傳數據庫或云端。在管理方式上采用授權和審批的管理模式，做好借閱人權限設定、審批流程和借閱痕跡化存檔，便于事業單位各部門、各單位高效查閱檔案，助力領導層高質量開展事業單位管理工作，同時有利于做好保密工作，避免重要檔案泄露。

（三）向業務深度融合發展

組織結構職能的發展變化、部門間的緊密配合，與電子文件全流程電子化管理兩者之間相輔相成，相互促進，共同支撐組織機構的有序高效運行與業務開展。在檔案的形成過程中，業務部門與檔案部門共同配合，進行整體數據梳理，制定歸檔管理規范，電子檔案在業務應用中發揮的積極作用促使業務管理與檔案管理越發密不可分，從而打破業務孤島，沉淀數據資產，挖掘數據價值，真正做到數據為發展賦能。

三、行政事業單位電子檔案管理措施

（一）建立現代化的電子檔案管理模式

第一，樹立電子檔案數據化管理思維。數據化思維以數字化的知識為基礎，以數字化環境下的效率提升和服務優化為導向，依托數字化技術發現、分析、解決、跟蹤檔案領域內各類問題的一種思維模式。隨著信息時代的到來，檔案工作從傳統實體管理逐漸轉向數字管理，特別是新修訂的檔案法對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統建設等方面做出了明確規定，客觀上要求檔案工作者必須盡快實現思維模式的轉型。

第二，數據一體化管理，推動業務處理全流程無紙化。從源頭入手，將檔案管理活動向前延伸至檔案形成階段，通過外部直連、內部貫通以及離線補采的方式，全場景自動獲取電子檔案，形成結構化數據與非結構化數據，并相互關聯，進行檔案數據源頭信息查驗，確保數據源頭的準確性以及電子檔案的規范性。通過在歸檔過程中建立檔案數據間的有機聯系，構建多源異構數據的自動匯聚歸檔，實現線上數據一體化管理，推進前端業務的全流程電子化、線上化，加速推進無紙化辦公。

第三，軟硬一體化應用，實現檔案管理全自動化。引入智能制造、物聯網、人工智能等先進信息化技術，結合裝盒設備、AGV機器人、智能密集架、智能檔案盒等智能硬件的應用，實現實物檔案從交收、分揀、裝盒、歸檔、存取等全過程的無人自動化管理，并與線上電子檔案對接匹配，強化一體化管理。

（二）優化軟件設備設施

第一，在硬件安全管理中，相關人員應在采購過程中嚴格把控信息儲存載體的質量，明確硬件使用期限，為電子文件管理提供基礎保障。對于儲存電子文件的設備以及介質而言，應委派專門人員負責，避免硬件設備長期使用出現故障問題影響電子文件的完整性。

第二，在軟件管理中，技術人員要建設軟件安全防護系統并定期優化升級。對外，建設完善的網絡防火墻和監管系統，一旦發現非法入侵或攻擊行為及時預警；對內，結合各部門工作需求設置軟件系統訪問權限和密碼管理，避免電子檔案數據信息泄露給企事業單位帶來不良影響。

第三，在檔案數字化建設進程中，不少企事業單位會將其外包給專業機構。在這一過程中，從檔案收集、整理、錄入、操作再到重新入庫整個過程中都存在泄露風險。對此，應明確外包人員的工作職責、任務要求、質量保證及保密要求等，通過合同、規章制度等進行約束。在數字化檔案建設完成后，專業承辦機構的服務器及終端文件要全部移交給檔案管理部門，并徹底刪除外部資料。此外，利用信息技術在檔案數字化管理系統中實時監測檔案數據信息，對于其中存在的問題及時修復與干預，避免發生檔案管理安全隱患，實現標準統一、規范科學的檔案數字化管理模式，保障檔案安全。

（三）數據保護安全策略

合理設計各種電子檔案管理業務活動，確保任何人都不能獨立改動電子檔案庫數據。對登錄數據庫的用戶展開身份標識和鑒別，啟用數據庫系統身份鑒別、訪問控制以及安全審計等功能。按照國家相關規定以通用標準格式保存電子檔案，例如，版式文件可采用PDF、PDF/A格式防止被綁定軟硬件。如果以專有格式存儲的電子文件不能轉換為通用格式，應同時存儲專用軟件、技術資料和操作手冊等，切實保障管理用戶的權限分離，嚴禁任何人員直接通過服務器后臺修改電子檔案數據庫數據，并定期對重要數據做異地異質數據備份。為了確保電子檔案數據的有效性，除了在收集環節對歸檔電子文件開展四性檢測外，應在數據備份時完成對要備份的重要數據和電子檔案的四性檢測，確保檢測合格率達到100%。此外，建立健全備份數據保管制度，確保備份的電子檔案不被非法篡改。

（四）健全電子文件全周期保障

從管理制度、硬件建設和軟件基礎等方面，健全全生命周期視角下電子文件管理保障條件。

第一，健全制度。根據國家標準、行業規范，建立醫療系統電子文件歸檔及電子檔案管理規定、電子檔案管理系統運行維護使用實施辦法以及“三納入”“四同步”“四參加”制度。建立健全醫院電子文件元數據管理規范、醫院電子文件及電子檔案“四性”檢測標準規范、醫院電子文件及電子檔案借閱、歸還、處置規范，醫院電子文件及電子檔案備份及恢復應急管理方案等。

第二，夯實硬件基礎。電子文件歸檔及電子檔案管理離不開必要的硬件設施。為滿足醫院電子文件及電子檔案管理任務的現實需求，購置專門的檔案管理系統應用服務器、數據庫服務器、核心交換機、備份設備、磁盤光盤存儲設備、在線離線存儲設備等。

第三，健全軟件基礎。在已開通的OA系統、HIS醫院信息系統基礎上，引入MIS基建管理信息系統、CMIS病案統計管理系統、e－HR醫院人事管理系統，全面建成并啟用醫院統一的管控一體化信息系統，搭建規范的電子檔案管理系統平臺，為電子文件歸檔及電子檔案管理提供系統保障。

（五）加強電子檔案服務能力建設

第一，樹立個性化服務理念。隨著生活水平的不斷提高，群眾對公共服務的需求也在不斷升級，需要進一步完善電子檔案布局、提升質量、擦亮品牌，使電子檔案內容更加精準豐富，形式更加靈活多樣，不斷滿足群眾多樣化需求。同時，樹立精準個性化服務理念，利用大數據、信息化手段深入分析群眾對電子檔案需求偏好、利用方式和行為，對需求內容予以精準預測，為用戶提供定制化的個性服務。

第二，知識賦能服務。電子檔案本質上是一種知識資源，對電子檔案的需求也是對優秀知識的追求。要依托大數據技術，深入挖掘開發電子檔案知識潛能，幫助用戶從電子檔案中汲取知識能量。

第三，搭建遠程服務平臺。讓信息多跑路，讓用戶少跑路、不跑路，“足不出戶”就能辦理查檔，既可以獲得加蓋有法律效力電子簽章的電子版檔案材料或證明，也可以獲得加蓋有鮮章的紙質檔案材料或證明。檔案管理部門要搭建內容全面、結構優化、查詢便捷、安全高效的檔案利用服務平臺，使檔案服務突破時空限制，更好地發揮電子檔案的服務效能。

第四，積極利用新媒體技術。微信、微博已成為公眾信息傳遞的主要渠道，在江浙等發達地區，“群眾家門口的檔案館”“群眾口袋中的檔案室”等做法獲得了百姓的高度認可，為群眾提供了指尖上的檔案服務。電子檔案管理單位應樹立新媒體服務理念，借助微信、微博等載體對群眾的信息需求進行快速回應，更好地為群眾提供即時檔案信息服務。

（六）實現常態化數字管理

信息化管理是檔案管理發展的主要目標。在不斷變化、發展的社會背景下，傳統管理已不具備優勢，電子化、信息化的檔案管理工作優勢逐漸凸顯。現階段，大數據信息技術已廣泛應用于檔案管理工作中，管理流程等各方面工作已得到優化。作為工作人員，應清楚地認識到數字化管理已成發展趨勢。智能化、數字化的管理工作不僅全面提高管理質效，還能提高服務質量，因此，必須構建完整的管理體系。

第一，以常態化數字管理為主要發展目標，相關部門應提供資金等多方面的支持，幫助工作人員落實數字化管理工作。第二，根據數字化檔案管理的相關標準對工作進行分類，并持續發揮大數據信息技術的作用，進一步提高數字化水平，保障檔案有效應用，提高檔案的創造價值。第三，吸收熟練應用大數據信息技術的專業性人才，發揮創新能力，持續優化管理工作。第四，強化管理制度建設，確保檔案管理每項工作流程的科學性，堅持探索檔案管理與大數據信息技術融合的新路徑，創新大數據技術與管理工作中的應用，賦予數據更多的價值。

（七）制定考核和激勵制度

由于檔案管理發展速度較快，組建優秀的管理團隊后，還應制定考核和激勵制度，用以增強工作人員的主動學習意識，確保管理能力隨檔案管理工作發展而提高，保障管理能滿足不斷發展的檔案管理工作的需求。

第一，管理者應積極組織培訓，培訓內容應包括思想意識、信息技術應用能力兩方面，以此提高工作人員的管理能力。此外，適當優化培訓內容，結合管理隊伍的實際情況，適當增加和刪減內容，設置可實踐的項目，以提高培訓的針對性、有效性。

第二，根據實際情況優化考核制度，用考核制度激發工作人員學習的積極性和主動性。考核制度以考核工作人員能力為主，考核方式應以實操為主。評價方式不應以單一的分數為標準，而是以工作人員的掌握水平為主。

第三，落實激勵制度。根據實際情況制定激勵制度，設計多元化的激勵方式，例如，工作人員完成考核、表現優異，態度認真，可用假期、獎金、錦旗、禮品等多種方式予以鼓勵。如果工作人員未通過考核，消極對待培訓與工作，可采取罰金等形式進行處罰。

第四，重視人才引進。發揮信息技術的作用，將用人需求發布于各個平臺，并利用大數據技術分析應聘人員的資料，科學評價每位應聘者，邀請與崗位匹配度較高的人員前來應聘，選擇兼具創新能力、學習能力、前瞻意識的優秀人才，為管理團隊注入活力。

四、結語

綜上所述，事業單位開展檔案電子化工作既是時代趨勢也是工作要求，事業單位要在檔案電子化工作中充分認識工作意義、全面加強人才建設、高效推進檔案應用，做到技術層面和管理層面的有機結合，逐步從制度機制、人才隊伍、管理流程等方面進行不斷優化，促使事業單位檔案電子化工作滿足發展需求，推動各項工作全面、順利展開。

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