數字化轉型視野下固定資產投資項目檔案數據管理策略研究

摘 要：在數字化轉型時期，固定資產投資項目檔案（下稱“固投檔案”）管理需要轉變方式，更好地適應數字中國要求。本文從檔案數據化管理的時代背景出發，認為其存在著數據質量、體制機制、技術應用等方面的問題，需要在加強頂層設計、深挖數據價值、搭建反饋機制、強化安全保護等方面予以提升，推動固投檔案管理轉型升級。

關鍵詞：數據化；固投檔案；治理

固定資產投資項目是指利用國家預算內資金，以擴大社會生產為目的，通過投資、技術提升等手段對建設項目進行提檔升級的工程。固投檔案是工程項目的最真實記錄，是項目運行、維護和提升的主要依據，主要包括項目的立項、可行性研究、勘察設計、施工準備、驗收竣工等。新技術環境下，固投檔案要適應新形勢，推動數據化管理轉型升級，更好地發揮在經濟社會發展中的作用。

1 固投檔案管理面臨的新形勢、新任務

按照根據《建設工程質量管理條例》（國務院令第279號）和《建設工程檔案管理規范要求》（DA/T28-2018）的要求，固投檔案管理是一項重要的基礎性工作，需要適應新形勢、新要求。

1.1 檔案現代化治理的必然要求

一是順應社會治理的客觀要求。檔案是人類社會活動的真實記錄，在社會治理中發揮著獨特作用，是國家治理現代化進程中不可缺少的一環。當前，數字社會加速推進，數字資源成為重要的戰略資源。固投檔案數據資源呈幾何倍數增長、收集范圍更廣泛，數據存儲工具更快捷，這為融入社會治理提供了物質基礎。二是檔案利用模式的內在要求。隨著電子檔案單套制的實行，電子檔案的增長速度明顯超過紙質檔案，檔案管理和利用的方式發生變化，數據成為檔案形態的主流，檔案管理需要適應環境變化，進行全方位的過程重塑，提升檔案治理效果。三是工程檔案管理高效化的現實需要。工程數據管理改變的不僅僅是對象，檔案利用、開發的模態都發生了變化，數據挖掘、分析、采集、清洗等技術突破了傳統管理方式的局限，實現了利用服務的高效化。固投檔案管理需要以數字化改革工作為牽引，充分發揮數字賦能效用，更好地讓數據多跑路。

1.2 檔案價值挖掘的時代要求

一是發揮檔案資政作用的要求。數據資源只有實現充分利用才能體現其價值。固投檔案作為國家經濟活動的重要記錄，反映了經濟指數和社會發展情況，做好檔案信息的挖掘和闡釋，有利于更好地為黨委政府提供經濟參考。比如新技術賦能檔案信息價值發揮的空間更為廣闊、場景更為豐富，通過分析某一階段固投檔案數據，可以掌握相關市場主體的運行態勢，有利于經濟結構調整。二是檔案信息化建設的要求。在建設數字中國的背景下，實現固投檔案數字化轉型成為題中之義。《數字中國建設整體布局規劃》指出，要提升數字中國建設的整體性、系統性、協同性，成為固投檔案數字化建設的努力方向。

2 固投檔案數據管理存在的主要問題

固投檔案數據管理離不開管理機制、治理手段和數據質量。目前，管理部門陸續開啟了數據化管理模式，但是仍然面臨著諸多問題，主要表現在以下幾個方面。

2.1 數據化質量不高

固投檔案因周期長、類別多或受其他因素影響，導致數據在同構性、兼容性上存在約束和障礙，限制了檔案效能發揮的空間。一是資源分散性強。固投檔案受項目特點制約，形成于不同的時期，在空間和時間上存在跨度，有的檔案因管理質量不高，處于散存狀態。加之，固投企業部門間缺乏橫向溝通，存在資源重復保管的問題。二是數字化質量層次不齊。數據化加工質量管理不嚴格，數據信息不完整，缺頁漏項嚴重，無法達到利用挖掘的要求。比如有的電子檔案只收集重要論證材料，未能將前期勘察、設計等環節完整收集，元數據內容不完整影響了數據治理實效。三是數據標準不統一。數據格式兼容性不夠，數據單元命名不統一、信息化規則不一致，易出現數據亂碼和識別錯誤，加之各種不良數據，橫向數據通道不順暢，造成了數據互聯互通障礙，強化了“數據孤島”。

2.2 體制機制不夠優化

數據管理與傳統管理的區別在于共享與利用，然而，管理主體在資源優化配置上的不到位，使共享利用存在困難，究其原因主要是體制機制不健全。一是產權歸屬的不統一。數據所有權和開發權分離，難以實現共同的目標，無法形成最大合力。比如管理部門對部分檔案密級設定和使用有嚴格限制，使得二級建設單位無權對資源進行共享和開發，造成了積極性、主動性不高。二是傳遞和流轉通道不順暢。管理組織層級多導致檔案數據的橫向流動渠道狹窄，傳遞速度慢、網絡結構受限，數據失真、丟失問題突出。三是容錯機制不夠健全。檔案開放是數據治理的關鍵，由于受傳統思維的影響，有些單位擔心數據分級不到位，擔心出現數據被泄露問題，采取較為嚴格和穩妥的辦法，出現檔案數據公開力度不夠的問題，使檔案服務覆蓋面不夠。四是激勵措施不到位。檔案信息化動力不足，未能建立相應激勵措施，難以激發檔案數據化管理的潛能。

2.3 新技術應用不足

隨著經濟社會生活的數據化和智能化，檔案數據載體呈現、服務技術、界面交互以及風險管控等領域都發生的重大變化。固投檔案管理在新技術應用上差距還較為突出，特別是結合人工智能、區塊鏈、物聯網等新技術深化賦能運用不深，激活檔案數據新動能的開拓性和創新性舉措不多。比如在檔案服務方面，隨著數字政府的全面鋪開，檔案服務的應用場景得以拓展，在項目建設、工程招投標等領域發揮著重要作用。但是固投檔案新技術的工具勢能還未釋放。主要原因有：一是思想觀念轉型不夠，簡單地以為大數據就是質態的改變，未能認識到在服務中的重要作用，數據的便利性、安全性、拓展性沒有發揮出來。二是共享平臺建設力度不夠。資源跨部門、跨領域的融合不夠，數據流的帶動作用較弱。

3 固投檔案數據管理的路徑分析

當前，固投檔案數據管理正迎來重大機遇，數字化大潮迸發出澎湃的動力。隨著經濟社會加速數據化，新型算法層出不窮，應用場景拓展使得關聯數據更為緊密，為固投檔案數據生產方式變革提供極大可能。

3.1 要在保障要素建設上下功夫、求實效

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，要健全檔案管理體制機制，增強統籌謀劃和指導協調能力。固投檔案數據管理包含收集、利用、治理等節點，部門環節眾多，是一項系統工程。要站在國家經濟社會發展和治理體系建設的高度出發，系統梳理各環節的特點，在規劃、建構和設計等方面加強統籌謀劃，建立檔案數據管理的系統方案。一是強化規劃引領。以科學規劃為前提，以管理主體為基本實施單元，整體開展數字化、檔案共享和安全保護等，對質量低效、數據破壞的單元開展綜合治理活動。要瞄準信息技術發展，適度動態調整發展規劃。二是強化物質基礎建設。要加強固投企業資金、設備等方面的多要素流轉和精準保障，為轉型升級奠定物質基礎。三是加強專業隊伍建設。要將人才培養放在突出位置，在人員培訓、外出學習、繼續教育上予以傾斜，釋放人才紅利。

3.2 要在制度建設上下功夫、求實效

制度建設是提升固投檔案管理效能的保障。在實踐中，固投檔案面臨著制度建設缺位失位的問題，成為數據管理的制約因素。要把制度建設作為長期任務貫徹落實好，一是明確檔案數據的地位和作用，以數據利用為導向，以深化管理方式為核心，將數據管理納入“三合一”制度上建設。二是平臺建設制度化。構建統一、高效的數據管理平臺，建立數據保護制度，推動檔案資源高效利用。三是數據使用制度化。持續加強數據保護，固投檔案多涉及國家重大建設，檔案資源密級較高，要將分級分類管理制度化，在數據流動的基礎上提升利用精準化和安全性。

3.3 要在數據智能協同上下功夫、求實效

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求加快檔案資源數字轉型。受體制機制限制，固投檔案管理和利用結構性矛盾凸顯，協同應用是突破這一困局的主要手段，也是破解固投檔案管理二元結構的有效之策。協同應用通過構建一體化的系統，將海量的檔案數據包括文檔、任務、交流記錄等進行數據整合、分析和可視化，利用者可以獲得豐富、系統化的數據資源，從而做出更明智的決策。檔案管理部門要利用數據分析工具，識別檔案管理中的瓶頸問題，利用協同模式，優化管理方式，提高整體效率。同時，要借助人工智能技術，對檔案利用和共享情況的分析，分析企業和大眾的偏好，從而更好地定制支持模式，實現檔案資源的優化配置。

3.4 要在深挖數據價值上下功夫、求實效

目前，檔案數據挖掘技術得到廣泛應用，已成為發揮檔案獨特作用的重要推動力。《檔案法實施條例》指出，國家鼓勵有條件的單位開展文字、語音、圖像識別工作，加強檔案資源深度挖掘和開發利用。對于固投項目來說，挖掘檔案價值能夠闡釋項目實施的背景、決策過程、施工進度、效益產出等，是實現投資最大化的有力抓手。加強數據挖掘可通過類比分析方法，對數據進行整理并分類歸納，使原本雜亂無章的數據變得有條理，并從中提取有價值的信息資訊，最大化發揮數據的價值；也可運用關聯分析方法，闡釋各種數據之間的內在關系，提煉出有用的信息。需要注意的是，數據挖掘的基石是更多、更有價值、更全面的數據和算法應用，企業要在收集階段加強統籌指導，確保檔案資源的應歸盡歸，同時加強資源征集體系建設，將音視頻、口述檔案一并納入數據建設范疇，以強有力的“數據池”助力價值賦能。

3.5 要在治理過程上下功夫、求實效

《檔案法》指出，要著力推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。固投檔案形成主體較多，實現規范化建設必須加強流程治理。數據時代，固投檔案在收集、利用、保管等環節上需要更加優化。目前，PDCA理論在檔案管理中得到推廣，該理論注重過程的不斷優化，對于提升固投檔案治理具有借鑒意義。首先，在收集階段，要結合檔案數據來源主體和類型，深入分析對檔案形成場景，特別是固投項目的建設流程、竣工驗收等；其次，在檔案數據整理階段，要利用機器學習等手段，發現數據背后隱藏的規律和模式；最后，在利用環節要分析受眾的行為和需求，為提供個性化服務奠定基礎。現代化固投檔案數據治理，強調改進和優化策略的重要性，特別是要運用人工智能等手段，彌補數據質量問題和治理活動的缺陷，進一步使治理體系高效化，為項目順利進行奠定基礎。

3.6 要在安全建設上下功夫、求實效

《檔案法實施條例》指出，要為不同網絡環境中的檔案數字資源的收集、長期安全保存和有效利用提供保障。當前，新技術既帶來管理的便捷化，（下接43頁）

（上接34頁）也為數據管理帶來了極大的安全挑戰。企業要把數據安全建設作為底線，一是要強化前瞻性思維，主動防范新型安全風險。要及時關注跟蹤生成式人工智能、深度合成、算法推薦等新技術發展趨勢，深入分析應用場景，研判新技術、新應用在數據采集、存儲、傳輸、使用等環節存在的風險隱患，準確把握數據安全風險發生的規律、動向和趨勢。二是要夯實安全底座。固投企業要結合數據管理的基礎和優勢，圍繞關鍵數據和重點領域應用，打造集約化、特色化數據安全防護網，加快數據安全技術和人工智能、大數據等技術的融合利用，賦能提升數據安全態勢感知、風險研判等能力水平。三是提高網絡安全風險意識。網絡數據安全具有伴隨性、跟隨性，只要有新技術、新模式產生，必然會產生新的安全風險和挑戰。這需要企業用動態的思維審視安全問題，不斷跟蹤信息技術前沿發展趨勢，做好固投檔案分級分類管理，尤其是對管理系統的安全漏洞要常態化開展修補，及時更新病毒庫，構筑起新型的防護體系，在推動經濟社會發展中展現固投部門責任擔當。

結語

固投檔案作為國家經濟發展的重要財富，保管好利用好是檔案部門的應盡義務，也是新時代數據化應用的題中之義。面對數字化大潮，固投檔案管理機構要以數據為核心，加速提升檔案數據的整合能力和服務水平，推動檔案資源安全防護網絡建設，構筑新的固投檔案數據管理生態，在深度和廣度上提升固投檔案治理能力，為工程項目建設的順利開展奠定堅實基礎。

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作者簡介：王維（1988—），碩士研究生，航天精工股份有限公司檔案主管館員。研究方向：固定資產投資項目檔案管理。