探析內部控制在現代商貿企業中的應用策略

王志 四川盛世大信商貿有限公司

引言

“十四五”規劃期間，我國確定了消費為經濟增長的核心驅動力，這無疑為國內外的商貿企業提供了一個極好的發展機會。但是，隨著中國對零售行業的政策管控逐步放松，商貿企業正在遭受全球經濟一體化和新興商業模式的沖擊。在機遇和挑戰面前，加大企業內部控制力度，提升企業內部控制水平已經成為商貿企業內部控制和接受外部監督的主要任務。

一、企業內部控制概述

（一）內部控制的概念

內部控制是指一個企業內部的運營控制系統，即確保企業的經濟活動能夠順利進行而實施的一攬子管理策略。內部控制不僅涵蓋了企業領導層用于授權和指導經濟活動的各類手段，同時也包含預算、審查、分析各類信息以及報告的流程和步驟，以及針對企業經濟活動開展的全面規劃、監督和評價等各類規章制度。

（二）內部控制的意義

企業的管理決定、目標構建、法律法規都構成了企業運營管理的核心環節，能夠對企業的財務操作、策略布局、行為準則及流程產生有力的約束。換而言之，企業的內部監督是全面執行國家法律法規、企業規章制度的堅實支撐，具備很強的針對性。因此，需要把企業的內部控制體系融入企業所有環節，以確保企業的管理規劃和決定順利執行。內部控制體系是內控指引與評價指引的綜合應用，通過落實企業購銷和財務數據的核心控制，對財務運營和業務操作實現嚴密的監督和限制，從而有效預防各類經營風險，推動企業長效發展。

二、內部控制在現代商貿企業中的應用現狀

（一）內部控制認識不到位，內部控制環境薄弱

傳統觀點將內部控制局限于財務審計的狹隘領域，并視其為審計工作的一部分，對內部控制認識不到位，導致目前企業內部控制管理存在如下幾個問題：第一，部分企業管理者對于內部控制的理解有所偏差。部分管理者認為內部控制要求相互制約，相互監督會影響企業管理效率。內部控制過分依賴直接的權力，而忽視了授權的重要性。這種做法導致管理較為僵化，使得企業無法適應快速的環境變化。第二，部分投資人或企業管理者認為內部控制成本與預期效益回報存在矛盾，得不償失，即過度的內部控制可能會增加企業的運營成本，并未真正推動企業發展[1]。

（二）商品進銷管理不科學，嚴重影響企業發展

第一，產品采購環節不科學，產品積壓滯銷現象嚴重。產品采購沒有遵循以銷定采原則，產品采購數量與結構失衡，因沒有市場需求或需求小，進而導致庫存積壓，而上架時間、系列不足、庫存、陳列與銷售的不匹配也會對商品的店鋪銷售管理產生影響。行業特性要求產品的上市時間必須與相應地域的氣候和溫度保持一致，如果對上市時間的控制出現錯誤，將會導致產品銷售周期的人為縮短，最后可能會對企業利潤產生影響。第二，定價機制不完善，采購中存在利益輸送或腐敗問題。企業在選擇供貨商時未能遵循科學性、實際性原則，部分管理者以權謀私，選擇相熟的供貨商，給企業效益帶來影響。第三，銷售定價不合理，缺乏商品管理的規劃和計劃。合理的商品定價與商品促銷是商品銷售不可或缺的一環，初期引入和成長期實際上也是商品的高毛利期。在正價和高折扣階段結束后的季末，也就是通常所說的季末清倉打折期實施合適的折扣和活動方式，不僅能夠順利地完成庫存的季末清理，還能提高銷售效率，是獲取全年商品毛利的一種方式。

（三）內部監督機制不健全，信息溝通渠道不暢

盡管許多企業已經構建了自己的內部控制機構，但部分企業仍未形成完善的管理框架，內部監督體系不完善，具體存在以下幾點問題：第一，部分企業僅僅遵循國家對內部控制的標準，構筑基礎的管理流程，這種管理框架并未形成一個完整的閉環。部分企業仍傾向于采用傳統的運營方式，缺乏設定限制和預防措施，更多地關注事后管理，而忽視了事前和事中預防，企業在預測和控制商業風險和財務風險方面的工作相對較少，更看重對金錢、物品等實體資產的管理，卻忽略了對人力、信息、文化等非實體資產的管理[2]。第二，內部監督評價體系不完善。當前我國大部分商貿企業并沒有建立一個完善的內部監督評價機制，難以對審計部門職責設置明確的規范和標準，從而導致企業對審計人員考核上缺乏明確的標準，獎懲不明，導致監督人員的積極性不高，企業內部管理也無法實現預期目標。第三，信息溝通渠道建設不力。在信息溝通與管理中，商貿企業的投入遠遠不夠，科技迭代速度較慢，極大地削弱了企業內部信息傳遞的實時性與精確性，使得本就繁雜的內部監督管理流程變得更為復雜，阻礙了商貿企業的高效發展。

（四）內控組織架構不合理，組織管理模式僵化

現代企業體系需要企業構建一個具備產權明確、職責清楚、管理科學的企業體系。第一，企業內控組織架構不合理，治理架構形同虛設。盡管現在一些企業根據《企業法》的相關條款已經設立了股東大會、董事會、監事會、經理層等相關的組織結構，這些結構的設置也滿足了企業內部控制管理的需求，并且建立了相應的內部控制體系，但是在實際操作過程中，企業在做出決策時仍然堅持“一言堂”的模式。監事會失去其監管的功能，董事會中的獨立董事也無法保持獨立，進而導致企業治理架構建設毫無意義。第二，企業內控機制不健全，組織管理模式僵化。部分企業內部控制機制不健全，工作流程模糊不清，管理權責不明。當相關部門遇到意見分歧的問題時互相推諉，各自獨立問題嚴重，進而導致內部控制的效果大打折扣。當今社會，企業間的競爭愈發劇烈，企業承受的經營風險也在逐漸增加，這種情況下，如果企業的內部控制執行不到位，那么企業就很難實現良好的發展。

（五）內控評價體系不完善，內控執行效果不佳

第一，內部評價權責結構不合理。部分企業選擇利用監管功能取代內部控制評價，企業各部門領導之間存在著相互監管和依賴的關系，而基層員工屬于從屬地位，在執行內部控制監管時缺乏發言權，也沒有有效的管理手段，因此在進行內部控制體系評價時，無法順利進行內部控制工作。這種情況的主要原因在于內部控制評價體系的權責分配設定不當，缺乏有力的內部控制評價工具，導致內部控制評價的效果未能達到預期。第二，缺少統一的內部控制評價標準。我國政府機構通常會對內部控制的全面性、有效性與合理性做出評價，但是并未明確規定評價過程應該如何進行。因此，無法為企業內部控制評價提供實質性的引導，這就導致各個企業的管理者在進行內部控制評價時沒有統一的標準，無法對各個企業的內部控制有效性進行評價和比較[3]。

三、內部控制在現代商貿企業中的應用策略

（一）提高內部控制認識，優化內部控制環境

第一，提高對內部控制的認知。企業管理層和員工需要嚴格自我約束，遵循內部控制的標準，同時也需要妥善管理內部控制流程，加深對內部控制主體的認知，建立內部控制指導思想，根據相關法規持續提升企業的內部控制質量。第二，強化內控體系構建，明確內部控制路徑。根據企業的具體狀況識別出存在的不足，接著有目標地執行內部控制任務，同時保證在執行過程中的有力監管。第三，對所有員工進行強化指導，促使各員工積極參與內控管理當中，以此提升內部控制效率。同時，企業管理者也需要提升自我認知，理解企業內部控制的重要性和人性化的價值，持續優化內部控制體系，嚴格執行內控工作方案，提升內部控制效率，并塑造全員參與內部控制的企業文化。

（二）加強商品進銷管理，提高企業運營效益

第一，構建科學的進銷存管理系統。科學的進銷存管理系統包括確定進貨和銷售的步驟，設立精確的數據收集和記錄系統，以保證數據具有實時性和準確性特征。同時，還需要制定清晰的管理策略和流程，保證各個環節的工作能有序推進。在構建管理系統時，可以利用ERP 系統等現代信息技術協助管理，自動化地收集和分析數據，從而提升管理效率和精確度。第二，精確預測需求。優秀的庫存控制任務必須精確預估需求。透過解讀歷史銷售記錄、行業走向及競爭者狀態，能夠設立適當的營銷策略與采購方案，防止商品供應不足或短缺。而精準預估需求的核心在于數據解讀與市場探究。企業可以運用現代的數字化分析技術與市場研究手段，收集更精確的消費者需求，進一步構建出更為合理的進銷存策略。第三，優化采購管理。在進銷存管理過程中，采購占據著關鍵的位置，它直接影響著成本的調整和產品的品質。為了優化采購管理，企業可以通過尋求眾多供應商，從而減少采購風險和費用。定時審查供應商，對供應商的表現進行持續審查，以保證其服務和產品的質量符合規范。運用尖端的采購方法，例如電子競標、電子采購等，以提高采購效率和公開性。第四，加強銷售管理。企業的盈利來源主要依賴于銷售，所以在產品進銷管理過程中，銷售管理起著至關重要的作用。為優化銷售管理，企業應該依照需求預估與市場狀態設立適當的銷售方案，涵蓋銷售目標、銷售戰略等。對銷售人員進行培訓，增強其營銷能力與服務觀念，以此來增加顧客的滿足感。設立營銷方針，清晰地設立營銷方針，例如價格方針、售后服務方針等，以此來保證營銷流程的合法與公正。

（三）完善內部監督機制，暢通信息溝通渠道

強大的內部監督機制能夠讓內部控制體系發揮最大效用，只有穩固的制度保障并持久地執行，才能有效地執行內部控制工作。因此，如何更有力地加強企業內部控制監管至關重要。新時期下，完善企業內部監督機制，暢通溝通渠道是加強內部控制的關鍵。第一，企業領導者需要進一步加大監督力度，不僅要檢查內部控制的不足，還要妥善應對內部控制執行過程中出現的執行錯誤、執行人員故意欺詐等不良狀況。第二，建立全員內控體系。為防止形象工程出現，企業管理者需要主動向員工解釋內部控制的含義和功能，以此來進一步增強內部控制的影響力。同時，設立內部審計職能部門也是執行內部控制的關鍵，為了確保這些部門具有獨立的權威性，應由獨立于財務部門的人員直接擔任該部門的負責人。審計人員需要堅持公平、公正和客觀的原則，確保自己的職責不受外部因素的干擾。第三，加強企業內部信息溝通，暢通內部信息溝通渠道。積極組織各部門召開業務交流會，就部門內部控制做法交流心得，對降低企業運營風險與完善業務工作流程建言獻策。同時，應構建企業的內部控制規則操作平臺，暢通信息交流渠道，從而增強企業內部控制實踐效果。

（四）優化內控組織架構，推行不相容職務分離

第一，設置適當的限制措施，以阻止決定、管理和監管的權力過于集中于一人，從而喪失了內部控制的約束作用。引入利益相關方對經營者權利進行審查，檢查是否有過度集中的狀況。一旦察覺到問題，有權要求監管機構進行審查，并針對審查過程中發現的問題給出修正意見。第二，強化內部控制和治理結構之間的聯系。若企業治理結構不健全且與內部控制無法有效銜接，即便設立了嚴格且完善的內部控制體系，也將難以執行并獲得預期的控制效果。第三，推行不相容職務分離。為了避免出納員同時承擔稽查、會計資料存儲以及收益、開銷、成本和債務賬單的記錄任務，企業的財務專用印章和法人代表個人印章應該由不同的團隊來進行管理，而且財務專用印章和銀行匯款應該是由會計和出納員共同維護；清晰地劃分了記賬員、經營決策員、資產存儲員之間的職責邊界，讓他們彼此獨立、彼此制衡。通常，對于所有的經濟活動，無論是整個流程還是其中幾個重點步驟，都需要設置兩個或兩個以上的部門員工來進行分配，互為限制。

（五）完善內控評價體系，控制經營運作關鍵點

為保證企業內部控制體系有效實施并產生較好的效果，同時能夠在內部控制過程中適應新的環境和變化，必須建立科學的評價考核機制。在構建完善的企業內部控制管理體系的同時，也需要配備完備的評價考核方案，以確保內部控制管理的有效執行。第一，企業需要加強對內部審計的把關，讓企業領導層對內部控制制度與執行情況有更深入的了解，也能給出對于優化內部控制的積極建議。第二，根據實際情況制定績效評價標準，確保考核標準的科學性和合理性，保證公正性和透明度，從而能夠準確地評價員工的實際職責。同時，企業也需要依照商業環境的改動及內部管理的目的，及時修改績效評價的標準，從而增強績效評價體系的彈性。第三，加強過程管理，提高評價工作成效。身為負責內部管理評價的主管機構，必須設計出具體且真正可執行的評價任務計劃，清晰地指出評價的主題、手段、標準以及在評價過程中的內部交流模式與策略，以確保評價任務的規范性。編制與內部管理評價相關的專業材料并開展專項培訓，讓評價團隊能夠精確地理解評價任務所需的專業技能以及評價任務的步驟、手段和標準。

結語

綜上所述，隨著市場經濟飛速發展，經濟一體化步伐不斷加快，這也使得企業的運營管理風險日益增大。為了更有效地應對這些風險，完善和優化企業的內部控制管理是當下商貿企業的重點。通過建立和執行完善的內部控制管理制度，可以提高企業的運營管理效率，增強企業的整體競爭力，從而有效地保障企業總體目標順利實現，并有助于企業在激烈的市場競爭中始終保持領先地位。