淺析組織人事管理系統(tǒng)的開發(fā)與探索

［摘 要］國有跨國工程企業(yè)存在管理項目多、項目人員雜、人員流動大等特點，人力資源管理是企業(yè)管理中的難點和重點；再加之國有企業(yè)實行黨管干部原則，在人力資源管理上區(qū)別于一般企業(yè)，對管理要求更加嚴(yán)格。因此，利用管理信息系統(tǒng)（MIS）提高國有跨國工程企業(yè)組織人事管理系統(tǒng)（以下簡稱“管理系統(tǒng)”）的科學(xué)性與有效性，是企業(yè)提高人事管理水平、增強人力管理效能、提高企業(yè)核心競爭力、促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵成功因素。本文重點從實踐及管理創(chuàng)新兩個維度探討組織人事管理系統(tǒng)開發(fā)工作中的規(guī)劃、分析、設(shè)計、運行與維護(hù)四大環(huán)節(jié)。

［關(guān)鍵詞］工程企業(yè)；信息系統(tǒng)；組織人事管理系統(tǒng)；人力資源管理；開發(fā)

1? ? ?運用SWOT分析法分析管理系統(tǒng)規(guī)劃內(nèi)容

運用SWOT分析，即基于內(nèi)外部競爭環(huán)境和競爭條件下的態(tài)勢分析，研究企業(yè)內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢和外部的機會、威脅等決策信息。

1.1? ?外部機會分析管理系統(tǒng)規(guī)劃

一是改革開放，隨著中國加入世界貿(mào)易組織和“一帶一路”建設(shè)的發(fā)展，一大批國有企業(yè)迎著“春風(fēng)”走向世界舞臺；二是國有跨國工程企業(yè)在業(yè)主國家多年積淀贏得良好口碑；三是中外管理經(jīng)驗融合碰撞，加速企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展；四是企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性和長久性，利于管理系統(tǒng)開發(fā)。

1.2? ?外部威脅分析管理系統(tǒng)規(guī)劃

一是政治環(huán)境，主要涉及項目的存續(xù)，合約的履約風(fēng)險問題；二是經(jīng)濟(jì)環(huán)境，主要涉及外部交易成本；三是法律、宗教環(huán)境，主要涉及項目勞資關(guān)系處理，勞動法律問題，宗教事務(wù)以及文化習(xí)俗問題；四是人文環(huán)境，主要涉及企業(yè)管理內(nèi)部溝通成本以及外部交易成本問題，如企業(yè)所在地的社會治安以及社會治理情況直接影響企業(yè)管理費用高低［1］。

1.3? ?內(nèi)部優(yōu)勢分析管理系統(tǒng)規(guī)劃

國有跨國企業(yè)的內(nèi)部優(yōu)勢主要體現(xiàn)在經(jīng)驗積累上，很多企業(yè)在國外市場開發(fā)上已經(jīng)積累了幾十年的工作經(jīng)驗，具有較為明顯的優(yōu)勢；另外還有企業(yè)具有較好的信譽，主要表現(xiàn)在國家的政策支持和企業(yè)自身的資金、人員調(diào)整等的穩(wěn)定性，對于開發(fā)組織人事管理系統(tǒng)，特別是專業(yè)性強、規(guī)模較大、穩(wěn)定性強、理念革新較快的組織人事管理系統(tǒng)是有利的。

1.4? ?內(nèi)部劣勢分析管理系統(tǒng)規(guī)劃

一是大型國有企業(yè)黨政體系堅持黨管干部原則，系統(tǒng)設(shè)計需要兼顧干部和一般人事管理的統(tǒng)一性和區(qū)別性。二是國有跨國工程企業(yè)管理工程多，人員多、流動性大，人員綜合素質(zhì)差異性大，系統(tǒng)需要兼具靈活性、安全性、穩(wěn)定性、可操作性和實用性。三是工程項目人力資源管理業(yè)務(wù)繁多，系統(tǒng)流程繁簡程度不易掌握。四是傳統(tǒng)的流程化管理系統(tǒng)較刻板，無法全局著眼，難以發(fā)揮人力資源管理的激勵、協(xié)調(diào)、創(chuàng)新潛力。

2? ? ?聚焦核心業(yè)務(wù)流程分析管理系統(tǒng)的功能定位

從整體架構(gòu)看，管理系統(tǒng)按照便于管理的理念，主要包括兩個并列層，即組工干部層和行政人事層。從員工個體來講，員工從招聘到離崗，要經(jīng)歷的主要流程相同；在干部管理上則需要考慮干部的選拔環(huán)節(jié)。因此，干部管理環(huán)節(jié)是交織在員工管理的整個流程中的，并非單獨區(qū)分，另成系統(tǒng)。綜上所述，筆者認(rèn)為，組織人事系統(tǒng)搭建中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)聚焦人事管理主流程，即招聘、入職、培訓(xùn)（貫穿始終）、試用、考評、調(diào)整、離崗七大環(huán)節(jié)；其中干部管理從“考評”分支，而后從“調(diào)整”切入，回歸主流程。（如圖1所示）

管理系統(tǒng)在功能定位上除了包含上述流程，還需考慮企業(yè)海外經(jīng)營的特殊性、存續(xù)性和靈活性三方面內(nèi)容。

2.1? ?海外經(jīng)營的特殊性

系統(tǒng)功能定位上要考慮兼容業(yè)主國語言操作界面，安全訪問權(quán)限設(shè)定和不同文化元素，并考慮當(dāng)?shù)胤烧摺９P者認(rèn)為，在國外干部人員管理系統(tǒng)的操作上要特別注意系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和保密性，重要信息錄入時可使用紙質(zhì)加密在國內(nèi)錄入，在訪問權(quán)限上可在國外訪問基本信息。

2.2? ?管理項目的存續(xù)性

系統(tǒng)功能定位上要利于在主系統(tǒng)下建立和撤銷各項目管理系統(tǒng)。各項目管理系統(tǒng)的建立要考慮好項目新建與項目結(jié)束后人事資料的導(dǎo)入及留存；同時在操作系統(tǒng)界面設(shè)計上盡量采用視窗操作，避免復(fù)雜的程序輸入，以建立用戶友好型操作系統(tǒng)界面為落腳點。另外，如果能實現(xiàn)系統(tǒng)使用者可以根據(jù)需要自行建立和撤銷項目子系統(tǒng)，那么將大大提高集團(tuán)化公司使用管理信息系統(tǒng)的效能。

2.3? ?管理系統(tǒng)的靈活性

系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)盡量發(fā)揮人力資源管理在企業(yè)管理中的激勵、創(chuàng)新及協(xié)調(diào)作用。

3? ? ?通過綜合分析研判探索管理系統(tǒng)的設(shè)計工作

U/C矩陣是一種企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃方法。以字母U（Use）和C（Create）分別表示過程對數(shù)據(jù)類的使用和產(chǎn)生。

3.1? ?國有跨國工程企業(yè)組織人事系統(tǒng)的U/C矩陣

按照文章開始所講，管理系統(tǒng)應(yīng)具備招聘、入職、試用、培訓(xùn)、考評、調(diào)整、離職七大環(huán)節(jié)，在U/C矩陣設(shè)計中設(shè)定以上7個業(yè)務(wù)領(lǐng)域；以及面試公告、崗位說明、薪酬說明、面試測試、入職手續(xù)、崗級崗等、績效考核、崗位培訓(xùn)、評先選優(yōu)、職稱評定、技能考評、組織推薦、組織考察、崗位調(diào)整、職級調(diào)整、薪酬調(diào)整、離職、辭退、退休19個數(shù)據(jù)項。

3.2? ?U/C矩陣正確性檢驗的三個方面

（1）完備性檢驗。每個數(shù)據(jù)類必須有一個產(chǎn)生者和至少有一個使用者；每個功能類必須產(chǎn)生或者使用數(shù)據(jù)類。

（2）一致性檢驗。每個數(shù)據(jù)類僅有一個產(chǎn)生者。如果有多個產(chǎn)生者的情況出現(xiàn)， 則會產(chǎn)生數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象。

（3）無冗余性檢驗。這是指每一行或每一列必須有使用者或產(chǎn)生者［2］。

3.3? ?組織人事系統(tǒng)可優(yōu)化方向

（1）完備性檢驗：評先選優(yōu)、離職、辭退、退休，四項為不完備項。

（2）一致性檢驗：面試公告、面試測試、入職手續(xù)、崗位培訓(xùn)、評先選優(yōu)、職稱評定、崗位調(diào)整、職級調(diào)整、薪酬調(diào)整、離職、辭退、退休為不一致項。

（3）無冗余性檢驗：未發(fā)現(xiàn)冗余項。

經(jīng)過檢驗后，管理系統(tǒng)可優(yōu)化為招聘、入職、試用、培訓(xùn)、考評、調(diào)整、離職7個業(yè)務(wù)領(lǐng)域，以及崗位說明、薪酬說明、面試測試、入職手續(xù)、崗級崗等、績效考核、崗位培訓(xùn)、技能考評、組織推薦、組織考察10個數(shù)據(jù)項。

3.4? ?優(yōu)化后子系統(tǒng)劃分

根據(jù)U/C矩陣子系統(tǒng)劃分原理，可將管理系統(tǒng)的7個業(yè)務(wù)域劃分為三個子系統(tǒng)，即將“招聘”“入職”

“試用”劃分為一個子系統(tǒng)，命名為“入職”；將“培訓(xùn)”單獨劃分為一個子系統(tǒng)，命名為“培養(yǎng)”；將“考評”

“調(diào)整”“離崗”劃分為一個子系統(tǒng)，命名為“調(diào)整”。

調(diào)整后的三個子系統(tǒng)存在流程上的邏輯關(guān)系，

即：入職—調(diào)整—培養(yǎng)—調(diào)整（調(diào)整和培養(yǎng)呈現(xiàn)循環(huán)模式）。

3.5? ?根據(jù)實際情況系統(tǒng)功能的增減和關(guān)聯(lián)

不同企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實際情況增減子管理系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)項，如企業(yè)文化、黨建工團(tuán)等內(nèi)容；同時，管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)實際情況與財務(wù)、行政、安全質(zhì)量等系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，形成一些數(shù)據(jù)在企業(yè)管理平臺共享和算法的關(guān)聯(lián)，如組織人事系統(tǒng)中員工離職流程的審計環(huán)節(jié)與財務(wù)系統(tǒng)掛鉤；員工的績效考核流程與行政管理的“三重一大”“行為規(guī)范”“效能督查”等工作關(guān)聯(lián)；員工的培養(yǎng)信息與組織干部系統(tǒng)關(guān)聯(lián)等。

3.6? ?發(fā)揮人力資源管理的激勵、協(xié)調(diào)、創(chuàng)新作用

3.6.1? ?如何做好目標(biāo)導(dǎo)向動態(tài)管理，發(fā)揮人力資源激勵作用

如圖2所示，在實際操作中，績效管理人員根據(jù)員工的考核值與目標(biāo)偏離度，通過績效反饋環(huán)節(jié)以及員工激勵方式進(jìn)行校正，使員工的目標(biāo)偏離度最小并趨近于目標(biāo)值。因此，業(yè)務(wù)人員可在績效管理模塊中設(shè)置相應(yīng)算法，以員工平均偏離度以及目標(biāo)值為標(biāo)準(zhǔn)，及時提醒人力資源管理者員工績效目標(biāo)偏離情況。

3.6.2? ?如何構(gòu)建職級體系，發(fā)揮人力資源創(chuàng)新作用

人力資源管理學(xué)認(rèn)為職級是一個系統(tǒng)概念，包括職系，如經(jīng)營管理序列、生產(chǎn)研發(fā)序列、黨政工團(tuán)序列、營銷策劃序列；崗級，如總經(jīng)理、總監(jiān)、經(jīng)理、主管、一般員工；崗等，不同職系的崗位通過崗等可以進(jìn)行比較。筆者認(rèn)為職級與企業(yè)戰(zhàn)略和文化的關(guān)系是相互影響，相互促進(jìn)的。勞動密集型企業(yè)如生產(chǎn)建設(shè)企業(yè)和兼具勞動密集型及知識密集型企業(yè)特點的互聯(lián)網(wǎng)公司一般會將技術(shù)序列的崗位等級抬高；而金融行業(yè)更注重營銷及管控，因此會相應(yīng)抬高這類職系的崗位等級；一些運營型國有企業(yè)強調(diào)企業(yè)的平穩(wěn)運行，在崗位等級設(shè)置上黨政部門具有較高的管理權(quán)限。總體來講，不同企業(yè)所建構(gòu)的職級系統(tǒng)烘托了該企業(yè)的文化屬性，表現(xiàn)了企業(yè)所處行業(yè)特征、戰(zhàn)略導(dǎo)向、核心價值，是企業(yè)人力資源管理創(chuàng)新的重要切入點［3］。因此，業(yè)務(wù)人員可以在職級模塊中模擬多種模型，方便人力資源管理人員參考薪酬福利、績效考評、目標(biāo)管理在不同模型中的變化。

3.6.3? ?如何調(diào)控子系統(tǒng)模式，發(fā)揮人力資源協(xié)調(diào)作用

經(jīng)U/C矩陣優(yōu)化后，子系統(tǒng)可設(shè)置為入職、培養(yǎng)和調(diào)整三個子系統(tǒng)模塊。筆者認(rèn)為，“培養(yǎng)—調(diào)整—培養(yǎng)”模式，應(yīng)按照一定速度適當(dāng)調(diào)控，避免該模式過速，呈現(xiàn)“內(nèi)卷”趨勢，造成員工疲倦；也應(yīng)該避免速度過慢，呈現(xiàn)“脫扣”模式，造成員工懈怠。三個子系統(tǒng)間存在的關(guān)鍵事件、事件時間以及運行速度實際管理情況如下：

（1）試用期（轉(zhuǎn)正評定），3個月，速度100%（極限）；

（2）半年考核/述職述廉（綜合能力測評），6個月，速度75%（過快）；

（3）年終總結(jié)（干部儲備），12個月，速度50%（正常）；

（4）履職培訓(xùn)（綜合評定），24個月，速度25%（較慢）；

（5）二次合同簽訂（勞動合同續(xù)簽測評），36個月，速度0%（極限）。

筆者認(rèn)為人力資源管理者需要在“培養(yǎng)—調(diào)整—培養(yǎng)”模式中盡量協(xié)調(diào)，創(chuàng)造和諧的氛圍，杜絕員工入職3個月內(nèi)的重大人事調(diào)整和36個月以上無人事調(diào)整變化的情況；同時應(yīng)盡量將重大人事變化控制在以年為單位的周期中進(jìn)行，如崗級調(diào)整和薪酬調(diào)整、崗位動遷等。因此，業(yè)務(wù)人員可在管理系統(tǒng)中的試用、考評、調(diào)整模塊中設(shè)計時間算法，提醒人力資源管理人員關(guān)注“內(nèi)卷”和“脫扣”模型趨勢。

4? ? ?按照系統(tǒng)性原則考慮管理系統(tǒng)的運行與維護(hù)

企業(yè)的信息管理系統(tǒng)的運行與維護(hù)是一個長期過程，既需要考慮系統(tǒng)的升級換代也要考慮系統(tǒng)用戶的功能拓展，還要考慮系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性等。所以企業(yè)方應(yīng)從長遠(yuǎn)角度考慮管理系統(tǒng)的使用，包括業(yè)務(wù)拓展、安全性、可操作性等。管理系統(tǒng)的開發(fā)者，應(yīng)在設(shè)計通用系統(tǒng)的基礎(chǔ)上嵌入適合不同企業(yè)的特色模塊，同時注意系統(tǒng)使用的安全性與保密性。

主要參考文獻(xiàn)

［1］托馬斯·索維爾. 財富、貧窮與政治［M］.孫志杰，譯.杭州：浙江教育出版社，2021.

［2］王永生，盧金鐘.基于U/C矩陣分層分析方法的高校信息標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)研究：以內(nèi)蒙古自治區(qū)某本科院校為例［J］.內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版），2016（4）：293-296.

［3］張明輝.人力資源總監(jiān)教你做薪酬［M］.北京：中國鐵道出版社，2018.

［收稿日期］2023-08-09

［作者簡介］唐家樂（1986— ），男，河北承德人，碩士，經(jīng)濟(jì)中級（人力資源管理師）/助理政工師，主要研究方向：管理科學(xué)與工程。