合同管理下的采購業務風險控制

宋書勇 龍昭成 關宇 張燕菊

摘?要：為應對外部環境的不確定性和企業風險的復雜性，從而進一步提高企業的經濟效益、保障資產的安全可靠以及實現企業的戰略目標，國有企業目前亟須加強風險管理的數字化建設。為此，文章以“合同管理”和“供應商智能管理”為基礎，以業財融合為媒介，結合廣西交通投資集團有限公司（以下簡稱“交投集團”）采購業務數字化資金預算管理應用實例，探索采購業務風險數字化管理的實施路徑，實現資金管理與業務活動有序聯動，幫助交投集團建立全面的數字風險管理體系。

關鍵詞：合同管理；采購業務；數字風險管理；業財融合

中圖分類號：F274文獻標識碼：A文章編號：1005-6432（2024）05-0191-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.05.045

1?引言

2022年國資委發布《關于中央企業加快建設世界一流財務管理體系的指導意見》，要求做強、做大、做優國有資本和國有企業，推動國企財務管理變革，借助數字技術有效增強國企經濟的競爭力、影響力和抗風險能力[1]。

采購是企業供應鏈管理的起點，不僅承擔管控企業資源輸出的重要責任，而且是物資流入的重要環節。加之采購業務本身的復雜性，事前、事中監督難度大，是企業運營活動中風險系數相對較高的環節。

常見的采購業務風險包括：參與招標的競爭對手可能存在不正當競爭，供應商可能不具備相關的資質或能力，可能存在資金、技術及品牌等方面的問題，從而無法履行合同，給公司帶來不必要的風險。

隨著企業規模的逐年擴大，采購的規模和范圍也越來越廣，在采購工作中凸顯了越來越多的問題。

因此，建立有效的采購管理機制，對于企業建立科學的采購工作控制機制、提高采購工作的有效性和效率、規范采購過程中的不確定因素、保證生產經營活動的正常運作等具有重要意義。

文章立足交投集團業務特征和財務風險管理決策的需求，以供應商智能管理和合同管理為切入點，立足交投集團采購業務數字化資金預算管理應用實踐，總結其在采購業務風險管理體系建設方面的經驗，以推進集團建立更為全面、合規的集團級數字風險控制體系的進程。

2?案例公司簡介

2.1?案例公司基本情況

廣西交通投資集團有限公司（以下簡稱“交投集團”）作為資本密集型大型綜合國企，主要業務范圍涵蓋交通建設和經營；對于房地產、金融、物流、建筑和其他產業的投資；工業和民用建設工程的咨詢、建設、承包工程；工程項目管理等；金屬材料、建筑材料、機械設備和通信器材銷售等。

隨著集團規模的不斷擴大，探索并構建采購業務風險數字化管控模式成為集團數字化轉型的重要路徑之一。

多年來，交投集團認真貫徹落實地方“交通優先發展”策略，發揮集團公司在交通建設中的主力軍、投融資主平臺的作用，也擔負著地方“保增長，保民生，保穩定，保好勢頭”的社會責任。交投集團參與投資和建設的高速公路、鐵路所需鋼材、瀝青等原材料規模較大，采購與運輸等金額在集團支出中所占比重較多，采購質量及過程控制成為國家重點工程質量保證的關鍵。

因此，在數字化轉型大背景下，集團以塑造數據價值鏈為核心，積極探索基于智能化技術的集團級數字風險控制體系建設，打造更為智能的采購業務風險控制體系，以期起到服務于前端業務決策、提高效率、降低成本的作用。

2.2?案例公司采購環節存在的風險

2.2.1?履約風險

公司自建高速公路、鐵路所需原材料數量較大，擬定長期合同從供貨商處以協議價格取得鋼材、瀝青等產品的體量大。結算方面，公司大宗物資供應及物流采購和銷售的結算方式均采用現金或者票據形式，結算周期一般在3個月以內。

公司前五大供應商采購金額占采購總額的50%以上，集中度較高。在供需關系中，交投集團上游議價能力低，管控能力不足，而整體年百億以上規模的體量又是集團戰略定位的未來主導發展方向之一。如果發生違約風險，例如供應廠商提供的物資質量與合同約定不符；在招投標時，供應商串通投標抬升價格或惡意壓低中標價格；供應商設下合同陷阱，拒絕履行合同約定，拖延供貨，或通過惡意討債等，將會給企業帶來不可估量的損失。

2.2.2?合同風險

首先，交投集團合同管理工作主要由公司法律部門負責，采購部門只作為配合工作的角色。其次，集團的合同管理與信息系統銜接尚不充分，部分信息化系統功能缺失使合同管理系統與采購系統之間存在信息壁壘，如合同簽約關聯方信譽識別不充分、合同訂立格式不標準規范、合同執行跟蹤不實時流暢等問題，不僅會給集團帶來法律風險，而且不利于集團防控采購業務風險。

2.2.3?資金風險

采購資金風險也是目前交投集團在采購工作開展上常見的風險問題。采購資金風險指企業在進行采購過程中，由于采購資金不足或未及時到位，導致采購無法完成或影響采購質量、數量、時間等因素的風險。采購資金風險對企業的影響十分重要，直接關系到企業的生產經營和市場競爭力。

做好采購資金預算管理，提前規劃采購資金是避免采購資金風險的關鍵。交投集團物資采購計劃由物資管理部門按照預算進行安排，因預算不準，采購計劃和項目實際用量的偏差較大產生大量存貨，會占用大量資金；或物資管理人員對市場的跟蹤調查研究不足，不能對市場行情的變化進行準確的判斷，如物資價格的大幅度波動，將導致施工成本超出項目測算成本。

3?建立供應商智能管理系統

3.1?供應商智能管理系統建設

企業數字化轉型是發展的必由之路，企業打造更為智能的采購體系，服務于前端業務決策、降低業務風險是轉型過程中的核心需求。供應商智能管理對企業采購業務風險的控制具有重要作用，其重心是建立企業專屬供應商流量池，按照一定的標準將供應商劃分為五種類別，分別為潛在、初審、合格、淘汰、黑名單，建立供應商檔案，對整個供應商的全生命周期進行全面管理。

供應商智能管理系統的核心功能是建立更有秩序的供應商評估、準入、考核、退出機制，利用大數據識別供應商潛在風險。

除此之外，通過將征信信息加入智能管理系統中，進行事前監控，把風險控制在形成之前。供應商智能管理系統從計劃、尋源、訂單、發貨、結算等環節提升整體合作效率。供應商直接在線參與尋源事件，采購商第一時間接收信息并進行反饋；供應商隨時自檢績效，獲知業務改善點，采購商自定義設置供應商績效考核標準，增強業務掌控力，減少風險點。

3.2?供應商智能管理系統應用效果

通過供應商智能管理系統，交投集團可以對上游供應商的基礎信息、資質認證、過往業績等信息進行標準化管理，實現對供應商管理的規范化和精細化。同時，能夠實現供應商評估的自動化和標準化，包括進行供應商商務質量評估、供應商穩定度評估、供應商風險評估等。

在實時管理過程中，交投集團能夠快速發掘供應商的風險情況，對企業采購風險進行有效控制。智能化供應商管理系統能夠對供應商信息進行收集及監測，將異常信息主動告警企業，并進行風險提示，可快速應對供應商可能存在的風險，并主動采取措施，避免貨物的損失及企業的風險狀況。

由于供應商智能管理系統可以實現采購流程的電子化，因此企業可以節省大量的人力物力資源，標準化采購管理流程，優化供應商談判流程，提高資源利用效率，最終降低采購成本，提高采購效率，降低企業采購環節中的相關風險。

4?打造合同管理下的全場景數字化平臺

4.1?全場景數字化平臺設計

對于集團來說，實現合同管理系統與各個業務系統的對接，建立全生命周期的智能化管理體系，能夠幫助集團在經營活動中全過程、全方位地把控風險[2]。

同時，利用合同數據賦能業務發展，支撐管理決策，全程把控業—財—資—稅，成為交投集團合同管理模式創新的重點。

打造合同管理下的全場景數字化平臺是交投集團降低采購業務風險的重要措施之一。該平臺可以降低采購成本、提高采購效率，同時建立全面風險管理機制，從而有效降低企業采購風險。全場景數字化平臺為交投集團提供全面、精細的采購管理流程，包括采購需求登記、供應商管理、合同簽訂、履約管理等環節[3]。

平臺上的流程優化和智能化，能夠極大地提高交投集團的采購效率，降低人力成本。實現采購數據的實時同步與共享，提供數據分析和預警服務，減少人工操作和復雜度，從而優化采購路徑轉化和決策執行效能。

4.2?全場景數字化平臺實施路徑

首先，需確定數字化平臺的核心目標和業務需求。從交投集團業務流程優化和績效指標出發，確保平臺能夠充分滿足企業的需求。

其次，為了確保數字化平臺順暢運作，需要建立統一的數據源，業財信息集中管理，以提高數據的準確性和可訪問性，避免信息重復處理。

再次，為了支持數字化平臺的運作，需要選擇合適的技術方案。確定平臺的核心目標、業務需求和技術方案之后，需要開始建設數字化平臺的具體功能模塊，包括文檔管理、合同審批、數據分析等。

最后，需要對數字化平臺進行測試和優化，確保其能夠穩定運行并滿足企業需求。在測試完成之后，平臺可以上線運營，并持續優化和改進，以確保隨著業務需求變化而不斷演進。

4.3?實現全鏈路風險控制

通過全場景數字化平臺，交投集團能夠從合同簽署、資質評估、供應商選擇、采購流程管理到物流和質量驗收等各個方面進行風險控制和預警，實時把控采購風險，有效降低采購過程中可能出現的風險。數字化平臺還可以對供應商的實時信息、實地審核、實時監控等業務進行定位監測，鎖定風險操作點，快速推進相關預警和風險處置流程。

5?重塑數字化采購管理模式

5.1 數字化采購業務資金管理

交投集團以交通基礎建設及運營、商貿物流、成品油銷售為主營業務。對于資金預算管理，集團有準確及時、動態多維、全面長遠的一系列要求。為了滿足以上要求，集團加快推進資金預算管控技術的應用，運用大數據、人工智能等數字化技術，幫助相關部門實現工作可以跨越時間和空間，不斷得到業務資金的走向信息，并實時探尋業務流和資金流間的規律，從而幫助企業能夠及時且有效地估計出未來預算的體量，讓企業能夠獲得更加精準的預算分析能力，從而實現企業價值最大化的目標[4]。

采購業務是交投集團資金使用程度較高的板塊，其中的資金預算管理工作對于精確度和全面性都有著較高要求。為此，交投集團構建了采購業務資金預算的數字化管理機制。該機制的具體運行流程如圖1所示。

圖1?數字化采購業務資金預算管理機制

第一步，數據歸集和篩選，涉及流程①至流程④。首先，由預算管理部門提交采購預算。與此同時，預算管理系統會從資金數據信息庫調用和采購業務相關的資金數據信息。其次，通過算法對數據進行清洗與集成，獲得真實性高、格式規范并與采購業務相關的資金數據信息。最后，企業可以通過聚類分析算法，篩選出更有借鑒意義的采購預算管理數據，從而為日后的數據模型訓練以及數據預測奠定必要的數據基礎[5]。

第二步，預測并制定資金預算方案。涉及流程⑤，預算管理系統將模型所需要的特定數據從采購業務資金分類數據中提取出來，通過各種函數表達式模擬不同種類的采購業務與資金的關系，以此合理科學地預測未來資金的預算情況。由于可以進行多個模擬訓練，計算得出的數據之間可能存在多種關系，因此會產生n個資金預算方案。

第三步，資金預算方案選擇，涉及流程⑥至流程⑧。首先，預算管理系統將通過偏差分析等方法，在多種不同的資金預算方案的基礎上，對這些方案的戰略性、合理性和合規性進行對比和綜合評價；其次，得出最符合用戶整體需求的采購資金預算方案。隨后通過可視化的方式，把最優方案以最直接易懂的方式展示給用戶。最終，決策者會根據反饋的結果進行更加合理的決策。

5.2?數字化采購管理模式實施成效

首先，系統化的流程、自動數據收集方式提高了采購效率，節省了大量時間和人力成本。通過數據挖掘等技術，分析和管理采購流程中的數據，交投集團可以深入了解采購行為、供應商情況等信息，為采購策略決策提供依據。

其次，數字化采購預算通過設置審批節點、權限控制等方式，強化采購審批流程，提高審批效率。通過設置預算控制、風險預警等方式，降低了采購風險，從而達到控制采購成本的目的[6]。把采購業務的資金預算管理方式轉化為數字化運作方式，有效保證交投集團實時互聯、準確多維的監管訴求，從而提高采購資金使用效率，讓資金安全更加穩定。通過算法模型計算出最優方案，以可視化方式展示，便于采購人員進行分析和決策。

6?結語

綜上所述，文章根據大型企業集團的業務特征與財務風險管控的轉型實踐，在合同管理的基礎上，探索采購業務風險管理智能化的實施路徑，結合交投集團的多業務集成系統和內外數據融合，梳理集團采購業務管理數字化的管理機制和實施路徑，為大型企業進行基于合同管理的采購業務風險控制提供了良好的借鑒。合同管理下的采購業務風險控制是企業采購管理中至關重要的一環[7]。

在采購合同簽訂前，必須強化風險識別和評估，根據實際情況確定合同條款，避免漏洞和糾紛的發生。

采購合同簽訂后，需要做好合同的履行和監督，注意合同變更和解決合同爭議，盡可能地降低受采購過程中的風險形成的影響。

此外，通過合同管理數字化，加強對采購流程及合同履行的數據監測與統計，可以收集更多信息為采購管理提供數據分析和決策支持，對于風險防范和控制有更好的效果和保障作用[8]。

因此，在企業采購管理中，應重視合同管理下的采購業務風險控制，建立科學有效的管理流程和體系，不斷加強風險管理和防范措施的建設，提高采購管理的水平和效益，為企業發展保駕護航。

參考文獻：

[1]關于中央企業加快建設世界一流財務管理體系的指導意見[J].中國管理會計，2022（1）：5-11.

[2]孫浩，張瑞.合同管理視角下物資采購服務供應鏈業務流程優化研究[J].商業經濟研究，2022（22）：31-35.

[3]曹敏慧.國有企業合同管理中的問題與對策研究[J].商場現代化，2023（2）：48-51.

[4]劉宏，韓佳凝，袁翰青，等.基于數據價值提取技術的資金預算管理機制設計[J].財會月刊，2021（10）：52-57.

[5]林東.企業集團資金管理數字化模式探究——以P集團資金管理數字化建設為例[J].新會計，2022（4）：30-33.

[6]尹劍鋒，彭愛華，陳劍虹，等.運營商供應鏈管理數字化轉型[J].通信企業管理，2021（3）：66-67.

[7]胡穎.國企采購管理模式的發展階段與創新路徑研究[J].中國物流與采購，2021（2）：46-47.

[8]史宇鵬，王陽，張文韜.我國企業數字化轉型：現狀、問題與展望[J].經濟學家，2021（12）：90-97.

[基金項目]2022年廣西計算中心自主立項科研項目“基于分布式多維大數據的集團級企業財務風險預警關鍵技術研究與應用示范”（項目編號：桂計算中心〔2022〕13號）。

［作者簡介］宋書勇（1983—），男，漢族，四川資陽人，碩士研究生，廣西交通投資集團有限公司高級會計師，研究方向：財務管理；龍昭成（1991—），男，壯族，廣西鳳山人，本科，廣西交通投資集團有限公司中級審計師，研究方向：財務管理；關宇（1975—），女，漢族，廣西南寧人，本科，廣西交通投資集團有限公司高級會計師，研究方向：財務管理；張燕菊（1993—），女，壯族，廣西橫州人，大學本科，廣西交通投資集團有限公司中級工程師，研究方向：計算機技術。