郁永娜

摘 要：在大數據時代，傳統的人事檔案管理模式不利于工作的高效開展，需要充分將大數據技術應用其中，才能適應新時代的發展要求，提高人事檔案管理水平。文章闡述了大數據時代人事檔案管理的特征，分析其具有的優勢，在此基礎上，提出了加強人事檔案管理工作的有效措施，包括建立新型大數據管理模式、加強人事檔案管理人員的技能培養、建立完善的人事檔案數據庫和加強軟硬件升級等，旨在為促進人事檔案管理的順利開展提供參考依據。

關鍵詞：大數據；人事檔案管理；特征；具體措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著信息技術的飛速發展，大數據時代已經全面來臨，對各行各業的管理方式和業務流程提出了更高要求。在這一背景下，人事檔案管理作為組織管理的基礎和核心，也面臨了新的機遇和挑戰，如何抓住新時代的發展機遇，利用大數據技術實施數據資料整理和歸納，以提升人事檔案管理工作的效率，是當前相關人員需要重點思考的問題。

一、大數據時代人事檔案管理的特征

1.人事檔案數據量龐大

隨著科技的迅猛發展，人事檔案中蘊含的信息呈現出了爆發性的增長趨勢，不僅包括了員工的基本信息，還包括了更加詳盡的培訓記錄以及績效評價等多方面內容。員工的基本信息作為人事檔案的基礎，涵蓋了組織中每個成員的個體特征，為組織提供了基本的人才概況。隨著企業對人才培養的重視，培訓記錄成為人事檔案中的重要組成部分，這些記錄詳細反映了員工在職業生涯中所接受的各類培訓，包括培訓的時間、內容和效果等方面，為企業深入了解人才提供了詳細的信息。另外，績效評價作為人事管理的關鍵環節，也在人事檔案中占據重要位置。大數據時代，績效評價不再局限于傳統的定期考核，而是通過更多元的數據收集手段，為企業提供更為全面和客觀的評價依據。由此可見，在大數據背景下，人事檔案呈現出數據量劇增的趨勢，使其具有了數據量龐大的顯著特征。

2.人事檔案數據復雜多樣

在大數據時代，人事檔案數據的來源變得更加多元化。傳統上，人事檔案主要來自內部系統，包括企業內部的HR系統、員工信息管理系統等。然而，在大數據時代，外部數據的引入變得愈發普遍，涵蓋了來自社交媒體、招聘平臺以及專業人才市場等多方面的信息，使得人事檔案中的數據更加豐富和全面。另外，以前檔案數據主要是基礎的人員信息，而現在，隨著社會的信息化進程，檔案數據的類型日益增多，包括了員工的社交媒體活動、專業技能認證和在線培訓記錄等多方面內容，這些數據的格式也從傳統的文本信息擴展到圖片、視頻和圖表等多種形式，使得數據管理的難度顯著增加。由于這些多元化的數據來源和復雜多樣的數據類型，傳統的人事檔案管理方式已經不再適用。只有通過更加靈活的管理方式，才能充分挖掘和利用這些多元、復雜的人事檔案數據，為企業的人才管理提供更加精準、全面的支持。

3.人事檔案內容更加豐富

大數據時代對人事檔案提出了更高的期望，要求檔案內容能夠全面反映員工的多維信息，從而更好地支持組織的決策和發展。首先，在豐富人事檔案內容的過程中，涉及員工的個人技能和專業背景。除了基本的工作經歷外，大數據時代要求記錄員工的專業技能、證書資質和語言能力等方面的信息，有助于企業更好地了解員工的綜合素質，為項目組建、升遷晉升等提供更為準確的參考；其次，大數據時代還強調員工的績效和成就記錄。傳統的績效評價已經不能滿足要求，通過大數據分析員工在項目中的表現、取得的業績，可以更客觀、量化地評估員工的貢獻，為人才激勵和晉升提供更有力的支持。因此，大數據時代人事檔案管理要求檔案內容更加豐富，全面反映員工的多維信息，以適應組織管理的復雜性和多樣性。

二、大數據時代人事檔案管理的優勢分析

1.實現了人事檔案的數據化管理

在大數據時代，大數據技術的廣泛應用使得傳統的紙質檔案得以數字化管理，這一轉變為人事管理帶來了巨大的變革。首先，數字化管理使得龐大的人事檔案數據得以高效存儲。傳統的紙質檔案占用大量空間，且容易受到環境因素的影響，存在遺失和損壞的風險，通過數字化，所有檔案數據可以被安全地存儲在電子系統中，避免了因自然災害或人為原因導致的檔案損失，保障了檔案信息的完整性和可靠性；其次，數字化管理實現了檔案信息的快速檢索。大數據技術的應用使得人事檔案中的海量數據可以迅速被檢索和篩選，提高了查找特定信息的速度和準確性，為人事管理人員提供了更加便捷的操作方式，節約了大量時間和人力成本；最后，數字化管理也推動了人事檔案信息更加廣泛的利用。通過大數據分析技術，企業可以從人事檔案中挖掘潛在的關聯和規律，為組織決策提供更科學的依據。例如，通過分析員工的培訓記錄和績效評價，企業可以更好地制訂培訓計劃和人才晉升策略，實現人才的合理配置和發展。

2.提高了人事檔案的社會價值

大數據時代，人事檔案管理的優勢不僅僅在于提高了內部管理效能，還對人事檔案的社會價值和對組織的貢獻產生積極影響。一方面，以往人事檔案主要是用于記錄員工的基本信息和工作經歷，但在大數據時代，人事檔案中蘊含的信息變得更加龐大而復雜，通過先進的數據分析技術，企業可以深入挖掘檔案中的各類信息，使得管理層能夠更全面、準確地了解員工的能力、潛力和團隊協作水平，從而在人才戰略、團隊組建等方面做出更明智的決策；另一方面，通過充分利用人事檔案中的多維信息，企業能夠更好地適應市場的需求，更靈活地調整人才結構，實現人才的最大化利用，不僅提高了企業的競爭力，還為社會經濟的發展貢獻了力量。

三、加強大數據時代人事檔案管理工作的具體措施

1.建立可行的新型大數據管理模式

大數據時代，為了更好地應對復雜多變的人事檔案管理需求，需要采取切實可行的措施。首先，建立可行的新型大數據管理模式。將大數據技術有機融入檔案管理，以實現對多樣化數據的統一管理和高效利用。傳統的檔案管理系統往往無法勝任大規模、多樣化數據的處理需求，因此，需要構建更為靈活、彈性的系統架構，云計算、分布式數據庫等技術的應用可以使檔案數據得以更好地存儲和管理，實現數據的快速檢索和高效分析。通過采用先進的數據管理技術，可以對數據實施有效分類和管理，進而實現對不同來源、類型數據的有序整合，有助于建立更為清晰的數據結構，提高數據的可讀性和利用效率；其次，新型管理模式應注重隱私和安全保護。大數據時代，隱私泄露和信息安全成為亟待解決的問題，在建立新型大數據管理模式的過程中，需要結合先進的加密技術、權限管理系統等手段，保障檔案數據的安全性和合規性；最后，加大培訓力度。為了更好地實現檔案管理的新模式，還需要實施相關培訓，提升管理人員的數據分析和處理能力，可以通過舉辦培訓班、引入專業人才等方式來實現。培訓內容應該包括大數據技術的基礎知識、數據分析方法和工具的使用等方面，使管理人員具備更為豐富的技能，更好地適應大數據時代的檔案管理需求。

2.樹立大數據人事檔案管理理念

理念決定了行動，在大數據時代要想利用大數據技術提升人事檔案管理工作的效能，就需要樹立大數據人事檔案管理理念，為了讓全體人員都樹立這一新理念，需要做好以下工作：第一，圍繞“大數據應用”實施專題培訓能夠推動大數據理念深入企業內部。通過組織專業培訓，管理人員將深入了解大數據技術的應用，包括數據采集、分析、挖掘等方面的知識，不僅有助于彌補管理人員對大數據技術的認知空白，還能夠激發其應用大數據實施人事檔案管理的積極性。同時，培訓課程應當結合實際案例，使管理人員能夠更具體地了解大數據在人事檔案管理中的應用場景，從而更加有針對性地應用于實際工作中；第二，做好宣傳工作和加強統籌規劃對于樹立大數據管理理念也具有重要幫助。通過宣傳活動，企業可以向組織成員普及大數據時代人事檔案管理的緊迫性和重要性，不僅包括內部宣傳，還可以借助外部媒體，提高企業在社會的形象和認知度。同時，制定全面的統籌規劃是確保管理工作有序開展的重要保障，該規劃應明確管理目標、任務、時間節點，確保大數據在人事檔案管理中的應用得以有序推進；第三，企業需要加強對大數據理念的深入理解，使其融入企業文化中，包括將人事檔案管理從傳統向數字化、智能化轉變的過程。通過引入先進的技術手段，如人工智能、機器學習等，企業可以更加高效地處理檔案信息，提高管理的智能化水平。在實施這些措施時，企業需要建立一個跨部門的工作團隊，將各方面的資源整合起來，以推動大數據理念在人事檔案管理中的全面應用。

3.加強人事檔案管理人員的技能培養

大數據時代，只有加強人事檔案管理人員的技能培養才能真正將大數據技術應用到工作中，從而提高檔案管理工作的整體水平。一方面，隨著大數據技術的快速發展，管理人員需要不斷學習掌握新技術，以更好地應對不斷變化的管理需求，培訓內容包括大數據平臺的使用、數據分析工具的掌握、人工智能在檔案管理中的應用等方面，以確保管理人員具備運用新技術實施檔案管理的實際能力；另一方面，鼓勵人事檔案管理人員更多地運用大數據技術才能快速提高管理水平。通過深度挖掘檔案中的信息，管理人員可以更全面地了解員工的潛力和特長，從而更科學地實施人才管理和團隊組建。同時，企業可以建立獎勵機制，鼓勵管理人員創新運用大數據技術，以激發其對新技術的主動學習和應用積極性。除此之外，在大數據時代不僅要做到技術革新，還要開展思想革新。管理人員需要具備善于思考的習慣，能夠靈活應對復雜多變的管理場景。通過組織創新思維培訓、分享交流會等活動，企業可以培養管理人員的創新能力，以此推動管理工作朝著更高層次發展。在實施這些措施時，企業需要建立一個良好的學習氛圍，鼓勵管理人員不斷學習、實踐，以不斷提升整體的管理水平，通過技能培養，管理人員將更好地適應大數據時代的檔案管理要求，為企業的人才管理和組織發展提供更為有力的支持。

4.建立完善的人事檔案數據庫

在大數據時代，可以通過先進的信息技術手段，建立完善的人事檔案數據庫，實現人事檔案數據的集中存儲和高效檢索，從而確保檔案管理的效率、安全性和可靠性。首先，該數據庫的建立可以實現信息的集中存儲。傳統的人事檔案管理往往采用分散存儲的方式，導致信息碎片化、難以管理，而通過建立統一的數據庫，所有檔案數據可以得到集中存儲，使數據更有序、更易管理，從而有助于提高數據的整體可控性，防范數據遺失和被泄露的風險，保障檔案信息的完整性；其次，大數據時代的人事檔案數據量龐大且復雜，傳統的手工檢索已經無法滿足管理的需要。通過引入先進的檢索技術，如全文檢索、數據挖掘等，管理人員可以迅速、準確地找到所需信息，不僅提高了檔案管理的工作效率，還為組織決策提供了更為準確的數據支持；最后，在數據庫的建設過程中，還應加強對數據的加密和權限管理，確保只有授權人員能夠訪問敏感信息，從而保障檔案數據的安全性。同時，建立定期的數據備份機制，以防止數據丟失或損壞，保障檔案信息的可靠性。針對人事檔案數據庫的建立和完善，如果高層領導人員能夠加強重視，勢必可以快速提高檔案管理工作水平。

5.加強軟硬件升級

在大數據時代，只有加強對軟硬件的持續升級，才能確保檔案管理系統得到及時更新和升級，從而滿足不斷變化的管理需求，提高管理效能。隨著大數據技術的不斷發展，新一代的檔案管理軟件應運而生，這些軟件擁有更高效、更智能的數據處理和分析能力。通過軟件升級，企業可以更好地應對日益龐大的檔案數據，實現更快速的檢索和分析，提高管理的實時性和準確性。大數據時代，人事檔案管理的信息化建設不僅需要定期升級軟件，還需要對硬件設施及時升級，如對服務器、存儲設備設施等硬件設施升級，才能保障系統穩定。并且，通過硬件升級不僅能夠提升系統的處理速度和存儲容量，還有助于提高系統的穩定性和可靠性，防范硬件故障對檔案數據的影響。另外，隨著移動互聯技術的發展，移動端檔案管理也愈發重要。因此，軟硬件升級的范圍還應包括移動端應用的開發和優化，以滿足管理人員在任何時間、地點開展檔案管理的需求，更好地提高管理的靈活性和便捷性，便于適應企業日益復雜的運營環境。總之，加強軟硬件升級是大數據時代人事檔案管理的迫切需求，通過這一舉措，企業能夠更好地應對日益龐大和復雜的檔案數據，提高管理效能，為人才管理和組織發展提供更有力的支持。

四、結束語

綜上所述，大數據時代背景下，在開展人事檔案管理工作時，將大數據技術應用其中，并充分發揮其最大化作用，可以促進檔案管理模式實現更新，為提高檔案管理工作效率和質量提供支持。因此，企業應該牢牢抓住這一機遇，積極探索有效的路徑，利用大數據技術構建更加完善、新穎的檔案管理模式，以此提高檔案的管理效率和利用率。

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（作者單位：山東交通技師學院）