以信息化為導向的學術論文管理系統設計

魯 瑞，付 鯤，王 振，2*

1.天津中醫藥大學第二附屬醫院 天津 300250；2.上海國家會計學院智能財務研究院 上海 201702

0 引 言

學術論文是學術交流和科研成果的重要表現形式之一［1］，在推動學術進步、驗證科研成果的可靠性、增強個人學術聲譽、促進學術交流及提高學術評價的科學性等方面具有重要作用［2］。因此，學術論文管理是科研管理工作中重要的一部分。

孫雪凌［3］提出了大數據時代高校論文信息化管理面臨的問題，認為目前的學術論文管理大多停留在人工記錄臺賬的管理方式，采用Excel制表對學術論文進行登記、匯總和統計，既耗時又耗力，查詢不便［4］。信息技術與管理模式的創新融合是學術論文管理的發展趨勢，可以取代傳統的手工管理模式，能夠有效地提升科研管理部門對學術論文的管理能力。目前關于論文管理系統相關的研究［5-7］大多是針對高校畢業論文進行設計和開發的，其應用目的和系統的運行流程不同于醫院的學術論文管理。

本文以問題為導向，設計了學術論文管理系統的框架結構，旨在優化學術論文管理流程、減少管理成本，突出強調了“醫院—學科—個人”的三級管理模式，從而提高學術論文管理的質量和效率。

1 當前學術論文管理中存在的問題

通過分析本醫院學術論文的管理現狀和流程，總結造成工作效率低下的主要原因，包括以下4 個方面。

1.1 管理方式不規范

學術論文審核、備案等流程手續煩瑣，管理的規范化程度不高，紙質版材料審批流程增加了“跑腿”，降低了工作效率。

1.2 紙質版檔案管理影響工作效率

學術論文的備案材料中的信息需要逐條錄入Excel臺賬，并存儲在科研管理部門。錄入過程人員任務繁重，無法保證數據錄入的準確性，也會存在核對不仔細的情況。

1.3 學術論文統計不準確

學術論文的分類非常復雜，采用Excel登記的方式僅能進行數量上的統計，無法準確、快速地統計論文的相關信息及作者情況，也無法提供直觀的數據匯總表或統計圖。

1.4 學術成果無法共享

大量的學術論文數據都集中在科研管理人員手中，形成了一個“信息孤島”，無法實現共享，科研人員也無法通過單位直接查詢或調用自己的論文信息。

2 學術論文管理系統的設計

針對學術論文管理過程中存在的主要問題，設計由科研人員、所屬學科、科研管理部門三級管理的信息化系統，以解決以往管理過程中效率低下的問題。

學術論文管理系統中管理模塊劃分明確，人員角色包括科研人員、學科帶頭人、科研管理人員等，對每類人員設定不同的功能和權限，科研人員可對本人的學術論文進行編輯、查詢等，學科負責人可對本學科的學術論文進行審批、查詢、統計等，科研管理人員可對本單位的所有學術論文進行審批、查詢、統計等，如表1 所示。該系統主要涉及的功能包括投稿前登記審核，發表后備案及科研管理人員審核，以及論文的查詢和調用、匯總統計和分析對比等。論文投稿前和發表后的備案登記功能包括科研人員上報—學科負責人審核—科研管理部門審核的三級管理流程，如圖1 所示。

圖1 業務流程圖Fig.1 Business flow chart

表1 用戶角色及用戶功能權限說明Tab.1 Description of user roles and user function rights

2.1 用戶注冊

用戶注冊所填的信息包括姓名、用戶名、密碼、所屬學科、郵箱、角色等，其中角色包括科研管理人員、學科負責人、科研人員，角色的選擇為該系統三級管理提供了技術支撐。

2.2 投稿前登記與審核

2.2.1 學術論文登記

學術論文投稿前，第一作者在系統里登記論文相關信息和所有作者的信息，論文的相關信息包括題目、摘要、標注的基金項目，作者的相關信息包括姓名、單位、科室、職稱、郵箱，作者次序須與論文中保持一致。

附件需上傳論文的文稿、查重報告、《學術論文科研誠信承諾書》（以下簡稱《承諾書》），臨床研究相關的論文還需要上傳倫理審核證明。《承諾書》模板可以在系統中下載，打印后由全部作者和基金項目負責人簽字后上傳，如圖2 所示。

圖2 學術論文登記界面Fig.2 Registration interface of academic papers

2.2.2 所有參與作者確認

學術論文登記提交后，所有參與作者將會收到確認郵件，點擊郵件中的鏈接即可進入確認頁面。所有作者均完成確認后，方可由所屬學科的學科負責人和科研管理人員依次審核。各位參與作者的確認情況可在系統中顯示。

2.2.3 學科負責人和科研管理人員審核

所屬學科的學科負責人和醫院科研管理人員依次審核論文登記信息的完整性、準確性及合理性。完整性方面包括系統上的各項內容是否填寫、附件是否上傳齊全；準確性是指所填內容是否與論文文稿一致，尤其是作者單位信息和次序；合理性是指論文內容是否與所標注的基金項目相關等。如果審核不通過，則退回至第一作者。

2.3 發表后備案

2.3.1 學術論文備案

學術論文正式出版后，第一作者在發表前備案版塊中勾選對應的文章，并填報論文題目、作者姓名及次序、期刊名稱、卷期號、DOI號、發表日期等信息，附件上傳正式出版的論文全文，然后提交發表后備案的申請。

2.3.2 學科負責人和科研管理人員審核

所屬學科的學科負責人和醫院科研管理人員依次審核備案論文信息填寫的完整性、準確性，審核內容包括填寫的信息和附件是否齊全及學術論文的出版信息是否準確。如果審核不通過，則退回至第一作者。

2.4 學術論文管理

2.4.1 論文的查詢與分析

系統可以根據不同維度（如論文題目、作者、科室、發表年月等）進行檢索查詢，將檢索結果導出為Excel文件，導出格式如表2 所示；還可以提供多種統計圖表和數據分析結果，輸出為圖片格式，以幫助科研管理人員更直觀地了解和分析論文發表情況，從而為科研管理決策提供參考。

表2 學術論文查詢統計結果導出為EXCEL格式示例Tab.2 Example of EXCEL format for academic paper query statistics results

2.4.2 數據匯總統計

該系統具有匯總和頻數統計功能，如以發表日期為檢索詞，將發表日期設置為2022年1 月1 日—2022年12 月31 日進行查詢，即可得到該時期內所有已發表論文的信息，如表3 所示。

表3 2022年醫院發表學術論文的情況示例Tab.3 Examples of academic papers published by hospitals in 2022

該系統還支持多個字段查詢，如選擇2020年1 月1 日—2022年12 月31 日，以年份和學科為檢索詞進行查詢，并將查詢結果進行頻數統計，即可得到該年度每個科室發表學術論文的數量，如表4 所示。

表4 2020—2022年度各學科發表學術論文數量統計表Tab.4 Statistical table of number of academic papers published by each discipline in 2020—2022

3 討 論

學術論文管理系統是科研管理業務系統的重要組成部分，該系統對規范業務流程、明確各級管理職責具有積極作用。通過信息化管理，實現醫院對學術論文管理的全程無紙化支持，提高工作效率。

本文設計了以信息化為導向的學術論文管理建設方案，構建了學術論文信息化管理系統的開發框架，實現了數據管理、數據分析、數據報告等功能，科研管理部門能夠及時獲取和提供所需要的信息，可以隨時掌握數據動態，簡化工作程序，加速管理信息的傳遞和反饋過程，實現了科研論文管理的自動化、標準化和學術論文成果信息資源的最優共享，提高了管理水平和工作效率。

本系統的優點主要體現在以下4 個方面。

第一，學術論文信息化管理系統實施后，可以通過使用自動化和數字化技術來減少科研管理人員手工操作和科研人員辦理業務的“跑腿”現象，能夠實現對學術論文全生命周期的集中管理和優化，以及提高科研管理人員的工作效率和服務質量。

第二，本系統對論文的基本信息登記較為全面，比CNKI中國知網、萬方數據知識服務平臺等文獻數據庫的題錄信息多，能夠滿足檢查評估、分析決策等工作的信息采集需求。此外，我們可以對現有數據進行多維度分析，從而幫助科研管理者發現潛藏價值信息，實現精細化管理，為醫院科研管理者提供決策依據。

第三，本系統所登記的論文可以通過調用功能與人力資源管理系統或財務科研經費報銷系統等其他管理系統對接，實現科研論文獎勵登記、職稱聘任考核、職工晉升考核、人才選拔、繼續醫學教育學分登記、科研論文版面費報銷等工作的自動化完成［8］，從而使辦公流程更加高效。

第四，本系統的實施增加了所屬學科對學術論文的審核環節，強化學科的監管職責，賦予學科管理更多的主動權，有利于學科負責人對學科科研工作的整體規劃和統籌管理，從而進一步推動學科建設和發展。

總之，一個科研管理部門的論文管理系統需要具備豐富的功能，以支持科研管理人員進行高效、規范和科學的論文管理，此外，還需要不斷地更新和完善，以適應不斷變化的科研環境和需求。