論檔案管理工作的信息化

關秀霞

[摘 要]淺談醫學會是如何進行檔案管理信息化工作的。本文論述的是如何做好檔案管理工作的信息化、檔案人員的業務素質和過硬的計算機操作及檔案管理工作信息化的安全性。

[關鍵詞]學會；檔案管理；信息化

檔案信息化是檔案的基礎性工作，是檔案工作邁向現代化的必由之路，檔案的信息化就是將傳統的手工管理逐步由計算機技術、網絡技術的電子化辦公模式所取代。檔案管理現代化建設日益深入，信息時代不僅對經濟和社會發展產生了深刻影響，而且對檔案工作也提出了新的更高的要求，對檔案人員的業務素質和過硬的技術也提出了更高的要求。

一、檔案管理工作信息化的重要性

當前我們生活在知識或者說信息時代，所以信息化是相當重要的。顯而易見，檔案工作的信息化也是非常重要的，檔案是保存備查的文字、圖表、聲像等的原始記錄，代表著歷史。一個信息化的時代所產生的信息量是使無前例的，是以前無法比擬的，所以檔案的工作量非常大，但是有了信息化建設，就可以通過網絡和互聯網隨時準確地查到所需要的文件、資料、原始記錄等。

二、檔案人員的業務素質是檔案管理信息化的保障

在信息化時代，檔案管理的信息化是非常重要的。提高檔案人員對檔案管理的現代化意識、計算機意識及計算機管理檔案的意識就是首要問題，只有這樣才能更好的實現檔案管理的信息化。信息化人才是推動檔案信息化發展的動力，是檔案信息化建設最寶貴的資源，檔案信息化建設最終落實都要靠人來執行，人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。所以一定要對檔案人員進行定期培訓，檔案人員的素質、檔案業務、計算機操作如何直接決定著檔案管理信息化的質量。

三、更好的實現單位檔案管理工作的信息化

要想搞好檔案管理的信息化，首先必須有一套專用的檔案軟件，并且單位的局域網一定要完善，其次，技術是檔案信息化建設的命脈，沒有過硬的技術支撐，檔案信息化形同空話，那么首先就要配備質量可靠、性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，然后要設計開發出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統融合慣通。

四、怎樣做好檔案管理工作信息化的安全保障工作

檔案不同于其它的信息資源，翻閱查看必須要嚴格審查。一定要建立嚴格的制度，檔案人員要定期進行安全知識培訓，使檔案人員從思想上意識到檔案安全工作的重要，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅，采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。對涉密的檔案一定要用單獨的辦公軟件，以防外部入侵。定期檢修檔案軟件，使檔案管理工作邁向信化更安全、更可靠。創建規范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。

（一）配備管理設備實現計算機覆蓋

要為機關檔案發展提供快、準、全的檔案信息，只有實現統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲系統，特別是光盤存儲系統，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

（二）建立規范的管理機制

檔案信息化建設過程中，還需要從實際出發建立規范的管理機制。創新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。

（三）建設復合型的管理隊伍

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓。

五、實施立卷歸檔原則與檔案工作規范化

實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，實現檔案保管利用價值最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。

六、提高案卷質量與推進檔案工作規范化

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

七、結語

檔案信息化管理是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合，有過硬的硬件設施和過硬的軟件，只有這樣，才能更好的實現檔案工作的信息化，實現檔案工作由人工動手整理向人工計算機操作的方式轉變，只有深刻認識到加快實現檔案工作信息化的重要性，才能使檔案信息化工作得到更好的發展。

參考文獻：

[1]淺談檔案管理信息化工作。尹敬波，《才智》2011年第18期.

[2]淺談信息化時代下的檔案管理工作。馬玉萍。《青海教育》2013年第21期.

[3]論檔案管理工作中的信息化建設。高少芳，《魅力中國》2010年第11期.