淺析信息化時代數字檔案館建設現狀及優化方式策略

摘 要：在信息化時代，各種科學技術的快速發展為檔案事業帶來了新的挑戰與機遇，進一步加強數字檔案館的建設是優化服務質量、提高管理效率、順應時代潮流的重要舉措，本文以信息化時代數字檔案館建設現狀及優化方式策略為題展開深入分析，從基礎設施建設、檔案資源建設、系統平臺建設、對外服務建設四個方面探索數字檔案館建設面臨的問題及優化方案，不斷推動大數據環境下建設進程，進而發揮檔案資源存史資政育人作用。

關鍵詞：信息化時代；數字檔案館；優化方式

隨著社會步入信息化、數字化、網絡化時代，各項技術逐漸與檔案工作相結合，中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確提出“要加速數字檔案館（室）建設”。數字檔案館成為新時代最為關鍵的發展路徑，各地檔案主管部門要高度重視，全方位了解大數據、“互聯網+”、區塊鏈等技術優勢及在檔案事業的實際應用價值，不斷完善信息化建設，推動轉型升級創新性發展，徹底打破傳統檔案館建設模式，進而提高檔案資源管理開發利用效能。

1 信息化時代數字檔案館建設的必要性及發展趨勢

在信息化時代數字檔案館的建設離不開現代科學技術的支撐，通過在檔案收集、整理、存放、利用、共享等業務流程應用各類技術，可實現對檔案資源的高度整合、高效處理、高質量應用，為社會各界提供更加便捷、精準的檔案服務，相對于傳統模式下的檔案館建設，具有較為顯著的特征。

1.1 數字檔案館建設的必要性

雖然從國家到地方都出臺了建設數字檔案館（室）的法律法規和政策文件，但是大多部門單位之間建設情況仍存在較大差距，仍然使用傳統的檔案管理辦法。在過去的管理背景下，整體低質低效，過于依賴人工的方式開展工作，尤其隨著檔案數量的逐步增加，有限的人工必然帶來效率的降低，一旦管理人員體力、精力達到極限，則會使工作效果及管理質量下降，甚至出現較多安全問題。另外，過去的檔案大多只負責收集、保管、存儲，服務能力較低，公益性查檔利用服務的職能有所缺位，被動式、等待式的工作狀態難以發揮檔案價值，實現其數字化轉型刻不容緩。

1.2 檔案信息管理發展趨勢

一是檔案數字化。由過去的紙質文件轉變為電子文件，工作模式轉為在線管理，數據信息由管理人員通過計算機處理，將具有收集、檢索、復制、備份等功能與檔案管理系統連接在一起，然后通過計算機網絡進行處理、傳遞。二是服務網絡化。目前檔案館由過去的被動管理轉變為主動服務，在“互聯網+”背景下，利用大數據技術為社會公眾提供全新的檔案服務方式，充分發揮檔案事業的社會效益。三是資源共享化。以檔案局、檔案館為主導，其他部門單位協同配合，通過計算機網絡及在線歸檔平臺整合檔案資源信息，打破過去“各自為政”的局面，真正實現檔案資源庫共建共享。同時在檔案主管部門統一的數據格式與制度標準下，也使檔案資源庫逐漸變得更加規范化、科學化。四是檔案信息安全化。電子檔案資源的安全性是第一位的。在信息化背景下，通過使用安全設備、技術手段、殺毒軟件等方式，可保證檔案文件在傳輸利用的過程中不被網絡病毒、黑客、非法用戶竊取、損害，同時在檔案數字化轉型過程中，減少了紙質文件的利用率，在一定程度上保證了原始紙質文件的安全。

1.3 檔案信息管理的現實意義

一是提高管理效率。對于紙質文件管理而言，電子檔案有著絕對性優勢，一方面，通過海量的存儲及高速便捷的檢索利用降低管理復雜度；另一方面，將工作人員從過去繁重復雜、單一枯燥的工作環境中解脫出來，使其有更多的時間開展創新型、前沿型的工作。例如，立足館藏檔案資源，積極開發利用，出版編研書籍等。其電子檔案管理，極大減少了管理成本，有利于經濟效益的體現。二是提升服務水平。大數據、云計算技術的應用，在“互聯網+檔案”的模式下，形成多元化、多樣化的檔案信息展示形態，對現代意義上的檔案內容、形式及手段進行更好更全面的詮釋。同時，進一步拓展檔案的服務范圍，提升檔案數據查詢檢索的準確度、便捷度，滿足用戶對檔案的實時需求，減少傳統檔案中手續審批、文件復印等煩瑣流程，降低了用戶的時間成本，在一定程度上增強了社會群眾對檔案的獲得感與滿足感。

2 信息化時代數字檔案館建設面臨的問題及挑戰

雖然在新形勢下政策環境、技術環境為數字檔案館建設提供了較大便利與發展前景，但是仍有部分檔案主管部門尚未建立專業性強、綜合實力高的數字檔案館，在基礎設施、數字資源建設、技術應用、社會服務方面仍然存在各種各樣的不足之處，如若得不到充分解決，數字檔案館建設將無法高效開展。

2.1 基礎設施建設不夠充分

數字檔案館的建設無論是在基礎設施、數字化加工還是在軟件開發、人力資源開發方面都需要源源不斷地投入經費支持，在沒有資金保障的前提下，數字檔案館建設無疑是空中樓閣、紙上談兵。與此同時，由于部分檔案館的領導者或管理人員缺乏檔案意識，“重建設、輕管理、輕開發”思想嚴重，在工作思維上仍然被傳統觀念所束縛，對數字檔案館建設的認知不充分，導致在政策推動、資金支持等方面不到位，即使上級部門撥付資金，也因思想認知、技術能力有限導致檔案信息化建設出現方向偏離、脫離實際的錯誤，此現象對于基層檔案館而言尤其明顯[1]。

2.2 數字化資源建設進程緩慢

數字檔案館的重要特征是檔案資源實現數字化轉型。國家檔案局頒布的《數字檔案館系統測試辦法》中明確指出，尚未完成建立涵蓋全部館藏文件級目錄數據庫的檔案館不能夠申請測試。在實際工作中，由于部分檔案館對數字化加工工作不夠重視，導致未數字化檔案與日俱增，體量巨大，無法高效開展大規模檔案數字化加工工作。檔案數字化工作大多是由本單位工作人員在日常工作中抽出時間加工，沒有在社會及行業內尋找專業的數字化加工服務公司進行社會采購類型服務，導致數字化速率極為低下且成果的質量難以保障。與此同時，部分檔案館檔案數字化工作開展時間較早，對于科技檔案、會計檔案、人事檔案等專業性較強的文件資料在數據格式、著錄規范、掃描質量、歸檔方式等方面不夠成熟，無法與當代數字化工作相銜接，返工問題較為嚴重，對于檔案館的數字資源建設造成了較大的不利影響。

2.3 信息化先進技術應用較少

在信息化時代，大數據、人工智能等先進技術的應用已成為檔案“十四五”規劃中的重要部分。在行業內，浙江、廣東、河南、福建等省均提出建設智慧型數字檔案館的倡議。但是實際開展效果甚微，主要原因有兩個方面：一是先進技術應用較少。實際工作者對于前沿科學技術理論知識、實際應用了解甚少，難以將其與數字檔案館系統建設工作相結合，在功能開發過程中僅僅是解決電子檔案的存儲、查詢等基本要求，對于后期的開發利用、共建共享、數據挖掘、信息提取等功能沒有提高重視，使得數字檔案館的建設浮于表面，難以達到預期效果。二是管理人員大多是檔案專業、文化專業。信息化人才較少，整體專業水平較低，檔案部門開展信息化繼續教育活動較少，使得干部隊伍難以在短時間內對于數字檔案館系統平臺的建設有充分了解，即使開展調研也是“一頭霧水”，容易被科技公司人員所誤導。技術追求缺乏理性，沒能深入思考實際需求性適用，使得數字檔案館建設形象大于實質內容。

2.4 智慧化利用水平相對較低

一是共享理念問題。大多部門對于檔案資源的利用仍處于被動狀態，還未及時轉變服務理念，尤其檔案數據較為敏感、關鍵的部門，對于部分信息開放利用鑒定工作開展不到位，對于共建共享工作不認可，認為其可能存在數據泄密等風險，本著“多一事不如少一事”的態度，限制了資源共享效率的提高。二是技術支持問題。分布在各單位各部門的業務系統大多自主建設，沒有根據統一的系統構架、開發語言、數據庫類型進行開發，使得數字檔案館系統平臺與各業務系統存在技術藩籬。檔案數據信息難以通過計算機網絡實現互聯互通、上下聯動、在線整合、廣泛利用，導致“各自為政”的現象日益加劇。

3 信息化時代數字檔案館建設未來發展方向及建議

面對數字檔案館建設的發展現狀及問題難點，需要各地檔案主管部門及時調整建設規劃戰略，增強基礎設施建設資金投入、優化人才培養方案、構建先進技術系統平臺、打造共建共享格局。發揮數據收集整理、分析挖掘技術優勢，充分挖掘隱含在檔案資源內的潛在價值，積極探尋適合自身的數字檔案館建設模式。

3.1 優化基礎設施建設，提供專業設備保障

檔案主管部門領導者與管理者要具備檔案意識，增強信息化管理思維。深入了解傳統檔案管理模式難以符合現代社會檔案需求的突出問題，積極順應時代潮流，轉變工作思想，在頂層設計層面上為數字檔案館建設提供必要的政策與財政支持，為信息化建設提供資金保障。同時要做到對行業內各硬件設備、安全設備等基礎設施了如指掌，積極對接上級檔案部門業務骨干，選取兼容性強、實用性強、運維方便的服務器、存儲器、掃描儀、安全審計、漏洞掃描等設備，最大程度上提高性價比，保障后期軟件技術的研發順利開展[2]。

3.2 明確資源建設進程，加大數字轉型力度

一是正確選擇數字化外包公司。檔案主管部門要在社會中深入調研，根據政府部門制定的市場準入機制和備案登記制度，通過審查公司規模、專業資質、業績信譽等方面，確定其是否具備檔案數字化外包的條件，確保其能夠為本單位提供更優質的服務。二是建立有效溝通協調機制。針對工作開展過程中出現的各種問題及時協商解決，通過舉辦定期會議、建立問題反饋機制、提供進度報告等方式保持良好溝通，及時發現和解決問題，避免問題的擴大化，確保數字化加工工作順利開展。三是外包與自主數字化相結合。鼓勵單位職工全程參與數字化加工工作，一方面做好檔案數字化質量及效率的監督監管，另一方面把握契機，學習規范科學、合理可靠的數字化加工技術，提高檔案數字化、信息化和檔案信息管理方面的基礎理論知識水平。四是通過結合國家頒布的電子檔案數據標準。針對各類專業檔案明確加工要求，進一步細化數字檔案資源建設，對于早期加工質量不達標的數字化成果，通過現在的圖像處理、數字化修復工具等手段進行優化，提高其可用性，進而建立覆蓋全館檔案資源的數據庫。

3.3 構建信息管理團隊，融合先進科學技術

一是在系統平臺開發過程中引入互聯網技術。通過與先進地區檔案主管部門進行深度溝通交流，尋求科學成熟的工作經驗，結合自身工作需求，積極探索在新興技術理論體系、技術框架、應用場景、管理模式等方面的數字檔案館建設規劃，充分利用計算機網絡、數據庫等技術并付諸實踐，將其作為新時代檔案數字信息傳播、利用的基礎。與此同時，要保障數字檔案館系統的安全性建設，將先進的安防技術和漏洞修補技術引入數字檔案館建設實踐，加大防火墻、殺毒軟件、身份驗證、數字簽章、入侵檢測等技術的運用，為數字檔案館運行提供安全保障。二是要重視信息化人員素質的提升。數字檔案館的建設離不開熟練把握信息化新知識及新技術的管理人才，部門單位要建立人才梯隊培養機制，面向社會引進人才、面向單位培養人才，定期通過理論培養、技能比武、外出學習、技術科研等方式加強人才水平提升模式的改革，同時要加強其信息安全意識培訓，建立完善數字檔案館安全保障體系，提高檔案工作人員的信息安全意識和能力，進而全面打造適合現代信息技術發展特色的人才干部隊伍[3]。

3.4 打造共建共享格局，強化檔案服務質量

一是牢固樹立共享理念。數字檔案館建設的最終目標是實現互聯互通、共建共享，進而為社會群眾提供更加優質的服務，檔案管理人員要始終摒棄過去“各自為政、單一發展”的思想意識，主動、動態關注社會公眾對檔案信息的真實需求，為其主動提供針對性較強的檔案信息服務，進而全面提升檔案信息服務水平[4]。二是利用計算機網絡、數據挖掘、人工智能等先進技術。構建以檔案信息資源共享平臺為基礎，以數字檔案館為載體，以“互聯網+檔案”為途徑的共享新格局，滿足社會用戶個性化興趣、行為進行平臺的設計與開發，根據用戶對信息的需求和日常服務工作質量情況，建立多元化的檔案服務模式。例如，利用數據挖掘技術，精準定位瀏覽頻率較高、用戶感興趣的檔案資源，發現其內在聯系和規律，為今后檔案服務提供決策指導的同時實現信息資源的增值利用。三是在系統建設上與當地政務服務平臺相契合。根據其開發語言、系統架構等模式，取長補短，提升檔案管理系統與當地其他業務網絡的兼容性，打通技術隔閡，推動檔案信息高度整合、高效傳遞，為實現共建共享打好平臺基礎。

從信息化角度來看，數字檔案館建設已成為當代檔案事業轉型升級高質量發展的必經之路，為此，檔案部門全體人員應積極響應國家及社會對于“互聯網+大數據”的思維指導，加大數字檔案館規劃建設，準確把握時代優勢，不斷尋求新思路、新方法、新方案、新途徑，以加強數字檔案館服務中心建設以及完善數字檔案館安全防護體系為著力點，奮力書寫新時代檔案發展的新篇章。

參考文獻

[1]王雪君，李彥.智慧檔案館建設研究[J].檔案天地，2022，（12）.

[2]鐘之華.大數據環境下高校數字檔案館建設實踐研究[J].科技資訊，2023，21（20）.

[3]李晶晶.關于加強數字檔案館建設的幾點思考[J].黑龍江檔案，2022，（05）.

[4]陳笑天.數字檔案館建設對信息服務的影響及其發展策略[J].蘭臺內外，2023，（23）.

作者簡介：史軍霞 （1972—），大學學歷 ，北京航天控制儀器研究所副研究館員。研究方向：檔案管理。