“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

［摘 要］隨著互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，行政事業(yè)單位檔案管理也面臨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的壓力和機(jī)遇。本文從“互聯(lián)網(wǎng)+”背景出發(fā)，探討行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義和現(xiàn)實(shí)需求，分析面臨的挑戰(zhàn)和存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決方案。通過(guò)信息化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，可以提高行政事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量，優(yōu)化服務(wù)滿足廣大人民群眾的需求。

［關(guān)鍵詞］互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；檔案管理；行政事業(yè)單位

［中圖分類號(hào)］G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著信息技術(shù)的日新月異發(fā)展和“互聯(lián)網(wǎng)+”的興起，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)深刻改變了人們的生活和工作方式。行政事業(yè)單位作為服務(wù)社會(huì)公眾的重要機(jī)構(gòu)，其檔案管理對(duì)于保障機(jī)構(gòu)運(yùn)行、維護(hù)社會(huì)秩序和推進(jìn)社會(huì)發(fā)展具有關(guān)鍵作用。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的管理需求和面臨的新挑戰(zhàn)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，行政事業(yè)單位檔案管理開展信息化建設(shè)成為必然趨勢(shì)。

1 檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 提升工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要通過(guò)手工查找和整理，耗費(fèi)大量時(shí)間和人力。信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和索引，通過(guò)關(guān)鍵詞、時(shí)間等屬性進(jìn)行快速檢索，大大縮短了檔案檢索的時(shí)間，提高了工作效率。信息化建設(shè)可以引入流程管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中定義和處理檔案管理流程。通過(guò)自動(dòng)化的流轉(zhuǎn)、審批和提醒功能，可以減少手動(dòng)操作和人為延誤，提高檔案管理的處理速度和準(zhǔn)確性［1］。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案借閱需要填寫紙質(zhì)申請(qǐng)單、等待審核和人工發(fā)放，效率較低。而信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)電子借閱系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線申請(qǐng)和自助借還，不僅加快了借閱過(guò)程，還可以實(shí)時(shí)掌握借閱情況，提高了檔案借閱的效率和便利性。通過(guò)信息化建設(shè)，不同部門和人員可以在統(tǒng)一的平臺(tái)上進(jìn)行協(xié)同辦公、共享檔案資源和信息。可以通過(guò)權(quán)限設(shè)置，實(shí)現(xiàn)檔案的多級(jí)共享和協(xié)同處理，加快了工作進(jìn)程，提高了工作效率。信息化系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、數(shù)據(jù)清理和報(bào)表生成，減少了人工操作和錯(cuò)誤的可能性，提高了數(shù)據(jù)處理的效率和準(zhǔn)確性。

1.2 增強(qiáng)檔案安全性

信息化系統(tǒng)可以控制檔案管理的權(quán)限，設(shè)置不同用戶的訪問(wèn)權(quán)限，防止未授權(quán)人員查看和修改檔案信息。同時(shí)，可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保檔案信息的安全性和機(jī)密性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在人為破壞、篡改或遺失的風(fēng)險(xiǎn)，而信息化建設(shè)可以通過(guò)電子簽名、哈希算法等技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的完整性驗(yàn)證和防篡改性保護(hù)。一旦有人對(duì)檔案信息進(jìn)行修改，系統(tǒng)會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并記錄下來(lái)，保證檔案信息的可靠性和真實(shí)性。信息化系統(tǒng)可以通過(guò)定期自動(dòng)的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。即使面臨自然災(zāi)害、硬件故障等情況，仍能保證檔案信息的完整性和可用性。信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理操作的審計(jì)和監(jiān)控，記錄用戶的登錄、操作以及系統(tǒng)的日志信息等。這些記錄可以用于追蹤操作痕跡、發(fā)現(xiàn)異常行為，保障檔案管理過(guò)程的合規(guī)性和安全性。信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)靈活的權(quán)限設(shè)置，包括系統(tǒng)管理員、檔案管理員和普通用戶等不同角色的權(quán)限區(qū)分。可以根據(jù)不同角色和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置不同的操作權(quán)限，確保檔案信息的訪問(wèn)、修改和共享的合理性和安全性。

1.3 提高檔案資料價(jià)值

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在著信息不全、容易丟失或損壞的問(wèn)題。而信息化建設(shè)可以數(shù)字化存儲(chǔ)檔案，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。通過(guò)電子化記錄、掃描和索引等技術(shù)，可以保存檔案的各種形式的資料，如文字、圖片、音頻、視頻等，使得檔案資料更加豐富和多樣化。信息化建設(shè)可以讓檔案資料實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的訪問(wèn)，即使是存檔已久的文件資料也可以在系統(tǒng)中檢索和查看。這樣，可以為歷史研究、法律訴訟、政策遵從等提供更多的依據(jù)，提高檔案資料的實(shí)用性和價(jià)值。信息化建設(shè)可以利用數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行深入的研究和利用。通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的挖掘，可以發(fā)現(xiàn)其內(nèi)在的規(guī)律、趨勢(shì)和價(jià)值，為決策制定和業(yè)務(wù)發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)。信息化建設(shè)可以將檔案資料保存在電子化的環(huán)境中，有效地保護(hù)和傳承文化遺產(chǎn)。歷史檔案、文獻(xiàn)資料、文物圖片等珍貴資料可以通過(guò)數(shù)字化的方式進(jìn)行保存，使其得到長(zhǎng)期的保護(hù)和共享，同時(shí)也為學(xué)術(shù)研究和社會(huì)公眾提供了更廣泛的參考和利用途徑。信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案的電子化共享與協(xié)同合作。不同部門和機(jī)構(gòu)可以通過(guò)信息化平臺(tái)共享和交流檔案資料，促進(jìn)資源的互通互用，提高檔案信息的利用效益和價(jià)值。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 事業(yè)單位檔案管理機(jī)制有待完善

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)還不夠完善，需要更明確的相關(guān)法規(guī)和政策來(lái)規(guī)范事業(yè)單位檔案管理的流程、責(zé)任和權(quán)限，以確保檔案管理工作的合規(guī)性和穩(wěn)定性。一些事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏明確的組織架構(gòu)和職責(zé)分工。在信息化建設(shè)過(guò)程中，需要明確檔案管理部門的職能和責(zé)任，建立科學(xué)合理的組織管理模式，確保檔案管理工作的協(xié)調(diào)和高效進(jìn)行。事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和培訓(xùn)水平參差不齊。需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)知識(shí)和技能水平，使之適應(yīng)信息化建設(shè)的要求，并能夠有效運(yùn)用信息化系統(tǒng)開展檔案管理工作。在信息化建設(shè)過(guò)程中，需要關(guān)注檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性和完整性，同時(shí)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和模型，以便檔案數(shù)據(jù)的互通和共享。隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，事業(yè)單位面臨著信息安全風(fēng)險(xiǎn)的挑戰(zhàn)。為此，需要行政事業(yè)單位加強(qiáng)信息安全意識(shí)和培訓(xùn)，制定完善的信息安全管理制度和安全保障措施，確保檔案信息不受到非法獲取、篡改和損壞的威脅。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要建立健全的績(jī)效評(píng)估和監(jiān)督機(jī)制。通過(guò)定期的績(jī)效評(píng)估和監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和不足，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和提升［2］。

2.2 檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)有待提升

一些檔案管理人員缺乏充分的檔案管理知識(shí)和技能，無(wú)法勝任復(fù)雜的檔案管理工作。他們需要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)科的理論知識(shí)，了解檔案管理的基本原理、方法和標(biāo)準(zhǔn)，以提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的技術(shù)能力提出了更高要求。一些檔案管理人員缺乏對(duì)信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)能力，無(wú)法充分利用信息化工具進(jìn)行檔案管理。他們需要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，熟悉檔案管理系統(tǒng)的使用，提高信息化技能。檔案管理人員在日常工作中需要與多個(gè)部門和人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。但一些檔案管理人員的溝通能力不足，難以與他人有效合作。他們需要提高溝通協(xié)調(diào)能力，建立良好的工作關(guān)系，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案管理是一個(gè)不斷發(fā)展和變化的領(lǐng)域，需要檔案管理人員具備創(chuàng)新精神和應(yīng)變能力。然而，一些檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，只能按照傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理。他們需要培養(yǎng)創(chuàng)新思維，關(guān)注新技術(shù)的應(yīng)用和檔案管理的最佳實(shí)踐。檔案管理人員處理的是機(jī)關(guān)團(tuán)體和個(gè)人的檔案信息，需要具備較高的職業(yè)道德意識(shí)。但一些檔案管理人員存在信息泄露、違規(guī)操作等職業(yè)道德問(wèn)題。行政事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)其職業(yè)道德的培養(yǎng)和教育，保護(hù)檔案信息的安全和機(jī)密性。

2.3 檔案管理的數(shù)據(jù)安全性有待加強(qiáng)

在信息化建設(shè)中，檔案管理系統(tǒng)可能存在安全漏洞，容易受到惡意攻擊和非法訪問(wèn)。黑客攻擊、病毒感染等都可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的泄露、篡改或損壞，對(duì)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作和聲譽(yù)造成嚴(yán)重影響。在檔案管理的信息化過(guò)程中，數(shù)據(jù)的傳輸和共享環(huán)節(jié)也存在安全風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中，可能因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)連接不安全導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或被竊取。在數(shù)據(jù)共享過(guò)程中，也面臨著權(quán)限控制不嚴(yán)、非法訪問(wèn)等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)遭到不當(dāng)使用。一些數(shù)據(jù)安全問(wèn)題可能源于內(nèi)部員工的不當(dāng)行為，如工作人員泄露檔案信息、濫用權(quán)限訪問(wèn)檔案數(shù)據(jù)等，都會(huì)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全性構(gòu)成威脅。建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制，加強(qiáng)員工的安全意識(shí)教育，可以減少內(nèi)部人員的不當(dāng)操作。數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備措施是保障檔案數(shù)據(jù)安全的重要手段。但一些事業(yè)單位在這方面還存在不足。缺乏定期的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)計(jì)劃，一旦遭受數(shù)據(jù)損壞或?yàn)?zāi)害，恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)將變得困難［3］。

3 “互聯(lián)網(wǎng) +”背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 充分支持信息化建設(shè)

相關(guān)政府部門應(yīng)出臺(tái)有利于行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的政策和法規(guī)，這些政策和法規(guī)應(yīng)涉及資金支持、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全保護(hù)等方面，為信息化建設(shè)提供明確的指導(dǎo)和保障。行政事業(yè)單位需要投入足夠的資金來(lái)支持信息化建設(shè)。這些資金可以用于購(gòu)買和建設(shè)檔案管理系統(tǒng)、培訓(xùn)人員、開展數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型等方面。相關(guān)部門可以提供資金支持、優(yōu)惠政策或引導(dǎo)企業(yè)社會(huì)責(zé)任捐贈(zèng)等渠道，確保信息化建設(shè)的資金需求得到滿足。行政事業(yè)單位可以與相關(guān)技術(shù)機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，獲取專業(yè)的技術(shù)支持。技術(shù)支持可以包括系統(tǒng)定制開發(fā)、設(shè)備配置與維護(hù)、數(shù)據(jù)遷移與整合等方面，確保信息化建設(shè)的技術(shù)能力和效果得到提升。行政事業(yè)單位需要注重檔案管理人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)。相關(guān)部門可以組織培訓(xùn)班、提供專業(yè)課程，幫助檔案管理人員提升信息化建設(shè)的相關(guān)知識(shí)與技能。此外，還可以建立專門的技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)，為行政事業(yè)單位提供日常的技術(shù)支援和問(wèn)題解決。

3.2 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案是現(xiàn)代化建設(shè)的重要步驟。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、拍攝、錄入等操作，將其轉(zhuǎn)化為電子形式存儲(chǔ)，方便檢索、共享和備份。數(shù)字化檔案的建設(shè)需要有合適的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)支持。建立和應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)、檢索、整理、借閱等功能，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。系統(tǒng)應(yīng)具備安全穩(wěn)定、易用靈活的特點(diǎn)，并能夠與其他系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通。在現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)是重要的考慮因素。為此，需要制定相關(guān)政策和規(guī)范，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和機(jī)密性，包括數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制、備份與災(zāi)備等措施，嚴(yán)防數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。現(xiàn)代化建設(shè)旨在提高檔案管理的效率和便捷性。通過(guò)數(shù)字化檔案和檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和共享，節(jié)約辦理時(shí)間，提高工作效率。科技手段和自動(dòng)化流程的引入，也可以減少人工操作和紙質(zhì)文件傳遞，提升工作效能。現(xiàn)代化建設(shè)應(yīng)注重挖掘和利用檔案信息資源的價(jià)值。通過(guò)數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，可以從海量檔案數(shù)據(jù)中獲取有用的信息和知識(shí)，為決策提供支持。實(shí)施檔案開放共享，能夠促進(jìn)檔案資源的廣泛應(yīng)用和利用，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

3.3 健全檔案管理制度

行政事業(yè)單位需要制定檔案管理政策和規(guī)定，明確檔案管理的目標(biāo)、原則和職責(zé)。這些政策和規(guī)定應(yīng)包括檔案管理的組織結(jié)構(gòu)、人員配備、工作流程、文檔管理、審批程序等內(nèi)容，確保檔案管理的規(guī)范與一致性。行政事業(yè)單位應(yīng)建立健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)，明確各級(jí)責(zé)任和權(quán)限。可以設(shè)立檔案管理部門或檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。固定編制檔案管理人員，提供專業(yè)化的檔案管理服務(wù)。檔案管理工作需要有明確的流程和規(guī)范化的操作指引。行政事業(yè)單位應(yīng)制定檔案管理的工作流程，包括文件收集、分類、整理、歸檔、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)都需要明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范和順利進(jìn)行。檔案保管和使用是檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)。行政事業(yè)單位應(yīng)建立檔案的安全保管制度，包括檔案存儲(chǔ)條件、防火、防震、防盜等措施。明確檔案的借閱和利用規(guī)則，制定嚴(yán)格的申請(qǐng)、審批和歸還程序，防止檔案的濫用和遺失。行政事業(yè)單位應(yīng)建立檔案管理的監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效果。可以定期開展內(nèi)部自查和外部評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)改進(jìn)。建立檔案管理的考核和激勵(lì)機(jī)制，推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)。

3.4 完善信息化培訓(xùn)

行政事業(yè)單位應(yīng)通過(guò)調(diào)研和分析，明確檔案管理人員在信息化建設(shè)方面的培訓(xùn)需求。可以針對(duì)不同崗位和職責(zé)，確定不同層次和內(nèi)容的培訓(xùn)需求，確保培訓(xùn)的針對(duì)性和有效性。根據(jù)培訓(xùn)需求，制定詳細(xì)的信息化培訓(xùn)計(jì)劃和課程。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方式、時(shí)間等方面的規(guī)劃，確保培訓(xùn)的全面性和系統(tǒng)性。課程內(nèi)容應(yīng)覆蓋信息化技術(shù)、系統(tǒng)操作、檔案管理原則、數(shù)據(jù)安全等方面的內(nèi)容。信息化培訓(xùn)可以采取多種方式進(jìn)行，如面對(duì)面培訓(xùn)、網(wǎng)上培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)、研討會(huì)等。行政事業(yè)單位可以根據(jù)實(shí)際情況和培訓(xùn)目標(biāo)選擇合適的培訓(xùn)方式，提供靈活、多樣化的培訓(xùn)機(jī)會(huì)。行政事業(yè)單位可以與專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或高校合作，提供專業(yè)化的信息化培訓(xùn)資源。這些資源可以包括培訓(xùn)師資、培訓(xùn)課程和培訓(xùn)設(shè)施等方面。通過(guò)引入專業(yè)資源，可以提升培訓(xùn)的質(zhì)量和效果。行政事業(yè)單位可以組織內(nèi)部培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)分享活動(dòng)，利用內(nèi)部專家和經(jīng)驗(yàn)豐富的人員進(jìn)行培訓(xùn)。這種方式可以最大程度地利用內(nèi)部資源，提供實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和案例分享，增強(qiáng)學(xué)員的實(shí)際操作能力和問(wèn)題解決能力。

4 結(jié)語(yǔ)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于提升行政效能、優(yōu)化公共服務(wù)、促進(jìn)智慧城市建設(shè)具有重要意義。通過(guò)信息化手段，檔案資源可以更好地被利用和共享，為決策提供支持，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

［1］張韻. “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)［J］. 中文科技期刊數(shù)據(jù)庫(kù)（全文版）社會(huì)科學(xué)，2022（12）：112-114.

［2］范巍山. 互聯(lián)網(wǎng)背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究［J］. 城建檔案，2021（5）：37-38.

［3］羅靜. 互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)［J］. 卷宗，2021，11（20）：130.

［作者簡(jiǎn)介］聶利樂，女，河北石家莊人，河北省藥品職業(yè)化檢查員總隊(duì)（南片區(qū)），中級(jí)館員，本科，研究方向：檔案管理。