檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用

摘 要：當前，隨著數字化技術的不斷發展和應用，檔案數字化管理已經逐漸應用在各個行業領域，包括醫院檔案管理。現代醫院事業的發展已經有了極大的進步，醫學技術水平不斷提升，醫療藥物以及醫療設備設施的投入等，需要做好相應的檔案管理，才能夠保障醫院在市場中的競爭地位，醫院檔案管理也逐漸受到人們的重視。醫院要想做好檔案管理，需要利用現代化的檔案數字化管理手段，提高檔案工作效率，完善檔案信息。因此，文章對檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用展開分析研究，從而提高醫院檔案管理工作效率，促進醫院的可持續發展。

關鍵詞：數字化管理；醫院；檔案管理

中圖分類號：R197.3；G270.7文獻標識碼：A

引言

隨著網絡及電子計算機技術的發展，醫院檔案管理面臨著變革。傳統檔案管理急需轉變為數字化管理，從而適應當前信息化發展要求。通過對檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用展開深入研究，可以為醫院檔案管理的改進和優化提供理論和實踐依據。同時，將有助于推動醫院檔案管理的現代化進程，提升醫院檔案管理的水平和質量，為醫院提供更好的服務和支持。通過探討數字化管理與傳統管理的異同，分析了檔案數字化管理在醫院檔案管理中的重要作用，并對當前檔案數字化管理在醫院檔案管理中存在的問題展開分析，提出了醫院檔案數字化管理的相關措施，為促進醫院檔案數字化管理提供可行的途徑。

一、數字化管理與傳統管理的異同

1.數字化管理與傳統管理的差異

建設數字檔案室是檔案工作適應時代發展的現實需要，也是必然趨勢，不僅可以提高檔案的服務能力，還能夠提升醫院的檔案管理水平。以時間為界限來分析，數字化管理是醫院傳統檔案管理的前進發展階段，傳統管理是檔案數字化管理的前提基礎，數字化管理可以讓檔案管理更加先進、方便、高效；從位置空間來講，實現數字化管理在管理和利用上都不限于上班時間和特定場所，傳統管理則需要在特定的辦公場所，經管理人員審批后才可以利用。檔案數字化管理是醫院傳統檔案管理的一次技術、觀念革新，數字化管理是傳統檔案管理的未來形勢，利用網絡和計算機改革現行管理模式，改善傳統檔案管理中存在的缺點及弊端，實現現代化管理。

2.數字化管理與傳統管理的相同點

無論是數字化檔案管理還是傳統檔案管理，其目的都是為了更好地保管、保護、利用和共享檔案信息。兩者都是為了確保檔案信息的真實、準確、完整和安全，以便在需要時能夠提供有效的支持和依據。兩者都需要遵守相關的規章制度，如《檔案法》《檔案保護法》《檔案保密法》等，以防止檔案信息被濫用或被泄露。兩者都對檔案管理人員的素質有較高的要求。檔案管理人員需要具備一定的檔案管理知識、技能和經驗，以便能夠有效開展檔案管理和利用。

二、檔案數字化管理在醫院檔案管理中的重要作用

醫院檔案作為醫院的寶貴財富，在醫院的各個方面發揮著至關重要的作用，具體體現在以下幾個方面：

1.提高檔案管理效率

通過電子化處理和存儲大量的醫院檔案信息，數字化管理可以極大地簡化檔案檢索、傳遞和共享流程。以往紙質檔案的煩瑣工作流程，如翻閱、查找和復印等，現在可以通過電子界面快速搜索和獲取所需檔案信息。數字化管理使得檔案信息的獲取更加便捷的同時，還減少了人力資源的浪費，提高了工作效率。這種管理方式尤其適用于醫院這樣的大型機構，需要處理大量檔案信息的情況。

2.加強檔案數據安全

數字化管理可以設立權限限制，只有授權人員才能訪問和修改檔案信息。這種權限控制機制可以有效減少檔案被非授權人員盜竊、破壞或丟失的風險。此外，數字化檔案還可以實行多重備份和實時備份，進一步保障了檔案信息的安全可靠性。在數據安全日益重要的今天，這種管理方式增強了醫院檔案的安全性。

3.空間和成本節約

數字化檔案不再需要大量的物理空間實行存儲，解決了紙質檔案占地面積大的問題。數字化檔案管理還簡化了檔案管理流程，減少了打印和復印等傳統紙質檔案管理所需的耗材成本。這些優勢使得醫院可以將更多的資源和資金用于提高醫療質量和醫療服務，從而實現更好的經濟效益和社會效益。

4.改善醫療質量和管理

數字化檔案提供了詳盡、準確的患者病歷和治療記錄，為醫療機構實行質量評估和醫療事故調查提供了重要依據。通過對檔案中的數據展開統計和分析，醫療機構可以及時發現問題，提高醫療服務質量，并為科學決策提供依據。此外，數字化檔案管理還有助于醫療機構實現信息共享和協同工作，提高整體的管理水平和效率。

總的來說，檔案數字化管理在醫院檔案管理中具有重要作用，可以提高檔案管理效率、加強數據安全、節約空間和成本、改善醫療質量和管理，不僅是醫院檔案管理現代化、信息化發展的必然趨勢，還是醫療機構實現科學決策和精細化管理的必要手段。

三、當前檔案數字化管理在醫院檔案管理中存在的問題

1.高成本投入

數字化檔案管理在醫院檔案管理中的實施需要一定的資金投入，包括購買和維護專用的硬件設備設施、軟件系統以及開展培訓和技術支持。這些投入可能對醫院的財務造成一定壓力，尤其是對于小型醫院來說。醫院需要考慮數字化檔案管理系統的成本，包括硬件設備設施、軟件系統、數據存儲以及網絡安全等方面的費用。此外，醫院還需要考慮人員培訓和技術支持的費用，以確保數字化檔案管理系統的正常運行和維護。這些投入對于醫院來說可能需要長期的投入和持續的維護，因此，醫院需要充分考慮這些因素，并做好相應的財務規劃和預算。

2.管理人員素質不高

人是檔案事業發展的根本依靠，也是決定檔案管理水平的第一位因素。目前，醫院的檔案數字化管理任務是由傳統檔案管理人員兼負，這部分人員只熟悉傳統檔案管理模式，而缺乏數字化管理知識和操作技能，無論在知識結構、業務能力、解決處理問題能力等方面都不同程度存在或多或少的欠缺，未能適應檔案數字化管理業務的開展，影響數字化檔案管理工作的實施與開展。

3.缺乏統一的管理制度

在實際操作中，由于醫院各部門之間缺乏良好的溝通和協作，常常導致檔案資料重復或者利用率較低的現象，對醫院檔案的穩定性產生一定的影響，并可能導致醫院檔案數據被泄露，最終對檔案的安全性能造成嚴重的影響。不同醫院或部門之間可能使用不同的數字檔案系統和數據格式，也會導致檔案的共享和整合存在一定的困難。

4.數據安全和隱私保護問題

醫院檔案管理存在一些數據安全與隱私保護問題，可能會影響患者信息的安全和隱私。醫院檔案管理中，患者信息通常包含在檔案中，如果檔案管理系統存在安全漏洞或未經授權的訪問，患者信息可能被泄露，對患者造成嚴重后果。一些醫院檔案管理系統可能沒有實施數據加密，可能會導致患者信息在傳輸過程中被截獲。此外，病毒或惡意軟件等也可能會攻擊檔案管理系統，導致數據損壞或丟失。

四、醫院檔案數字化管理問題的解決措施

1.加大資金投入

醫院檔案數字化管理的資金投入是確保數字化檔案系統高效、安全運行的基礎。醫院需要在預算中合理規劃并適當增加對數字化檔案管理的資金投入，以推進數字化檔案管理的發展，提高工作效率和信息安全性。首先，硬件設備設施升級是數字化檔案管理的基礎，醫院需要投資購買高性能的服務器、存儲設備和計算機等，以支持大規模檔案數據的存儲和處理。同時，醫院還需要定期對硬件設備設施實行維護和更新，確保系統的穩定性和正常運行；其次，軟件系統采購和維護也是數字化檔案管理所必需的。醫院需要選擇適合自己需求的檔案管理系統，包括購買相應的授權、訂閱服務或合作開發等。同時，醫院需投入資金對系統實施全面維護，包括更新版本、修復漏洞、保持與相關系統的兼容性等，以確保檔案管理系統始終處于一個高效、安全的狀態。此外，培訓和技術支持也是非常必要的。醫院應投入資金為檔案管理人員提供培訓課程，使其掌握數字化檔案管理的技術和操作方法。同時，醫院需要與軟件供應商建立良好的合作關系，確保及時獲得技術支持和維修服務，以便在出現問題時能及時響應和解決；最后，建立風險預防機制也需要資金投入。醫院需要投入資金來購買高效的防火墻、安全軟件和監控系統，以保護檔案系統的安全。此外，還需定期開展安全檢測和評估，投入資金來改進和加固系統的安全性，防止黑客入侵和信息被泄露等風險。

2.全面提高檔案管理人員素質

提升醫院檔案數字化管理人員的素質是非常重要的，因為他們是數字化檔案管理系統的主要使用者和管理者，其素質直接影響數字化檔案管理的質量和效率。醫院可以定期組織數字化檔案管理培訓，包括內部培訓、外部培訓和在線培訓等形式。培訓內容可以包括數字化檔案管理的理論知識、操作技巧、數據安全和隱私保護等方面。通過不斷提升知識和技能，管理人員可以適應新技術的發展和應用，提高數字化檔案管理的質量和效率。還可以選擇具有良好口碑和行業影響力的數字化檔案管理系統，并通過培訓和指導來幫助管理人員熟練使用系統。醫院在招聘數字化檔案管理人員時，可以注重候選人的專業背景和經驗。擁有數字化檔案管理或相關領域經驗的人員可以更快地適應數字化檔案管理工作，并提供專業知識和技能。此外，醫院還可以通過組織面試或測試來評估候選人的數字化檔案管理能力。醫院可以建立激勵機制，鼓勵管理人員學習和提高自己的技能。例如，醫院可以提供培訓費用補貼或獎勵，給予晉升機會或增加薪酬等激勵措施，以激發管理人員的學習熱情并提高他們的專業素質，不僅能夠引導管理人員持續自我提升，還增加了其數字化檔案管理中的積極性和主動性。醫院可以通過引入先進的管理理念和技術，提升數字化檔案管理團隊的素質，為醫院提供更專業、安全和高效的數字化檔案管理服務，進而提高醫院整體的信息化水平和服務質量。

3.建立統一的醫院檔案數字化管理制度

通過統一的數字化檔案管理規章制度，規定各部門在數字化檔案管理中的職責和權限，明確各個崗位的責任界定、分工以及數字化檔案的收集、整理、存儲、傳輸和使用等方面的操作流程，確保數據的有效交流和利用。醫院應制定統一的數據標準和格式，包括電子檔案的存儲格式、數據交換格式和數據接口標準等。另外，制定數據共享策略，及時與醫院信息有效對接，并實現信息資源共享。明確哪些檔案數據可以共享，包括但不限于患者信息、醫療記錄、診斷信息、治療方案等。確定共享給哪些部門或人員，如其他科室、醫院、科研機構以及患者家屬等。醫院應根據自身需求選擇合適的檔案管理系統，確保系統能夠滿足數字化檔案管理的各種需求，如數據存儲、檢索、備份、權限管理等。醫院還應建立重要的檔案管理體系，根據國家的發展政策，并針對現代醫院在市場的發展情況，建立具備個性化、穩定的檔案管理體系，并做到責任到人，使醫院檔案管理者能夠重視檔案管理，并積極開展醫院檔案數字化管理。

4.加強數據安全與隱私保護管理

醫院需要制定嚴格的安全管理制度，規范檔案的收集、存儲、傳輸和使用。包括制定數據收集和存儲的規范、設定數據傳輸和使用權限、定期審查和更新管理制度、建立應急響應機制等。醫院應選擇具有安全認證和可靠技術的檔案管理系統，確保系統的安全性，對于敏感數據采用加密技術處理，包括對數據在傳輸過程中的加密、解密以及在存儲時的加密存儲，加密技術可以有效防止未經授權的訪問，確保數據的安全性和保密性。醫院將根據數據的重要性和敏感性選擇適當的加密算法，并定期實行密鑰更新，以確保加密持續有效。醫院還應對檔案管理系統實施嚴格的訪問控制機制。首先，系統將根據用戶角色和權限實行身份驗證，確保只有授權人員能夠訪問和操作數據。其次，訪問控制機制還包括審計跟蹤和日志記錄，以便于跟蹤和調查任何可能的不當訪問行為。最后，采用多層次的安全策略，如基于角色的訪問控制、數據分類和標記等，以確保數據的安全性。為了確保數據的安全性和完整性，還應對數據定期備份，備份數據將存儲在安全的數據中心或云存儲服務中，以防止數據丟失或損壞。備份周期將根據數據的敏感性和重要程度來確定，并定期測試以確保備份的可用性和恢復能力。醫院還應考慮使用災難恢復策略，以便在發生意外事件時能夠迅速恢復數據，減少損失。通過以上措施，醫院可以加強對檔案數字化管理的數據安全與隱私保護管理，確保患者信息的安全和隱私。

五、結論

檔案數字化管理在醫院檔案管理的應用已經成為發展趨勢，數字化檔案管理方式不僅能夠提升醫院檔案管理人員的專業水平，還能夠提升工作效率，確保檔案信息的完整性，節省了檔案信息的查詢時間，加強了對數據安全的保護，改善了醫療質量和管理。在數字化檔案管理的應用下，工作人員的管理水平以及綜合素質也得到了全面提升，對促進醫院在市場的競爭力具有一定的重要性。數字化有效實行是一個漫長的過程，需要所有人員共同努力。所以，應加大對醫院檔案數字化管理的資金投入，全面提高檔案管理人員的綜合素質，建立統一的醫院檔案數字化管理制度，加強數據安全與隱私保護管理，提高醫院檔案管理的工作效率。

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（作者單位：菏澤市第二人民醫院）

作者簡介：王哲（1984—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。