民政檔案功能分析及其發(fā)揮研究

摘 要：民政工作一頭連著政府，一頭連著群眾，既為政府分憂，又為群眾解難。民政檔案作為民政工作的歷史見證，記錄著民生，見證著社會發(fā)展，激發(fā)民政檔案功能價值，為做好民政工作、維護(hù)群眾利益發(fā)揮著重要作用。本文首先分析了民政檔案類型及其特點(diǎn)，重點(diǎn)探討了民政檔案留史、資政、存憑、育人功能內(nèi)涵及現(xiàn)實表現(xiàn)，最后提出了民政檔案功能發(fā)揮的具體策略，具有積極現(xiàn)實理論意義和實踐價值。

關(guān)鍵詞：民政檔案；檔案功能；發(fā)揮

概述

2023年3月，福鼎市民政綜合事務(wù)中心正式揭牌，屬福鼎市民政局，內(nèi)設(shè)低保事務(wù)所、救助站、未成年人救助保護(hù)站、殯儀館、殯葬事務(wù)所和婚姻登記事務(wù)所等機(jī)構(gòu)，中心秉持“民政為民、民政愛民”工作宗旨，始終圍繞社會救助、養(yǎng)老服務(wù)、社會事務(wù)、社會組織和兒童福利等群眾關(guān)切領(lǐng)域，著力保基本兜底線，織密困難群眾基本生活保障安全網(wǎng)。因此，民政工作具有鮮明的民生屬性，連著民心、關(guān)系民生，承載著社會問題解決、社會關(guān)系調(diào)節(jié)等重要任務(wù)。民政檔案作為民政工作的重要?dú)v史見證，記錄著民生，見證著社會發(fā)展，包括傷殘撫恤檔案、涉外婚姻檔案、行政區(qū)域界線檔案等各類民政專業(yè)檔案。因此，要切實推動民政檔案功能發(fā)揮，不斷提升群眾獲得感、幸福感、安全感。

檔案功能是指檔案本身所具有的，對檔案用戶的利用需要發(fā)揮作用的各種能力[1]。這是由檔案形成過程的原始特點(diǎn)、檔案原生信息及檔案載體等諸多因素共同作用的結(jié)果。日常存放狀態(tài)下的民政檔案功能具有潛在的，通過民政檔案利用實踐才會顯現(xiàn)其功能價值，發(fā)揮民政檔案功能，為民政工作科學(xué)決策、促進(jìn)民政部門職能轉(zhuǎn)換，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、促進(jìn)社會穩(wěn)定提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，對推動新時代民政事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展也具有積極的現(xiàn)實意義。

1 民政檔案類型及其特點(diǎn)

1.1 民政檔案類型

民政檔案包括民政業(yè)務(wù)類及文書類、會計類、科技類、特種載體類（如磁性介質(zhì)類、實物類、照片類、印章類）等檔案。民政業(yè)務(wù)類檔案主要包括社會救助類、收養(yǎng)登記類、民間組織登記類（包括民辦非企業(yè)登記類、社會團(tuán)體登記類）、婚姻登記類（包括結(jié)婚登記類、離婚登記類、結(jié)婚補(bǔ)辦登記類、離婚補(bǔ)辦登記類）、福利企業(yè)類、殯葬業(yè)務(wù)類等。每一類業(yè)務(wù)檔案又包含著許多需要收集整理的具體檔案資料：（1）社會救助類。包括扶貧建房審批材料，城鄉(xiāng)醫(yī)療救助審批表，低保或低收入審批表，居民家庭經(jīng)濟(jì)狀況核對審核表，低保或低收入臺賬，孤兒及困境兒童基本生活審批表。（2）收養(yǎng)登記類。包括收養(yǎng)登記申請、詢問筆錄、體檢報告、戶口、婚姻等相關(guān)證明資料。（3）民間組織（民辦非企業(yè)）類。包括預(yù)登記文件材料、成立登記材料、變更登記文件材料、注銷文件材料、年度檢查文件材料、行政處罰文件材料，以及其他需要?dú)w檔的文件材料。（4）民間組織（社會團(tuán)體）類。籌備成立文件材料、成立登記文件材料、變更登記文件材料、分支機(jī)構(gòu)和代表機(jī)構(gòu)成立登記文件材料、分支機(jī)構(gòu)和代表機(jī)構(gòu)變更登記文件材料、分支機(jī)構(gòu)和代表機(jī)構(gòu)注銷文件材料、注銷文件材料、年度檢查文件材料、行政處罰文件及其他需要?dú)w檔的文件材料。（5）婚姻登記類。如結(jié)（離）婚審查處理表、登記申明書、身份證件復(fù)印件、戶口本復(fù)印件；補(bǔ)辦結(jié)（離）婚審查處理表、登記申明書、身份證件復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、婚姻檔案記錄證明或其他材料。（6）福利企業(yè)類。成立福利企業(yè)申請表、可行性報告、殘疾人安置辦法、職工登記表、職工殘疾證、身份證復(fù)印件、年檢年審審批表。此外，還有老齡類、殯葬業(yè)務(wù)類等。

1.2 民政檔案有其顯著行業(yè)特點(diǎn)

（1）綜合性強(qiáng)[2]。民政工作與民生緊密相連，關(guān)乎婚喪嫁娶、收養(yǎng)救助、社團(tuán)設(shè)立等等，每一項工作都直接影響著民生福祉。因此，民政檔案綜合性強(qiáng)，涉及面廣，且檔案功能價值大。（2）變化性大。隨著民政職能配置變化，所管轄的民政檔案范圍也在不斷發(fā)生著變化。如2023年機(jī)構(gòu)改革，民政部承擔(dān)著擬定社會救助政策、標(biāo)準(zhǔn)、代管中國老齡協(xié)會等13項工作職能。與2019年民政部職能相比，職能數(shù)量沒有變化，仍然保持13個。但減少了基層政權(quán)建設(shè)與社會治理司，增加老齡工作司。（3）影響性大。民政檔案與其他行業(yè)檔案之間相互滲透，互相影響。如社會救助類與醫(yī)療保障部門、鄉(xiāng)村振興部門之間檔案有著密切聯(lián)系。城鄉(xiāng)保障體系工作檔案，與財政部門之間也有著較強(qiáng)聯(lián)系。福利企業(yè)類檔案與殘聯(lián)檔案也聯(lián)系密切。因此，民政檔案工作質(zhì)量直接影響著其他領(lǐng)域檔案工作質(zhì)效，其檔案功能發(fā)揮不僅影響當(dāng)事人，也會影響到相關(guān)部門業(yè)務(wù)工作的開展。（4）保密性強(qiáng)。民政檔案是社會性強(qiáng)的檔案，牽涉面廣泛，甚至涉及關(guān)乎當(dāng)事人合法權(quán)益的機(jī)密類、秘密類。如收養(yǎng)登記類、婚姻類等非經(jīng)當(dāng)事人允許或非經(jīng)法定程序，任何人都不得隨意查閱。

2 民政檔案的功能

2.1 留史功能

檔案是歷史發(fā)展的痕跡與真實記錄[3]，是黨和國家的寶貴財富[4]，也是人類社會實踐活動的記憶及伴生物。檔案在人類歷史文化發(fā)展過程中發(fā)揮著載錄、積累、保護(hù)和傳播功能。民政檔案記錄了民政業(yè)務(wù)發(fā)展過程及成效，是反映著不同時期民政工作的重要?dú)v史材料，也是了解民政工作職能歷史變遷的重要材料。一些重要的民政檔案甚至因留存久而成為歷史材料，成為民政部門機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能變化發(fā)展的歷史見證。例如，新中國成立初期設(shè)立的內(nèi)務(wù)部（設(shè)有民政司等6個內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)），承擔(dān)著部分民政職能。1978年3月恢復(fù)了民政部，設(shè)立7個司局，到2008年國務(wù)院第六次機(jī)構(gòu)改革，民政部內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)13個，2019年、2023年的機(jī)構(gòu)改革，雖然職能部門數(shù)量依然是維持13個未變，但相應(yīng)的機(jī)構(gòu)及部分職能或新設(shè)或撤銷或移轉(zhuǎn)，從民政檔案中可一窺究竟，清晰記錄了民政部門及其內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)變化歷史。

2.2 資政功能

資政功能是民政檔案服務(wù)決策的重要方式。通過民政檔案查詢利用，了解過往民政工作情況，并可作為當(dāng)前民政工作的重要參考材料，提高民政工作決策科學(xué)化水平。以檔資政，充分發(fā)揮檔案資政參考作用是檔案部門和檔案工作者的一項重要職責(zé)[5]。上至國家民政部，下至民政廳、局，及民政綜合事務(wù)中心，在日常管理過程中需要運(yùn)用到組織、計劃、指揮、監(jiān)督及調(diào)節(jié)等多種方式和手段，發(fā)揮現(xiàn)有人財物資源最大效率，從而達(dá)到民政部門既定目標(biāo)，實現(xiàn)充分履職預(yù)期效果。民政檔案詳細(xì)記錄了各項業(yè)務(wù)職權(quán)的法律依據(jù)，以及處理這些事務(wù)的過程、結(jié)果等經(jīng)驗，是新時代民政機(jī)關(guān)強(qiáng)化管理的重要財富，具有積極的參考、指導(dǎo)價值。如通過收養(yǎng)登記類檔案資料的整理、匯編，有助于政府了解地方特殊未成年人數(shù)量、年齡及分布情況，為政府采取關(guān)愛行動，有對性地開展撫恤關(guān)懷提供第一手資料。

2.3 存憑功能

民政檔案記錄了婚姻登記、社會救助、收養(yǎng)、民間組織設(shè)立等各項業(yè)務(wù)工作的原始、真實記錄，在特殊需要中發(fā)揮著憑證作用，也是十分重要的原始證據(jù)。工作中，發(fā)揮館藏民政檔案功能，利用館藏民政檔案維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益，助力防范和化解信訪問題，以及為巡察、審計和案件調(diào)查等提供證據(jù)支持。例如，通過婚姻檔案查詢，為夫妻雙方當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)的確立提供有力支撐。通過收養(yǎng)登記類檔案，證明收養(yǎng)人與被收養(yǎng)人之間收養(yǎng)關(guān)系的合法性；民政工作涉及幫扶資金多、政策力度大，如移民類檔案資料，這些民政檔案中有關(guān)民生項目實施，政府民生政策落實的相關(guān)內(nèi)容占比較大，確保高質(zhì)量做好民政檔案資料的收集、整理、保管和利用，才能確保民政工作經(jīng)得起歷史和人民檢驗。在黨委政府開展的涉民政業(yè)務(wù)巡察、項目審計，以及司法機(jī)構(gòu)的案件辦理等，均需要這些原始檔案資料的運(yùn)用和證明。可見，民政檔案在實際應(yīng)用中具有重要的存憑功能和價值。

2.4 育人功能

檔案作為傳統(tǒng)文化、歷史文化的載體。“以檔資政”“以檔育人”是檔案功能的重要組成部分。檔案是歷史發(fā)展、社會進(jìn)步的見證及產(chǎn)物，發(fā)掘民政檔案信息資源，展示民政檔案記錄的有關(guān)民政發(fā)展過程，以及在此發(fā)展過程中所形成的民政行業(yè)文化、民政人一心為民的情懷和精神，在現(xiàn)實中培育社會主義核心價值觀等發(fā)揮著重要作用。通過民政檔案資料收集、信息挖掘，展現(xiàn)民政檔案人愛崗敬業(yè)、恪盡職守，奉獻(xiàn)為先的“民政為民、民政愛民”價值理念和先進(jìn)事跡，這些典型人物及其先進(jìn)事跡的宣傳，能夠起到很好的榜樣作用。他們身上的閃光點(diǎn)都會影響和教育其他人。此外，還可以通過民政檔案信息發(fā)掘，梳理民政事業(yè)篳路藍(lán)縷的輝煌發(fā)展歷程，利于增強(qiáng)對我國特色社會主義道路自信、理論自信、制度自信和文化自信，以更加飽滿的熱情投身到民政檔案工作中，助力民政事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

3 民政檔案功能發(fā)揮措施

3.1 優(yōu)化民政檔案結(jié)構(gòu)

從收集和征集兩個層面不斷豐富民政檔案內(nèi)容，優(yōu)化民政檔案結(jié)構(gòu)。這是發(fā)揮民政檔案功能的基礎(chǔ)。首先要做好檔案收集工作，使民政檔案功能發(fā)揮成為有本之木。具體來說，要采取普通收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合。在每年的歸檔月或者重大民政活動結(jié)束時，檔案部門要主動與辦公室、業(yè)務(wù)科室對接，做好上門收集。既要收集文書檔案、會計檔案，更要做好各類民政業(yè)務(wù)檔案收集，確保做到應(yīng)收盡收。此外，還要采取重點(diǎn)收集。根據(jù)民政工作需要或者專項活動需要，重點(diǎn)做好民政檔案收集工作，除永久保存的民政檔案外，還應(yīng)做好與其業(yè)務(wù)相關(guān)、不同載體形態(tài)的民政檔案收集。進(jìn)一步從內(nèi)容上拉近民政檔案與社會、公眾的距離，豐富館藏檔案內(nèi)容及類型，滿足民政及社會利用需要。其次是加大征集力度。檔案征集是進(jìn)一步豐富民政檔案內(nèi)容、優(yōu)化民政檔案結(jié)構(gòu)的重要方法和路徑，在常規(guī)收集基礎(chǔ)上，檔案部門可有針對性地開展民政檔案征集工作。圍繞不同主題，向社會或特定當(dāng)事人進(jìn)行征集。既可以征集各個時期的民政業(yè)務(wù)類檔案，也可以征集涉及民政事業(yè)發(fā)展過程中的重大歷史事件、重要人物或典型事件等。

3.2 注重民政檔案宣傳

發(fā)揮民政檔案功能首先要讓廣大群眾或查檔者知曉館藏的民政檔案類型及內(nèi)容，為他們利用檔案提供指導(dǎo)。為此，民政檔案部門既要開展相應(yīng)的宣傳活動，例如在國際檔案日或民政政策宣傳月等特殊時間階段，舉辦民政檔案知識宣傳。宣傳的方式可以是懸掛條幅、印發(fā)圖片、舉辦宣傳周、宣傳日，贈送紀(jì)念品等，吸引公眾參與，提升對民政檔案的認(rèn)識。也可在民政部門內(nèi)部組織檔案知識競賽，讓各部門加深民政業(yè)務(wù)檔案工作及館藏檔案資料的認(rèn)識，為檔案利用打下基礎(chǔ)。或者民政部門也可與檔案管理部門或者其他相關(guān)部門共同組織開展，擴(kuò)大活動的社會影響面。此外，民政檔案宣傳還要善于借助傳統(tǒng)媒介與新媒體平臺，豐富宣傳方式。可在當(dāng)?shù)仉娕_、電視臺、報紙等平臺，開設(shè)民政檔案宣傳專欄，刊發(fā)民政檔案系列知識講解。還可以在民政部門自身的“兩微一端”平臺上宣傳館藏檔案類型及查檔的渠道、方式和要求，切實發(fā)揮民政檔案功能。

3.3 加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在民政檔案管理中的應(yīng)用，民政檔案信息化、數(shù)字化和智能化水平不斷提升，也為群眾利用民政檔案提供了更好的技術(shù)手段。因此，要切實運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，促進(jìn)檔案功能發(fā)揮。一方面，要加快推進(jìn)館藏民政檔案數(shù)字化，新增民政檔案電子化，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)民政檔案轉(zhuǎn)換為電子民政檔案，針對不同民政業(yè)務(wù)要設(shè)立相應(yīng)的專題檔案數(shù)據(jù)庫，如救助類、收養(yǎng)登記類、民間組織登記類、婚姻登記類、福利企業(yè)類、殯葬業(yè)務(wù)類等，提升民政檔案查詢、檢索、利用的效率和質(zhì)量。另一方面，要拓寬民政檔案利用渠道，借助計算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等，將民政電子檔案上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺，方便公眾在線查詢檢索和利用。在此過程中要做好民政檔案信息保密工作，通過身份識別、電子密鑰等措施，保障民政檔案利用過程中的信息安全。

3.4 轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念

隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，群眾的權(quán)益意識更強(qiáng)，民政檔案利用更為頻繁，民政檔案功能作用發(fā)揮日益顯現(xiàn)，這也要求民政檔案工作者積極轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，變被動等待上門查詢?yōu)橹鲃铀蜋n上門。通過編研館藏民政檔案目錄、宣傳畫冊單頁等形式，讓更多的受眾了解知曉館藏民政檔案資源。此外，檔案工作者還要增強(qiáng)檔案開放意識，主動融入經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)，關(guān)注公眾民政檔案利用需求，增強(qiáng)應(yīng)變能力，加強(qiáng)檔案編研工作，不斷豐富民政檔案編研成果，為公眾提供更多高質(zhì)量民政檔案產(chǎn)品，進(jìn)一步拓寬民政檔案功能及價值。

結(jié)語

民政檔案功能是民政檔案本身所具有的，對廣大檔案用戶的利用需要發(fā)揮十分作用的各種能力，也是維護(hù)群眾切身利益的重要載體。日常存放狀態(tài)下的民政檔案功能具有潛在的，只有不斷優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)館藏檔案宣傳，注重技術(shù)應(yīng)用，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，通過民政檔案利用實踐來激發(fā)其功能價值的實現(xiàn)，發(fā)揮民政檔案功能，為民政工作科學(xué)決策、促進(jìn)民政部門職能轉(zhuǎn)換，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、促進(jìn)社會穩(wěn)定提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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作者簡介：馬起為（1975— ），大學(xué)學(xué)歷，福鼎市民政綜合事務(wù)中心館員，主要從事民政檔案管理研究。