酒業制造公司存貨內部控制體系建設及優化分析

李佳麗

摘 要：存貨是制造企業中重要的流動資產，完善相關的管理體系對企業的持續發展具有重要作用。本文主要以某酒業制造公司為例，對存貨管理的概念以及目的進行闡述，對當前企業內部管理的現狀進行分析，并針對目前管理中存在的問題提供解決方案，以此確保企業的穩定發展。

關鍵詞：酒業制造；存貨管理；內部控制

存貨作為企業中重要的流動資產，其運轉情況會直接對企業的資金使用情況和經營效率產生影響。加強存貨內部控制體系建設，有利于保證內部生產活動的正常運行，最大限度地降低成本投入，同時保證銷售經營的需求。現階段，我國的經濟發展邁入新時代，酒類制造業雖然歷史悠久，但是近年來受到多種因素的影響，導致生存環境惡化，盈利下降。對此，酒類制造公司要想在市場競爭中占據有利位置，就要加強對存貨內部控制體系的建設。

一、存貨管理的概念及目的

1.存貨管理的概念

存貨主要是指在實際的生產過程中為滿足后續的銷售而提前準備的資源，主要包含原料、半成品、易耗品等。存貨能夠幫助企業在保證正常運營和銷售的基礎上，降低成本投入。通過整批采購的方式，以降低前期投入的資金，從中獲得更大的收益。釀酒工藝中運用的原料較多，不同酒類采用的材料也有所差異，同時運用的工藝以及制造流程也根據不同酒類而改變。酒類產業的產品多為成品酒。對于不同香型的白酒，由于自身特性不同，在進行存貨管理中所采用的管理方式也應進行適當調整，不同白酒采用相應的儲存方式。例如，醬香型白酒多采用壇子進行儲存，以保持酒的香氣；而清香型白酒則需要在容器中進行密封處理，并放置在溫度穩定且無光照的環境中。

2.存貨管理的目的

酒業制造企業的存貨項目多為原料、半成品和成品。在進行實際管理中，主要目的有以下幾個方面。

首先，加強對資本的有效應用。存貨作為在企業中占據較大比例的流動資本，其管理工作開展的實際情況會直接對企業資金的使用產生影響。如果出現存貨大量積壓的情況，會對資金的正常運轉產生嚴重影響。企業內部只有保證資金靈活且進行良好循環，才能產生較高的收益。因此，想要保證自身的盈利水平較高，需要對存貨管理工作給予高度重視。

其次，防止物料陳舊，節省費用投入。由于酒類制造工藝較為復雜，在原料使用方面多為谷類和薯類。為保證原料的狀態，需要花費大量的資金進行儲存管理。而增加儲存量在一定程度上也能減少對庫存成本的投入。

再次，縮短生產周期，提升運行速度。科學合理地對材料以及半成品進行保管，能夠有效降低生產時間。酒類產品在生產過程中需要不斷對原料進行運轉，以保證后續的生產工作。而提前進行存貨管理能夠有效縮短原料在各車間的運轉時間，以此增強工作實施的效率。

最后，保證合理庫存。存貨過多會花費企業大量的資金，而存貨不足會對生產效率以及銷售產生影響。因此，在管理工作中應保證存貨的合理，同時根據市場的實際情況對存貨數量進行調整，如在節日前后適當增加庫存，其他時間則根據市場需求對存貨量進行調整。

二、存貨內部控制體系現狀

某企業成立于2001年5月，現有資產7000萬元，占地面積約為15萬平方米，工作人員600人。年均生產約6000噸優質白酒，55000噸優級食用酒精，600噸特色酒品。該企業在2005年被列為省級白酒行業綜合實力五十強企業，是當前典型的中型民營酒業制造企業。當前，在存貨內部控制工作中存在的問題主要有以下幾個方面。

1.缺乏工作流程

在實際工作中，相關的審批以及授權體系不完善，使其容易出現存貨丟失、盜竊的問題，對企業的資產造成一定影響。在工作流程設計方面，一方面，審批授權設置不合理。通常情況下對存貨的采購計劃以及實際購買都由供應部進行，但是在計劃制訂以及材料購買工作中對于生產部門的實際情況考慮不到位，且審批工作也僅由供應部領導負責，沒有經過生產部門的審批，導致出現采購不符合實際情況的問題。另一方面，對審批的執行力度較低。在材料出入庫的過程中，需要向保管人員出示相關的證件以及提貨依據，同時，需要所屬部門的領導簽字。但是，在實際執行工作中，由于人員變動較小，出現“見人”即可出庫的問題，在一定程度上使庫存管理工作出現一定漏洞。

2.缺乏信息運用

在當前的環境下，信息化技術的應用范圍日益廣泛。但是，該企業管理中信息化應用程度較低，各環節的工作多數由人工完成。這種情況不僅加大了人力方面的投入資金，增加工作人員的任務量，且存在一定的出錯概率，影響后續工作的實施。同時，人工操作存在一定的舞弊可能性。而信息化技術的合理運用能促使授權以及審批流程更加規范合理，防止出現徇私的情況。同時，加強各部門之間的溝通交流，全面提升交流效率，以此保證管理工作的實施效率。

3.缺乏合同管理

合同是保證企業權益的關鍵內容，同時也存在著大量的風險。如果相關人員缺乏對合作對象信用情況的調查，以及對相關法律法規和行業規定的了解，對合同中各項條款的審查不仔細，都會在一定程度上對企業造成影響。該企業在材料購買以及成品銷售的合同簽訂工作中，多由采購人員和銷售人員負責。而部分人員由于缺乏相關知識的積累，導致在合同簽訂工作中存在嚴重漏洞。同時，在材料到貨后，沒有根據所簽訂的合同內容對貨物的質量進行詳細檢查。此外，未結合情況變化，及時簽訂補充合同，導致在發生問題時容易產生爭議。

4.缺乏有效的控制活動

開展多種形式的控制活動，有助于提高企業風險管理能力，實現戰略發展目標，但當前控制活動推行期間存在諸多不處，缺少有效性。具體而言，該企業審批流程較為簡單，制訂存貨采購計劃時，應優先考慮企業經營現狀和戰略規劃，并與生產部門、采購部門、銷售部門等展開深入溝通，但當前該企業僅由采購部門單獨制訂存貨采購計劃，忽略前期調查工作，各項資料準備不充分，且未有效落實輪崗制度，頻繁出現舞弊、賄賂等不良行為。此外，該企業盲目擴大業務規模，未考慮市場發展規律，造成供給與需求處于不平衡的狀態，產品積壓較為嚴重，顯著提高存貨內部控制管理難度，并間接提高勞動成本，造成較高的經營壓力。

三、存貨內部控制體系優化措施

1.優化工作流程

內部控制工作應貫穿企業生產的各個環節，是企業對工作中產生的風險進行防范的有效手段。由于該企業的存貨種類較多，為保證企業的正常運行，需要加強對內部的控制工作。

首先，注重各項工作流程的管理。審批與授權工作是進行管理的有效手段，各部門在實際工作中應對審批流程進行嚴格落實。企業在日常的生產經營中會涉及大量的單據，各類銷項單、進項單、提貨單、出貨單等都是財務進行管理工作的有效依據。因此，相關人員需要嚴格按照所規定的流程進行審批工作，以防止財務在記賬時出現混亂。同時，通過對工作流程進行規范，在一定程度上能夠防止職責不清的問題。由于存貨管理工作涉及各部門的工作，各部門在工作中存在一定的交叉，而規范工作流程能夠在發生問題時對相關負責人進行明確，以便于及時有效地解決問題。為改善在出庫以及授權審批環節存在的問題，根據原材料采購工作中存在的隱患，設計采購流程，以便于對審批流程進行規范。在實際的審批工作中，相關人員需要根據具體要求，在自身的職責范圍內進行審批工作，以防止出現越權問題，保證存貨內部管理工作的規范。

其次，完善定價機制。該企業在定價方面主要由采購以及銷售人員直接與供應商和客戶進行協商，這種方式存在較強的主觀性。為規范工作實施，可加強各種定價方式的結合，如將競價采購和比價采購進行結合，以保證定價工作的規范性。同時，根據當前市場的變化對價格進行適當的預測分析。在產品價格制定工作中，應根據自身的財務情況以及發展目標、產品成本等多方面因素進行考慮。同時，對定價的科學性進行定期分析，在工作中產生的銷售訂單應經所屬部門領導的審批。

最后，建立盤點清查機制。該企業的盤點工作開展得不到位，盤點僅停留在表面，次數較少，在后續工作中容易出現問題。對此，該企業需要根據實際情況建立庫存盤點機制。相關人員要根據具體情況制訂相應的計劃，對于存貨根據相應特征進行分類，對于不同類型的存貨采用相應的盤點方法。在進行原材料盤點工作中，不能僅關注數量，對于材料質量和含水情況也應加以關注。盤點工作中應對存貨進行詳細的記錄，防止出現遺漏。同時，對工作人員的職責進行劃分，規定工作流程，對于各項數據的登記方式進行統一。此外，財務人員需要根據存貨盤點情況與賬單進行核對，以便于及時發現兩者存在差異的位置，并進行分析，明確產生問題的原因，落實工作職責，對相關負責人進行相應處罰，以此實現盤點工作的科學性和規范性。

2.加強信息技術運用

該企業應針對信息技術應用程度較低的問題，加強對信息交流以及信息化建設工作環節的關注。要將企業內部的信息共享給相關部門的負責人以及成員。強化信息溝通渠道，加強員工之間的溝通配合，以此促使信息交流更加順暢，保證企業運行的效率。在信息化建設工作中，應從以下三個方面開展。

第一，加強內部與外部的溝通效率。由于當前企業的溝通機制不完善，缺乏完善的工作流程，信息的共享性較低，導致在實際工作中缺乏信息傳遞的主動性，以此對存貨工作的周轉以及企業的正常運行造成一定影響。對此，為改善上述問題，應建立科學完善的溝通機制，強化內外溝通效率。首先，建立各部門之間的溝通機制。通過定期召開會議，分析各部門在實際工作中存在的問題以及存貨管理的實際情況，以月度或季度對預算的執行情況以及企業的經營效果進行全面分析，并明確兩者之間存在差異的原因，從而對預算管理工作進行完善。其次，建立職工之間溝通的程序。制定統一的公文處理方法，如建立信息化平臺，員工可以在平臺上分享工作中產生的問題以及相關經驗，以此提高問題的解決效率。同時，采用郵件的方式進行工作溝通，并明確相關責任。再次，建立雙向溝通機制，并開設有效的投訴渠道，制定可供客戶與供應商進行反饋的程序，以便于企業根據實際情況對生產計劃進行及時調整改進。最后，建立專門的企業網站，積極宣傳企業內部文化以及經營理念，從而樹立良好的企業形象。

第二，成立監管部門。傳統人工處理問題的方式在一定程度上存在舞弊的可能性。為改善上述問題，相關企業可成立專門的監管機構，對容易產生問題的環節進行調查，并建立相應的處理機制，以此對工作中產生的問題進行審查，并嚴格按照規章制度進行處理，及時進行存檔記錄。同時，開設投訴渠道，針對工作中存在的舞弊行為及時進行報告。

第三，強化信息化建設。當前，企業運行工作中的信息化建設水平較低，各類關鍵的功能不全面，導致工作效率較低。對此，企業應積極引進信息管理系統，減少人工操作的環節，在系統中設置相應的訪問權限，規范工作流程，以此保證審批工作的規范性。同時，建立一體化的溝通平臺，運用OA等專業的辦公軟件，以方便各部門之間的信息溝通，提升企業工作的運轉效率，節約人力資源方面的投入。對于專業辦公軟件的開發工作，可采用外包的方式，并建立專門的管理部門，對人員進行合理配置，以有效解決員工的多樣化需求。同時，利用信息軟件加強內部控制的執行情況，以此強化內部控制工作的信息化水平。

3.加強合同管理

企業在生產經營工作中會存在大量風險因素，增強企業內部的風險防控意識至關重要。

一方面，加強合同風險管理。合同是保證企業與客戶和供應商之間合法權益的關鍵，具備相應的法律效力。在日常工作中，銷售以及采購人員需要在簽訂合同之前對對方的信用情況以及資產證明、營業執照進行嚴格審核，以保證對方具有一定的債務償還能力，降低企業所承擔的風險。對于合同的內容進行規范，注重合同中存在的細節部分，加強對時間以及違規責任方面的關注。在合同簽訂過程中，應增加監督人員。對于涉及條款多且金額大的合同，在簽訂前應安排專門的法務人員對合同內容以及相關條款進行審核，在領導人員審批后進行簽訂，以防止存在不利于企業管理的條款。此外，避免雙方口頭約定的現象，防止在出現問題時產生糾紛。加強對合同章的管理，避免他人濫用的現象，對企業利益產生損害。相關工作人員要對合同的履行情況進行監督，對存在違約的風險制定相應的應對措施，以減少企業的損失。

另一方面，強化員工風險識別的意識。為增強風險管理工作，企業應邀請相關領域的專家或有豐富經驗的從業人士，根據當前企業的實際情況向員工說明風險管理工作的重要性，并樹立提前進行風險評估的習慣，使員工明確自身在工作中的職責，對自身工作內容進行規范，強化風險識別的能力。加大對財務管理工作的重視，并運用當前的財務信息明確自身存在的風險。對客戶情況進行全面分析后，提前制定風險預估方案及解決措施，以此降低風險帶來的損失。

4.強化控制活動的有效性

為有效強化控制活動的有效性，提高酒業制造企業的經營效益，應注重審批與授權程序的完善，科學制定企業發展戰略，以此推動企業穩步前進。企業一方面應結合既有管理制度，制定完善的存貨業務崗位責任制，明確各部門崗權責，體現崗位的專一性和獨立性，達到約束和監督人員工作行為的目的。與存貨相關的崗位包含采購、存貨預算、存貨銷售與收賬、驗收與結算、審批與提取等，要求每個崗位杜絕由一個部門或職工單獨辦理。在存貨管理過程中，總經理負責審批管理制度、處置報告以及其他重大事項，日常工作任務量較多，為此需設置存貨分管崗位，作為存貨內部控制第一責任人，定期向總經理匯報近期工作情況，以便及時發現各環節存在的問題。另一方面注重企業戰略規劃的制定，從總體戰略、業務戰略、職能戰略三個層面入手，解決長期發展與短期利益之間的矛盾，提高企業核心競爭力。以業務戰略為例，重點關心企業核心業務領域、業務規模、業務格局、實行路徑等，將總體戰略作為主要方向，重點發展核心業務。

四、結語

綜上所述，由于酒業制造企業所涉及的存貨種類以及數量較多，在進行內部控制工作時，需要對工作流程進行優化，加強信息技術的運用，注重對合同風險的管控，分析工作中存在的缺陷以及成因，以此進行有針對性的改善，以便于企業應對市場的需求變化以及政策的調整，在競爭日益激烈的市場環境中獲得更大的收益。

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