淺談企業采購管理提升的應用與實踐

曹麗珊

摘 要：采購作為各級國家機關、事業單位和企業管理經營活動中不可或缺的重要環節，發揮著至關重要的作用。采購管理體系的構建有助于更高效地實現采購目的，健全采購流程，規范采購行為，預防腐敗滋生，實現陽光采購，促進合規管理。本文分析了企業采購管理工作中存在的問題，并總結了實際應用經驗，提出建立長效機制的建議，梳理出管理界面不清晰、管理體系不健全、業務信息不公開和供應商管理不到位的四方面管理問題和缺陷。通過“大采購”管理、強化組織機制建設、建立健全規章制度體系、提升信息化程度和強化供應商全周期管理五大措施建立健全采購管理體系。整合實現統一標準化的管理模式，制定覆蓋全面、管控有效的工作流程，進而強化全過程內部控制管理，提高各個管理職能之間的融合度，提升管理穿透性，實現采購的合規管理。目前，部分企業已經基本建成采購管理體系并有序開展各項工作，但在國企改革和發展的新形勢下，對標世界一流還存在著差距，后續應建立長效機制，不斷完善管理體系，促進改革和發展見實效。

關鍵詞：企業采購管理；提升；應用；實踐

一、引言

采購作為各級國家機關、事業單位和企業管理經營活動中不可或缺的環節，在企業運營中發揮著至關重要的作用。采購管理體系的構建有助于更高效地實現采購目的，同時通過不斷地優化采購管理流程，規范采購行為，預防腐敗滋生，從而實現陽光采購，促進合規管理。本文結合某企業采購管理實際，就企業采購管理提升的應用與實踐進行闡述，并對后續工作提出建議。

二、采購概念與管理背景

1.采購概念

通常意義上的采購，是指企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業資源，以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。在日常經營活動中企業需要遵循的法規包括《中華人民共和國政府采購法》及上級各單位關于采購管理規章制度的相關要求。

（1） 政府采購法：政府采購是指各級國家機關、事業單位和團體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為。政府采購法中所稱采購，是指以合同方式有償取得貨物、工程和服務的行為，包括購買、租賃、委托、雇用等。

（2） 上級采購管理規章制度：采購是指所屬境內各單位有償取得科研生產、經營管理所需產品和服務的活動。其中，結合實際業務特點產品和服務主要包括：型號外協外包、民用產業物資、民用產業外協外包、生產保障物資、固定資產、辦公類、服務類7類。

2.管理背景

2017年國家發布了《“互聯網+”招標采購行動方案》，大力發展電子化招標采購，促進招標采購與互聯網深度融合，提高招標采購效率和透明度，降低交易成本，充分發揮信用信息和交易大數據在行政監督和行業發展中的作用。結合國資委企業管理提升活動采購管理專項工作要求，企業上級單位統籌部署并建設線上采購電子平臺，依托平臺實現招標采購和非招標采購活動的線上實施，支撐供應鏈管理向高質量、高效率和高效益目標發展，營造所屬各企業公平、誠信、安全、開放的交易環境。

三、原有管理模式存在的問題

為落實采購管理提升工作要求，維護陽光公開的采購環境，創建廉潔合規的管理機制，通過相關上級法規和管理文獻的研究，并輔助以相關兄弟單位工作調研交流，形成了建立企業采購管理體系的工作思路。

通過研究對比發現，原有采購活動的管控能力較為薄弱，且存在流程不順、標準不一、信息不暢的現象，同時資源整合、風險防控與信息化水平均存在一定的差距，基礎管理有較大的提升空間，主要表現在以下四個方面：

1.采購管理界面不清晰

原有采購管理模式中，沒有對“采購”進行明確的定義，且適用范圍較為單一，不能覆蓋全部采購行為和業務領域。僅限于日常辦公用品、儀器設備及辦公家具等實體物資的采買，科研生產涉及的產品與服務等外協活動執行科研協作配套管理要求，未被納入進采購管理范圍。

2.采購管理體系不健全

一是組織機制建設不完備。組織和機制建設是企業各項工作有序開展的重要前提，企業尚未建立采購管理的相關領導小組和歸口管理機構，導致未能實現權責的準確落實與劃分，同時相關管理和執行人員認識不夠清晰，未能給予充分的重視。二是采購規章制度體系建設不健全。沒有形成管理流程全覆蓋的制度體系，缺乏頂層管理要求將各領域的工作有序地融合和銜接，僅包括辦公用品、辦公家具與儀器設備三項管理制度，且各管理制度中制定的要求與工作標準也不一致，導致管理依據不充分，工作開展過程中出現“各自為政”的現象。三是監督與管控穿透力不夠。利用存在監管重點不準確、力度不夠的問題，對相關政策要求是否執行到位沒能進行有效的監督管控，同時監督管控措施往往是事后進行，沒能融入管理流程中進行事前或實時監控和風險防范。四是風險防范不到位。由于管理的局限性，采購風險包括人員管理、廉潔問題、供應商資信、履約、成本控制等沒有得到有效的識別，可能存在串標、圍標、腐敗等不合規情況，導致出現法律、資金等風險，從而造成損失。

3.業務信息不公開

原有物資采購或外協活動都是企業內部各部門獨立開展，大多通過電話、微信等方式進行溝通和詢價，采購交易、過程記錄等信息分散保存在合同檔案、財務憑證或個人手中，無法集中留存和再次利用。沒有集中的采購數據平臺，采購信息難以實現共享和延續，可追溯性差。因為信息溝通不及時和內容不共享，導致采購數據分析水平較弱，無法為后續工作提供參考，從而影響對市場的應變能力，降低內部采購活動的效率和成本管控的效果。

4.供應商管理不到位

企業制定了外協合格供方名錄管理制度，合作供應商通過履約評價和綜合評定后，獲得準入資格，同時對名錄內的供方實施動態管理，并執行退出機制。名錄的建立對供應商優勝劣汰，在一定程度上起到了規范供應商管理和防范采購風險的作用，但因為前文提到的采購管理體系建設的局限性等問題，名錄內的供應商數量較少、業務領域覆蓋不全，且無法滿足業務發展的需要，無法實現最優化成本，所以對供應商管理的有效性還存在一定的差距，與實際采購活動的融合程度還不夠，外協合格供方名錄沒能很好發揮應有的作用，管理還存在流于形式的現象。

四、采購管理體系構建

采購管理體系的構建，能夠有效地解決企業存在的管理問題，同時利用電子平臺實現信息化升級，可以提升采購工作效率，規范采購行為，促進合規管理，實現風險的有效防范。對照問題，企業從梳理管理界面、完善制度體系、提升管控穿透力等方面進行管理體系構建。

1.實現“大采購”管理

結合政府采購法和上級采購管理制度要求，首先需明確采購定義界定管理范圍。企業采用“大采購”的管理概念，將原有辦公用品、辦公家具、儀器設備和科研協作配套內容同原有未被識別和統一管理的其他采購領域進行整合，對照上級的采購領域劃分梳理形成二級采購領域，全面覆蓋且充分滿足管理實際和業務需要，采購管理框架初步形成。

另外，各采購領域對應的采購方式和采購實施形式也各不相同，辦公類、生產保障物資類、服務類的差旅服務遵循上級的集中采購要求；其他采購領域則開展自主采購，通過框架協議、詢價、招標采購等8種采購方式實施采購。通過充分的梳理和調研，窮舉出了各采購領域可對應選擇的采購方式，建立優先選擇和備用選擇的模式開展實際工作指引，結合制度的制修訂開展優化和迭代，大幅提升了業務的可操作性。

2.健全采購組織機制建設

組織成立采購管理提升工作領導小組和辦公室，明確小組和辦公室成員及相應職責，制定相應的管理界面。明確采購主管領導和采購歸口管理部門，設定機關與業務部門間的管理界面，按照采購管理框架設立采購工作組，充分發揮機關的職能管理作用，在組織層面將各采購領域有序地串聯起來。結合企業內部的組織機構優化調整實際，對相關采購領域的管理職能進行聚焦，進一步提升管理責任的分解落實和實際工作的開展。

采購主管領導統籌開展采購管理，提升各項工作水平；采購歸口管理部門組織開展采購管理體系的頂層設計，建立統一的規章制度體系和工作流程，組織落實上級要求；機關各部門和工作組按照頂層要求，建立健全職能領域內的采購制度，將工作流程同頂層制度進行銜接，組織職能領域各項采購工作要求的落實和實施；各部門暨采購實施的主體部門負責落實各項采購管理要求，執行采購工作流程，確保合規。同時在各部門建立采購專員工作隊伍，保證采購隊伍的穩定，提升專業化水平。逐年組織開展多次采購工作要求和內部規章制度的業務培訓，覆蓋各部門負責人及采購專員，及時傳達上級工作要求和采購重點管控措施，對采購流程和實操進行指導和培訓，持續強化提升采購人員的業務水平。

3.完善采購規章制度體系

（1） 開展頂層設計。參照上級采購制度體系框架，結合企業業務領域和采購形式，制定企業采購頂層規章制度，從采購定義、采購范圍、采購策略、采購方式、采購人員、采購監督檢查等內容進行編制，制定一套合適的管理要求，同時也將采購管理框架下的內容進行關聯和銜接，既能保證上下貫通、協調一致，又能做到因地制宜、系統全面。

（2） 細化配套實施細則。在頂層架構下，統籌原有領域的制度內容，開展具體實施細則的梳理和編制，建立健全采購規章制度體系。細則的梳理從采購領域著手，配合具體的工作要求和采購方式開展，目的是對頂層制度進行分解，進一步細化制度體系和業務流程，給采購人員提供具體指導。規章制度體系完善和制度間的有效銜接，充分發揮了制度在實際工作中的指導和規范性作用。

（3） 制定工作流程。采購工作流程的梳理基于上級對采購的工作要求，并結合經營和管理的工作程序進行制定。同時借鑒以往內控評價、審計監督中暴露的問題和整改經驗，對采購可能出現的風險進行評估，在流程中明確關鍵控制點，將事后整改轉變為事前防控。依據現有的采購規章制度體系，形成了采購申請、采購領域與采購方式確認、采購實施、供應商確認、采購信息公開的全生命周期管理流程，打通了多個管理界面，統一了執行標準。

（4） 內部控制管理優化。按照《企業內部控制應用指引》第7號采購業務的要求，在確保制度業務覆蓋全面和流程建設有效的同時，也要關注人員、風險、監督等內容對采購合規管理的影響。

一是采購流程各環節涉及的人員管理，尤其是采購計劃、采購實施、供應商準入等的關鍵崗位設置和管理。企業制定《關于加強部分關鍵崗位交流管理的通知》，梳理出關鍵崗位情況，對不相容的崗位實施了有效的分離，并下發關鍵崗位輪崗計劃，組織采購關鍵崗位的人員簽訂廉潔承諾書，形成了很好的廉潔工作氛圍和管理制衡。

二是采購風險防范，價格、履約、付款、質量等方面都可能產生風險。企業將采購風險納入所采購管理體系和全面風險管理體系中，組織進行風險點識別和防范措施制定，并定期組織總結風險防范的有效性，同時在工作流程中進行審批或決策控制，定期組織監督檢查，建立了事前防范、事中監管、事后監督的完整管理鏈條，采購風險防范得到了有效控制。另一方面，依托平臺的供應商交易風險預警功能開展第三方監管，對不合規行為進行識別，也提供了風險防范的依據，最大程度上規避了采購風險的發生。

三是加大監督管控力度，近年來，各級審計等監督檢查都將采購作為重要事項，合規采購也成為采購管理體系建設中的重要內容。企業將監督監管要求納入采購管理制度，明確監督內容和職責。定期會同審計部門、紀檢部門開展采購專項監督檢查，從制度建設、采購實施、供應商管理、招投標管理等方面進行規范性檢查，對發現的問題進行拉條掛賬，建立督辦機制，確保落實閉環管控。不定期組織各采購領域的專項自查，持續滾動開展業務的梳理和自查，結合采購不合規案例等開展舉一反三，通過以案促改持續增強采購合規性。

4.實現采購信息化升級

企業依托上級單位建立線上采購電子平臺和數據管控系統，實現集中采購、上網采購和公開采購，保證全部的采購過程公開、信息公開。電子采購平臺可用于實施集中采購、詢比價、電子招標，數據管控系統用于實現采購的信息登記和采購執行情況的統計分析。基于信息化的優化升級，企業采購交易信息都得以實現電子化和數據化，可以實時掌握企業內部各部門的采購情況，實現了交易過程、供應商資信及履約情況、采購金額、采購考核指標完成率等信息的快速共享和有效延續，支持成本管控、采購效率、采購決策等的分析，為后續工作提供參考和借鑒。信息和工作程序的公開也能夠有效避免腐敗的滋生，營造廉潔的工作環境。

5.強化供應商全周期管理

企業組織開展外協合格供方名錄管理規章制度修訂工作，將供應商管理和利用工作機制嵌套進采購工作流程中，優化完善供應商準入、動態管理、退出和合作管理機制，逐步提高同業務類型合格供應商數量，充分發揮外協合格供方名錄的作用，不斷激勵供應商，夯實供應商管理基礎，助力構建供應鏈生態資源，實現供應商生命周期管理與采購業務的融合協同。同時，基于電子采購平臺的信息公開機制和供應商管理模塊開展優秀供應商尋源和調研評價，提升企業對市場的應變能力，實現對外協合格供方的信息化管控，與供應商建立長期合作共贏關系。

五、啟示與建議

1.采購合規管理是新時期的必然選擇

采購管理體系建設是企業采購工作有序開展的必要前提，是實現采購合規管理的重要手段；采購管理提升是新時期發展的必然選擇，是實現依法治企不斷夯實內控能力的重要途徑。通過不斷地優化和完善，企業采購管理體系已經基本建成并有序開展，高度融合進各項管理和經營活動中，陽光采購、合規采購的理念深入人心。采購管理體系的建成，明確了管控界面，優化了管理流程，規范了管理程序，實現了信息化提升，防范了采購風險，提高了決策有效性。建成了權責清晰的管控模式，上下協同的規章制度體系，廉潔公開的采購氛圍，不僅有效防范了采購風險，更為支撐企業各項業務發展夯實了基礎。

2.進一步向供應鏈管理模式轉型

與此同時，隨著經營發展要求越來越高，業務范圍越來越廣，市場化程度越來越大，以及國有企業改革的新形勢，在建立健全采購管理體系實現合規管理的前提下也要逐步聚焦向供應鏈全周期管理轉變。形成上下游供應商和業務鏈的完整管理體系，打通業務壁壘建立高效的協同機制，實現信息流、資金流、物流等全生命周期的系統管控，加大信息化平臺之間的信息融合，有助于快速地獲取信息，提升企業的核心能力建設。同時也要積極地對標世界一流提升管理水平，建立長效機制，不斷完善管理體系，促進改革和發展見實效。

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