基于RPA 的財(cái)務(wù)共享模式下中小企業(yè)成本管理優(yōu)化研究

邵敏

（煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院，山東煙臺(tái) 264670）

1 引言

在黨的二十大報(bào)告第四部分中，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)我國要建設(shè)現(xiàn)代化產(chǎn)業(yè)體系，支持專精特新等中小企業(yè)發(fā)展，并著力推動(dòng)高端化、智能化和綠色化發(fā)展，因此，成本控制與收益提升對(duì)于中小企業(yè)的發(fā)展具有同等重要的作用，要真正做到“兩手都要抓、兩手都要硬”。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的高速發(fā)展與應(yīng)用，傳統(tǒng)的成本管理模式已無法滿足企業(yè)快速發(fā)展的要求，因此，如何利用現(xiàn)有技術(shù)優(yōu)化成本管理亟待研究。

20 世紀(jì)80 年代，財(cái)務(wù)共享理念橫空出世，自中興通訊公司首次在國內(nèi)引入財(cái)務(wù)共享理念后，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)共享理念在國內(nèi)企業(yè)中不斷獲得推廣，并逐步走向成熟。為進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)共享模式的構(gòu)建，財(cái)政部出臺(tái)了《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》等政策文件，鼓勵(lì)企業(yè)通過財(cái)務(wù)共享的模式推進(jìn)財(cái)務(wù)管理和成本管理升級(jí)。而后，機(jī)器人流程自動(dòng)化（Robotic Process Automation，以下簡(jiǎn)稱“RPA”）技術(shù)的出現(xiàn)，更是為財(cái)務(wù)共享模式的構(gòu)建起到了錦上添花的作用，RPA 技術(shù)能夠?qū)⒅貜?fù)的有規(guī)律的任務(wù)轉(zhuǎn)換為自動(dòng)化任務(wù)完成，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心高度的規(guī)范性和統(tǒng)一性為RPA 技術(shù)提供了良好的應(yīng)用環(huán)境。

因此，在基于RPA 技術(shù)的財(cái)務(wù)共享模式下，中小企業(yè)可以將新技術(shù)、新方法與日常經(jīng)營(yíng)管理相融合，能夠快速補(bǔ)齊企業(yè)發(fā)展短板，把業(yè)務(wù)整合到共享平臺(tái)上進(jìn)行統(tǒng)一集中處理，優(yōu)化成本管理，實(shí)現(xiàn)集約化發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)改革升級(jí)發(fā)展。

2 中小企業(yè)成本管理現(xiàn)狀

2.1 成本管理理念較為落后

中小企業(yè)管理人員的成本管理理念直接影響企業(yè)成本的高低，進(jìn)而決定企業(yè)未來的發(fā)展。經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，不少企業(yè)尤其是中小企業(yè)的管理人員缺乏成本戰(zhàn)略思想，缺乏對(duì)于樹立新型成本管理理念重要性的認(rèn)識(shí)。例如，傳統(tǒng)成本管理理念局限于降低成本，期望以達(dá)成規(guī)模效益的方式來降低產(chǎn)品成本，然而中小企業(yè)的消費(fèi)者市場(chǎng)逐漸趨向“小而精”的方向，一味降低生產(chǎn)成本所帶來的產(chǎn)品質(zhì)量下降，很可能會(huì)影響企業(yè)的整體效益，因此，傳統(tǒng)的成本管理理念已不再適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。另外，部分中小企業(yè)在對(duì)產(chǎn)品成本進(jìn)行核算時(shí)，未選用恰當(dāng)?shù)某杀竞怂惴绞胶统绦颍遣捎弥饔^印象進(jìn)行判斷和計(jì)算，導(dǎo)致產(chǎn)品成本核算不準(zhǔn)確等問題。正是由于企業(yè)管理層成本管理理念落后，導(dǎo)致中小企業(yè)的成本管理工作仍存在諸多欠缺之處，進(jìn)而影響了中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

2.2 成本管理制度體系不夠完善

企業(yè)成本管理中的一個(gè)重要內(nèi)容就是成本管理基礎(chǔ)工作，其中，成本管理制度體系又會(huì)影響甚至決定企業(yè)成本管理基礎(chǔ)工作的質(zhì)量。成本管理制度體系通常包括組織機(jī)構(gòu)、程序、過程和資源4 個(gè)基本要素，通過4 個(gè)基本要素的相輔相成，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)成本的指揮和控制。然而，目前大多數(shù)中小企業(yè)受到資金、資源等多重因素限制，企業(yè)內(nèi)成本管理制度體系不夠完善，甚至有的企業(yè)并未建立相應(yīng)的成本管理制度，導(dǎo)致中小企業(yè)無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)成本管理的最終目標(biāo)。缺乏成本管理制度體系，可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)對(duì)生產(chǎn)中的原材料耗費(fèi)、人工成本、機(jī)器設(shè)備折舊費(fèi)以及產(chǎn)成品驗(yàn)收等數(shù)據(jù)沒有準(zhǔn)確全面的記錄，容易引發(fā)財(cái)務(wù)舞弊風(fēng)險(xiǎn)。部分中小企業(yè)雖然制定了成本管理制度，但在執(zhí)行過程中存在上緊下松的問題，例如，有的中小企業(yè)只限于對(duì)生產(chǎn)過程進(jìn)行成本核算，而忽略了市場(chǎng)領(lǐng)域和技術(shù)領(lǐng)域，造成成本管理的盲目性，無法起到真正的監(jiān)督和制約作用，最終都將影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

2.3 成本管理流程效率較低

經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前較多中小企業(yè)普遍存在成本管理鏈條過于冗長(zhǎng)的問題，組織結(jié)構(gòu)趨于垂直化，這就導(dǎo)致在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的每條信息和數(shù)據(jù)都需要多重審核后才能匯總上報(bào)，極大程度上降低了企業(yè)成本信息反饋階段的效率，企業(yè)管理層對(duì)產(chǎn)品項(xiàng)目的管控力度弱，無法對(duì)所有產(chǎn)品項(xiàng)目做到精準(zhǔn)監(jiān)督和管理。除此之外，成本信息的匯總、核算、分析處理等流程更多地依賴人工處理，導(dǎo)致成本信息處理效率較低，且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性無法保證，從而影響管理層對(duì)產(chǎn)品成本信息的管控能力，進(jìn)而影響企業(yè)的生產(chǎn)效益。

2.4 成本管理信息集成化程度較低

中小企業(yè)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和成本管理過程中，往往會(huì)涉及采購系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)以及主營(yíng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)。各個(gè)信息系統(tǒng)之間彼此獨(dú)立存在，信息系統(tǒng)之間結(jié)合不夠密切，成本數(shù)據(jù)無法直接計(jì)算和分析，資金信息、預(yù)算信息、采購信息和主營(yíng)業(yè)務(wù)信息等之間不能有效集成，財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)和經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)不能做到有效對(duì)接，信息交流不暢，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)始終處于低價(jià)值層次。這容易導(dǎo)致企業(yè)管理層對(duì)成本信息掌控不足，極大地降低了工作效率和成本管理質(zhì)量，影響企業(yè)對(duì)市場(chǎng)信息的把控，并進(jìn)而影響企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展方向。

3 推進(jìn)基于RPA 的財(cái)務(wù)共享模式的必要性

3.1 有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)全面成本管理

相較于傳統(tǒng)的成本管理方式，基于RPA 的財(cái)務(wù)共享模式下的成本管理，可以在管理范圍、深度和對(duì)象等多方面實(shí)現(xiàn)突破性發(fā)展。從管理范圍來說，財(cái)務(wù)共享模式下的成本管理可以更加直接明了地監(jiān)管企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過程中的全部支出，可以快速調(diào)節(jié)控制固定成本和變動(dòng)成本，從而達(dá)到最佳成本管理效果。從管理深度來說，基于RPA 的財(cái)務(wù)共享模式可以使企業(yè)關(guān)注到產(chǎn)品生命周期的全過程，除去傳統(tǒng)成本管理方式下關(guān)注的生產(chǎn)過程中發(fā)生的成本，還包括產(chǎn)品在生產(chǎn)前、生產(chǎn)后的整個(gè)流程中所產(chǎn)生的營(yíng)業(yè)成本。從管理對(duì)象來說，該模式能夠讓全體員工都參與到成本管理當(dāng)中，極大地提高中小企業(yè)員工的工作效率。

3.2 有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)成本精細(xì)化管理

1911 年，“科學(xué)管理之父”泰勒提出了企業(yè)成本精細(xì)化管理理論，最初該理論在大型公司中較為盛行，但受到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈、生產(chǎn)工藝日漸復(fù)雜和產(chǎn)品更新?lián)Q代加快等諸多因素影響，中小企業(yè)的成本核算管理也逐漸要求實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，基于RPA 的財(cái)務(wù)共享模式能夠很好地解決這一問題。財(cái)務(wù)共享模式下的成本精細(xì)化管理可以將業(yè)務(wù)流程和崗位進(jìn)行重新劃分和分配，細(xì)化分工，制定更合理和詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)，提高成本管理的準(zhǔn)確度，從而能夠規(guī)避企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過程中的漏洞，改善成本管理方向，進(jìn)而降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)即時(shí)化成本管理

傳統(tǒng)成本管理模式下，產(chǎn)品數(shù)據(jù)的采集和分析過程煩瑣，且對(duì)企業(yè)工作人員的能力要求較高，不僅容易造成數(shù)據(jù)分析不準(zhǔn)確，也極易造成數(shù)據(jù)泄露等問題發(fā)生。基于RPA 的財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)能夠借助平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的即時(shí)化、可視化管理，企業(yè)管理層可以對(duì)生產(chǎn)過程中每日所發(fā)生的人工費(fèi)、物料費(fèi)、間接費(fèi)用以及項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)把控，對(duì)關(guān)鍵指標(biāo)設(shè)置預(yù)警值，一旦發(fā)現(xiàn)異常可以及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)處理。這樣的成本管理不僅節(jié)省了人力成本，也提高了數(shù)據(jù)反饋效率，助力企業(yè)達(dá)成成本管理的目標(biāo)。

4 基于RPA 的財(cái)務(wù)共享模式下中小企業(yè)成本管理的優(yōu)化路徑

提高成本管理質(zhì)量和成本管理效率是優(yōu)化企業(yè)成本管理所追求的結(jié)果，基于RPA 的財(cái)務(wù)共享模式下，對(duì)于中小企業(yè)進(jìn)行成本管理優(yōu)化的路徑來說，首先，要增強(qiáng)企業(yè)員工的成本核算意識(shí)，尤其是管理層的成本核算意識(shí)；其次，在此基礎(chǔ)上通過優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、重塑業(yè)務(wù)流程、加速信息流通、分解細(xì)化崗位，達(dá)到規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、提高管理效率、高效推進(jìn)管理，實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)等目標(biāo)，最終優(yōu)化中小企業(yè)成本管理。

4.1 增強(qiáng)成本核算意識(shí)，更新管理模式

在企業(yè)傳統(tǒng)的成本管理模式下，由于對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)了解不全面、自身專業(yè)能力不足等多方面問題，導(dǎo)致企業(yè)尤其是中小企業(yè)的員工自身成本管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于成本信息所反饋出的企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息不敏感，不能充分認(rèn)識(shí)到成本管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要影響。因此，在基于RPA 的財(cái)務(wù)共享模式下開展成本管理優(yōu)化首先要引導(dǎo)企業(yè)職工，尤其是管理層人員樹立正確的成本管理意識(shí)和核算意識(shí)，高度重視財(cái)務(wù)共享模式下成本管理的重要性；其次，要做好企業(yè)員工的培訓(xùn)工作，定期開展信息化培訓(xùn)和專業(yè)技能培訓(xùn)等，讓員工及時(shí)了解所處行業(yè)的信息，深入學(xué)習(xí)基于RPA 的財(cái)務(wù)共享模式的機(jī)制特點(diǎn)，將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)共享不斷融合，提升適配度，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；最后，完善成本控制的相關(guān)制度，強(qiáng)化內(nèi)部管理。

4.2 優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

中小企業(yè)的組織架構(gòu)通常屬于垂直化管理模式，遇到問題需要逐級(jí)上報(bào)。而在財(cái)務(wù)共享模式下，需要按照業(yè)務(wù)需求制定一套統(tǒng)一執(zhí)行的規(guī)章制度，因此，企業(yè)需要進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，通過搭建更加扁平化的組織結(jié)構(gòu)，能夠使管理層通過財(cái)務(wù)共享平臺(tái)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)做進(jìn)一步的監(jiān)督、審核和處理，滿足信息上傳下達(dá)的要求。這能夠使管理層保持對(duì)企業(yè)日常業(yè)務(wù)的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)、快速地對(duì)市場(chǎng)信息、企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息和成本信息等進(jìn)行傳遞，在掌握精準(zhǔn)信息的基礎(chǔ)上，對(duì)成本進(jìn)行有效且精細(xì)化管理，規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，扁平化的組織架構(gòu)可以使企業(yè)員工更多地參與到業(yè)務(wù)活動(dòng)當(dāng)中，深入了解企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)流程，必要時(shí)實(shí)施輪崗制度，以此最大限度地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

4.3 重塑業(yè)務(wù)流程，提高管理效率

在標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程下，基于RPA 的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)能夠儲(chǔ)存龐大的數(shù)據(jù)庫，中小企業(yè)需要在此基礎(chǔ)上，將整體業(yè)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)致分解，讓成本管理融入企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)，從而在企業(yè)的資金需求預(yù)測(cè)、成本管理和核算等環(huán)節(jié)提高管理效率。基于RPA 的財(cái)務(wù)共享模式能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)工作與主營(yíng)業(yè)務(wù)的可視化、智能化、電算化改進(jìn)，不僅提高了數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性，而且節(jié)省了人力成本，使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本獲得良性循環(huán)。同時(shí)，重塑業(yè)務(wù)流程能夠提升各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)調(diào)配合度，各個(gè)崗位職責(zé)更加清晰明確，通過財(cái)務(wù)共享平臺(tái)縮減處理業(yè)務(wù)的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)智能化、自動(dòng)化和無紙化管理，做到產(chǎn)出最大化，提升企業(yè)的整體綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

4.4 加速信息流通，高效推進(jìn)管理

信息的時(shí)效性越高，其所提供的價(jià)值也就越高。在傳統(tǒng)的成本管理模式下，成本數(shù)據(jù)的收集、處理、分析和傳達(dá)都需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，時(shí)效性差、準(zhǔn)確性低。采用基于RPA 的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)后，共享中心就是企業(yè)的數(shù)據(jù)中心，與成本相關(guān)的數(shù)據(jù)能在第一時(shí)間傳輸至共享平臺(tái)的數(shù)據(jù)中心，對(duì)收入類、成本類、費(fèi)用報(bào)銷類、資金類、資產(chǎn)類、預(yù)算類等各類數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一整合后，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行匯總處理，最大程度上減少了成本信息在各個(gè)環(huán)節(jié)之間傳遞的時(shí)間，能夠使中小企業(yè)快速根據(jù)成本信息對(duì)市場(chǎng)變化進(jìn)行預(yù)測(cè)，進(jìn)一步調(diào)整成本預(yù)算等信息，從而高效率推進(jìn)成本管理。

4.5 分解細(xì)化崗位，實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)

中小企業(yè)的生產(chǎn)能力較低、經(jīng)營(yíng)規(guī)模偏小，導(dǎo)致部分固定成本可分?jǐn)偟漠a(chǎn)品數(shù)量較少，因此，綜合計(jì)算后其產(chǎn)品的單位成本就會(huì)偏高。企業(yè)通過分析產(chǎn)品的單位成本與業(yè)務(wù)規(guī)模之間的變動(dòng)關(guān)系后，能夠獲得最佳臨界值，可以通過擴(kuò)大規(guī)模的方式實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益。而規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)要在擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)規(guī)模的基礎(chǔ)上同步減少生產(chǎn)成本，基于RPA 的財(cái)務(wù)共享模式可以滿足這一需求。財(cái)務(wù)共享模式下，將企業(yè)的工作崗位盡可能進(jìn)行細(xì)化分解，分門別類進(jìn)行整理，將重復(fù)度高、執(zhí)行操作單一的工作列為一類，此類工作不需要過于專業(yè)化的技能，可以依靠財(cái)務(wù)共享平臺(tái)統(tǒng)一完成，通過批量處理實(shí)現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)。

5 結(jié)語

綜上所述，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下，通過建立基于RPA的財(cái)務(wù)共享模式，能夠幫助企業(yè)建立龐大的成本數(shù)據(jù)庫，準(zhǔn)確把握成本數(shù)據(jù)，提高成本管理的效率和質(zhì)量，從而優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)工作。中小企業(yè)通過財(cái)務(wù)共享模式實(shí)現(xiàn)成本管理的優(yōu)化，主要從以下5 方面入手：一是要增強(qiáng)成本核算意識(shí)，更新管理模式；二是要優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；三是要重塑業(yè)務(wù)流程，提高管理效率；四是要加速信息流通，高效推進(jìn)管理；五是要分解細(xì)化崗位，實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)。中小企業(yè)需要將成本管理環(huán)節(jié)放在企業(yè)發(fā)展的整體價(jià)值循環(huán)中來考慮，只有從制度、人力資源、業(yè)務(wù)流程等多方面為財(cái)務(wù)共享模式提供保障，才能有效管理企業(yè)成本，實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。