加快數字化轉型，助力城建檔案工作提檔升級

文｜劉娜 徐莉

青島市城建檔案區（市）一體化綜合管理服務平臺

建設工程檔案是建設活動的真實記錄和反映工程實體最終成果的重要文件，是工程項目不可或缺的一部分。近年來，膠州市秉著以服務至上、精準高效的工作理念，堅持“四化”工作法，外樹形象、內強素質，用心為企業辦實事、解難題，高標準、高效率、高規范的開展各項城建檔案工作。

一、強化服務意識，扎實推進檔案移交接收

城建檔案庫房

以問題為導向，轉變服務理念，針對工程項目尤其是重點項目的檔案驗收體量大、內容多等實際情況，主動介入，靠前服務，提前告知服務對象驗收移交相關要求，優化服務措施，及時收集企業在檔案驗收方面存在的問題和訴求，利用電話跟蹤答疑、微信辦公在線解答等形式多樣的“不見面”式服務，努力做到“讓企業少跑腿，讓溝通勤起來”，通過現場指導和在線指導等多種方式，加強對工程建設各環節檔案收集、整理、歸檔等方面的業務指導，對發現的問題進行一次性告知，快速推動整改，確保項目竣工檔案及時歸檔。

二、開展暖心行動，讓檔案服務更有溫度

為群眾提供最熱心、最周到的服務始終是城建檔案工作的重點。安排專人負責檔案查詢利用服務工作，在查閱利用檔案時做到“熱心、耐心、細心”，及時為群眾查找所需檔案資料，最大限度地滿足利用者對檔案信息的需求，為企業資質申報、市民房屋裝修、房產證辦理、司法機關調查取證等提供檔案數據支撐，努力做到讓每位前來咨詢、查閱檔案的群眾滿意而歸，充分發揮館藏檔案在服務社會、服務民生、服務群眾中的作用。2023 年，共提供各門類城建檔案利用服務263 人次、1163 卷次。

三、聚焦數字賦能，推動存量檔案數字化

檔案數字化掃描

近年來，數字化信息技術發展迅速，檔案管理進入數字化模式已成趨勢。實施數字化檔案管理，不僅是順應信息化社會發展的必要，更能使檔案工作更為規范化、標準化，為經濟建設和社會發展提供豐富的信息資源。2023 年，依托青島市住房和城鄉建設局區市存量房屋數據整理工作，膠州市配合數據整理服務方完成了1500 多萬頁檔案的數字化處理工作。隨著檔案數字化掃描工作的完成，大大降低了卷宗損毀及丟失的風險，存量的館藏檔案數字化率得到進一步提高。便捷的數字化檔案資源也為市民查檔提供了便利，大幅降低了紙質檔案的調卷率，有效提升了檔案的科學化管理水平。

四、堅持多措并舉，促檔案管理水平提升

加強學習交流，定期組織人員學習城建檔案法律法規、業務知識和業務規范等內容，積極學習周邊城建檔案館的先進經驗，引導干部職工多學一點，深學一層，把掌握和運用檔案相關法律法規規范作為履行職責、推動工作的必備素質和能力，進一步提升業務能力，做實做細做好分內工作。同時，持續夯實措施、完善制度、規范標準，優化工作流程，對報送的工程檔案及時審核，不斷提高工作效能，切實提升檔案制度化、規范化、科學化工作水平，推動城建檔案工作不斷邁上新臺階。

城建檔案承載著城市建設的悠悠歲月，積淀著城市建設的精神文化和物質文化，是城市規劃、建設、治理的重要參考依據。隨著現代信息技術的快速發展，傳統城建檔案管理模式已無法滿足“數字上合”“數字住建”的發展要求，加快推進城建檔案數字化轉型的需求越來越迫切。下一步，膠州市將積極踐行“四精”工作理念，以全面提升服務能力為導向，以提供優質便捷服務為目標，優化檔案管理工作流程，以數據賦能、用創新提質，推動服務手段更新、服務能力提升，檔案的信息化水平提升，讓城建檔案充分發揮賦能社會經濟發展的功能價值，不斷推進城建檔案信息化、電子化進程。

（一）探索推進增量檔案電子化。著眼“增量電子化”，推進城建檔案接收流程再造，依托青島市城建檔案區（市）一體化綜合管理服務平臺，推行建設工程電子檔案在線接收，引導企業隨著建設進度，實時收集檔案資料，分段移交檔案，減少跑腿次數，改善因建設周期長、人員流動等造成的檔案資料收集難度大，真實性、完整性難以保障的現狀，為企業節約時間和成本，提高歸檔效率，讓檔案完成從“紙間”到“指間”的轉變，進一步實現檔案精細化管理，提升城建檔案管理工作的規范化、標準化、信息化水平。

（二）穩步推動檔案指導在線化。推行網絡指導服務和檔案管理專人負責制度，健全“互聯網+業務指導”措施，推動檔案形成、收集、歸檔全過程在線業務指導，建立檔案數字管理新模式。圍繞上合示范區“五大新城”建設，按需提供靠前服務，通過在線接收系統、微信工作群、服務電話等方式，實時跟進項目檔案進度，提供網絡化指導，通過技術交底、現場指導和在線指導等多種方式，實現工程檔案過程指導、驗收審核、移交進館等歸檔全流程指導、全鏈條服務，有效提高歸檔服務精準性，助力重點項目高效推進。

（三）扎實推進檔案利用便捷化。始終堅持以人民為中心的發展思想，按照“建設人民滿意的服務型政府，構建方便人民群眾的檔案利用體系”要求，充分發揮數字賦能作用，積極開發檔案信息資源，深挖數字檔案利用價值，根據所管理的檔案規模，推進城建檔案信息管理平臺建設，加快建立以電子檔案為主導的數字檔案資源體系，充分利用數字化成果，對傳統檔案利用服務模式進行優化升級，通過高數字化率縮短單人次調閱檔案的時長，減少企業、群眾查閱等待的時間，用“指尖上的服務”提高為民服務“溫度”，進一步提高工作效率和服務質量。

（四）適時推進硬件設施智能化。秉承“工作標準化、標準程序化、程序公開化”理念，聚焦城建檔案“收的齊、用的好”，堅持硬件建設與管理升級相結合，基于原有檔案密集架容量已接近飽和，無法滿足項目歸檔需求的現狀，不斷提升硬件設施，擴大庫容儲備，完善檔案庫房設施，增加新設備設施，提升館藏檔案保管條件和安全防護功能，確保檔案資料的安全性和保存質量，為全市竣工資料的歸檔提供堅實保障。同時，在條件允許的情況下，適時啟動智慧庫房建設工作，提高檔案安全管理和智慧管理能力，實現對檔案全過程動態和精細化管理。

青島市城建檔案區（市）一體化綜合管理服務平臺