信息化時代辦公室文書檔案管理工作的創新路徑

文/江春燕

在信息化時代，各領域都面臨著更高的標準和要求，這也為各種工作的進行開辟了新的路徑和方式。辦公室文書檔案的管理也是如此。

信息化時代讓文書檔案的處理效率和品質都有了顯著的增長和優化。但在文書檔案管理過程中也存在一些問題和不足，如檔案管理的難度較大、檔案管理人員安全意識不足等。因此，需要持續提升信息化管理的能力和水平，構建管理體系，通過強化云計算的應用以及其他多種方式，增強文書檔案的管理效能與品質。

辦公室文書檔案管理信息化建設的意義

便于信息管理查詢。通過信息化的方式管理文書檔案，可以提升查閱檔案的效率。在傳統的文書管理方法中，尋找相關信息需要投入大量的時間和精力，增加了工作人員的工作壓力和負擔。而采用數字化的管理方法，工作人員可以直接從文件檔案管理系統獲取所需的信息，不僅節約了時間和精力，還降低了勞動強度與壓力。此外，在數字化的管理系統里，可以滿足多人共享同一個信息的需求，顯著提升了文件檔案的工作效率和品質。

降低管理成本。通過強化文件檔案的數字化管理，可以減少管理開銷，提升管理的效率和品質。在初步進行信息化的構建時，必須大量購置硬件和軟件設備，而這些設備的安裝和維護都需要花費大量的資金，構成了信息化構建開銷的關鍵環節。然而，隨著信息化體系的構建，接下來的花費相對較低。通過強化信息技術的發展，可以顯著降低人力資源的開銷。在傳統的文件和檔案管理流程中，單位職工承受的壓力和負擔較大。在現代信息技術的推動下，可以降低人力資源的開銷，同時提升員工技術能力和綜合素質，從而推動其成長與進步。

信息化時代辦公室文書檔案管理工作存在的不足

安全意識不足。雖然信息技術的飛速發展有助于大幅度提高文件檔案管理的效率和質量，但同時也暴露出一些潛在的問題，比如對安全的認知不足。如在構建文件和資料的過程中，忽略了保護其安全性，一旦出現信息安全問題，就有可能引發信息的泄露。因此，對于文檔檔案管理而言，必須重視安全問題，加強對信息安全的認識和理解，才能有效保障文檔檔案的完整性和保密性。

缺乏有效的管理機制。由于信息化帶來的便利性，很多單位開始嘗試使用云端存儲服務，以便管理好文件和檔案。然而，在這種情況下，如果沒有一個完善的管理機制，就會導致文件和檔案被隨意更改或刪除。這就需要建立一套完整的管理制度，確保文件和檔案的完整性和準確性。另外，在信息化時代，許多單位已經采用了自動化的文件管理工具，但這些工具并不能完全替代人工干預。因此，還需要制定相應的管理措施，確保文件和檔案的正確性和及時性。

風險防范水平不足。在信息化時代，許多單位都在加快推進信息化進程，但這些過程當中存在一定的風險隱患，需加以防范。因此，要制定相應的規章制度，明確責任分工，及時發現和解決出現的問題。一方面，檔案保護系統的安全性不足，缺乏足夠的安全級別，可能會使系統內的相應信息被偷取或損害。另一方面，由于沒有及時對管理系統進行漏洞檢測、升級和安全審查，使管理系統極易受到外部攻擊。

文書管理難度大。在傳統管理模式下，文書檔案管理員對相關文件只能通過手動查找、整理、分類、歸檔等，這些操作都非常繁瑣且耗費大量時間和精力。隨著時間推移，涉及的文件數量在不斷增長，這無疑也增加了文書管理的難度。

信息化時代辦公室文書檔案管理工作的有效措施

加強云計算應用。如果想要有效提升文書檔案的信息化管理技術和水平，就應該積極利用云計算。目前，云計算技術已經發展得較為成熟，能夠顯著提升工作效率和質量。利用云計算技術，可以在文書檔案的管理流程中，高效解讀并總結相關信息，從而縮短計算處理的周期，降低員工的壓力與負荷。云計算包含眾多計算方法，它在數據處理上具有很高的效率和速度，所以需要充分發揮其優勢，以增進對數據的深度解讀。尤其是現在需要處理的文書檔案數據也在不斷增加，因此，采用云計算可以顯著提升處理效率和質量，從而推動文書檔案管理的進步和發展。

構建管理體系。需要建立一個完善的管理體系來強化文書檔案的管理工作。只有通過優化管理體系，才能在工作進行時更具針對性和目標性。首先，確保所有需要管理的文件和資料都能被整合到管理系統中，防止資料遺失，以免影響后續工作的進行。其次，確立管理流程和體系，設定嚴格的管理規定和準則，妥善處理文書檔案的管理任務，防止出現推諉或效率低下的情況。最后，應優化和刷新管理系統。對于文件資料的處理，應該根據社會的進步來持續調整，以適應社會的進步，以此來提升處理文件資料的效益與品質。

增強風險意識。需要在強化文書檔案數字化管理的同時，提升對風險的認知，確保信息的安全，防止其被盜取或損壞，以此來提升文書檔案管理的安全性。必須高度關注風險預防的任務，并且提升對風險的預防意識，尤其是在管理層面，需要增加對人員和物資的支援，以此來提升信息化管理的安全性和科學性。為文書檔案信息化系統配備必要的攔截軟件或殺毒軟件，并根據實際情況進行調整。通過提高密鑰等級等多種手段，有效確保數據的安全性和可靠性。建立專業的技術團隊，并持續提升其技術素質和能力，對信息化管理系統或平臺進行實時更新，及時審查和保養管理系統，增強系統的穩定性和可靠性。同時，也可以增進與相關科技單位的交流和協作，利用其技術實力和水準來確保信息化系統的安全。

構建共享系統。在處理辦公室的文件時，不能只是簡單地進行儲存和管理，而是要深入探索其實際應用的價值，并通過數據的解讀與分享，提升文件的價值。因此，需要優化共享系統，實現在系統中文件和其他相關信息進行共享，以便各相關部門可以借助之前的數據進行當前的任務或者作出更科學的決定。單位必須高度重視建立共享系統，并投入人力和物力來實現這一目標。還應持續優化共享系統的性能，以便相關人員可以通過該系統獲取他們所需的信息。為確保數據的穩固，需要優化網絡服務的開放審核過程，并且只向某些部門或者某些人員提供一些權限，以防止其他人員竊取有關數據，導致數據外泄。

加強設施配備。建設設施是執行文書檔案管理任務的基石和前提，只有優化設施配置，才能有效提升信息化管理的能力和水平。因此，單位需要增強對文件和檔案管理的信息化建設，并且需要配置必要的設備，裝備必要的硬件設備，以保證任務的順暢執行?？梢栽鰪妼浖O施的支持，并與技術單位建立交流和協作，引進符合文書檔案管理需求的軟件或系統。同時，組織單位內計算機技術方面的專家開發出適應單位文件檔案管理需求的系統，從而有效提升系統的合理性和科學性。還要投入專門的資金用于升級和優化硬件軟件設施。

提升工作人員信息化素質。通過提升文書檔案的處理效率和品質，來持續增強單位員工的技能和素養。在招聘文書管理人員時，需要嚴格篩選，挑選出擁有相關教育背景或者工作經驗的人才，以此減少其適應時間，并增強他們與職位的匹配程度。加大培訓力度，深入闡述文書檔案處理的常規方式和方法以及文書檔案處理的詳細步驟，以保證單位員工能掌握相關的知識，提升其工作執行力和效益。強化對單位員工信息化素質和能力的提升。組織安排單位員工參與檔案信息化培訓，了解信息系統的運行和實際操作，提升對系統應用的能力和水平。文書管理人員需要積極掌握并學習最新的信息科技和操作方式，以此來持續增強信息化運用技巧和能力，進一步將其應用于日常工作中，不斷提升文書檔案管理的效率和品質。

圖據網絡。