城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對(duì)應(yīng)方法分析

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和城市化進(jìn)程的加速，城建檔案電子文件歸檔工作面臨著越來(lái)越多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。電子文件歸檔作為一種新型的檔案管理模式，具有高效、便捷、環(huán)保等優(yōu)勢(shì)，但也存在著一些制約因素，如失真風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)章制度不完善、人員等方面的問(wèn)題。對(duì)此，本研究結(jié)合實(shí)踐工作，提出了有效的應(yīng)對(duì)方法，僅供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案；電子文件；歸檔；制約因素；應(yīng)對(duì)方法

中圖分類(lèi)號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著城市化進(jìn)程的加快，城市建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量和規(guī)模不斷增大，產(chǎn)生了大量的電子文件，需要有效管理和歸檔，以確保城市建設(shè)信息能夠長(zhǎng)期保存和高效利用。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子文件具有易修改、易復(fù)制、易傳播等特點(diǎn)，給檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。如何確保電子文件的完整性、真實(shí)性、可靠性和安全性，是城建檔案電子文件歸檔需要解決的問(wèn)題。對(duì)此，深入分析與研究城建檔案電子文件歸檔的制約因素和對(duì)應(yīng)方法尤為必要，以此來(lái)更好地指導(dǎo)我國(guó)城建檔案電子文件歸檔工作。

一、城建檔案電子文件歸檔的意義分析

1.提高歸檔效率

電子文件歸檔系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)文件的批量處理、自動(dòng)整理和快速檢索，大幅提高了城建檔案的歸檔效率。相比傳統(tǒng)的手工操作，電子文件歸檔能夠減少人力資源的浪費(fèi)，縮短歸檔周期，更好地滿(mǎn)足城市建設(shè)快速發(fā)展的需求。

2.方便信息查詢(xún)

電子文件歸檔系統(tǒng)具有強(qiáng)大的信息查詢(xún)功能，可以快速、準(zhǔn)確地找到所需文件。通過(guò)關(guān)鍵詞、日期、主題等搜索條件，可以輕松地查詢(xún)到所需信息，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供更加便捷的服務(wù)。

3.提升檔案管理水平

電子文件歸檔系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可靠性。同時(shí)，電子文件歸檔系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新檔案信息，為城市建設(shè)和管理的決策提供更加準(zhǔn)確、全面的信息支持。

4.促進(jìn)信息資源共享

電子文件歸檔系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息的共享和交換，促進(jìn)城市各部門(mén)之間的信息交流和協(xié)同工作。通過(guò)電子文件歸檔系統(tǒng)，不同部門(mén)可以方便地共享城市建設(shè)相關(guān)信息，提高城市管理的整體水平。

5.降低檔案管理成本

電子文件歸檔系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化存儲(chǔ)和管理，減少紙質(zhì)檔案的打印、存儲(chǔ)和管理成本。同時(shí)，電子文件歸檔系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，減少人力資源的投入，進(jìn)一步降低檔案管理成本。

二、城建檔案電子文件歸檔的制約因素

1.重視程度不足

主要體現(xiàn)在工作人員沒(méi)有正確、清楚地認(rèn)識(shí)文件歸檔的具體范圍，無(wú)法準(zhǔn)確判定文件的歸檔程序，導(dǎo)致許多電子文件無(wú)法及時(shí)歸檔或者存在遺漏。此外，工作人員不具備相應(yīng)的綜合素養(yǎng)，遇到問(wèn)題時(shí)無(wú)法采取有效的措施處理。還有工作人員沒(méi)有樹(shù)立起高度的責(zé)任意識(shí)，一旦出現(xiàn)工作崗位的調(diào)動(dòng)，無(wú)法準(zhǔn)確及時(shí)地將相關(guān)工作有效轉(zhuǎn)接，最終導(dǎo)致整體工作質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，給城建檔案的管理工作帶來(lái)負(fù)面影響。

2.規(guī)章制度不健全

在對(duì)城建檔案的電子文件歸檔時(shí)，主要工作目標(biāo)是分離實(shí)體和信息兩個(gè)部分。然而，由于我國(guó)在對(duì)城建檔案電子文件檔案管理方面，仍未有規(guī)范化的規(guī)章制度，因此，當(dāng)文件出現(xiàn)損壞后，難以界定文件的價(jià)值。同時(shí)，制度內(nèi)容與城建檔案管理存在一定的差距。通常，城建檔案管理制度應(yīng)與電子文件歸檔的實(shí)際需求相匹配，但在一些情況下，制度內(nèi)容可能過(guò)于籠統(tǒng)，沒(méi)有充分考慮到電子文件的特點(diǎn)和需求，可能導(dǎo)致在電子文件歸檔過(guò)程中出現(xiàn)操作上的困惑或混亂，影響歸檔工作的效率和準(zhǔn)確性。另外，缺乏對(duì)城建電子文件歸檔制度的解讀，使一些部門(mén)對(duì)政策和術(shù)語(yǔ)的理解上有一些誤差。這種情況可能會(huì)引發(fā)一系列問(wèn)題，如相關(guān)部門(mén)可能無(wú)法準(zhǔn)確理解電子文件歸檔的具體要求和方法，導(dǎo)致在實(shí)際操作中出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏；又如因?yàn)閷?duì)政策的誤解，某些部門(mén)可能無(wú)法有效地將電子文件分類(lèi)、保存和管理，導(dǎo)致電子文件的完整性和可追溯性受到影響。

3.存在失真風(fēng)險(xiǎn)

在城建檔案電子文件歸檔的制約因素中，城建檔案電子文件存在失真風(fēng)險(xiǎn)是一個(gè)重要的問(wèn)題，主要是因?yàn)樵陔娮游募诖鎯?chǔ)、傳輸和使用過(guò)程中，可能會(huì)因?yàn)楦鞣N原因，如技術(shù)故障、病毒感染、非法訪(fǎng)問(wèn)等導(dǎo)致文件內(nèi)容的改變或丟失，從而造成文件失真。這種失真風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)影響到電子文件的真實(shí)性和可靠性，使其無(wú)法準(zhǔn)確反映城建項(xiàng)目的實(shí)際情況。

4.基于互聯(lián)網(wǎng)的信息資源融合力度不夠

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，城建檔案館應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)跨界融合、資源共享，將城建檔案館與相關(guān)機(jī)構(gòu)互聯(lián)互通，加強(qiáng)檔案管理的協(xié)同合作。然而，現(xiàn)實(shí)情況是這方面的資源融合力度還不夠。首先，缺乏統(tǒng)一的信息資源整合平臺(tái)。城建檔案涉及的信息資源種類(lèi)繁多，包括文字、圖片、視頻、音頻等多種形式。然而，目前很多城建檔案館缺乏統(tǒng)一的信息資源整合平臺(tái)，導(dǎo)致不同類(lèi)型的信息資源無(wú)法有效整合和管理，給電子文件歸檔工作帶來(lái)了一定的困難；其次，信息資源共享意識(shí)不足。城建檔案館之間的信息共享意識(shí)不足，導(dǎo)致很多有價(jià)值的電子文件無(wú)法在各館之間有效流通和利用，不僅影響電子文件歸檔的效率，還制約了城建檔案管理水平的提高。

5.缺乏復(fù)合型人才

缺乏復(fù)合型人才是制約城建檔案電子文件歸檔工作開(kāi)展的一個(gè)重要因素。隨著城建檔案管理的不斷發(fā)展和進(jìn)步，電子文件歸檔成為越來(lái)越重要的工作。然而，目前許多城建檔案館缺乏具備相關(guān)技術(shù)和知識(shí)的復(fù)合型人才，使得電子文件歸檔工作開(kāi)展受到了很大的限制。

三、城建檔案電子文件歸檔優(yōu)化措施

1.加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的重視

首先，增強(qiáng)意識(shí)。增強(qiáng)所有涉及城建檔案電子文件管理人員的歸檔意識(shí)，使其清楚地理解電子文件歸檔的重要性以及他們的角色和責(zé)任。通過(guò)教育和培訓(xùn)，使員工了解電子文件歸檔不僅是對(duì)檔案的整理和保存，還是對(duì)城市建設(shè)和發(fā)展的記錄和見(jiàn)證；其次，提高領(lǐng)導(dǎo)層的參與度。領(lǐng)導(dǎo)層的參與和重視是推動(dòng)城建檔案電子文件歸檔工作的關(guān)鍵。他們需充分了解電子文件歸檔的重要性，并制定相應(yīng)的政策和策略來(lái)支持這項(xiàng)工作。并且，領(lǐng)導(dǎo)層還需要對(duì)電子文件歸檔工作的進(jìn)展實(shí)施定期評(píng)估和監(jiān)督，以確保工作順利開(kāi)展；最后，建立激勵(lì)機(jī)制。為了更好地加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的重視，建立激勵(lì)機(jī)制也是必要的，包括對(duì)在電子文件歸檔工作中表現(xiàn)出色的人員獎(jiǎng)勵(lì)或表彰，以此提高員工對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度。

2.構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化城建檔案文件歸檔體系

標(biāo)準(zhǔn)化是構(gòu)建城建電子檔案文件歸檔體系的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案文件歸檔體系可以提高工作效率，減少錯(cuò)誤，保證文件的真實(shí)性和完整性。同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化也有助于實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和信息共享。

首先，需要制定標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案文件歸檔流程。包括從文件的收集、整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)、檢索到利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)操作流程。標(biāo)準(zhǔn)化的流程可以確保每個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性和一致性，提高工作效率和質(zhì)量；其次，為了實(shí)現(xiàn)電子檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，需要建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)具備完善的電子檔案文件管理功能，包括文件的上傳、下載、修改、刪除、查詢(xún)等。并且，系統(tǒng)還應(yīng)具備安全保障機(jī)制，確保文件的真實(shí)性和完整性；其次，建立標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量控制體系。通過(guò)建立標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量控制體系，可確保電子檔案文件的質(zhì)量符合要求。包括對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、安全性等方面的質(zhì)量檢查和控制。值得注意的是，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化城建電子檔案文件歸檔體系不是一勞永逸的，需要定期評(píng)估和改進(jìn)，包括對(duì)現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)和流程評(píng)估和修訂，以適應(yīng)不斷變化的工作需求和技術(shù)發(fā)展。同時(shí)，還需要關(guān)注新的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的出現(xiàn)，及時(shí)學(xué)習(xí)和應(yīng)用。

3.加強(qiáng)安全風(fēng)險(xiǎn)防控

其一，建立完善的電子文件管理制度和技術(shù)保障體系。通過(guò)制定嚴(yán)格的電子文件管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，明確電子文件的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的具體要求和操作流程，確保電子文件的真實(shí)性和可靠性。同時(shí)，建立可靠的技術(shù)保障體系，包括數(shù)據(jù)備份、病毒防范、系統(tǒng)升級(jí)等方面，確保電子文件的安全性和穩(wěn)定性。

其二，加強(qiáng)電子文件的元數(shù)據(jù)管理。元數(shù)據(jù)是描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、屬性等信息的數(shù)據(jù)，通過(guò)加強(qiáng)元數(shù)據(jù)的管理，可以更好地了解電子文件的來(lái)源、內(nèi)容和屬性等信息，從而更好地保障其真實(shí)性和可靠性。

其三，推廣電子簽名技術(shù)。電子簽名可以確保電子文件的真實(shí)性和不可抵賴(lài)性，通過(guò)推廣電子簽名技術(shù)，可在電子文件上留下不可更改的簽名信息，從而保障其真實(shí)性和可靠性。

其四，定期對(duì)電子文件備份和恢復(fù)測(cè)試。備份是防止電子文件丟失和損壞的重要措施，應(yīng)該定期備份電子文件，并定期實(shí)施備份恢復(fù)測(cè)試，確保備份的完整性和可恢復(fù)性。

其五，加強(qiáng)電子文件的安全防護(hù)。通過(guò)建立防火墻、使用加密技術(shù)、限制訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限等措施，加強(qiáng)電子文件的安全防護(hù)，防止非法訪(fǎng)問(wèn)和惡意攻擊，從而保障其真實(shí)性和可靠性。

4.加強(qiáng)基于互聯(lián)網(wǎng)的信息資源融合

首先，建立統(tǒng)一的信息資源整合平臺(tái)。通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一的信息資源整合平臺(tái)，可將各種類(lèi)型的城建檔案信息資源展開(kāi)有效整合和管理，提高電子文件歸檔的效率和效果；其次，加強(qiáng)信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。為了實(shí)現(xiàn)不同類(lèi)型信息資源的有效整合和共享，需要加強(qiáng)信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。包括制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、建立標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫(kù)、推廣標(biāo)準(zhǔn)化軟件等措施，促進(jìn)信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化管理和利用；最后，推廣互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理模式。通過(guò)推廣互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理模式，可將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與城建檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔的在線(xiàn)化、智能化和遠(yuǎn)程化，不僅可提高電子文件歸檔的效率和質(zhì)量，還可以降低檔案管理成本，提高檔案利用效率。

5.培養(yǎng)和引進(jìn)復(fù)合型人才

首先，加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。為現(xiàn)有的城建檔案電子文件管理人員提供專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，包括檔案管理、信息科技、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識(shí)和技能。通過(guò)定期的培訓(xùn)課程、研討會(huì)或在線(xiàn)學(xué)習(xí)平臺(tái)，幫助他們不斷更新知識(shí)和技能，適應(yīng)電子文件歸檔的新趨勢(shì)和技術(shù)發(fā)展。鼓勵(lì)員工通過(guò)進(jìn)修課程、參加研討會(huì)或在線(xiàn)學(xué)習(xí)等方式，拓展自己的跨學(xué)科知識(shí)，包括對(duì)信息技術(shù)、圖書(shū)館學(xué)、檔案學(xué)等相關(guān)學(xué)科的學(xué)習(xí)，以培養(yǎng)更全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能。通過(guò)參與實(shí)際項(xiàng)目和實(shí)踐操作，讓員工在實(shí)際工作中積累經(jīng)驗(yàn)，有助于他們將理論知識(shí)應(yīng)用到實(shí)踐中，提高解決實(shí)際問(wèn)題的能力；其次，加強(qiáng)復(fù)合型人才的引進(jìn)。在招聘過(guò)程中，積極吸引具備城建檔案電子文件管理背景和技能的人才，通過(guò)校園招聘、社會(huì)招聘或與專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)合作，吸引更多具備相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和技能的人才加入團(tuán)隊(duì)。為引進(jìn)的人才提供良好的工作環(huán)境和發(fā)展機(jī)會(huì)，包括提供穩(wěn)定的工作職位、完善的福利制度以及職業(yè)發(fā)展路徑等，以此來(lái)吸引更多的人才加入，激發(fā)其工作積極性和創(chuàng)造力；最后，建立人才交流平臺(tái)。促進(jìn)引進(jìn)人才與現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)成員之間的交流與合作，將有助于快速傳遞知識(shí)、分享經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新思維，進(jìn)一步提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的能力。通過(guò)培養(yǎng)和引進(jìn)復(fù)合型人才，可以增強(qiáng)城建檔案電子文件歸檔工作的實(shí)力和活力，人才將為電子文件歸檔工作帶來(lái)新的思路和方法，推動(dòng)城建檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步。

6.定期對(duì)電子文件歸檔工作實(shí)施評(píng)估和監(jiān)督

定期對(duì)電子文件歸檔工作實(shí)施評(píng)估和監(jiān)督是城建檔案電子文件歸檔工作的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)確保其符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，提高城建檔案電子文件歸檔工作的整體水平。首先，制定定期評(píng)估和監(jiān)督的機(jī)制。包括評(píng)估的頻率、方法、內(nèi)容以及監(jiān)督的流程等，有助于確保電子文件歸檔工作的規(guī)范化和持續(xù)改進(jìn)。然后，按照評(píng)估機(jī)制，定期評(píng)估電子文件歸檔工作，可以通過(guò)收集員工反饋、審查文件質(zhì)量、分析系統(tǒng)性能等方式實(shí)現(xiàn)；其次，注意評(píng)估的全面性和深入性，確保發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提供改進(jìn)的方向。對(duì)于評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要深入分析，找出問(wèn)題的根源和解決方案。根據(jù)問(wèn)題性質(zhì)，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，并跟蹤改進(jìn)效果，確保問(wèn)題得到有效解決。對(duì)于成功的經(jīng)驗(yàn)和做法，要及時(shí)總結(jié)并推廣應(yīng)用，有助于提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率和質(zhì)量。并且，也要鼓勵(lì)員工分享經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新思路，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)之間的交流和學(xué)習(xí)；最后，監(jiān)督是確保評(píng)估結(jié)果得到有效落實(shí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過(guò)對(duì)電子文件歸檔工作的日常監(jiān)督和定期檢查，可以確保各項(xiàng)改進(jìn)措施得到有效執(zhí)行，并及時(shí)糾正執(zhí)行過(guò)程中的偏差。值得注意的是，定期評(píng)估和監(jiān)督不是一次性的活動(dòng)，而是需要持續(xù)并不斷改進(jìn)的過(guò)程。通過(guò)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取改進(jìn)措施，可以不斷完善電子文件歸檔工作，提升其質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，城建檔案電子文件歸檔工作面臨著諸多挑戰(zhàn)和制約因素。然而，通過(guò)科學(xué)的技術(shù)投入、完善的管理制度和流程以及提高人員素質(zhì)等措施，可有效解決這些問(wèn)題，推動(dòng)電子文件歸檔工作順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張 娟，周健民，趙 前.新一輪改革背景下城建檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展路徑建議——主要以江蘇省為例[J].檔案與建設(shè)，2022，（07）：50—53.

[2]劉 靜.關(guān)于規(guī)劃資源數(shù)字審批檔案在線(xiàn)歸檔的研究與實(shí)踐[J].數(shù)字與縮微影像，2021，（03）：23—25.

[3]馬靜瑜.試論城建檔案歸檔制度的發(fā)展進(jìn)程及問(wèn)題對(duì)策[J].山東檔案，2021，（04）：64.

[4]曲 濤，叢紀(jì)偉.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)城建檔案歸集模式開(kāi)發(fā)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)[J].城建檔案，2020，（10）：9.

[5]秦 霞.基于建設(shè)工程聯(lián)合驗(yàn)收與數(shù)字信息化技術(shù)的城建檔案業(yè)務(wù)工作新方式探究[J].城建檔案，2020，（09）：12—14.

[6]金呂才，李 粵.進(jìn)一步做好建設(shè)工程檔案歸檔資料完整性的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2020，（03）：22—23.

[7]王國(guó)濤.城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對(duì)應(yīng)策略淺析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020，（07）：79—80.

（作者單位：湖南省衡陽(yáng)市城建檔案館）

作者簡(jiǎn)介：丁琳（1979—），女，漢族，湖南省衡陽(yáng)人，本科，館員，研究方向：城建檔案資源利用及信息化建設(shè)。