淺析辦公自動化背景下醫院文書檔案管理

文/福建省南平市第一醫院 陳君

近年來，現代信息技術被廣泛應用于社會各領域。各大醫院，尤其是公立醫院、大型私立醫院對內積極推行辦公自動化系統，利用辦公自動化將工作中的各種文件資料、通知、管理制度等以電子文件的形式傳遞給廣大醫務人員[1]。不僅節約了醫院的辦公成本，同時也提高了辦公效率及質量。在辦公自動化環境下，醫院文書檔案管理工作被賦予了全新的發展內涵。

一、辦公自動化背景下醫院開展文書檔案管理的必要性

（一）有利于提高文書檔案管理的時效性。從現階段我國各大醫院的文書檔案管理情況分析，部分醫院存在仍沿用傳統文書檔案管理模式的問題[2]。醫院傳統的文書檔案管理模式存在較大的局限性：1.文書檔案立卷歸檔難度較大。年終的整理歸檔過程需要耗費大量的人力、物力和精力，工作枯燥乏味。2.文書檔案日常管理難度較大。醫院文書檔案管理流程復雜煩瑣，任務量較大。3.文書檔案的利用效率較低，精準度有待提升。醫院文書檔案管理人員的立卷水平不足，導致歸檔不合理、文書檔案標題不精準等問題，這在一定程度上增加了文書檔案調取、查閱難度。現階段，多數醫院僅設置了一個文書檔案管理崗位，一些醫院的文書檔案管理人員甚至還兼任其他崗位，降低了文書檔案管理水平及工作質量[3]。而辦公自動化系統能夠為醫院文書檔案提供便捷簡單的管理手段，不僅能夠提高文書檔案歸檔的速度，還能夠強化文書檔案的共享性。辦公自動化背景下的文書檔案管理工作可以實現紙質檔案向電子文件的有效轉變，進而實現按件整理檔案，提高醫院文書檔案管理的時效性及文書檔案的利用率。

（二）有利于強化文書檔案的共享性。針對醫院運營與發展過程中產生的各類數據信息，醫院成立專門部門進行針對性管理。例如醫院綜合檔案室負責管理醫院文書檔案、科技檔案、財務檔案等，設備科負責管理設備、耗材檔案，病案統計科負責病歷檔案等，各種檔案分散于不同科室。雖然能夠提高醫院檔案管理的針對性，但也降低了各科室文書檔案間的有效共享及利用效率，影響了文書檔案的完整性及安全性。在辦公自動化背景下對醫院文書檔案管理工作進行創新，能夠建立統一的管理系統，為不同門類的文書檔案設置專門的管理模塊，不僅可以提升文書檔案管理工作的規范性，還可以提高文書檔案的共享性，減少文書檔案的使用時間，消除 文書檔案的空間限制，實現對部門間工作重點的動態了解。此外，借助辦公自動化系統，既能夠為醫院各部門工作提供信息化支撐，也能夠保障文書檔案信息的安全性[4]。

二、辦公自動化背景下醫院文書檔案管理的現實困境

（一）電子文件的保密性受限。近年來，伴隨著我國科技領域的創新發展，現代化信息技術給各行各業帶來了全新的發展機遇。其中，最具代表性的轉變就是紙質檔案逐步轉變為電子文件。相較于傳統的紙質檔案，電子文件內容具有較強的固定性，不會隨著時間的流逝而失去固有形式，文件內容能夠得到長久保存。此外，電子文件的保密性較弱，容易出現無痕跡修改、篡改等問題。現階段，相關技術領域雖然已經針對電子文件的這些不足進行了技術研發與創新，能夠在一定程度上防止電子文件造假、篡改等問題，但是電子文件在內容變化上的安全風險比傳統紙質檔案依舊大得多。此外，電子文件不具備特定字跡，使用者可以結合實際需求選擇不同的字號、字體，從而形成電子文件。這一功能雖然為電子文件管理工作提供了便利，但也造成了無法從字跡上辨別真偽的問題[5]。電子文件無法進行親筆簽名或者蓋章，這些都是制約電子文件保密性的重要因素。在網絡竊密技術不斷完善的背景下，醫院要結合上述問題，提高辦公自動化文書檔案管理的安全性。

（二）文書檔案管理人員的綜合素養有待提升。辦公自動化背景下醫院文書檔案管理工作的創新需要依托高素質、專業能力強的優質管理人才來實現。尤其是針對電子文件進行歸檔管理等環節，不僅需要文書檔案管理人員具備掌握紙質檔案管理的理論、原則、流程和技術，同時還要求懂得電子計算機技術、數據通信技術等[6]，這對現階段醫院的文書檔案管理人員提出了較高的要求。但就現階段我國各大醫院的文書檔案管理情況來看，多數醫院都更注重培養醫療、護理技術人員的專業能力，并未將醫院文書檔案管理人員的培養納入人才培養計劃，導致醫院文書檔案管理人員的專業能力、管理水平和綜合素養無法滿足辦公自動化背景下文書檔案管理的新需求。

（三）文書檔案管理缺乏規范性要求。醫院在推進辦公自動化發展的進程中，文書檔案管理工作因涉及全院各科室，面廣量大，呈現一定的復雜性，很難真正實現規范化統一管理。眾所周知，醫院日常運營發展過程中會產生大量的、多樣的文書檔案。現階段部分醫院并未將各類文書檔案進行統一管理，而是采用多種軟件進行分開處理及存儲，導致數據運用過程中系統頻繁切換、運行緩慢，無法充分發揮智能化的優勢。此外，醫院文書檔案檢索版塊也存在一定不足。雖然當前文書檔案檢索方式分為人工檢索和電子檢索，但多數醫院仍以人工檢索為主，極大地降低了文書檔案管理效率[7]。

三、辦公自動化背景下提升醫院文書檔案管理水平的幾點思考

（一）做好辦公自動化系統內、外網的隔離。基于辦公自動化背景下如何提高醫院文書檔案管理水平及質量，當務之急是針對醫院內部辦公自動化網絡與外部網絡做好物理隔離。這樣能最大限度地確保醫院辦公自動化系統的安全運行，進而提高醫院文書檔案管理水平及質量，這也是最安全、有效、經濟的措施之一。1.建立第一層安全隔離防護網——路由器。路由器能夠自動過濾被系統屏蔽的IP地址和服務，醫院可以先將所有IP地址進行屏蔽，然后從中篩選一部分地址，允許其進入醫院內部辦公自動化網絡中。2.建立第二層安全隔離防護網——防火墻。無論何種類型的安全防火墻，均具備以下幾方面特征：（1）篩查網絡進出數據記錄；（2）管理網絡進出訪問行為；（3）封閉某個禁止頁；（4）記錄信息內容及活動行為；（5）檢測與警告對網絡攻擊的行為。對此，醫院需要結合以上網絡安全防火墻的共性特點，建立完善的防火墻，并定期對其進行維護與清理，提高醫院文書檔案管理的安全性[8]。此外，醫院還應從制度上嚴令禁止外部人員私自下載或者隨意篡改文書檔案。

（二）加強文書檔案管理專業隊伍建設，培育高素質的新型管理人才。任何工作的順利開展都離不開高質量人才的助力與支持，辦公自動化背景下的醫院文書檔案管理工作更是如此。如何針對文書檔案管理人員開展有效的專業培訓工作，打造一支復合型文書檔案管理隊伍，是現階段各大醫院的重點工作內容。第一，醫院應該緊跟時代發展步伐，積極打造良好的文書檔案管理硬件環境。及時更新老舊硬件設備，并結合自身運營情況、文書檔案管理的實際需求等采購先進的辦公自動化設備。這不僅能夠為醫院辦公自動化發展奠定堅實的基礎，同時還讓醫院文書檔案管理人員擁有充足的空間進行學習與實踐。第二，醫院應該加強文書檔案管理人員的專業培訓力度，開展辦公自動化文書檔案管理理論知識及實踐技能培訓，拓寬文書檔案管理人員的知識結構，為辦公自動化背景下醫院文書檔案管理工作的順利開展提供人才保障。第三，開展系統化、針對性、專業化的計算機培訓工作，例如醫院可以組織開展文書檔案管理軟件操作培訓、辦公軟件的使用技巧等[9]。與此同時，針對醫院文書檔案管理人員定期開展思政教育，幫助醫院文書檔案管理人員樹立正確的崗位責任意識，提高他們的職業道德素養。

（三）建立健全醫院文書檔案管理制度。任何業務的順利開展都離不開完善的管理制度作為支撐。第一，針對辦公自動化背景下的文書檔案管理工作，醫院應結合本院文書檔案的性質、特點、作用等，與辦公自動化的特點進行有機融合，制定針對性的管理制度，例如，文書檔案收集管理制度、文書檔案編訂及鑒定制度、文化檔案自動化檢索及借閱制度等，各類管理制度相互作用，形成一個統一的管理網絡，這樣能夠提高文書檔案管理工作的規范性及合理性[10]。第二，根據醫院文書檔案管理相關制度要求，進一步明確辦公自動化工作需求，統籌布局文書檔案管理崗位、職責，合理優化文書檔案管理方法等。其一，醫院需要建立健全辦公自動化背景下文書檔案接收管理制度，即文書檔案管理人員從辦公自動化系統中接收文書檔案后，應該健全文書檔案目錄，對文書檔案的名稱、內容、發送部門等進行明確記錄，以便后續核對與使用。其二，醫院應該建立健全文書檔案存儲管理制度[11]，其中需要明確電子檔案、紙質文書檔案的分類管理制度，以發揮文書檔案的效用。其三，建立辦公自動化背景下的文書檔案調取、借閱、銷毀管理制度，明確基本流程，完善文書檔案拷貝、分享授權制度，避免醫院文書檔案出現泄漏、丟失、篡改等情況。

（四）構建全新的辦公自動化系統。在辦公自動化背景下，醫院文書檔案的管理水平及工作質量受到醫院內部辦公自動化水平的影響。對此，醫院應結合現階段的實際運營情況、階段性戰略發展目標、新時代產生的新發展需求等，客觀分析并正視當前文書檔案管理工作中存在的各類問題，加強信息化建設投入力度，積極引進各類先進技術，構建更為完善的辦公自動化系統，這樣能夠實現文書檔案數據信息的自動化采集，并以數字化形式展現出來[12]。除此之外，醫院還應借助辦公自動化系統對文書檔案管理流程進行合理優化，強化文書檔案管理的信息化特點，為使用者提供如信息檢索、自動化上傳等方面的便利。醫院還須注重提高文書檔案的共享性，借助互聯網技術構建文書檔案處理中心，對各類文書檔案進行分類，確保文書檔案歸檔、調取工作的順利開展。針對辦公自動化系統，醫院需要定期進行技術維護與安全漏洞排查，及時發現和解決系統中潛在的安全隱患，確保辦公自動化系統處于穩定、安全的運行狀態，科學管理醫院內部文書檔案。

四、結語

綜上所述，醫院要在激烈的市場競爭及醫療衛生體制深化改革的環境下進一步實現高質量升級轉型與持續發展，就必須在日常管理工作中加強文書檔案管理工作，將文書檔案自動化管理置于管理工作的關鍵位置。醫院應該結合新時代辦公自動化的特點、功能等，進一步完善文書檔案管理制度，構建辦公自動化文書檔案管理系統，提高文書檔案管理人員綜合素養。充分發揮辦公自動化效用，提高醫院文書檔案管理質量及水平，促使文書檔案能夠靈活應用于工作實踐，助力醫院的可持續發展。