高校檔案數字化外包服務及風險防控

王冬梅

摘 要：在信息技術以及互聯網技術的快速發展背景下，我國也已經迎來了數字化時代，各行各業以及社會發展都在不斷變革。在電子文件的快速發展下，各行業在開展檔案管理工作時也都實現了數字化管理，現如今高校檔案管理工作也開始朝著數字化管理模式發展，檔案數字化外包服務現在已經成為新的發展趨勢。但是高校檔案數字化外包服務開展過程中在為高校帶來便利的同時也會帶來一定的風險隱患，影響到高校檔案管理工作的開展。基于此，文中對高校檔案數字化外包服務及風險防控進行了分析。

關鍵詞：高校；檔案數字化；服務外包；風險防控

引言

高校檔案數字化外包服務的應用能夠幫助高校提高自身檔案管理的工作效率以及檔案的利用率，還可實現對高校館藏檔案管理資源的優化。通過檔案數字化外包服務可以將高校中大量的紙質檔案信息轉變為電子檔案，但是數字化外包服務應用中存在一定的檔案管理風險，在此情況下應加強對外包服務中風險防控工作進行重視，降低檔案管理風險的發生概率，使得高校中的檔案信息可以得到保密，避免檔案數字化外包服務風險的發生概率。

1 高校檔案數字化外包的現實意義

1.1 優化高校檔案管理資源

結合實際情況來看，當前高校中的檔案信息越來越多，檔案管理工作開展中缺乏人力、物力等資源的支持，在此現象下高校檔案管理工作開展效率一直無法得到明顯提升。高校檔案管理中包含有全校師生以及高校建立以來的所有檔案信息，這些檔案信息量十分之多，同時檔案也較為復雜，傳統的檔案管理模式使得檔案管理水平一直無法得到提高。在信息技術的快速發展下，高校檔案數量更是與日俱增。現如今高校檔案管理工作開展中檔案管理資源主要集中在檔案核心業務，一些專業數字化管理中的掃描以及質檢等管理內容還需要投入大量的人力以及物力。在此情況下高校檔案數字化轉換的緊迫性以及檔案管理資源的有效性兩者之間存在較大的矛盾，因此需要將高校檔案數字化業務外包給第三方機構[1]。第三方外包機構具有專業的檔案數字化轉換技術，能夠快速有效地幫助高校對高校檔案實現數字化檔案的轉變，使得高校數字化檔案管理水平可以得到有效改善，同時高校檔案管理中的人力、物力也能夠投入到核心業務中，提高高校檔案管理的整體效率，同時還可為高校內部師生以及相關教育管理者提供更為優質的檔案服務，使得高校檔案管理工作可以實現有序開展。

1.2 提高檔案管理利用效率

近年來，高校規模在不斷擴大，招生人數越來越多，在此情況下高校檔案館中的檔案數量也在不斷增加，使得檔案管理工作量也在不斷增加。檔案數字化管理模式的應用可以提高檔案管理效率，但是需要先將紙質檔案、聲像檔案以及實物檔案等檔案資源進行檔案數字化加工，通過相關技術還可將一些非結構化檔案信息中的數據轉變為結構性的數據，使得計算機檔案管理系統能夠對檔案信息進行識別。在對檔案進行查詢或者調閱時，直接通過關鍵詞搜索就能夠直接搜索出相對應的檔案信息，在此情況下可提高高校檔案的利用率。高校檔案館中的檔案信息數量巨大，若全部開展數字化加工需要耗費大量的人力與物力，同時技術人員還應具備較強的轉換技術，這些都是高校所需考慮的問題。但是通過外包的形式可以避免對專業人員的聘用以及設備的采購，還可緩解高校檔案管理人員的工作量[2]，降低高校資源浪費的同時完善現有的管理方式，使得高校檔案服務質量可以得到明顯提升。

2 高校檔案數字化外包服務風險類型

2.1 實體檔案管理安全風險

高校檔案加工對場地有著較高要求，加工環節眾多。在交接檔案時若出現手續不齊全，或者交接數量不清晰后，往往會誘發檔案排序不當、實體檔案丟失等眾多問題，加大實體檔案安全管理難度。為此，需關注檔案安全管理，有序安排檔案拆卷、閱覽等具體操作，并及時做好拆后的檔案編頁工作。在完成檔案信息掃描后，需及時進行裝訂工作。此間極易出現順序錯亂，重新打孔裝訂等眾多問題。因數字化會涉及諸多環節，為提高工作效率以及保證工作質量，需要在結束上一個工作環節后及時進入下一個環節。此間，極易出現檔案無序堆放等問題，再次加大了安全隱患。此外，在外包檔案數字化工作時，會與外包公司間簽訂合同，并將檔案掃描數量作為支付服務費用的重要依據。而外包服務公司為減少成本，增加效益，過于追求檔案掃描數量，忽視了檔案質量。加之，年代久遠的檔案或紙張存在資料缺失或者損壞等不同問題，或者監管工作、溝通效率機制不健全等，再次加大了檔案數字化管理中的安全隱患。

2.2 檔案數據信息維護風險

數字化服務工作具有較強的專業性。高校現行的檔案管理部門缺乏專業化的設備或者高素養專業人才，不利于精準判斷檔案數字化質量。即便高校進行了質量檢驗，但多采用抽檢方式，不利于全面了解數字化檔案的質量。高校與外包服務公司之間的溝通機制不暢通，無法及時交換意見，降低了數字化外包質量。高校在與外包公司建立合作關系，會簽訂數字化服務、外包合同、保密協議等，強化對外包公司的監督與管理，嚴格要求外包服務公司有效遵循各項制度規范與條款內容，保質保量地完成檔案數字化工作。在實際操作中，外包公司為追求最大經濟效益，未充分關注數字化加工質量，導致高校檔案管理部門接收到的加工質量得不到強有力保障。從高校檔案管理實踐來看，部分檔案管理人員將工作重點放在后期管理上。花費充分的時間與精力去了解檔案數字化外包服務方面的業務，導致其無法獨立高效地完成檔案維護工作。即便其接受了相應培訓，但仍難以短時內掌握豐富的后期檔案數字化加工維護技術，進一步降低了數字化加工成果維管成效。

2.3 服務外包人員不當操作風險

為提高檔案安全性，國家對檔案管理進行統一化規定，需相關行政管理部門依據相應規范，認真對待涉密檔案篩選、鑒定與銷毀等方面的工作，并做好檔案監督與管理，防止信息泄露。但從實際操作規范來看，部分高校檔案管理人員并未將工作重點放在實體檔案、加工現場與人員，在檔案數據信息安全方面，或者因缺乏責任意識導致檔案信息缺乏全面性，甚至未及時進行涉密文件校對、去污工作。

2.4 數字化加工技術及設備風險

高校館藏檔案數字化加工工作多會以外包形式發放給外包服務公司，會涉及招標環節，部分高校過于注重外包公司加工速度、加工設備先進性、設備數量，而未全面了解外包人員專業素養，導致數字化加工成效受到影響。與此同時，在檔案數字化轉換過程中，因檔案信息安全保密工作跟不上，降低了信息安全度。或者，部分高校檔案管理部門無法及時、高效獲取服務單位技術與服務支持，以及內部缺乏技術人員等，拖慢了網絡信息安全管理工作進度。

2.5 檔案數據信息管理安全風險

高校檔案數字化服務外包過程涉及環節、設備及人員較多等因素，極有可能造成泄密的風險。在實際工作中檔案數字化的加工范圍很難界定，會將某些涉密的檔案信息交接給外包公司進行處理，即便高校與外包公司之間簽訂安全保密協議，但在數字化加工過程中還是存在泄密的風險。數字化加工環節多也增加泄密的風險，在加工過程中，往往會涉及檔案整理、圖像處理、檔案裝訂以及數字化成果備份等多個環節，一旦某個環節疏忽，都會造成信息泄密的風險。隨著科技的不斷進步，加劇檔案信息泄密的風險，外包公司在檔案數字化加工完成后如不及時進行數據刪除，檔案數據可以被拷貝、更改、遷移到別的地方而不留痕跡。因此，保證檔案信息的安全至關重要。

3 高校檔案數字化外包服務風險防范策略

3.1 明確高校檔案數字化外包服務范圍

根據高校檔案管理實際現狀可以看出，高校需要實現檔案數字化的加工，檔案管理效率可以得到明顯提升。在此情況下高校就需選擇檔案數字化外包服務。但是外包服務在應用中容易為高校檔案管理帶來風險隱患，因此應加強對外包服務風險隱患的防控，這就需要高校對檔案數字化外包服務的范圍進行明確，避免出現檔案信息安全風險。在檔案數字化加工前，應將檔案分為涉密檔案以及非涉密檔案兩種，針對涉密檔案在加工過程中需要做好保密工作，高校應與第三方外包機構簽訂檔案數字化加工的合同，同時雙方還應簽訂保密協議，在此情況下對第三方外包機構自身所應履行的責任以及義務進行明確。在對涉密檔案開展數字化加工時，應對單機存儲模式進行應用，同時還應對查詢權限范圍進行制定，涉密檔案信息內容不可在網絡中進行傳播[3]。在對不涉密檔案開展數字化加工時，也需要同涉密檔案外包時一樣簽訂數字化加工合同以及安全保密協議，之后再對高校檔案信息開展階段性的加工。在數字化加工過程中，應根據高校檔案管理實際情況先對重要且查閱頻繁的檔案開展數字化加工，按照檔案的重要性以及查閱的頻率對檔案信息進行加工。通過保密協議以及數字化加工合同的簽訂，能夠有效避免第三方外包機構泄露高校檔案信息，降低檔案信息安全風險隱患的發生。在高校檔案數字化加工結束后，高校就可實現數字化檔案管理，同時還可推動高校檔案信息化建設的有效開展。

3.2 加強對第三方外包服務機構的監督管理

在數字化時代背景下，各行各業檔案管理也都已經開始實現檔案數字化管理，使得檔案數字化加工行業實現了快速發展。在當前市場中出現了越來越多的第三方外包服務機構對企業以及高校等地方提供檔案數字化外包服務。但是大多數機構的起步時間較晚，技術水平也不一定成熟，管理體系也不完善。還有部分機構缺乏相關資質證書，將會導致高校檔案面臨風險隱患。首先，需要對機構的相關資質進行核對，選擇相關資質齊全的外包機構，同時機構的營業范圍需要包含有檔案管理、數字化加工以及數據處理等服務內容。還應對外包機構所需具備的證書進行核對，在確保第三方外包機構資質滿足要求后才可開展后續合作。其次，高校還應對第三方外包機構中工作人員的技術水平以及機構信譽等內容考察，確保機構的綜合實力較強[4]。高校在與第三方外包機構達成合作時，還應根據相關工作規范要求對安全保密協議進行簽訂，使其雙方可以對自身職責與義務進行明確。高校檔案數字化工作開展中，外包機構中的工作人員應主動配合相關工作的開展，在此過程中高校檔案管理人員還應外包機構工作人員進行監督管理，確保檔案數字化加工中信息的安全性，降低風險隱患的發生。最后，高校還應與第三方外包機構建立良好的溝通機制，溝通平臺的構建能夠提高高校與外包機構之間的溝通效率，高校可以將檔案數字化加工的范圍快速?告知外包機構，雙方還可對檔案數字化安全管理的制度以及措施有全面的了解，避免雙方在檔案數字化加工過程中出現信息泄露等問題的出現，提高高校檔案信息的安全性。

3.3 考察與評估第三方外包服務機構

高校在選擇數字化外包服務機構時，需要對相關機構嚴格進行考察和評估工作，選擇有資質、信譽良好的服務機構。通過查閱其業績和客戶評價等方式對外包服務機構進行評估。還應該與服務機構簽訂嚴格的保密協議，明確雙方的權利和義務，確保檔案信息不會被泄露。在數字化外包過程中，也應加強對檔案信息的監管和管理。通過建立專門的檔案數字化管理團隊，負責監督外包服務的實施情況，確保數字化過程的合規性和安全性。亦可加強對檔案數據的備份和存儲，確保即使出現意外情況，檔案信息也能夠得到及時恢復。

3.4 加大數字化成果安全管理力度

為保障數字化檔案安全，高校都會從數字化服務承包商處獲得自動化設備支持。然而專業設備價格不菲，單純的為完成數字化掃描而去采購現代化設備，會大幅度增加辦公成本，不符合高校檔案數字化工作需求。從現實層面來看，檔案數字化外包服務包含了外包公司提供的軟硬件設備。學校檔案管理部門需要做好定期維管工作，及時檢查設備性能，確保設備安全穩定運行。高校檔案管理部門需要及時采用加密局域網禁用無線設備等多樣化的安全管理手段，防止數字化成果被非法運用。在完成數字化加工后，在保證數據安全的基礎上，需要及時搬離設備。此外，高校需動態關注數字化服務機構工作安全性與規范性，確保外包服務公司從根源處優化檔案數字化成果。

結語

綜上所述，高校檔案數量不斷提升使得檔案管理工作量越來越大，所耗費的人力、物力越來越多。為了提高檔案管理效率，可以對檔案數字化管理進行應用，但是需要先實現檔案數字化加工。高校可與第三方外包機構進行合作實現檔案數字化，但是在此過程中也存在一定的風險隱患，高校應加強對風險隱患的防控，確保高校檔案信息的安全性。

參考文獻

[1]李愛華.高校檔案數字化服務外包風險與防范策略[J].河南廣播電視大學學報，2020，33（04）：91-93+107.

[2]李錦華.高等院校檔案數字化外包風險防范對策研究[J].蘭臺世界，2020（09）：89-91.

[3]張忠良.淺談高校控制檔案數字化服務外包安全風險的措施[J].檔案管理，2020（04）：121+123.

[4]劉秋華.淺談高校館藏檔案數字化服務外包——以武漢大學為例[J].蘭臺世界，2020（01）：52-54.

（作者單位：吉林藝術學院）